سبد پیشنهادی فراگستر برای سازمان‌های مختلف در شرایط بحران کرونا

پول خود را چطور سرمایه‌گذاری کنیم تا سود بیشتری ببریم؟

حتما به این سوال فکر کرده‌اید، نه یکبار و نه دوبار! بلکه بارها به آن فکر کرده‌اید و با دوستان و همکاران خود در رابطه با آن صحبت کرده‌اید و به دنبال آن بوده‌اید که جواب مناسب را پیدا کنید.

اما جواب مناسب چیست؟ جواب درست به این سوال این است که سرمایه خود را تقسیم کنید و یک سبد مناسب و منطقی از محصولات داشته باشید. حال اگر بخواهیم همین مفهوم را در سازمان خودمان پیاده کنیم، راهکار مناسب چیست؟ و منظور از سرمایه و سبد چیست؟ می‌توان گفت با پیشرفت تکنولوژی و ابداع ابزارهای الکترونیکی جدید آنچه که برای سازمان‌ها سرمایه محسوب می‌شود، بسترهای نرم‌افزاری و سخت‌افزاری لازم است و در کنار آن نیروی متخصص و آموزش دیده‌ای است که از این بسترها استفاده لازم را ببرد.

کرونا پدیده ناشناخته‌ای بود که در همین مدت کوتاه درس‌های بسیاری برای ما و مدیران سازمان‌ها داشت و لزوم تغییر در ساختار مدیریتی سازمان‌ها و استفاده از ابزارهای الکترونیکی را به وضوح نشان داد. سوالی که ذهن همه صاحبان کسب و کار را به خود مشغول کرده اینست که در این شرایط بحرانی چطور می‌شود تا حد امکان از به وجود آمدن اختلال در عملیات اجرایی خود جلوگیری کرد و کسب‌وکار خود را زنده و چابک نگه داشت؟

در این نوشتار قصد داریم سبد پیشنهادی فراگستر برای سازمان‌ها را معرفی کنیم.

در این زمینه باید به افراد آموزش و آگاهی لازم را داد تا زمانیکه در منزل هستند، در دسترس باشند و ساعات مشخصی را برای انجام کار اختصاص دهند. علاوه بر آن برای اینکه فضای کاری خود را با شرایط دورکاری و کار تیمی هماهنگ کنید، ابتدا باید بسترهای لازم برای استفاده از فضای مجازی نظیر لپ‌تاپ، کامپیوتر، تلفن و اینترنت پرسرعت ایجاد شود تا افراد به همکاران خود و مشتریان خارج از سازمان‌ خود به راحتی دسترسی داشته باشند.

برای ارتباط با افراد در شرایط دورکاری می‌توان از طریق تلفن، ایمیل و چت با آن‌ها ارتباط داشت. به همین دلیل یکی از ملزومات کاری این است که اطلاعات لازم برای این راه‌های ارتباطی در اختیار افراد مختلف قرار داده شود. لیست زیر می‌تواند کمک کند تا افراد تیم در هر کجا که هستند با هم دیگر کار کنند.

• آماده‌سازی لیست ایمیل و شماره تماس پرسنل سازمان
• ایجاد بستر چت سازمانی
• ایجاد پوشه اشتراکی گروهی
• تنظیم ساعت‌های کاری
• بروزرسانی وضعیت کاری و اشتراک آن با افراد تیم

پس از آماده کردن شرایط کاری نوبت به نرم‌افزارهایی می‌رسد که استفاده می‌شود.

اینکه سازمان شما در دنیای سرعت و تکنولوژی از چه نرم‌افزاری استفاده می‌کند مهم است و مهم‌تر از آن اینست که در شرایط بحرانی مشابه کرونا از نرم‌افزاری استفاده شود که انعطاف‌پذیری و قابلیت‌های لازم را داشته باشد تا مثمر ثمر باشد.

اما قابلیت‌های لازم برای یک نرم‌افزار اتوماسیون کسب‌وکار در شرایط بحران کرونا چه مواردی را شامل می‌شوند؟

در واقع باید نرم‌افزاری باشد که همه سازمان‌ها بتوانند با هر حرفه‌ای که دارند به همراه تمام افراد خود در هر نقطه‌ای که هستند به حساب کاربری و مکاتبات خود دسترسی داشته باشند، فرآیندهای کاری خود را پیگیری کنند، جلسات خود را به صورت آنلاین برگزار کنند، فایل‌ها خود را به اشتراک بگذارند، به راحتی و در بستری امن به اسناد خود دسترسی داشته باشند و در نهایت کلیه سوابق برای گزارش‌گیری‌ها و پیگیری‌های بعدی نگهداری شود.

حال با توجه به این نیازها فراگستر بعنوان یک شرکت نرم‌افزاری پیشرو در شرایط بحرانی کرونا همراه شما است و در تلاش است تا نیازهای سازمان‌ها را شناسایی و راهکارهای مناسب برای رفع این نیازها را ارائه دهد. حوزه کاری مشتریان فراگستر بسیار متنوع است که در لیست زیر به آن‌ها اشاره شده است، پیشنهاد می‌شود با توجه به حوزه کاری خود از تجربیات موفق و راهکارهای فراگستر استفاده نمائید.

