چیدمان و مرتب سازی کارتابل مدیر

۱۵ مهر ۱۴۰۲
جدیدترین قابلیت‌های اتوماسیون, مقالات اتوماسیون اداری

یکی از مشکلاتی که اکثر مدیران در سازمان‌ها با آن مواجه هستند، این است که نامه‌ها به ترتیب زمان دریافت در کارتابلشان نمایش داده می‌شوند و ممکن است نامه یا نامه‌های مهم در اولویت قرار نگیرند. مثلا مدیری باید یک درخواست پرداخت را امضا کند ولی به دلیل دریافت یکسری نامه‌های دیگر بعد از آن نامه، نامه درخواست پرداخت در صفحه دوم کارتابلش قرار بگیرد و مدیر آن را نبیند.

یکی از راهکارها برای حل این مشکل، استفاده از قوانین کارتابل است تا نامه‌ها، در پوشه‌هایی جداگانه قرار بگیرند و مدیر راحت تر به آن‌ها دسترسی داشته باشد. اما ممکن است مدیر نخواهد کارتابل خودش را پوشه بندی کند و بخواهد تمام نامه‌ها بر اساس اولویتشان در فهرست اصلی کارتابل نمایش داده شوند.

برای این موضوع در سیستم اتوماسیون کسب و کار فراگستر، امکان چیدمان کارتابل مدیر توسط مسئول دفتر یا جانشین فراهم شده است و او می‌تواند در کارتابل مدیریت، نامه‌ها را بر اساس اهمیت یا اولویت مورد نظرش، برای مدیر بچیند.

برای آشنایی بیشتر با مفهوم این قابلیت ویدئوی زیر را مشاهده کنید:

کاربران اتوماسیون کسب و کار فراگستر، برای استفاده از این قابلیت باید مراحل زیر را طی کنند:

ابتدا مطابق تصویر 1، مدیر باید در تنظیمات شخصی گزینه “فعال سازی کارتابل مدیر” را فعال کند.

تصویر 1- فعال سازی کارتابل مدیر

با اعمال این تنظیمات، در درختواره اصلی سیستم گزینه کارتابل مدیریت برای مدیر نمایش داده خواهد شد.(تصویر2)

تصویر۲ -کارتابل مدیریت در درختواره اصلی سیستم

سپس کافیست که مطابق تصویر3، مدیر در بخش تعریف جانشینی برای کاربر جانشین مثلا مسئول دفتر خودش، گزینه “دسترسی به چیدمان کارتابل مدیریت” را فعال کند.

تصویر 3 – دسترسی به چیدمان کارتابل مدیریت

بیشتر بخوانید:

اگر با نحوه تعیین جانشین در اتوماسیون اداری فراگستر آشنا نیستید، خواندن این مطلب را به شما پیشنهاد می‌کنیم

کاربر جانشین مثلا مسئول دفتر مدیر، ابتدا باید مطابق تصویر زیر از بخش کارتابل های در دسترس و قسمت جانشین‌ها وارد کارتابل مدیر شود. سپس کارتابل مدیریت در درختواره اصلی سیستم برای او نمایش داده خواهد شد.

تصویر ۴- ورود به کارتابل مدیر

کاربر جانشین می‌تواند نامه‌ها از داخل کارتابل مدیریت و یا از محیط داخل نامه‌ها با کلیک بر روی گزینه “مرتب سازی کارتابل مدیریت” نامه‌ها را بر حسب اولویت کارها بچیند.

تصویر 5- مرتب سازی کارتابل مدیریت

تصویر 6- مرتب سازی کارتابل مدیریت از داخل نامه

با کلیک بر روی گزینه “مرتب سازی کارتابل مدیر” فرمی مشابه تصویر ذیل در اختیار کاربرجانشین که در این مثال مسئول دفتر اوست، قرار می‌گیرد و او می‌تواند نامه‌ها را در کارتابل مدیریت بصورت مرتب و بر حسب اولویت قرار دهد.