قابلیتهای نسخه پایه اتوماسیون اداری فراگستر

نرم‌افزار اتوماسیون اداری و مدیریت فرایندهای فراگستر یک نرم‌افزار ۱۰۰% تحت وب است که برای سازمان(ها) امکان ثبت، گردش، بایگانی و مدیریت انواع مکاتبات و مستندات سازمانی را بصورت یکپارچه و متمرکز فراهم می‌کند.

تمام امکانات و قابلیت‌های اتوماسیون اداری فراگستر که در ادامه شرح داده شده است، با تهیه نسخه پایه اتوماسیون اداری در اختیار سازمانها و زیرمجموعه های آنها قرار خواهد گرفت.

اتوماسیون فراگستر علاوه بر نسخه پایه سیستم، زیرسیستمهای متنوعی را برای پشتیبانی از نیازهای مشتریان طراحی و پیاده سازی کرده است.

که کارشناسان این شرکت پس از برگزاری جلسه دموی رایگان نرم افزار و بررسی نیازهای کسب و کارها، زیرسیستمهای تکمیلی را متناسب با نیاز و بودجه سازمان ها پیشنهاد و ارائه میدهند.

۱ میزکار هوشمند

ورود پیش فرض به زیرسامانه‌های اتوماسیون اداری
امکان مشاهده خلاصه وضعیت آمار مکاتبات کارتابل کاربر
امکان مشاهده اخبار و اعلانات سازمان
امکان استفاده از لیست انجام کار، ثبت یادآوری
امکان مشاهده تقویم‌کاری و رویدادهای سازمانی و درج رویدادها
امکان اطلاع‌رسانی رویدادهای مندرج شده در تقویم سازمانی با پیام کوتاه (نیاز به فعالسازی ارسال پیامک)
امکان مشاهده تصویر روز، تابلو اخبار و اعلانات و سخن روز
افزودن فایل در اخبار و اعلانات
مشاهده آمار نامه‌ها و اطلاعات سمت‌ها و جانشین‌ها
امکان جستجو در فهرست انجام‌کار در میزکار اتوماسیون‌اداری
امکان شخصی‌سازی ویجت‌های تعبیه‌شده در میزکار
امکان شخصی‌سازی و تعیین رنگ‌بندی تم های تعریف شده برای نرم‌افزار
امکان جابه‌جایی بین دو زبان فارسی وانگلیسی در سطح کل نرم‌افزار (نیاز به تهیه لیسانس نسخه دو زبانه)
تعیین پیوندهای دسترسی سریع به سایر فرم‌های نرم‌افزار در منوی اصلی
امکان جابه‌جایی بین سمت‌های منتسب به کاربر جاری
امکان دسترسی به کارتابل کاربران دیگر حسب دسترسی و جایگاه کاربر جاری در ساختار سازمانی
گزارش کارکرد سامانه در یک نگاه
راهنمای آنلاین و آفلاین سامانه

۲ کارتابل و گردش مکاتبات

مشاهده فهرست‌ نامه‌های موجود در کارتابل براساس اطلاعات شماره نامه، موضوع نامه، فرستنده، تاریخ‌نامه، تاریخ ورود به کارتابل، نوع‌نامه
امکان گروه‎بندی کارتابل به‌صورت درختی و انتقال نامه به هر زیرپرونده بصورت دستی یا براساس قوانین تعریف شده در کارتابل
امکان تعیین تعداد ردیف‌های قابل مشاهده در هر صفحه کارتابل
امکان تعیین نحوه مرتب سازی نامه‌های دریافت شده حسب (تاریخ دریافت، فرستنده، فرستنده ارجاع، پرونده، فوریت، تاریخ نامه، تاریخ ارجاع، موضوع، خوانده شده / خوانده نشده، اصل / رونوشت، ایجاد کننده، نوع نامه)
امکان جستجو بین نامه‌های دریافتی درکارتابل برحسب شماره نامه، شماره رهگیری و موضوع نامه
امکان جستجو در کارتابل و زیر پوشه‌های آن
دسترسی سریع جهت ایجاد نامه، ارسال فایل و جریان کار جدید
قفل کردن پیش‌نویس نامه و جلوگیری از ویرایش همزمان پیش‌نویس نامه
امکان انتخاب چند نامه و صدور دستور پرینت برای آنها بصورت همزمان
تعیین یادآوری و مشاهده سوابق یادآوری‌های تنظیم شده