• صنعت بانک‌، موسسات مالی و اعتباری، ادارات و سازمان‌های دولتی
• صنعت بیمه
• صنعت پزشکی، دارویی، آرایشی، بهداشتی و سلامت
• نهادهای قانونی
• صنایع نفت، گاز، پتروشیمی و شیمیایی
• مهندسین مشاور، پیمانکاران و شرکت‌های خصوصی
• شرکت‌های تولیدی و بازرگانی
• رسانه و سرگرمی
• عام‌المنفعه
• و …

پیشنهادات فراگستر برای دورکاری صنعت شما

در شرایطی که همه سازمان‌ها و مجموعه‌ها به دورکاری روی آوردند، می‌توانید با استفاده از سبد محصولات فراگستر به سازمان و تیم خود کمک کنید از راه دور با همدیگر کار کنند و فعالیت‌های روتین خود را پیش ببرند.

از جمله این راهکارها می‌توان به اتوماسیون ابری فراگستر، زیرسیستم مدیریت جلسات، میز خدمت الکترونیکی، فرم‌ساز مدیریت فرآیندها و چت داخلی بین کارکنان اشاره کرد که در ادامه در رابطه با آن‌ها بیشتر توضیح داده می‌شود.

نسخه ابر فراگستر

در چند سال گذشته استفاده از بستر ابری بسیار گسترش یافته‌است و بزرگترین شرکت‌های نرم‌افزاری، نرم‌افزارهای خود را بر بستر ابر ارائه می‌کنند. شرکت فراگستر نیز این امکان را برای مشتریان خود فراهم کرده‌است. با استفاده از نسخه ابری فراگستر می‌توانید در هر مکانی که هستید به اسناد و فرآیندهای خود دسترسی داشته باشید و کار خود را انجام دهید.

یکی از مشتریان موفق فراگستر که از این راهکار استفاده کرده‌است، بانک ملی به همراه ۸۰۰ شعبه آن در سراسر کشور است که از مدتها قبل از این راهکار استفاده کرده و با وجود شرایط بحرانی حال حاضر که وضعیت کاری تغییر کرده‌است، خیلی از تعاملات و ارتباطات درون و برون سازمانی خود را بر بستر اتوماسیون فراگستر انجام می‌دهد.

از جمله مزیت‌هایی که اتوماسیون ابری در زمان دورکاری برای بانک ملی داشته است این است که اطلاعات آن در تمام شعب و ادارات سراسر کشور بصورت متمرکز جمع‌آوری شده و سریعتر و راحتتر در دسترس است.

حتما بخوانید: شرح موفقیت پروژه اتوماسیون اداری فراگستر در بانک ملی

زیرسیستم مدیریت جلسات

در شرایط دورکاری، برای اینکه از هماهنگی با تیم خود و پیشرفت پروژه‌های خود اطلاع داشته باشید، پیشنهاد فراگستر این است که از یک نرم‌افزار آنلاین جلسات مناسب استفاده کنید. زیرسیستم مدیریت جلسات فراگستر می‌تواند به شما کمک کند تا با اعضای تیم خود در هر جا که هستند جلسات خود را بصورت آنلاین برگزار کنید و از طریق صوت یا تصویری تجربه‌ها و نتایج کاری را به اشتراک بگذارید.

میز خدمت الکترونیکی

هنوز در برخی سازمان‌ها نظیر دانشگاه‌ها، نهادهای قضایی، ادارات دولتی، شرکت‌های بیمه و بسیاری سازمان‌های دیگر درخواست‌های افراد به صورت سنتی و به صورت نامه فیزیکی جابه‌جا می‌شود و همین امر باعث هزینه زیادی برای متقاضی و سازمان از مرحله تهیه درخواست گرفته تا ارسال و ثبت و نگهداری آن می‌شود.

با توجه به شیوع کرونا و لزوم نکات بهداشتی بهتر است از میز خدمت الکترونیک یا همان پیش‌خوان خدمت الکترونیک استفاده شود تا مراجعات به سازمان‌ها به حداقل برسد و از آن طرف کمک قابل توجهی به ارباب رجوع می‌شود تا اقدامات صورت گرفته روی درخواست خود را به صورت مرحله به مرحله پیگیری کند و به نوعی شفافیت کاری افزایش می‌یابد و ارتقای رضایت مشتریان را به همراه خواهد داشت.

فرم ساز و مدیریت فرایندها

با استفاده از زیرسیستم مدیریت فرایندها سازمان‌ها می‌توانند انواع فرایندها و درخواست‌های مرسوم و همچنین خاص سازمان خود را پیاده‌سازی نمایند و از مراجعات حضوری پرهیز نمایند. نرم‌افزار فرم‌ساز و مدیریت فرآیندهای فراگستر با قابلیت یکپارچگی که با اتوماسیون دارد، امکان استفاده از آن را راحتتر کرده است.

چت درون سازمانی

در کنار سایر روش‌های برقراری ارتباط میان کارکنان مانند ایمیل، تماس تلفنی، کنفرانس ویدئویی و پیام رسان‌ها، چت داخلی موجب صرفه‌جویی در وقت کارمندان خواهد شد. اتوماسیون فراگستر با توجه به کاربرپسندی بالایی که دارد افراد را تشویق می‌کند برای ارتباطات سریع‌تر خود از چت سازمانی استفاده کنند و مهم‌ترین مزیت آن این است که تمام ارتباطات شرکت در یک مکان نگهداری می‌شود.

در مقالات آینده راجع به سایر کارکردها و توانایی‌های نرم‌افزارهای فراگستر برای رفع نیازهای دورکاری سازمان‌ها توضیح خواهیم داد، با ما همراه باشید.