کاهش هزینهها در سازمان مخصوص در شرایط اقتصادی پیچیده و متغیر ایران برای هر کسب و کاری اهمیت دارد. اما در حالی که سازمانهای کوچک و بزرگ هر 2 با هزینه عملیاتی بالا دست و پنجه نرم میکنند، کاهش این هزینهها برای کسبوکارهای جدید مهمتر است، زیرا آنها هنوز درآمد کافی برای پرداخت هزینههای بالای عملیاتهای خود را ندارند. استفاده از روش های خلاقانه برای کاهش هزینه در سازمان میتواند به آنها کمک کند تا سود خود را به طور چشمگیری افزایش دهند. البته پیادهسازی موفق این روشها میتواند مشکل باشد. در این مقاله در مورد انواع روشهای کاهش هزینه در سازمان خواهید خواند و با ۱۵ روش خلاقانه برای کاهش هزینه در کسب و کار خود آشنا خواهید شد.
فهرست مطالب
کاهش هزینه در سازمان به چه معناست؟
منظور از کاهش هزینه در سازمان، استفاده از روشهای مختلف برای کاهش هزینههایی است که یک سازمان برای انجام فعالیتها و عملیاتهای خود متحمل میشود. هدف اصلی از کاهش هزینه در سازمان نیز حذف کردن هزینههای غیرضروری، افزایش درآمد و بهبود کارایی و بهرهوری است. با اجرای استراتژیها و تدابیر مناسب برای کاهش هزینه، یک سازمان میتواند رقابتپذیری خود را نیز افزایش دهد.
استراتژیهای کاهش هزینه، در واقع روشهایی هستند که با حذف مراحل اضافی، استفاده موثر از منابع، تسریع فرآیندها، بهبود بهرهوری و … به کاهش هزینههای سازمان منجر میشوند. البته استراتژیهای کاهش هزینه در سازمانهای مختلف بسته به نوع فعالیت آنها میتواند متفاوت باشد و میتواند بر کاهش قیمت محصولات یا خدمات آنها نیز اثرگذار باشد. این مساله زمانی اهمیت بیشتری پیدا میکند که رقابت در بازار افزایش پیدا کند و قیمت نهایی محصولات یا خدمات به عاملی متمایز کننده تبدیل شود.
انواع هزینه در سازمانها کدام است؟
پیش از اینکه به روش های کاهش هزینه در سازمان بپردازیم، بهتر است انواع مختلف هزینه در سازمانها را بشناسیم. در یک دستهبندی کلی میتوان هزینههای سازمان را به عملیاتی/غیرعملیاتی و ثابت/متغیر تقسیم کرد. در ادامه نمونه هر یک آورده شده است:
هزینه های عملیاتی:
- بهای تمام شده کالای فروخته شده (COGS)
- بازاریابی، تبلیغات و تخفیف ها
- حقوق، مزایا و دستمزد
- هزینه های فروش، اداری و عمومی (SG&A)
- هزینه اجاره و بیمه
- هزینه های استهلاک
- سایر
هزینه های غیر عملیاتی:
- بهره بدهی
- مالیات ها
- هزینه های ناشی از کاهش ارزش
هزینه های ثابت:
- هزینه اجاره
- حقوق، مزایا و دستمزد (گاهی ثابت و گاهی متغیر)
هزینه های متغیر:
- کارمزد تراکنش ها
- کمیسیون ها
- بازاریابی و تبلیغات (گاهی ثابت و گاهی متغیر)
بهترین راه های کاهش هزینه در سازمان چیست؟
روشهای عمومی کاهش هزینه در سازمان:
راههای زیادی وجود دارد که میتوانید از آنها برای کاهش هزینهها در کسب و کار خود استفاده کنید. برای موفقیت در این امر ضروری است که مدیریت ارشد سازمان کاهش هزینه را به عنوان یک هدف سازمانی قرار دهد. در ادامه 4 نمونه روش کلی کاهش هزینه در سازمان را معرفی میکنیم:
تشویق کارکنان به دورکاری
بسیاری از کسب و کارها تلاش میکنند تا نیروی دورکار استخدام کنند زیرا این کار میتواند به کاهش هزینههای مربوط به فضا، خدمات و تجهیزات اداری منجر شود. استخدام نیروی دورکار، میتواند توسعه تیم نیروی انسانی آنها را نیز به صرفهتر کند.