قابلیتهای بیشتر کارتابل مکاتبات

۳ پیگیری و ردیابی ارجاعات و اقدامات

امکان انتخاب نوع ویرایشگر متن در هنگام ارجاع نامه (ویرایشگر ساده، ویرایشگر متنی، قلم نوری)
امکان انتخاب نوع ارجاع (اصل، رونوشت) در هنگام ارجاع نامه
امکان انتخاب نوع فوریت ارجاع (عادی، فوری، آنی) در هنگام ارجاع نامه و درج مهلت پاسخگویی قابل تنظیم برای گیرنده
امکان ارجاع نامه (جهت استحضار، جهت اقدام، جهت امضا، و …) و درج شرح‌های ارجاعات متفاوت به یک یا چند گیرنده
امکان استفاده از فرمان صوتی جهت درج گفتار به متن درهنگام ارجاع نامه در صورت تهیه زیرساخت
امکان ارسال ارجاع (پیام) صوتی بجای ارجاع متنی
امکان تعیین مهلت پاسخگویی برای گیرنده ارجاع
درج فایل در هنگام ارجاع نامه
امکان تعریف متون پرکاربرد جهت درج سریع متن ارجاع
امکان ایجاد گروه گیرندگان و ارجاع گروهی
امکان ارجاع زدن نامه از طرف کاربر جانشین شده
امکان ارجاع نامه به یک یا چند واحد سازمانی و کلیه پرسنل عضو واحد‌ها
امکان تعریف ارجاع خاص برای کاربر به منظور ارجاع نامه خارج از سطوح دسترسی تعیین‌شده در چارت‌سازمانی
امکان بازپس‌گیری ارجاع‌نامه در صورت خوانده نشدن آن توسط گیرنده ارجاع
امکان ارجاع نامه بصورت محرمانه و مشاهده ارجاعات محرمانه در صورت داشتن سطح دسترسی لازم
امکان درج یادآوری و اعلان در هنگام ارجاع‌نامه و قرارگیری نامه در فهرست پیگیری‌ها
امکان مشاهده مدت زمان رسوب نامه در کارتابل گیرنده ارجاع (زمان سپری شده تا اولین اقدام شامل ارجاع، بایگانی، حذف ارجاع نامه)
….

قابلیتهای بیشتر ارجاعات و اقدامات نامه

مکان انتخاب نوع فوریت ارجاع (عادی، فوری، آنی) در هنگام ارجاع نامه و درج مهلت پاسخگویی قابل تنظیم برای گیرنده
امکان تعیین مهلت پاسخگویی برای گیرنده ارجاع
امکان بروزرسانی مهلت پاسخ‌دهی برای کاربر ارجاع دهنده
امکان تعریف متون پرکاربرد جهت درج سریع متن ارجاع
امکان ایجاد گروه گیرندگان و ارجاع گروهی
افزودن امکان اولویت بندی اعضای گروه گیرندگان
مشاهده نامه‎های ارجاع شده درفهرست ارسال شده‌ها و تعیین آخرین مکان‎های نامه و نحوه گردش آن
امکان ارجاع‌نامه به درگاه‌های سایر سازمان‌های در هنگام استفاده از سیستم بصورت چند سازمانی
امکان پیگیری نامه‌های جهت اقدام در فهرست پیگیری‌های فرستنده ارجاع
دسترسی به مشاهده رونوشت پنهان در صورت وجود دسترسی لازم برای کاربر
کنترل، پیگیری و مشاهده گردش ارجاعات بصورت گرافیکی و درختواره
ارسال پیامک به فرستنده در صورت عدم پاسخ به نامه در مهلت پاسخ تعیین شده
ارسال ایمیل به گیرندگان ارجاع نامه

