۱ میزکار هوشمند
- امکان مشاهده خلاصه وضعیت آمار مکاتبات کارتابل کاربر
- امکان مشاهده اخبار و اعلانات سازمان
- امکان استفاده از لیست انجام کار، ثبت یادآوری
- امکان مشاهده تقویم‌کاری و رویدادهای سازمانی و درج رویدادها
- امکان اطلاع‌رسانی رویدادهای مندرج شده در تقویم سازمانی با پیام کوتاه (نیاز به فعالسازی ارسال پیامک)
- امکان مشاهده تصویر روز، تابلو اخبار و اعلانات و سخن روز
- مشاهده آمار نامه‌ها و اطلاعات سمت‌ها و جانشین‌ها
- امکان جستجو در فهرست انجام‌کار در میزکار اتوماسیون‌اداری
- امکان شخصی‌سازی ویجت‌های تعبیه‌شده در میزکار
- امکان شخصی‌سازی و تعیین رنگ‌بندی تم های تعریف شده برای نرم‌افزار
- امکان جابه‌جایی بین دو زبان فارسی وانگلیسی در سطح کل نرم‌افزار (نیاز به تهیه لیسانس نسخه دو زبانه)
- تعیین پیوندهای دسترسی سریع به سایر فرمهای نرم‌افزار در منوی اصلی
- امکان جابه‌جایی بین سمت‌های منتسب به کاربر جاری
- امکان دسترسی به کارتابل کاربران دیگر حسب دسترسی و جایگاه کاربر جاری در ساختار سازمانی
- گزارش کارکرد سامانه در یک نگاه
۲ کارتابل و گردش مکاتبات
- مشاهده فهرست نامه‌های موجود در کارتابل براساس اطلاعات شماره نامه، موضوع نامه، فرستنده، تاریخ‌نامه، تاریخ ورود به کارتابل، نوع‌نامه
- امکان گروه‌بندی کارتابل به‌صورت درختی و انتقال نامه به هر زیرپرونده بصورت دستی یا براساس قوانین تعریف شده در کارتابل
- امکان تعیین تعداد ردیف‌های قابل مشاهده در هر صفحه کارتابل
- امکان تعیین نحوه مرتب سازی نامه‌های دریافت شده حسب (تاریخ دریافت، فرستنده، فرستنده ارجاع، پرونده، فوریت، تاریخ نامه، تاریخ ارجاع، موضوع، خوانده شده/خوانده نشده، اصل/رونوشت، ایجاد کننده، نوع نامه)
- امکان جستجو بین نامه‌های دریافتی درکارتابل برحسب شماره نامه، شماره رهگیری و موضوع نامه
قابلیتهای بیشتر کارتابل مکاتبات
- امکان مشاهده ارجاعات شخصی و تمامی ارجاعات دیگر دریافت‌کنندگان نامه ذیل نامه
- امکان ایجاد و اختصاص کارتابل به‌ازای پستهای سازمانی کاربر
- امکان دسترسی به کارتابل کاربران دیگر حسب سلسله مراتب چارت سازمانی
- امکان دسترسی به کارتابل کاربرانی که کاربر جاری جانشین ایشان است
- امکان تفویض بخشی از کارتابل کاربر به کاربران دیگر در بازه زمانی تعریف شده
- اعلان خودکار تعداد نامه‌های جدیدخوانده نشده در کارتابل
- امکان تعیین رنگ‌بندی موضوع نامه‌های دریافت‌شده براساس قوانین کارتابل
- مشاهده آخرین مکان‌های نامه و مشاهده گردش و ارجاعات نامه
- امکان تبدیل متن‌نامه‌های ایجادشده توسط ویرایشگر Word به تصویر
- نمایش فایل‌های پیوست‌شده به‌صورت Thumbnails یا ردیفی با امکان دریافت فایل‌ها
- امکان ایجاد نامه بر اساس الگوها و قالب‌های از پیش تعریف شده
- امکان تعریف قالب نامه‌های انگلیسی و فارسی و تا دو امضا
- امکان استفاده از انواع ویرایشگر (وبی و Word) جهت نگارش متن نامه بر حسب قالب تعیین شده برای کاربر
- امکان الصاق بدنه و پیوست نامه از طریق اسکنر به طور مستقیم و یا فراخوانی فایل
- امکان تعریف و ذخیره موضوع پرکاربرد برای نامه بمنظور عدم تایپ مجدد
- امکان درج نامه های مرتبط (پیرو و عطف) در هنگام ایجاد نامه
- امکان تعیین محدودیت در حجم و نوع فایل‌های پیوست در هنگام بارگزاری
- امکان شمارهدهی به نامه‌ها مطابق ساختار شمارهدهی بر اساس فرمت های قابل تعریف در نرم افزار
- امکان ارجاع پیش‌نویس نامه به کاربران دیگر در جهت اخذ امضا یا ثبت نامه
- امکان انتخاب امضا هنگام ثبت و صدورنامه برای افرادی که دارای چند امضا هستند.
