کارتابل در اتوماسیون اداری فراگستر به عنوان یک ابزار کلیدی در مدیریت و تسهیل گردش مکاتبات، فرمها و فرآیندهای سازمانی عمل میکند. طراحی فهرست کارتابل با بهرهگیری از تجربیات مشتریان (Customer Experience) به گونهای انجام شده است تا امکان سازماندهی و پیگیری مؤثر امور روزانه و مسئولیتها را فراهم آورد.
- کارتابل الکترونیک فراگستر
کارتابل مکاتبات اداری
- معرفی کارتابل و گردش مکاتبات سازمانی
قابلیت های کارتابل مکاتبات اداری در اتوماسیون کسب و کار فراگستر
کارتابل الکترونیکی اتوماسیون فراگستر، با شما در خلق تجربه ای ارزشمند در حوزه مدیریت دیجیتال مکاتبات اداری و گردشکار های سازمانی همراه خواهد بود. این تجربه می تواند حسی که در استفاده از ابزارها و راهکارهای جهانی دریافت می گردد را در قالب یک راهکار بومی با قابلیت پوشش کامل نیازمندی سازمان و کسب وکارها ارائه نماید.
- هیچ کاری از قلم نمیافتد
کارتابل هوشمند برای مدیریت یکپارچه نامهها، فرمها و پیامها
ویژگی های منحصر بفرد کارتابل اتوماسیون فراگستر کمک می کند تا کلیه نامه ها، فرم ها، صورتجلسات و اسناد اداری که در چرخه کاری کاربر قرار دارند بصورت مجتمع، منظم و دسته بندی شده با قابلیت اعمال مدیریتی کاراتر در اختیار قرار گیرند.
آنچه تجربه ما را متمایز میکند:
- تفکیک هوشمند نامه ها بر اساس قوانین قابل تعریف توسط کاربر: انواع نامهها را بر اساس قوانین دلخواه (مانند فرستنده، موضوع، اولویت یا نوع درخواست) بهصورت خودکار دستهبندی کنید. این قابلیت باعث میشود بدون جستوجو و اتلاف وقت، سریعتر به نامههای مهم دسترسی پیدا کنید.
- تنوع در روشهای اطلاع رسانی وضعیت کارتابل: آگاهی از آخرین بروزرسانی کارتابل از طریق روشهای متنوعی همانند اطلاع رسانی پیامکی، نمایش هشدار در تلفن همراه، هشدار های صوتی و تصویری.
- ساز و کار دقیق دسترسی به جانشین و سوابق کاربران قبلی: تعیین جانشین و تفویض بخش یا تمامی اختیار کاربری با طی روند و اخذ مجوز و همچنین وجود ساز و کاری دقیق برای دسترسی به سوابق مکاتبات افراد و سمتهای پیشین.
- بعد از ارجاع اقدام مرتبط به شما یادآوری می شود
ارجاع سریع، پیگیری هوشمند، تصمیمگیری به موقع
ارجاع الکترونیک زیرساختی برای تسهیل و تسریع گردش مکاتبات، فرمها، صورتجلسات و اسناد سازمانی فراهم میکند و امکان مدیریت هوشمند فرآیندهای سازمانی را در اختیار کاربران قرار میدهد. با پیگیری دقیق جریان کارها از لحظه دریافت تا اقدام نهایی، ضمن شفافیت عملیاتی کنترل مدیریتی مدیران افزایش خواهد یافت.
آنچه تجربه ما را متمایز میکند:
- سرعت بخشی به فرآیند ها با ارجاع هوشمند مکاتبات: هوشمندسازی و سرعت بخشی به گردش فرآیندهای سازمانی با تعریف قوانین متنوع کسب و کاری برای ارجاع خودکار مکاتبات.
- ابزار نظارت و پیگیری دقیق بر اقدامها: پاسخی دقیق به نیاز مدیریتی در خصوص اطلاع از آخرین وضعیت مکاتبات اقدام دار و مشاهده شرح اقدام انجام شده و اطمینان از حصول نتیجه مطلوب.
- امکان تعریف زمانبندی جهت ارجاع خودکار نامه ها: با امکان زمانبندی ارجاع خودکار نامهها میتوانید تعیین کنید که نامه مورد نظر در چه زمانی برای گیرنده ارسال شود.
