نحوه ارزیابی آمادگی سازمان برای استفاده از BPMS

قبل از راه‌اندازی و استفاده از BPMS در سازمان باید ابتدا مقدمات آنرا فراهم کرد. در این مقاله نحوه ارزیابی آمادگی سازمانها برای استفاده از BPMS را مورد بررسی قرار میدهیم.

در این راستا هشت سوال تدوین شده و برای هر سوال نیز پنج پاسخ در نظر گرفته شده است. تکمیل کننده پرسشنامه باید با توجه به وضعیت سازمان خود، مناسب‌ترین گزینه را انتخاب کند.

از میان پنج گزینه‌ای که به هر سوال اختصاص داده شده است، موارد ابتدایی نشان دهنده عدم آمادگی و موارد انتهایی، به آمادگی بیشتر سازمان اشاره دارد.

و اما سوالات:

۱- وضعیت آگاهی و آموزش BPMS در سازمان شما چگونه است؟

الف) نیاز به BPM درک نشده است. مدیران ارشد شناخت کلی از این فرایند دارند ولی کارها به شکل سنتی دنبال میشود.
ب) نیاز به BPM درک شده است و هم اکنون مدیران به دنبال کسب اطلاعات و آگاهی بیشتر و بررسی جوانب مختلف آن هستند.
ج) مراحل امکان سنجی پروژه BPM در سازمان شروع شده، مسئولیتها مشخص گشته و برنامه آموزشی و فرهنگ سازی نیز تهیه شده است.
د) مفاهیم و متد BPM در سطوح مختلف آموزش داده شده و فرهنگ سازی به خوبی در سازمان انجام گردیده است.
هـ) دانش و مفاهیم BPM به تناوب بروز می شود. چند کارگاه تخصصی نیز برای کارشناسان فرایندی و تیم فناوری اطلاعات برگزار میگردد.

۲- وضعیت تدوین اهداف و استراتژی BPM در سازمان شما چگونه است؟

الف) به BPM نیاز نداریم. در سازمان هیچگونه استراتژی و برنامه‌ای برای آن تعریف نشده است.
ب) نیازمندیها و نتایج برخاسته از BPM بررسی شده است. سازمان در حال انتخاب استراتژیهای مناسب است.
ج) اهداف و استراتژیهای BPM بصورت کامل تعریف و تصویب شده است، ولی این اهداف الزاماً با اهداف کلان کسب و کار سازمان منطبق نگردیده است.
د) اهداف و استراتژیهای BPM پس از تعریف، با اهداف کلان سازمان مطابقت داده شده و نگاشتی بین آنها ایجاد گشته است.
هـ) استراتژیهای BPM عملیاتی شده است. میزان تحقق اهداف مرتباً اندازه گیری میشود و با توجه به نتایج بدست آمده، استراتژیها مورد بازنگری قرار میگیرد.

۳- وضعیت تعریف متد و استانداردهای BPM در سازمان شما چگونه است؟

الف) به BPM نیاز نداریم. در سازمان هیچ متد و استانداردی برای آن تدوین نشده است.
ب) نیاز به تعریف متد و استاندارد یکپارچه برای سازمان قطعی است و بررسیهای اولیه نیز انجام شده ولی موضوع، نهایی نگشته است.
ج) متدها و استانداردهای بکارگیری BPM در سطوح مختلف فرایندی و تکنیکی، تعریف و ابلاغ شده است.
د)  متدها و استانداردهای تدوین شده، اجرایی گشته و در حال حاضر مورد استفاده قرار میگیرد. یک پورتال نیز برای نگهداری و انتشار مستندات مربوطه در سازمان راه اندازی شده است.
هـ) استانداردها و متدهای استفاده شده مطابق با آخرین تحولات فناوری و تغییر نیازهای سازمان بوده و مرتباً مورد بازنگری قرار میگیرد. این استانداردها با سایر استانداردهای سازمان هماهنگ و یکپارچه شده است.

۴- وضعیت آمادگی فرایندها در سازمان شما چگونه است؟

الف) سازمان نسبت به نگاه فرایندی خوش بین است ولی فرایندها استاندارد نبوده و بصورت موردی اجرا میشود.
ب) فرایندها تا حدی توسعه یافته و تکرارپذیر شده است ولی هنوز براساس مدل از پیش تعریف شده‌ای انجام نمیشود.
ج) عناصر و روش ارائه فرایندها بصورت شفاف مستند شده و طبق مدل و روالهای تعریف شده ارائه میگردد. با این حال، پایش و ارزیابی صورت نمیگیرد.
د) مدیریت سازمان به پایش و ارزیابی کیفیت فرایندها پرداخته است. شاخصهای کیفیت برای هر فرایند تعریف و اندازه گیری می‌شود.
هـ) فرایندها در تطبیق با تجارب موفق جهانی، بر مبنای نتایج ارزیابی شاخصها در حال بهبود و بهینه سازی مستمر هستند.

۵- در سازمان شما چه واحدی مسئول راهبری و راه‌اندازی BPM است؟

الف) واحد مشخصی برای این کار در نظر گرفته نشده و نیازی به آن نیز احساس نمیشود. اقدامات مربوط به بهبود فرایندها بصورت پراکنده در واحدهای مختلف سازمانی (از جمله معاونتها، واحد بهبود روشها، واحد تحقیق و توسعه و مدیریت فناوری اطلاعات) پخش شده است.
ب) مدیران سازمان نیاز به یک واحد اختصاصی برای مدیریت و هماهنگ سازی کلیه امور مربوط به BPM را تشخیص داده اند. بررسیهای اولیه برای تاسیس این واحد آغاز گشته است.
ج) وظایف، نقشها و اهداف تاسیس «مرکز تعالی» برای راهبری BPM در سازمان تعریف شده است. همچنین مدیریت سازمان، تاسیس مرکز تعالی* BPM را تصویب کرده است.
د) مرکز تعالی BPM سازمان بصورت رسمی راه اندازی شده است. فعالیت راهبری و کنترل پروژه BPM در سازمان توسط این مرکز در حال انجام است.
هـ) مرکز تعالی BPM سازمان با مراکز مشابه سازمانهای همکار هماهنگ شده است. همچنین فعالیت این مرکز بصورت متناوب درحال بازنگری و اصلاح است.