البته دورکاری میتواند چالشهایی را برای آموزش کارکنان، نظم و انضباط و ارتباطات سازمانی ایجاد کند. با این حال، این چالشها موانعی موقتی خواهند بود که پس از ایجاد سیستمی منظم برای مدیریت کارکنان از راه دور، برطرف میشود.
بهبود مهارتهای مذاکره در سازمان
یکی از دلایلی که کسبوکارهای کوچک معمولاً هزینههای عملیاتی بالایی دارند این است که تأمینکنندگان برای فروش مواد خام به آنها هزینه بیشتری دریافت میکنند. این موضوع اغلب ناشی از عدم اعتماد بین شرکت نوپا و تامین کننده آن است. چنین شرکتی در ابتدا باید شرایط پرداخت بهتری را با تامین کننده ایجاد کند و در مورد قیمت مواد اولیه مذاکره کند.
با ایجاد یک رابطه سودمند متقابل با تامین کنندگان و جلب اعتماد آنها، میتوانید از پرداخت هزینه اضافی اجتناب کنید. تامین کنندگان نیز زمانی که ببینند کسب و کار شما سودآور است، احتمالاً قیمتها را کاهش خواهند داد.
مدیریت هزینههای رفت و آمد
هزینههای رفت و آمد، میتواند بخش زیادی از هزینههای عملیاتی سازمان را دربربگیرد. شما به راحتی میتوانید هزینههای غیر ضروری مرتبط با رفت و آمدهای کاری را کاهش دهید. یکی از راههای صرفهجویی در اینگونه هزینهها این است که از پیش یک برنامه سفر تهیه کنید تا بتوانید بلیطهای سفر را از قبل رزرو کرده و ارزانتر تهیه کنید.
همچنین باید در نظر داشته باشید که آیا سفر واقعاً ضروری است یا خیر. اگر لازم نیست، میتوانید یک جلسه مجازی با استفاده از فناوریهای مختلف تشکیل دهید. ارتباطات مجازی به شما کمک میکند هم در زمان و هم در پول صرفهجویی کنید و راهی موثر برای کاهش هزینههای سازمان است.
سرمایه گذاری در فناوریهای جدید
در حالی که اکثر مردم سرمایه گذاری را به عنوان یک هزینه اضافی در نظر میگیرند، سرمایه گذاری در فناوریهای نوین (مانند رایانش ابری) باعث کاهش هزینههای سازمان میشود. با این روش، در ابتدا هزینه زیادی را متحمل میشوید، اما استفاده از راهکارهای نوین تکنولوژی، کارایی و بهرهوری عملیاتهای سازمانی شما را افزایش میدهد. این موضوع هزینههای عملیاتی شما را در دراز مدت کاهش میدهد.
روشهای کاهش هزینه در فرآیند تولید:
کسبوکارهایی که فرآیند تولیدشان مقرون به صرفه نیست، با موانع زیادی برای رقابت در بازار روبرو خواهند شد. برخی از روشهای کاهش هزینه در فرآیند تولید در کسب و کار عبارتند از:
کاهش هزینههای کارکنان
مهمترین هزینه در فرآیند تولید محصولات یا خدمات هر کسب و کار، معمولا مربوط به کارگران است و سازمانها میتوانند حاشیه سود خود را با یافتن راههایی برای کاهش هزینههای نیروی کار افزایش دهند. راههای مختلفی برای انجام این کار وجود دارد، مانند کارآمدتر کردن کارکنان یا کاهش حقوق آنها. هر کسب و کاری باید فرآیندهای تولید خود را به صورت انتقادی تجزیه و تحلیل کند تا هزینههای اضافی را پیدا کند.