- بازنشر خودکار نامه های پرتکرار (نامه های تبریک تولد، مناسبتی و یا نامه های حاوی دستور العمل ها): با استفاده از این قابلیت می توانید نامههای پرتکرار را بصورت خودکار در تاریخ های مشخصی مانند تاریخ تولد همکاران، مناسبت های تقویمی (روز مرد، روز زن، روز کارمند و...) و یا در هنگام اولین ورود کاربر جدید به سامانه، برای ایشان ارسال کنید.
- با سرعت نامه ها را در بایگانی خواهید یافت
بایگانی الکترونیکی مکاتبات، ساماندهی هوشمند اسناد
بایگانی الکترونیک فراگستر با ساختاردهی هوشمند اسناد بر اساس موضوع، فرآیند، دستورالعملها و سایر طبقهبندیهای سازمانی، امکان مدیریت یکپارچه چرخه عمر مکاتبات را فراهم میسازد. تعریف سطوح دسترسی کنترلشده برای پروندهها، نظارت مدیریتی، امنیت اطلاعات و حاکمیت اسناد را بهطور مؤثری تقویت میکند.
آنچه تجربه ما را متمایز میکند:
- کاهش زمان جستجو، تسریع دسترسی به اطلاعات: قابلیتهای متنوع جستجو و بازیابی در مقیاس بسیار گسترده با هدف دسترسی به اطلاعات و اسناد در کوتاهترین زمان.
- دسترسیپذیری کنترلشده، حفظ امنیت اسناد سازمانی: تعریف و کنترل سطوح دسترسی متمرکز بر اساس پروندههای بایگانی و همچنین سطوح طبقه بندی اسناد.
- کاهش هزینههای بایگانی، با امکان آرشیو فرم های اطلاعاتی: پوشش کامل نیاز سازمان با امکان آرشیو دیجیتال برای فرم های اطلاعاتی اتوماسیون از جمله فرم های ایزو، فرم های اداری، فرم های مهندسی، فرم های مالی و منابع انسانی و... همزمان با نامه ها و اسناد.
- راهکار های متنوعی برای چاپ در اختیار دارید
قابلیتهای پیشرفته چاپ و ارسال دیجیتالی مکاتبات
روش های متنوعی برای استخراج و خروجیهای اسناد و مکاتبات (چاپی و الکترونیکی) فراهم بوده تا کاربر بتواند بر اساس نیاز سازمان، نسبت به دریافت خروجی از نامه، فرم ها و اسناد سازمانی بصورت الکترونیکی یا غیر الکترونیکی اقدام نماید.
آنچه تجربه ما را متمایز میکند:
- روش های متنوع برای چاپ، پاسخگوی نیازهای گسترده سازمانی: قابلیتهای متنوع چاپ نامهها شامل گزینههای چاپ در سربرگ، بدون سربرگ، با امضای الکترونیکی و بدون امضا، چاپ نامهها به صورت تجمیعی برای تمامی گیرندگان یا به صورت جداگانه، انعطافپذیری بیشتری به نیازهای سازمانی خواهد داد.
- چاپ زنجیره ای مکاتبات مرتبط با حداقل اطلاعات از بخشی از مکاتبات: امکان دریافت زنجیره مکاتبات مرتبط به هم از طریق یکی از نامه ها موجود در زنجیره و چاپ کلیه نامه های مرتبط ،همراه با پیوست ها بصورت همزمان.
- تبدیل سریع و آسان نامه ها به خروجی الکترونیکی: تبدیل آسان نامه ها به فرمت های الکترونیکی از جمله فکس، ایمیل و ECE و همچنین اعمال مدیریت در هنگام ارسال به صورت تجمیعی برای تمام گیرندگان و یا بصورت منفرد برای تک تک آنها.
- کارتابل جامع و متمرکز نرم افزار های سازمانی
کارتابل اتوماسیون، HUB ارتباطی نرم افزار های سازمانی
با ارائه سرویس های نرم افزاری آماده و تجارب متعدد پیاده سازی، امکان بهرهبرداری از کارتابل اتوماسیون کسب و کار به عنوان یک واسط (Hub) بین نرم افزارهای سازمانی ممکن می باشد، بهطوری که اطلاعات تولید شده سایر نرم افزارهای سازمانی (CRM، ERP و…) به کارتابل اتوماسیون ارسال گردد تا کارهای مرتبط به کاربر در یک محیط کاری یکپارچه در اختیار او قرار گیرد.
