چیدمان و مرتب سازی کارتابل مدیر

زمان تقریبی مطالعه: ۳ دقیقه

یکی از مشکلاتی که اکثر مدیران در سازمان‌ها با آن مواجه هستند، این است که نامه‌ها به ترتیب زمان دریافت در کارتابلشان نمایش داده می‌شوند و ممکن است نامه یا نامه‌های مهم در اولویت قرار نگیرند. مثلا مدیری باید یک درخواست پرداخت را امضا کند ولی به دلیل دریافت یکسری نامه‌های دیگر بعد از آن نامه، نامه درخواست پرداخت در صفحه دوم کارتابلش قرار بگیرد و مدیر آن را نبیند.

یکی از راهکارها برای حل این مشکل، استفاده از قوانین کارتابل است تا نامه‌ها، در پوشه‌هایی جداگانه قرار بگیرند و مدیر راحت تر به آن‌ها دسترسی داشته باشد. اما ممکن است مدیر نخواهد کارتابل خودش را پوشه بندی کند و بخواهد تمام نامه‌ها بر اساس اولویتشان در فهرست اصلی کارتابل نمایش داده شوند.

اگر شما هم با این مشکل مواجه هستید، برای استفاده از این قابلیت می‌توانید مراحل زیر را طی نمایید:

ابتدا مطابق تصویر ۱، مدیر باید در تنظیمات شخصی گزینه “فعال سازی کارتابل مدیر” را فعال کند.

تصویر ۱- فعال سازی کارتابل مدیر

با اعمال این تنظیمات، در درختواره اصلی سیستم گزینه کارتابل مدیریت برای مدیر نمایش داده خواهد شد.(تصویر۲)

تصویر۲ -کارتابل مدیریت در درختواره اصلی سیستم

سپس کافیست که مطابق تصویر۳،  مدیر در بخش تعریف جانشینی برای کاربر جانشین مثلا مسئول دفتر خودش، گزینه “دسترسی به چیدمان کارتابل مدیریت” را فعال کند.

تصویر ۳ – دسترسی به چیدمان کارتابل مدیریت

کاربر جانشین مثلا مسئول دفتر مدیر، ابتدا باید مطابق تصویر زیر از بخش کارتابل های در دسترس و قسمت جانشین‌ها وارد کارتابل مدیر شود. سپس کارتابل مدیریت در درختواره اصلی سیستم برای او نمایش داده خواهد شد.

تصویر ۴- ورود به کارتابل مدیر

کاربر جانشین می‌تواند نامه‌ها  از داخل کارتابل مدیریت و یا از محیط داخل نامه‌ها با کلیک بر روی گزینه “مرتب سازی کارتابل مدیریت”  نامه‌ها را بر حسب اولویت کارها بچیند.

تصویر ۵- مرتب سازی کارتابل مدیریت

تصویر ۶- مرتب سازی کارتابل مدیریت از داخل نامه

با کلیک بر روی گزینه “مرتب سازی کارتابل مدیر” فرمی مشابه تصویر ذیل در اختیار کاربرجانشین که در این مثال مسئول دفتر اوست، قرار می‌گیرد و او می‌تواند نامه‌ها را در کارتابل مدیریت بصورت مرتب و بر حسب اولویت قرار دهد.

تصویر ۶- مرتب سازی کارتابل مدیر

بدیهی است کارتابل مدیریت به مراتب خلوت تر از کارتابل اصلی می‌باشد و در آن نامه‌ها براساس اولویت مرتب شده‌اند.

تصویر ۷- کارتابل مدیریت