۴ دبیرخانه تخصصی / مدیریت بسته‌ها و مرسولات

امکان تعریف نامحدود دبیرخانه با فرمت‌های مختلف شماره‌گذاری
امکان معرفی دفاتر اندیکاتور متعدد به‌ازای یک دبیرخانه
امکان معرفی شماره اندیکاتور و اختصاص فرمت شماره‌گذاری مستقل برای هر دبیرخانه
امکان شخصی سازی فرم‌های ورود اطلاعات
ثبت و مدیریت انواع نامه‌ها و بسته‌های مکاتباتی وارده و صادره (شامل اطلاعات نوع بسته، دبیرخانه، طبقه بندی، نوع دریافت، شرکت پستی، نوع پست، بارکد، تاریخ دریافت، تاریخ ثبت، موضوع، توضیحات، فرستنده، گیرنده)
امکان ثبت نامه‌ها در سیستم دبیرخانه به یکی‌‌از روش‌های بارگزاری تصویر نامه، اسکن نامه، نامه ایمیل‌شده، نامه ECE شده و پیش‌نویس دریافت‌شده از کاربران
ثبت مشخصات‌نامه (شماره‌ و تاریخ نامه‌ وارده، دبیرخانه، پرونده، موضوع، فرستنده، گیرندگان، نوع ارجاع، نوع ارسال، متن‌ارجاع، تحویل‌دهنده، محرمانگی، فوریت، کلیدواژه‌ها)
ثبت مکاتبات انبوه با اطلاعات مشابه
جستجوی شماره نامه با کاراکترهای متنوع / جستجو و بازیابی اطلاعات ثبتی متفرقه و… / جستجو در فهرست‌های دبیرخانه
الزامی نمودن پاسخ به نامه‌ها در دبیرخانه
کلیدهای میانبر برای ثبت نامه و بسته شدن خودکار فرم شماره‌دهی

برای آشنایی با تمام قابلیتهای تخصصی دبیرخانه کلیک کنید.

۵ ویرایشگر Word در نرم افزار

امکان باز نمودن نرم افزار Word خارج از محیط مرورگر توسط نرم افزار و انتقال متن به نرم افزار
امکان تعریف انواع قالب نامه (سربرگ، ته‌برگ) در Word و ایجاد نامه‌ها بر اساس قالب انتخابی
امکان تعریف انواع قالب‌های تک امضا و دو امضا و انگلیسی در Word
امکان تبدیل نامه ایجادشده در Word به تصویر بلافاصله بعد از ذخیره پیش‌نویس نامه
مشاهده پیش‌نمایش نامه‌های ایجاد شده در Word همراه با مشاهده محتوی تگ‌های تعریف‌شده
دریافت بدنه نامه Word بدون امضا و سربرگ

۶ افزونه Word در قالب Add-ins

نصب افزونه (Add-Ins) تولید شده مستقل برای نرم‌افزار Word نسخ (۲۰۱۶،۲۰۱۳) جهت ایجاد، شماره‌گذاری و ارجاع نامه‌
امکان ایجاد و ارجاع پیش نویس نامه به‌صورت مستقیم در نرم‌افزار Word
امکان بازنمودن پیشنویس‌های ایجاد شده کاربر در نرم افزار Word
امکان ثبت و دریافت شماره اندیکاتور به‌صورت مستقیم در نرم‌افزار Word
امکان فراخوانی قالب‌های مختلف Word ایجاد شده از اتوماسیون‌اداری
ایجاد عطف و پیرو در هنگام ایجاد نامه در داخل نرم‌افزار Word

۷ تبدیل گفتار به متن

امکان تبدیل گفتار کاربر به متن در میزکار
امکان تبدیل گفتار کاربر به متن و درج شرح ارجاع نامه
امکان تبدیل گفتار به متن و درج در متن نامه

۸ تقویم سازمانی و مدیریت جلسات

امکان تعریف انواع تقویم‌های کاری و دسترسی به کاربران
امکان درج رخدادها بصورت روزانه یا هفتگی در تقویم سازمانی
امکان تعیین دسترسی جهت مشاهده، درج، ویرایش و حذف رویدادها در تقویم‌‍ سازمانی به کاربران
ثبت و تنظیم زمان قرار ملاقات‎ها و جلسات در تقویم سازمانی
امکان تعریف روزهای تعطیل در سال
امکان تعریف ساعات‌کاری روزانه در هفته
امکان درج رویدادها برای گروهی از کاربران
کنترل تداخل زمانی جلسات
امکان درج یادآوری برای جلسات و نمایش آن برای افراد مربوطه
یادآوری رویدادهای ثبت شده در هنگام سررسید توسط ایمیل و پیامک

