معیارهای انتخاب و خرید نرم افزار BPMS (مدیریت فرآیند کسب و کار)

نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS) نرم افزاری تحول آفرین در تولید نرم افزار و مدیریت اطلاعات است. به لطف این نرم افزار قدرتمند و با استفاده از زبان گرافیکی ساده میتوان ایده های نرم افزاری سازمان را در مدت کوتاهی عملی کرد.

برای انتخاب و خرید نرم افزار BPMS معیارها و ملاک های متعددی وجود دارد. هر کدام از این معیارها به نوبه ی خود در کاربردی شدن این نرم افزار برای سازمان ها اهمیت دارند.

در ادامه چند مورد از موارد اساسی در انتخاب و خرید بهترین نرم افزار BPMS را با هم مرور می کنیم :

استفاده از تکنولوژی های به روز در نرم افزار BPMS

یک نرم افزار BPMS حرفه ای از تکنولوژی های روز دنیا برای بهینه سازی هرچه بیشتر فرآیندها استفاده می کند. از مهمترین تکنولوژی هایی که در انتخاب و خرید نرم افزار BPMS نقش داشته و میتواند موجب بهبود کارایی آن شوند میتوان به این موارد اشاره کرد :

• BPMN 2.0 : این تکنولوژِی مجموعه ای از نمادهای گرافیکی است که برای مدل سازی فرآیندها استفاده می شود.
• XPDL : این تکنولوژی زبانی برای تعریف فرآیند بصورت XML است. با استفاده از این فرمت استاندارد، امکان تبادل تعاریف فرآیندها بین ابزارهای مدل سازی مختلف فراهم می شود.
• SOA : معماری سرویس گرا یا SOA چارچوبی تعاملی را میان خدمات سازمان و سیستم ها فراهم می آورد که آن ها بتوانند در کنار یکدیگر بصورت یکپارچه فعالیت کنند.
• ESB : ESB یا Enterprise Service Bus بعنوان یک گذرگاه، ابزاری برای یکپارچه کردن انواع برنامه های کاربردی و کل نرم افزارهای سازمان می باشد.
• HTML5 : این تکنولوژی استفاده می شود تا بتوان تقریبا هر کاری را در فضای وب بدون نیاز به نصب هرگونه پلاگین بر روی مرورگر انجام داد.
• LDAP : پروتکلی است که به کمک آن میان کاربران نرم افزار BPMS و Active Directory یکپارچگی ایجاد می شود.

سایر تکنولوژی ها مانند BPSIM ، XPATH ، SignalR ، JQUERY نیز هستند که میتوانند معیارهایی مهم در انتخاب و خرید نرم افزار BPMS باشند.

امنیت نرم افزار BPMS

امنیت نرم افزار BPMS

در طراحی و ساخت نرم افزارهای مدیریت فرآیند کسب و کار هرگونه اهمال در امنیت قابل قبول نیست. عموما در طراحی این گونه نرم افزارها از چند معیار یا فیلتر امنیتی باید بهره برد، این معیارها عبارتند از : “هویت سنجی”، “حفاظت از اطلاعات و کنترل دستی”، “مدیریت نشست، رویداد نگاری و ممیزی”، “واکنش در برابر خطاها و استثناها”، “مقاومت در برابر حملات و نفوذها”، “مقاومت در برابر خرابی و سادگی نگهداری”، “مستندات مربوط به پیکربندی امن سیستم”.

بعلاوه برخی ویژگی های امنیتی دیگری نیز وجود دارد که لحاظ کردن آنها می تواند معیارهایی اثرگذار برای انتخاب و خرید نرم افزار BPMS باشد. مانند :

• پشتیبانی از Single sign-on و تطبیق یافته با CAS
• پشتیبانی از امضای دیجیتال
• پشتیبانی از توکن های امنیتی
• پشتیبانی از SSL و تطبیق یافته برای محیط های ارتباط امن
• پشتیبانی از رمزنگاری اطلاعات (Data Encryption)
• پشتیبانی از مکانیزم های پیشرفته در کنترل دسترسی و اعتبارسنجی
• و …

گزارشات پیشرفته و کامل نرم افزار BPMS

هنر نرم افزار BPMS در ارائه گذارشات و پایش فرآیندها به نمایش گذاشته می شود. یک گزارش ساز قدرتمند که بتواند پاسخگوی طیف وسیعی از نیازها و سلایق باشد.

از ویژگی های گزارشات حرفه ای یک نرم افزار BPMS باید به امکان مشاهده گزارشات در بستر وب و موبایل، ساخت گزارشات نموداری و نمایش ترکیبی اطلاعات، رهگیری روند اجرای فرآیندها به صورت کاملا گرافیکی، پایش فعالیت های کسب و کار یا Business Activity Monitoring، امکان مشاهده گزارشات در بستر پورتال سازمان و … اشاره کرد.

کارتابل جریان کار حرفه ای و پیشرفته نرم افزار BPMS

وجود یک محیط کاربری زیبا و بسیار حرفه ای می تواند معیاری برای سنجش کیفیت یک نرم افزار BPMS باشد. کارتابل های کاربران باید به صورت خودکار برا اساس فرآیندها تفکیک شده و کاربر فقط با کلیک بر روی کارهای اختصاص یافته، فرم مربوطه را تکمیل و فعالیت خود را به اتمام برساند.

یک کارتابل حرفه ای باید :

• واسط کاربری مبتنی بر وب و موبایل داشته باشد.
• امکان پیگیری وضعیت فرآیندهای ارجاع شده را داشته باشد.
• با پورتال سازمانی یکپارچگی داشته باشد.
• امکان مشاهده سوابق و تغییرات انجام شده بر روی فرآیند را داشته باشد.
• با نرم افزار اتوماسیون اداری سازمان یکپارچگی داشته باشد.

ویژگی های دیگری نیز هستند که معیارهایی برای انتخاب و خرید بهترین نرم افزار BPMS یا مدیریت فرآیند کسب و کار تلقی می شوند. در ادامه به برخی از این معیارها اشاره کردیم. برای بررسی دقیق تر شاخص های سنجش نرم افزار BPMS می توانید به صفحه ی دریافت چک لیست کامل معیارهای انتخاب یک BPMS مناسب مراجعه کنید.

• باید بتواند هزینه های سازمان را در این زمینه تا ۷۰ درصد کاهش بدهد.
• سرعت انجام فرآیندها را به طرز محسوسی افزایش دهد.
• سرعت تغییر در نرم افزار ها را متناسب با سرعت تغییر در سازمان کند.
• مجهز به کامل ترین و استانداردترین زبان مدل سازی فرآیند باشد.
• دارای UX مناسب و کاربر پسند باشد.
• قابلیت ورژن بندی و پشتیبانی از نگارش های مختلف فرآیندهای سازمان را داشته باشد.
• کاربران فاقد دانش IT بتوانند به راحتی با مدلساز محصول کار کنند.
• امکان فهم فرآیندهای مدل شده توسط کاربران کسب و کار وجود داشته باشد.
• امکان شبیه سازی فرآیندهای مدل شده وجود داشته باشد.
• امکان ایجاد الگوهای شاخه ای، مشروط و حلقه در گردش کار ها وجود داشته باشد.
• قابلیت انتصاب وظایف به نقش ها وگروه ها توسط ابزارهای گرافیکال وجود داشته باشد.
• بتوان گلوگاه ها را در هنگام شبیه سازی شناسایی کرد.
• از رخدادهای Human Base پشتیبانی کند.
• از رخدادهای System Base پشتیبانی کند.
• و …