- امکان تعیین فوریت و محرمانگی در هنگام ایجاد نامه
- تعریف کلید واژه‌های متنوع و انتساب آنها به نامه جهت جستجو بر اساس کلیه کلید واژه‌ها
- امکان ارجاع و درج شرح ارجاع برای نامه‌های دریافت شده در کارتابل به یک یا چند گیرنده
- تعیین مهلت پاسخگویی در هنگام ارجاع نامه
- امکان تهیه انواع چاپ از نامه شامل (چاپ متن‌نامه، چاپ متن بدون امضا، چاپ متن بدون سربرگ و ته‌برگ، چاپ متن بدون سربرگ و ته‌برگ وامضا، چاپ متن در pdf، چاپ اطلاعات و ارجاعات نامه، چاپ متن به‌همراه رونوشت‌ها، چاپ به‌همراه گیرندگان، چاپ ارجاعات، چاپ همه‌ارجاعات، چاپ یادداشت و جوابیه)
- امکان تهیه چاپ ویژه از نامه با قابلیت چاپ همزمان متن، نامه‌های مرتبط و ضمائم نامه در قالب فایل PDF
- امکان ارسال نامه به گیرندگان موردنظر از طریق فکس از داخل کارتابل (درصورت تهیه لیسانس مدیریت فاکس)
- امکان ارسال نامه به گیرندگان موردنظر از طریق ایمیل از داخل کارتابل (در صورت تهیه لیسانس مدیریت پست الکترونیک)
- امکان ارسال نامه به گیرندگان موردنظر از طریق ECE از داخل کارتابل (در صورت تهیه لیسانس پروتکل ارتباطی ECE)
- امکان تعریف ارجاع سریع و استفاده از کلیدهای ترکیبی برای ارجاع سریع
- امکان تعریف امضا سریع و استفاده از کلیدهای ترکیبی برای امضا سریع
- امکان بایگانی نامه ها در پرونده های بایگانی شخصی یا سازمانی
- امکان تعریف بایگانی سریع و استفاده از کلیدهای ترکیبی برای بایگانی سریع
- امکان جستجو و یافتن نامه‌ها برحسب اطلاعاتی مانند (شماره‌نامه، شماره رهگیری نامه، پرونده‌نامه، ایجادکننده، تاریخ‌نامه، موضوع‌نامه، فرستنده، گیرنده، دبیرخانه، نوع‌نامه، ارجاع‌نامه، مکان بایگانی نامه در دبیرخانه، تاریخ بایگانی در دبیرخانه، محرمانگی، شماره‌نامه وارده، تاریخ‌نامه وارده، فوریت، کلیدواژهها، تحویل‌دهنده، نحوه‌ی ارسال) براساس سطوح دسترسی کاربر
- امکان حذف نامه‌های داخل کارتابل و انتقال آن به فهرست نامه های حذف شده
- امکان تبدیل نامه‌های وبی یا Word به فرمت PDF
- امکان ایجاد نامه مشابه از روی یک نامه
- امکان دریافت بدنه نامه بهمراه پیوستها بصورت یک فایل فشرده
- امکان پیش‌نمایش نامه‌های ایجادشده قبل از شماره‌شدن
- افزودن Watermark (پیش نمایش) در هنگام مشاهده پیش‌نمایش نامه‌های Word
- امکان مشاهده لاگ‌ها و رویدادهای نامه
- امکان اعطای دسترسی کنترل شده برای مشاهده نامه و ارجاعات محرمانه
۳ پیگیری و ردیابی ارجاعات و اقدامات
- امکان ارجاع نامه (جهت استحضار، جهت اقدام، جهت امضا، و …) و درج شرح‌های ارجاعات متفاوت به یک یا چند گیرنده
- امکان ارجاع نامه به یک یا چند واحد سازمانی و کلیه پرسنل عضو واحد‌ها
- امکان تعریف ارجاع خاص برای کاربر به منظور ارجاع نامه خارج از سطوح دسترسی تعیین‌شده در چارت‌سازمانی