۹ سامانه تبادل فایل

امکان ارسال و دریافت فایل در کارتابل اتوماسیون اداری
اعمال سطوح دسترسی براساس واحد سازمانی و کاربران بر روی نوع و حجم فایل قابل انتقال
امکان اتصال مستقیم به دستگاه اسکنر جهت بارگذاری فایل‌ها
مشاهده و دریافت فایل‌ها در کارتابل اتوماسیون اداری گیرندگان
مدیریت حذف فایل‌های تبادل شده در بازه‌ زمانی قابل تعریف

۱۰ پیام‌ها و گفتگوهای سازمانی (چت سازمانی)

امکان چت بین دو کاربر بصورت همزمان
مشاهده آرشیو گفتگوهای انجام شده هر کاربر
امکان تعیین سطح دسترسی برای کاربر جهت انتخاب سایر کاربران در گفتگوی سازمانی
امکان ارسال فایل در حین گفتگو

۱۱ تنظیمات، اطلاعات پایه و ساختار سازمانی

امکان تعریف سازمانهای مرتبط به‌هم (درختواره سازمانی)
امکان اعمال دسترسی سازمانهای مرتبط به‌هم جهت ارسال و دریافت بین سازمانی (در صورت تهیه لیسانس نسخه چندسازمانی)
امکان تعریف انواع سازمان و گروه‌بندی سازمان‌ها براساس نوع
امکان اعمال دسترسی جهت ارسال و دریافت نامه ها بین انواع سازمان
امکان تعریف چارت سازمانی هر سازمان
امکان تعریف و مشاهده پرسنل و انتساب پست سازمانی مشخص از روی چارت سازمانی
امکان تعریف چند سمت یا پست سازمانی به یک پرسنل
تعریف عنوان مکاتباتی برای واحدها و سمتهای سازمانی
امکان تعریف امضا متعدد به ازای هر پست سازمانی پرسنل
ایجاد تگ شعار مناسبتی
افزودن فیلدها و تگ‌های متناظر اطلاعات تماس به دپارتمان‌ها
ایجاد دسترسی برای تعیین جانشین

قابلیتهای بیشتر اطلاعات پایه

۱۲ گزارش ساز و گزارش‌های پیش فرض (گزارش‌های استاندارد)

امکان اجرای گزارش‌های پیش فرض سیستم
امکان ساخت و بارگزاری گزارشهای خاص هر سازمان بهره بردار ( نرم‌افزار ساخت گزارشات بر مبنای نرم‌افزار Stimul Soft یا SQL Server Reporting Service می‌باشد)
امکان گزارش‌گیری با محتوی و شروط اختیاری
امکان ارسال گزارش‌های آماری به صفحه گسترده Excelیا فرمت PDF
مدیریت دسترسی کاربران و گروه‌های کاربری به گزارش ها
قابلیت ایجاد فیلتر بر روی گزارش‌ها براساس محدوده تاریخ ثبت، شماره ثبت، شرکت بیرونی، فرستنده، گیرنده، ایجادکننده نامه، ثبت‌کننده نامه، ارجاع‌دهنده، امضا کننده، نوع‌نامه

۱۳ ارسال پیامک

امکان ارسال SMS در هنگام ثبت نامه
امکان ارسال SMS در هنگام ارجاع‌ نامه
امکان ارسال SMS در هنگام ایجاد رویداد جدید تقویم کاری
امکان ارسال SMS در بخش هشدار و پایش نرم افزار اتوماسیون اداری
امکان گزارشگیری از SMSهای ارسال شده
امکان فعال نمودن ارسال SMS درزمان رخداد یک رویداد
امکان تعریف خطوط و سرویس دهنده‌های پیامکی مطابق با جدول ذیل می باشد.

نکته ۱: زیرسیستم اطلاع رسان پیامکی در اتوماسیون اداری فراگستر، در حال حاضر با تامین کنندگان معرفی شده در این بخش، پیکربندی شده است. در صورتی که از سایر تامین کنندگان پیامکی موجود در کشور استفاده می کنید، امکان اضافه کردن سرویس در سیستم وجود داشته و می توانید درخواست خود را از طریق ارسال تیکت به بخش خدمات پس از فروش اعلام فرمایید.
نکته ۲: لطفا در هنگام تهیه سرویس ارسال پیامک برای استفاده در اتوماسیون اداری فراگستر، حتما به نام شرکت و آدرس وب سرویس معرفی شده دقت نمایید. چرا که در برخی موارد تشابه اسمی شرکتهای ارائه دهنده خدمات ارسال پیامک ممکن است برای مشتریان محترم مشکلاتی ایجاد نماید.

