حتما تا به حال اصطلاح سیستم سازی را شنیدهاید. سیستم سازی کسب و کار روشی است که باعث سادهتر شدن فعالیتها و افزایش بهرهوری میشود و اولین قدم برای اتوماسیون یک کسب و کار است. در واقع، هر سازمانی طی فرآیند رشد خود مناسبترین روش را برای انجام دادن کارها پیدا کرده و آنها را به صورت سیستماتیک انجام میدهد. اما روند طبیعی سیستم سازی زمانبر است و پاسخگوی رشد سریع سازمانها نخواهد بود. بنابراین هر سازمان باید بتواند فرآیندهای خود را فوراً سازماندهی و سیستماتیک کند. در این مقاله در مورد تعریف سیستم سازی، مراحل آن و ارتباطش با اتوماسیون صحبت میکنیم.
فهرست مطالب
سیستم سازی یعنی چه؟
سیستم سازی به معنی نظم بخشیدن به یک کار یا چیز اشاره دارد؛ به طوری که نحوه انجام یک کار یا نحوه کار کردن با یک چیز به شکلی خاص و استاندارد تبدیل شود. سیستم سازی کسب و کار نیز فرآیندی است که طی آن رویههای عملیاتی استانداردسازی میشوند تا ثبات و بهرهوری فعالیتهای سازمان افزایش پیدا کند. بنابراین میتوان گفت به نوعی فعالیتهای کسب و کار را مدلسازی میکند.
سیستم سازی به معنی نظم بخشیدن به یک کار و فعالیت است
ایجاد روشهای عملیاتی استاندارد یا SOP ها نیز، نیازمند ثبت دقیق تمامی مراحل و جزئیات فعالیتهای سازمان است و زمانبر خواهد بود. به همین دلیل هم سیستم سازی خارج از محیط سازمان آنقدرها ضرورت ندارد. اما هنگامی که فرآیند کار در یک سازمان استاندارد باشد، کارها سادهتر، سریعتر و با بهرهوری بالاتری انجام خواهند شد و در دراز مدت فواید زیادی برای سازمان شما خواهد داشت.
سیستم سازی نه تنها انجام کارها را آسانتر میکند، بلکه دقت انجام آنها را نیز افزایش میدهد و کنترل و نظارت بر اجرای آنها را بهبود میبخشد. زیرا همه چیز استاندارد است و جایی برای ابهام یا خطا وجود نخواهد داشت.
هدف از سیستم سازی نیز افزایش بهرهوری و بهبود کیفیت خدمات از یک سو و ایجاد قابلیت رشد سریع سازمان برای سازمان از سوی دیگر است. بدون سیستم سازی فعالیتها، رشد سازمان آهسته خواهد بود و کیفیت و نتیجه فعالیتهال ثبات نخواهد داشت.
چرا سیستم سازی کسب و کار مهم است؟
سیستم سازی برای هر کسب و کار در حال رشدی ضروری است، به خصوص اگر به دنبال حذف کارهای تکراری و خسته کننده در سازمان خود هستید. در ادامه 3 مورد از دلایل اهمیت سیستم سازی کسب و کار آورده شده است:
1- نظم بخشیدن به کسب و کار و فرآیندهای آن
سیستمسازی کسب و کار، نحوه انجام کارها را استاندارد میکند و شما و همکارانتان دیگر مجبور به صرف زمان برای تصمیمگیری در مورد نحوه انجام کارها یا بهیادآوردن آنها نخواهید داشت. این مساله نه تنها امکان خطا در انجام کارها را کاهش میدهد، بلکه یادآوری آنها را نیز آسان میکند.
علت دیگر اهمیت سیستمسازی کسب و کار این است که رویههای کاری را استاندارد میکند. بنابراین به راحتی میتوانید آنها را به نیروهای انسانی جدید آموزش دهید. این امر باعث تسهیل مدلسازی این رویهها در مراحل اتوماسیون کسب و کار نیز میشود.
2- تسهیل تفویض کردن اختیارات به دیگران
گسترش دادن یک کسب و کار بدون تفویض اختیارات و وظایف به دیگران ممکن نیست. اما در بسیاری موارد، مدیران و کارآفرینان از اینکه کارها و اختیارات را به دیگران تفویض کنند واهمه دارند و بیشتر کارها را خودشان انجام میدهند. این موضوع فرصت گسترش کسب و کار را از آنها میگیرد. علت اصلی واهمه این مدیران از تفویض اختیارات این است که دیگران نتوانند آن را به درستی انجام دهند.