- امکان بازپس‌گیری ارجاع‌نامه در صورت خوانده نشدن آن توسط گیرنده ارجاع
- امکان ارجاع نامه بصورت محرمانه و مشاهده ارجاعات محرمانه در صورت داشتن سطح دسترسی لازم
قابلیتهای بیشتر ارجاعات و اقدامات نامه
- مکان انتخاب نوع فوریت ارجاع (عادی، فوری، آنی) در هنگام ارجاع نامه و درج مهلت پاسخگویی قابل تنظیم برای گیرنده
- امکان تعیین مهلت پاسخگویی برای گیرنده ارجاع
- امکان تعریف متون پرکاربرد جهت درج سریع متن ارجاع
- امکان ایجاد گروه گیرندگان و ارجاع گروهی
- مشاهده نامه‌های ارجاع شده درفهرست ارسال شده‌ها و تعیین آخرین مکان‌های نامه و نحوه گردش آن
- امکان ارجاع‌نامه به درگاه‌های سایر سازمانهای در هنگام استفاده از سیستم بصورت چند سازمانی
- امکان پیگیری نامه‌های جهت اقدام در فهرست پیگیری‌های فرستنده ارجاع
- دسترسی به مشاهده رونوشت پنهان در صورت وجود دسترسی لازم برای کاربر
- کنترل، پیگیری و مشاهده گردش ارجاعات بصورت گرافیکی و درختواره
- ارسال پیامک به فرستنده در صورت عدم پاسخ به نامه در مهلت پاسخ تعیین شده
- ارسال ایمیل به گیرندگان ارجاع نامه
۴ دبیرخانه تخصصی / مدیریت بسته‌ها و مرسولات
- امکان تعریف نامحدود دبیرخانه با فرمت‌های مختلف شماره‌گذاری
- امکان معرفی دفاتر اندیکاتور متعدد به‌ازای یک دبیرخانه
- امکان معرفی شماره اندیکاتور و اختصاص فرمت شماره‌گذاری مستقل برای هر دبیرخانه
- امکان شخصی سازی فرمهای ورود اطلاعات
- ثبت و مدیریت انواع نامه ها و بسته‌های مکاتباتی وارده و صادره (شامل اطلاعات نوع بسته، دبیرخانه، طبقه بندی، نوع دریافت، شرکت پستی، نوع پست، بارکد، تاریخ دریافت، تاریخ ثبت، موضوع، توضیحات، فرستنده، گیرنده)
- امکان ثبت نامه‌ها در سیستم دبیرخانه به یکی‌‌از روش‌های بارگزاری تصویر نامه، اسکن نامه، نامه ایمیل‌شده، نامه ECE شده و پیش‌نویس دریافت‌شده از کاربران
- ثبت مشخصات‌نامه (شماره و تاریخ نامه وارده، دبیرخانه، پرونده، موضوع، فرستنده، گیرندگان، نوع ارجاع، نوع ارسال، متن‌ارجاع، تحویل‌دهنده، محرمانگی، فوریت، کلیدواژهها)
- ثبت مکاتبات انبوه با اطلاعات مشابه
- جستجوی شماره نامه با کاراکترهای متنوع
- جستجو و بازیابی اطلاعات ثبتی متفرقه و …
۵ ویرایشگر Word در نرم افزار
- امکان باز نمودن نرم افزار Word خارج از محیط مرورگر توسط نرم افزار و انتقال متن به نرم افزار
- امکان تعریف انواع قالب نامه (سربرگ، ته‌برگ) در Word و ایجاد نامه‌ها بر اساس قالب انتخابی
- امکان تعریف انواع قالب‌های تک امضا و دو امضا و انگلیسی در Word
- امکان تبدیل نامه ایجادشده در Word به تصویر بلافاصله بعد از ذخیره پیش‌نویس نامه
- مشاهده پیش‌نمایش نامه‌های ایجاد شده در Word همراه با مشاهده محتوی تگ‌های تعریف‌شده