کاهش هزینههای مواد اولیه
هزینه مواد اولیه نیز بخش زیادی از هزینههای محصول را تشکیل میدهد. یک کسبوکار باید به دنبال راههایی برای به دست آوردن مواد اولیهبا هزینه کمتر باشد یا اینکه محصولات خود را با استفاده از مقدار کمتری از آن مواد تولید کند. خرید مواد اولیه در مقادیر انبوه نیز راه دیگری برای کاهش هزینهها آنها است.
کاهش هزینههای بالاسری
هر سازمانی باید از میزان دقیق هزینههای عملیاتی خود آگاه باشد. مدیریت سازمان باید بداند که هزینههای جاری سازمان (مانند هزینههای اداری، نظارتی، تجهیرات و …) چقدر است. با آگاهی از این هزینهها، سازمان میتواند آنها را ارزیابی کرده و در صورت امکان با هزینه کمتری نیازهای جاری سازمان را برآورده کند.
هزینه برای صرفهجویی
گاهی اوقات یک کسب و کار برای اینکه بتواند پسانداز کند نیاز به هزینه دارد. به عنوان مثال یک شرکت میتواند با خرید تجهیزات جدید، فرآیند تولید را تسریع بخشیده و هزینههای تولید را کاهش دهد. خرید تجهیزاتی که به مواد کمتری برای تولید نیاز دارند نیز میتواند در طول زمان باعث صرفهجویی در هزینهها شود.
استفاده از رباتها در عملیاتهای سازمانی
با استفاده از ربات در عملیاتهای سازمانی، هر کسب و کاری میتواند هزینهها جاری را کاهش دهد. روباتها میتوانند برای انجام طیف گستردهای از وظایفی استفاده شوند که معمولاً توسط کارگران انسانی انجام میشود.
روش های کاهش هزینههای کارکنان:
برخی از شرکتها به دنبال کاهش هزینههای کارکنان از طریق کاهش تعداد آنها هستند. اما با خروج کارکنان با سابقه، تجربه و دانش گرانبهایی را که آنها طی سالها جمعآوری کردهاند از دست خواهید داد. راههای زیادی برای کاهش هزینههای کارکنان بدون نیاز به از دست دادن نیروهای باسابقه سازمان وجود دارد. برخی از این روش ها عبارتند از:
کاهش ساعات کار
برای کاهش هزینههای کارکنان، به جای اخراج آنها میتوانید صرفا ساعات کاری برخی از آنها را به طور موقت کاهش دهید. مقدار ساعت کاری آنها میتواند بعداً تغییر کند.
تغیییر برنامه کاری کارکنان
تغیییر برنامه کاری کارکنان
در برخی از کسب و کارها، حجم فعالیتها در طول بازههای زمانی مانند روزهای هفته متفاوت است و مشغله کاری گاهی زیاد و گاهی کم است. در این حالت صاحبان کسب و کار میتوانند برنامه کاری کارکنان خود را متناسب با حجم کاری سازمان مشخص کنند به گونهای که در روزهای خلوت تنها تعداد معدودی از کارکنان مورد استفاده قرار بگیرند، اما در روزهای شلوغ هفته همه کارکنان حضور داشته باشند.
کاهش دستمزد
کاهش دستمزد روش سختی برای کاهش هزینههای کارکنان است اما بسیار بهتر از این است که آنها را از دست بدهید. اگر درآمد یک کسب و کار بسیار پایین است، شما میتوانید به طور موقت دستمزد کارکنان را کاهش دهید، با این تعهد که زمانی که کسب و کار به سودآوری رسید، حقوق آنها به حالت عادی بازخواهد گشت.