- امکان ایجاد کارتابل متمرکز سازمانی در کارتابل اتوماسیون فراگستر: کارتابل در اتوماسیون اداری فراگستر می تواند میزبان اسناد تولید شده از سایر نرم افزارها باشد تا کاربران برای دریافت و به گردش در آوردن اسناد تولید شده توسط سایر سیستم های نرم افزاری سازمانی، بتوانند از یک محیط جامع و متمرکز بهره برداری نمایند.
- استفاده از APIهای آماده فراگستر توسط سایر نرمافزارها: کتابخانه ای از تمام سرویسهای نرمافزاری که در طی سالیان، مورد نیاز سازمانهای بهرهبردار بوده است در قالب Restful API ارائه می گردد تا اطلاعات سایر نرم افزارهای تخصصی سازمانی (نرم افزار های حوزه منابع انسانی، مالی، انبار و لجستیک و ...) در کارتابل اتوماسیون بصورت مجتمع به گردش در آیند.
- ویژگی های ممتاز
خلق ارزش افزوده و نوآوری پیوسته در کارتابل مکاتبات اداری اتوماسیون کسب و کار
در فراگستر، نوآوری و تکامل مداوم در قلب طراحی نرمافزار قرار دارد. ما متعهد به خلق مستمر ویژگیها و امکانات نوین و کاربردی هستیم تا نرمافزار اتوماسیون کسبوکار شما، همواره تجربهای حرفهای، کارآمد و بهروز را برای کاربران به ارمغان آورد. هدف ما، فراتر از کاهش کارهای تکراری، ارائه محیطی پویا است که با ارائه قابلیتهای خلاقانه، بهرهوری و رضایت کاربران را به طور پیوسته ارتقا بخشد.
حذف خودکار نویز تصاویر نامهها
امکان فعال سازی سرویس نویزگیری تصاویر جهت افزایش سرعت بارگذاری، شفافیت تصاویر نامه ها و کاهش پهنای باند مصرفی در شبکه
تبدیل خودکار تصویر نامهها به متن (OCR)
دارای سرویس تبدیل دقیق تصویر نامهها و اسناد تصویری به متن، توسط سرویس OCR فراگستر باهدف جستجوی متون نامههای تصویری
امکان تبدیل گفتار به متن (Speech-to-text)
امکان تبدیل گفتار به متن جهت سادهسازی تولید متن و پاسخ نامهها. این قابلیت صدای شما را با دقتی باورنکردنی به متن تبدیل میکند
بهینه سازی سرعت با معیار کمتر از 3 ثانیه
بهینه سازی مداوم الگوی های ذخیره و بازیابی اطلاعات، جهت ارائه سرعت مناسب در بازنشانی فهرست کارتابل و نمایش نامه ها
امکان چیدمان کارتابل مدیریتی
افزایش کارایی برای مدیران با چیدمان و مرتبسازی کارتابل توسط مسئول دفتر یا کاربر دارای دسترسی بر اساس اولویت نامهها
درج واتر مارک و کد دو بعدی امنیتی
درج خودکار واترمارک (watermark) و کد های دو بعدی حاوی اطلاعات امنیتی بر روی نامه ها جهت جلوگیری از نشت اطلاعات
- زیرسیستم های مرتبط
سایر زیرسیستمهای اتوماسیون اداری مرتبط با کارتابل مکاتبات اداری
درباره فراگستر
شرکت فراگستر که در سال 1380 بصورت سهامی خاص تاسیس گردید، با بیش از دو دهه فعالیت مستمر و پویا، هماکنون در زمره شرکتهای برتر ارائه دهنده نرمافزار اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندها در کشور شناخته میشود. ما شرکتی دانش بنیان، دارای رتبه یک شورایعالی انفورماتیک و همچنین تندیس طلایی رعایت حقوق مصرف کنندگان در طی 5 سال متوالی هستیم. در کارنامه فراگستر اجرای پروژههای موفق با سازمانها و نهادهای بزرگی مانند بانک ملی ایران، ایرانسل، دیوان عدالت اداری و … وجود دارد. در حال حاضر بیش از 3000 سازمان با گستردگی بیش از یک میلیون کاربر با نرمافزار فراگستر، بهرهوری تیمشان را افزایش دادهاند.