۶ افزونه Word در قالب Add-ins
- نصب افزونه (Add-Ins) تولید شده مستقل برای نرم‌افزار Word نسخ (۲۰۱۶،۲۰۱۳) جهت ایجاد، شماره‌گذاری و ارجاع نامه
- امکان ایجاد و ارجاع پیش نویس نامه به‌صورت مستقیم در نرم‌افزار Word
- امکان بازنمودن پیشنویس‌های ایجاد شده کاربر در نرم افزار Word
- امکان ثبت و دریافت شماره اندیکاتور به‌صورت مستقیم در نرم‌افزار Word
- امکان فراخوانی قالب‌های مختلف Word ایجاد شده از اتوماسیون‌اداری
- ایجاد عطف و پیرو در هنگام ایجاد نامه در داخل نرم‌افزار Word
۷ تبدیل گفتار به متن
- امکان تبدیل گفتار کاربر به متن در میزکار
- امکان تبدیل گفتار کاربر به متن و درج شرح ارجاع نامه
- امکان تبدیل گفتار به متن و درج در متن نامه
۸ تقویم سازمانی و مدیریت جلسات
- امکان تعریف انواع تقویم‌های کاری و دسترسی به کاربران
- امکان درج رخدادها بصورت روزانه یا هفتگی در تقویم سازمانی
- امکان تعیین دسترسی جهت مشاهده، درج، ویرایش و حذف رویدادها در تقویم سازمانی به کاربران
- ثبت و تنظیم زمان قرار ملاقاتها و جلسات در تقویم سازمانی
- امکان تعریف روزهای تعطیل در سال
- امکان تعریف ساعات‌کاری روزانه در هفته
- امکان درج رویدادها برای گروهی از کاربران
- کنترل تداخل زمانی جلسات
- امکان درج یادآوری برای جلسات و نمایش آن برای افراد مربوطه
- یادآوری رویدادهای ثبت شده در هنگام سررسید توسط ایمیل و پیامک
۹ سامانه تبادل فایل
- امکان ارسال و دریافت فایل در کارتابل اتوماسیون اداری
- اعمال سطوح دسترسی براساس واحد سازمانی و کاربران بر روی نوع و حجم فایل قابل انتقال
- امکان اتصال مستقیم به دستگاه اسکنر جهت بارگذاری فایل‌ها
- مشاهده و دریافت فایل‌ها در کارتابل اتوماسیون اداری گیرندگان
- مدیریت حذف فایل‌های تبادل شده در بازه زمانی قابل تعریف
۱۰ پیام‌ها و گفتگوهای سازمانی (چت سازمانی)
- امکان چت بین دو کاربر بصورت همزمان
- مشاهده آرشیو گفتگوهای انجام شده هر کاربر
- امکان تعیین سطح دسترسی برای کاربر جهت انتخاب سایر کاربران در گفتگوی سازمانی
- امکان ارسال فایل در حین گفتگو
۱۱ تنظیمات، اطلاعات پایه و ساختار سازمانی
- امکان تعریف سازمانهای مرتبط به‌هم (درختواره سازمانی)
- امکان اعمال دسترسی سازمان های مرتبط به‌هم جهت ارسال ودریافت بین سازمانی (در صورت تهیه لیسانس نسخه چندسازمانی)
- امکان تعریف انواع سازمان و گروه‌بندی سازمانها براساس نوع
- امکان اعمال دسترسی جهت ارسال و دریافت نامه ها بین انواع سازمان
- امکان تعریف چارت سازمانی هر سازمان
- امکان تعریف و مشاهده پرسنل و انتساب پست سازمانی مشخص از روی چارت سازمانی
- امکان تعریف چند سمت یا پست سازمانی به یک پرسنل