وقتی بیشتر فعالیتهای یک کسب و کار سیستمسازی میشود، امکان خطا به حداقل میرسد و هر کسی میتواند آنها را انجام دهد. وجود آموزشها و راهنمایی برای یادگیری رویههای استانداردسازی شده در یک کسب و کار، باعث میشود مدیران بتوانند با اطمینان خاطر و بهراحتی وظایف خود را به دیگران تفویض کنند. در این حالت، فردی که کار به وی تفویض شده حتی اگر تازهکار باشد، میتوانند با استفاده از راهنمای سیستم، آن را دقیقاً به شکلی که شما میخواهید انجام دهند. در نتیجه مدیران میتوانند زمان خود را به طور موثرتری اولویتبندی کنند. این به آنها این امکان را میدهد که انرژی خود را بر روی کارهای درآمدزا متمرکز کنند که باعث افزایش کسب سود آنها نیز خواهد شد.
3- ایجاد امکان رشد سریع و مقیاسپذیری
یکی از اصلیترین دلایل اهمیت سیستمسازی کسب و کار این است که به رشد سازمان میکند. در واقع استاندارد نبودن فرآیندها امکان افزایش خروجی تولید سازمان را محدود میکند. زیرا چنین سازمانی برای انجام هر فرآیند توسط افراد جدید نیازمند آزمون و خطا خواهد بود.
اما وقتی که تمامی رویهها و فرآیندها سیستمسازی شده باشند، شما میتوانید به راحتی با افزایش نیروی انسانی، حجم خروجی تولید یا خدمات خود را افزایش دهید. به عنوان نمونه میتوان به اولین خط مونتاژ اتوموبیل اشاره کرد که توسط هنری فورد ابداع شد. استانداردسازی این فرآیند به خودروسازی فورد اجازه داد به سرعت مقیاس تولید خود را افزایش دهند.
مزایای سیستم سازی کسب و کار چیست؟
هر چقدر فعالیتهای کسب و کار شما بیشتر سیستماتیک باشد، برای اجرای آنها نیاز کمتری به حدس و گمان خواهید داشت. این مسئله مزیتهای متعددی را برای بخشهای مختلف کسب و کار شما به همراه خواهد داشت. در این قسمت به تعدادی از این مزایا اشاره میکنیم:
1- بهبود عملکرد: داشتن روشهای روشن و استاندارد برای انجام کارها، باعث ایجاد اطمینان در میان اعضای تیم شما و سازگاری بیشتر میان فعالیتهای آنها میشود. در نتیجه تیمها میتوانند بر بهبود مدیریت پروژه و انجام اولویتها تمرکز کنند که باعث بهبود عملکرد سازمان خواهد داشت.
2- کاهش هزینه: تفویض کارهای مختلفی که باید در یک کسب و کار انجام شوند به شما اجازه میدهد از زمان خود برای کارهایی که درآمد بیشتری ایجاد میکنند استفاده کنید. همچنین باعث میشود که بتوانید کارهای تکراری را ساده و غیرتخصصی کنید و آنها را به نیروی کار ارزان بسپارید.
مزایای سیستم سازی شامل تمام ابعاد کسب و کار شما میشود
3- افزایش بهرهوری: با سیستماتیک کردن فعالیتها میتوانید هر گونه گام غیر ضروری را کشف و حذف کنید. مستندسازی رویهها به شما کمک میکند ببینید کجا منابع را هدر میدهید و در نتیجه، کجا میتوانید کارایی را به صورت روزانه افزایش دهید. به اینترتیب کسب و کار شما کارآمدتر خواهد شد.
4- صرفهجویی در زمان: در یک کسب و کار سیستماتیک، عملیات روزانه حتی در غیاب شما همواره به انجام خواهد رسید. بنابراین زمان و انرژی شما را آزاد میکند تا بتوانید بر آینده شرکت یا ارائه محصولات جدید تمرکز کنید.
5- تسهیل اتوماسیون: همانطور که پیشتر گفتیم، سیستم سازی کسبوکار، پیادهسازی اتوماسیون کسب و کار را آسانتر میکند. وقتی یک روتین برای انجام فعالیتی وجود نداشته باشد، مدلسازی و اتوماسیون آن ممکن نخواهد بود.
6- بهبود ارتباطات: داشتن رویههای دقیق باعث کاهش خطاها، سوءتفاهمها، تلاشهای بیهوده و حتی اختلافات احتمالی در مورد چگونگی و زمان انجام کارها میشود.
گامهای لازم برای سیستم سازی کسب و کار چیست؟
سیستم سازی کسب و کار را میتوان در 5 مرحله اصلی انجام داد:
– مرحله اول پیدا کردن فعالیتهای تکراری است. در این مرحله شما باید:
- مشخص کنید که وظایف چند بار (روزانه، هفتگی یا ماهانه) تکرار میشوند.
- همه افرادی را که در انجام یک فعالیت دخیل هستند شناسایی کنید.
- مدت زمان هر کار را تعیین کنید.
- تعیین کنید که آیا وظایف قابل واگذاری هستند یا خیر.