افزایش مرخصی کارکنان
شما میتوانید با تشویق کارکنان خود به استفاده از مرخصی سالانه به جای انباشت آن، هزینههای کارکنان خود را کاهش دهید. حتی میتوانید برای تشویق کارکنان خود به استفاده بیشتر از مرخصی، به آنها مرخصی بدون حقوق نیز بدهید.
دریافت بازخورد و نظرات کارکنان
روش آخر این است که به کارکنان خود انگیزه بدهید تا فرصتهایی را که برای صرفهجویی وجود دارد پیدا کرده و با مدیران سازمان به اشتراک بگذارند. به این ترتیب به روشی جدید برای کاهش هزینههای کارکنان دست پیدا خواهید کرد.
دسته بندی روش های کاهش هزینه در سازمان کدام است؟
در ادامه 6 دسته از روشهای کاهش هزینه در سازمان آورده شده است:
- جایگزینی
این نوع روشها مربوط به مواردی است که برای کاهش هزینه، به دنبال جایگزین هستید. هنگام بررسی راهکارهای مختلف کاهش هزینه، باید فکر کنید که چگونه میتوانید با جایگزینی موارد مختلفی مانند نوع نرم افزار اداری یا تجهیزات و سرویس هایی که استفاده میکنید، هزینه های خود را کاهش دهید.
- ترکیب
ترکیب فرآیندها، افراد یا محصولات یکی از روشهای صرفهجویی در هزینههاست. یک مثال مثال خوب بیمه است. برخی از شرکت ها برای کسب و کار و تجهیزات خود از خدمات بیمه شرکتهای مختلفی استفاده میکنند. ترکیب خدمات بیمهای میتواند باعث صرفهجویی زیادی در هزینهها شود.
- اقتباس
یک دسته از روش های کاهش هزینه در سازمان، اقتباس از ایدههای خوب کسب و کارهای دیگر است. صرفه جویی در هزینه را میتوان به سادگی با نگاه کردن و الگو گرفتن از آنچه سایر شرکتها یا سازمانها انجام میدهند، تحقق بخشید.
- ایجاد تغییرات
نوع دیگر از روش های کاهش هزینه در سازمان، ایجاد تغییراتی است که میتواند منجر به کاهش هزینهها شود. به عنوان نمونه شما میتوانید با تغییر خطمشی تعطیلات کارکنان خود و ارائه مرخصی بدون حقوق به آنها باعث صرفه جویی در هزینههای خود شوید.
- تغییر کاربری
چیزهای زیادی در سازمان وجود دارد که شما میتوانید با تغییر کاربری آنها به صرفهجویی در هزینهها یا حتی ایجاد درآمد بپردازید. به عنوان مثال اگر فضایی در سازمان دارید که بلااستفاده است، میتوانید با تغییر کاربری آن را اجاره بدهید و در هزینههای اجاره فضای خود صرفهجویی کنید.
- حذف
آخرین نوع از روش های کاهش هزینه ها در سازمان نیز حذف چیزهای غیر ضروری است. به عنوان نمونه شما میتوانید با بازنگری در روشها و بازگشت به رویههای قبلی کسبوکارتان، هزینهها را کاهش دهید.
کلام آخر
فضای رقابتی امروز باعث شده است تا بسیاری از سازمانها و کسب و کارها، به دنبال راههای مختلفی برای کاهش هزینههای عملیاتی خود باشند. یکی از بهترین روشها برای انجام این کار، روی آوردن به نرم افزارهای اتوماسیون است. راهکارهای اتوماسیون به سازمانها کمک میکنند تا بهرهوری خود را افزایش داده و هزینهها را کاهش دهند. در هر حال، هر روشی که برای کاهش هزینه در کسب و کار یا سازمان خود انتخاب میکنید باید با نیازها و ضرورتهای کسب و کار شما همخوانی داشته باشد.