*مرکز تعالی (Center of Excellence) یک مرکز هماهنگ کننده است که وظیفه نظارت راهبردی بر طرحها و پروژه های بخشهای مختلف یک برنامه را برعهده دارد.

۶- هماهنگی فناوری اطلاعات با کسب و کار در سازمان شما چگونه است؟

الف) اهداف و برنامه‌های فناوری اطلاعات سازمان کاملاً مستقل از اهداف کسب و کار است و نیازی به هماهنگی بین آنها احساس نشده است.
ب) طرح‌ها و پروژه‌های فناوری اطلاعات با هدف پشتیبانی از کسب و کار در حال انجام است. نیاز به هماهنگی بین فناوری اطلاعات با کسب و کار احساس شده ولی هنوز اقدام موثری اتخاذ نگردیده است.
ج) مدیریت سازمان، طرح‌های ایجاد هماهنگی بین فناوری اطلاعات با کسب و کار (مانند طرح معماری سازمانی موسوم به EA و طرح جامع فناوری اطلاعات و ارتباطات موسوم به ICTMP) را تصویب نموده است.
د) تدوین طرح EA یا ICTMP به پایان رسیده و نقشه راه برای هماهنگی بین حوزه های مختلف فناوری اطلاعات (داده، نرم افزار، زیرساخت) با اهداف کسب و کار سازمان تهیه شده است. همچنین متدها و مکانیزمهای این هماهنگی نیز ایجاد و عملیاتی گشته است.
هـ) با ارزیابی مستمر نتایج اجرای طرح EA یا ICTMP، میزان هماهنگی بین فناوری اطلاعات با کسب و کار سازمان بطور متناوب اندازه گیری شده و در صورت لزوم اقدامات اصلاحی صورت می پذیرد. در این سطح میتوان ادعا کرد که فناوری اطلاعات در سازمان به درجه چابکی رسیده است.

۷- یکپارچگی نرم افزارهای کاربردی و بانکهای اطلاعاتی در سازمان شما چگونه است؟

الف) نرم افزارهای کاربردی موجود در سازمان یکپارچه نبوده و نیازی به آن احساس نمیشود. هر نرم افزار بصورت یک بخش منفرد و مستقل عمل میکند.
ب) نیاز به یکپارچگی نرم افزارهای سازمان تشخیص داده شده است. سازمان در حال بررسی متدهای یکپارچگی قابل اجراست ولی هنوز هیچ تصمیم روشنی اتخاذ نشده است.
ج) با بررسی متدها و راه حل‌های مختلف، سازمان طرحی را برای یکپارچه سازی نرم‌افزارهای کاربردی و بانکهای اطلاعاتی موجود، تدوین وتصویب نموده است. همچنین برای توسعه یا تامین نرم‌افزارهای مورد نیاز سازمان در آینده، استانداردهایی تدوین شده تا از قابلیت تعامل آنها با نرم افزارهای موجود اطمینان حاصل گردد.
د) با اجرای طرح یکپارچه سازی نرم افزارهای کاربردی در سازمان، مشکل عدم تعامل نرم افزارهای موجود و جزیره‌ای عمل کردن آنها تا حدی رفع شده است. همچنین نگاه معماری سرویس گرا – موسوم به SOA – برای استخراج سرویس از نرم افزارهای موجود و اتصال آنها مورد استفاده قرار گرفته است.
هـ) کلیه نرم افزارها و زیرساخت‌های اطلاعاتی سازمان با رویکرد معماری سرویس گرا ارتقاء یافته و یا از نو طراحی شده است. همچنین معماری سرویس گرا در پهنه سازمان – موسوم به ESOA – محقق شده است.

۸- وضعیت بکارگیری نرم افزار BPMS در سازمان شما چگونه است؟

الف) برای BPM هیچ ابزار جامعی در نظر گرفته شده و نیازی نیز به آن احساس نمیشود.
ب) نیاز به تامین نرم افزار BPMS در سازمان تشخیص داده شده و ارزیابیهای اولیه در خصوص محصولات موجود در بازار نیز صورت گرفته ولی هنوز هیچ محصولی انتخاب نشده است.
ج) با بررسی دقیق نیازمندیهای مورد انتظار سازمان از نرم افزار BPMS و ارزیابی محصولات این حوزه، گزینه نهایی انتخاب شده و مرحله تامین آن نیز آغاز گشته است.
د) نرم افزار BPMS مورد نظر تامین و راه اندازی شده است. همچنین پیاده سازی و اجرای فرایندها به کمک نرم افزار BPMS به صورت پایلوت در برخی حوزه های سازمان اجرا شده است.
هـ) تمامی مراحل چرخه حیات فرایندها – از زمان تعریف و طراحی تا زمان اجرا و دیده بانی – و نیز تحلیل و بهینه سازی بصورت یکپارچه توسط نرم افزار BPMS عملیاتی شده است. سازمان از کلیه ماژولهای نرم افزار BPMS بصورت بهینه استفاده میکند.

در مقاله بعدی، نحوه کار با پاسخهای ارائه شده به این پرسشها و نتایج بدست آمده را بررسی خواهیم کرد.

حتما بخوانید: آنالیز داده‌های مربوط به ارزیابی آمادگی سازمان