- امکان تعریف امضا متعدد به ازای هر پست سازمانی پرسنل
قابلیتهای بیشتر اطلاعات پایه
- امکان تعریف انواع شرکت‌ها/ افراد حقیقی و اعمال دسترسی به کاربران جهت مکاتبه براساس نوع
- امکان تعریف شرکت‌ها و افراد حقیقی خارج از سازمان
- امکان استفاده از کنترل چارت سازمانی(سلسه مراتب) در زمان ایجادنامه
- امکان استفاده از کنترل چارت سازمانی(سلسه مراتب) در زمان ارجاع نامه
- امکان مشاهده کلیه پست های سازمانی اختصاص یافته به پرسنل با زمان شروع و خاتمه پست سازمانی
- امکان مشاهده اشخاص بدون سمت و اعطای پست و تعریف امضا در زمان ویرایش کاربر
- امکان تعریف نام کاربری در قسمت کاربران و تعیین نحوه ورود به سیستم از یکی از طرق (فرم، ویندوز، دوعاملی)
- امکان تغییر رمز ورود/ ویرایش نام کاربری/حذف کاربر در قسمت کاربران
- امکان انتساب کاربر به گروه‌ها و اعطای دسترسی ها به کاربر در قسمت کاربران
- امکان تعریف محدوده مجاز استفاده از نرم افزار برای کاربران به تفکیک زمان
- امکان تعریف محدوده مجاز استفاده از نرم افزار برای کاربران به تفکیک شناسه شبکه
- امکان تخصیص دسترسی‌های تعریف شده (مجوز ها) نرم‌افزار به کاربران
- امکان فعال/ غیرفعال نمودن زیرسیستم “سامانه رهگیری”
- امکان فعال/غیرفعال نمودن مشاهده کارتابل کارکنان توسط مدیر سیستم
- امکان فعال/ غیر فعال نمودن حذف پیوست در پیش نویس توسط کاربری به غیر از ایجادکننده پیوست
- امکان فعال/ غیر فعال نمودن دسترسی سلسله مراتبی در هنگام ارجاع و ایجاد نامه
- امکان فعال/ غیر فعال نمودن چت
- امکان تنظیم محدودیت حجم نامه و پیوست های مرتبط در ECE
- امکان فعال/ غیر فعال نمودن تبدیل نامه به فرمت Tiff در ارسال ECE
- امکان فعال/ غیر فعال نمودن ارجاع به ایجادکننده نامه بعد از ثبت
- امکان فعال/ غیر فعال نمودن درج گیرنده/ فرستنده متفرقه در دبیرخانه
- امکان تنظیم نوع ویرایشگر Word در حالت (داخل مرورگر/ داخل word)
- امکان تنظیم حجم فایل قابل Upload در پیوست نامه
- امکان تنظیم حداکثر مجموع حجم فایل‌های پیوست نامه
- امکان تعریف انواع پسوند های مجاز قابل بارگزاری در بدنه نامه
- امکان فعال/ غیرفعال نمودن ثبت تاریخچه تغییرات بدنه نامه
- امکان فعال و غیرفعال نمودن ثبت نام کاربران جدید
- امکان تنظیم زمان انقضای Session در تنظیمات امنیتی
- امکان تنظیم تعداد Session همزمان در تنظیمات امنیتی
- امکان تنظیم تعداد دفعات ورود ناموفق برای قفل شدن کاربر در تنظیمات امنیتی
- امکان تنظیم زمان قفل شدن کاربر در تنظیمات امنیتی
- امکان تنظیم کاراکترهای غیرمجاز درکلمه عبور تنظیمات امنیتی
- امکان فعال و غیرفعال نمودن الزام استفاده از کلمه عبور ترکیبی در تنظیمات امنیتی
- امکان تنظیم الگوی پیچیدگی کلمه عبور در تنظیمات امنیتی