فهرست تامین کنندگان سرویس های پیامکی در اتوماسیون فراگستر

ردیف	نام تامین کننده پیامک	آدرس وب سرویس
۱	اهورا	http://sms.ahoorasms.ir/SMSWS/SOAPWebService.asmx
۲	اهرا	http://www.ahra.ir/webservice/AhraUsersWebService.asmx
۳	آتیه داده پرداز	http://ws.adpdigital.com/services/MessagingService
۴	مگفا	http://sms.magfa.com/services/urn:SOAPSmsQueue?wsdl
۵	مهر افزار	http://mehrafraz.com/WebService/Service.asmx
۶	نگین	http://sms.3300.ir/almassms.asmx
۷	پرهات (سرویس ۱)	http://ws.rahatsms.com/webservices/wssend/parhotsendws.asmx
۸	پرهات ( سرویس۲)	http://ws.rahatsms.com/webservices/wsadvanced/ParhotAdvancedWS.asmx
۹	پارسا	http://parsasms.com/webservice/v2.asmx?WSDL
۱۰	رهیاب رایانه گستر	http://193.104.22.14:2055/CPSMSService/Access
۱۱	اس ام اس آپ	http://smsapp.ir/webservice/v2.asmx?WSDL
۱۲	رهیاب پیام گستران	http://www.linepayamak.ir/Post/Send.asmx?wsdl
۱۳	فراپیامک	http://api.payamak-panel.com/post/Send.asmx
۱۴	سیپکا	http://sipka.ws/API/SendSMS.asmx
۱۵	مدیاتا	http://ippanel.com/public/class/sms/wsdlservice/server.php
۱۶	آسانک	https://panel.asanak.com/webservice/v1rest

۱۴ امنیت و حدود دسترسی و رویدادهای نرم‌افزار

امکان اعمال پایان خودکار Session جاری استفاده کاربران از نرم‌افزار اتوماسیون اداری در صورت عدم استفاده در بازه زمانی مشخص
پشتیبانی از پیچیدگی رمز ورود
امکان اعمال اجباری کردن انتخاب رمز عبور قوی (Strong Password)
امکان کنترل ورود یک کاربر از یکسری آدرس‌های از پیش تعریف شده و جلوگیری از ورود همزمان یک نام کاربری از بیش از یک آدرس
ثبت Log تمامی جزئیات رویدادهای مرتبط با نامه و کاربر در نرم‌افزار به‌همراه زمان وقوع رویداد، کاربر، آدرس IP دستگاه
امکان ثبت لاگ مربوط به ورود و خروج به نرم افزار
امکان ثبت لاگ مربوط به ایجاد،ثبت، ابطال، چاپ، امضا، ارسال، الصاق متن و پیوست، نامه
امکان ثبت لاگ اعطای دسترسی به فرد به همراه زمان وقوع رویداد، کاربر اعطاکننده دسترسی، آدرس IP دستگاه
امکان گزارشگیری برای راهبر نرم‌افزار از لاگ همه کاربران
امکان ثبت لاگ مربوط به عملیات راهبر نرم‌افزار مانند فعال یا غیرفعال‌سازی کاربر، اعطای دسترسی، حذف دسترسی، افزودن در گروه کاربری، تعریف کارکنان، تعریف امضای کارکنان، ایجاد قالب و الگوی متن و …
امکان دسترسی به مجوز ها و فرمهای پایه سامانه براساس دسترسی راهبرهای هرسازمان تعریف شده
امکان دسترسی به مشاهده یا عدم مشاهده IP در رویداد نامه ها

به اطلاعات بیشتری نیاز دارید؟

مشاهده جدیدترین قابلیتهای نسخه ۷

مشاهده تمام قابلیتهای سیستم

تنظیم جلسه دمو و دریافت پیشنهاد قیمت

با تکمیل فرم زیر کارشناسان فراگستر جهت ارائه دموی نرم افزار با شما تماس خواهند گرفت. همچنین از طریق تلفن ۴۲۶۲۳-۰۲۱ داخلی ۱ در ساعات اداری شنبه تا چهارشنبه از ساعت ۸ الی ۱۷ و پنجشنبه ها از ساعت ۸ الی ۱۳ پاسخگوی شما خواهیم بود.