- امکان تنظیم حداقل طول کلمه عبور
- امکان فعال و غیرفعال نمودن رمز عبور پیچیده در تنظیمات امنیتی
- امکان تنظیم نحوه ورود دو عامله از طریق ( SMS، Email، SMS & Email)
- ایجاد دسترسی مشاهده اطلاعات شخصی افراد درون و برون سازمانی در بخش تماس‌ها
۱۲ گزارش ساز و گزارشهای پیش فرض (گزارشهای استاندارد)
- امکان اجرای گزارشهای پیش فرض سیستم
- امکان ساخت و بارگزاری گزارشهای خاص هر سازمان بهره بردار ( نرم‌افزار ساخت گزارشات بر مبنای نرم‌افزار Stimul Soft یا SQL Server Reporting Service می‌باشد)
- امکان گزارشگیری با محتوی و شروط اختیاری
- امکان ارسال گزارشهای آماری به صفحه گسترده Excelیا فرمت PDF
- مدیریت دسترسی کاربران و گروه‌های کاربری به گزارش ها
- قابلیت ایجاد فیلتر بر روی گزارش‌ها براساس محدوده تاریخ ثبت، شماره ثبت، شرکت بیرونی، فرستنده، گیرنده، ایجادکننده نامه، ثبت‌کننده نامه، ارجاع‌دهنده، امضا کننده، نوع‌نامه
۱۳ ارسال پیامک
- امکان تعریف خطوط و سرویس دهنده‌های پیامکی مطابق با فهرست ذیل:
- اهورا
- اهرا
- آتیه داده پرداز
- مگفا
- مهر افزار
- نگین
- پرهات
- پارسا
- رهیاب
- اس‌ام‌اس اپ
- امکان ارسال SMS در هنگام ثبت نامه
- امکان ارسال SMS در هنگام ارجاع نامه
- امکان ارسال SMS در هنگام ایجاد رویداد جدید تقویم کاری
- امکان ارسال SMS در بخش هشدار و پایش نرم افزار اتوماسیون اداری
۱۴ امنیت و حدود دسترسی و رویدادهای نرم‌افزار
- امکان اعمال پایان خودکار Session جاری استفاده کاربران از نرم‌افزار اتوماسیون اداری در صورت عدم استفاده در بازه زمانی مشخص
- پشتیبانی از پیچیدگی رمز ورود
- امکان اعمال اجباری کردن انتخاب رمز عبور قوی (Strong Password)
- امکان کنترل ورود یک کاربر از یکسری آدرس‌های از پیش تعریف شده و جلوگیری از ورود همزمان یک نام کاربری از بیش از یک آدرس
- ثبت Log تمامی جزئیات رویدادهای مرتبط با نامه و کاربر در نرم‌افزار به‌همراه زمان وقوع رویداد، کاربر، آدرس IP دستگاه
- امکان ثبت لاگ مربوط به ورود و خروج به نرم افزار
- امکان ثبت لاگ مربوط به ایجاد،ثبت، ابطال، چاپ، امضا، ارسال، الصاق متن و پیوست، نامه
- امکان ثبت لاگ اعطای دسترسی به فرد به همراه زمان وقوع رویداد، کاربر اعطاکننده دسترسی، آدرس IP دستگاه
- امکان گزارشگیری برای راهبر نرم‌افزار از لاگ همه کاربران
- امکان ثبت لاگ مربوط به عملیات راهبر نرم‌افزار مانند فعال یا غیرفعال‌سازی کاربر، اعطای دسترسی، حذف دسترسی، افزودن در گروه کاربری، تعریف کارکنان، تعریف امضای کارکنان، ایجاد قالب و الگوی متن و …
- امکان دسترسی به مجوز ها و فرمهای پایه سامانه براساس دسترسی راهبرهای هرسازمان تعریف شده
- امکان دسترسی به مشاهده یا عدم مشاهده IP در رویداد نامه ها