– مرحله دوم اولویتبندی و استانداردسازی فعالیتهایی است که در مرحله اول پیدا کردید. در این مرحله شما باید:
- افراد مسئول دقیق انجام فعالیتهای تعیین شده را مشخص کنید.
- اهمیت هر کدام از فعالیتها را شناسایی کنید.
- فعالیتها را با توجه به اهمیت و نقش آنها در حفظ سلامتی کسب و کار اولویت بندی کنید.
علاوه بر این، میتوانید خطمشیها و رویههایی را ایجاد کنید تا اطمینان حاصل کنید که همه فعالیتهای اساسی کسبوکار بدون مشکل اجرا میشوند.
– مرحله سوم: فعالیتهای مورد نظر خود را مستند کنید. در این مرحله شما باید:
- تا آنجا که ممکن است جزئیات را ثبت کنید. این بسیار مهم است! سعی کنید فعالیتها را از منظر شخصی که برای اولین بار کار را انجام میدهد، ثبت و ضبط کنید. یک راهنمای گام به گام از فعالیت مورد نظر بنویسید و در آن از تصاویر و یا ویدئوهای آموزشی استفاده کنید تا بیشترین مقدار وضوح را داشته باشند.
- از تمام منابع موجود و حتی از الگوهای رایگان موجود در اینترنت برای نوشتن این فعالیتها استفاده کنید تا مقداری از زمان صرف شده برای نوشتن آنها کاسته شود.
- در صورت نداشتن زمان یا منابع، از کمک اشخاصی استفاده کنید که بیشترین تجربه و مشارکت را در انجام فعالیتهای مذکور دارند.
– مرحله چهارم: فعالیتهای سیستم سازی شده را اجرا کنید. در این مرحله باید:
- رویههای عملیاتی استانداردسازی شده را به صورت آزمایشی اجرا کنید. یعنی فعالیتها را مطابق مراحلی که نوشتید انجام دهید تا ببینید آیا انجام وظایف آن آسان است یا خیر. ممکن است مواردی را بیابید که نیاز به شفافسازی بیشتری دارند.
- اگر میتوانید، از یک همکار بخواهید تا با استفاده از دستورالعمل های شما، برخی از وظایف را انجام دهد. اگر سؤالات زیادی بپرسند، احتمالاً نشانهای از این است که جزئیات این فعالیتها به اندازه کافی کامل نیست و نیاز به توضیح بیشتری دارد.
- از رویههای عملیاتی استانداردسازی شده خود را تا آنجا که میتوانید نگهداری دارید تا مطمئن شوید که هیچ اشتباهی در آینده رخ نمیدهد.
– مرحله پنجم و مرحله آخر، اصلاح و بهینه سازی فعالیتهای استانداردسازی شده است. در این مرحله باید:
- به ایجاد تغییراتی در رویههای عملیاتی استانداردسازی خود برای بهبود فرآیندها، افزایش کارایی و کارایی در طول زمان ادامه دهید.
- کارکنان را تشویق کنید تا در مورد چگونگی بهبود فرآیندها پیشنهاداتی ارائه کنند.
سیستم سازی کسب و کار با اتوماسیون فراگستر
سیستم سازی کسب و کار را میتوان قدم اول در اتوماسیون آن دانست. زمانی که فعالیتهای سازمان شما یک روال منظم گرفت، شما خواهید توانست به راحتی روشهای عملیاتی استاندارد شده را تبدیل به مدلهای کامپیوتری کنید و سپس توسط نرم افزارهای اتوماسیون آنها را به گردش بیندازید. از سوی دیگر شما میتوانید سیستم سازی عملیاتهای سازمانی را با استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون نیز انجام دهید. این حالت به ویژه میتواند مربوط به شرایطی باشید که میخواهید یک فعالیت جدید را در سازمان خود آغاز کنید و از ابتدا به اتوماسیون آن بپردازید.
نرم افزارهای اتوماسیون، مانند نرم افزار اتوماسیون کسب و کار فراگستر، با فراهم کردن ابزارهای قوی برای مدلسازی و تهیه فرم ها و گردش کامپیوتری آنها، میتوانند به سیستم سازی فعالیتهای کسب و کار شما کمک کنند. این فعالیتها میتواند شامل هر نوع گردشکار سازمانی باشد. در ادامه یک نمونه از مواردی را که میتوانید با استفاده از اتوماسیون فراگستر به سیستم سازی فعالیتهای کسب و کار خود بپردازید اشاره میکنیم. این نمونه عبارت است از سیستم سازی وظایف تکرار شونده:
هر کسب و کاری دارای وظایف تکراری، لیست کارهای تکراری است. لیست هایی برای هر فرد در کسب و کار و همچنین لیست هایی برای خود کسب و کار وجود دارد. در اینجا مراحلی وجود دارد که باید انجام دهید:
1- فهرستی از هر کاری که انجام میدهید ایجاد کنید.
2- این لیست را به مراحل عمل تقسیم کنید.
3- مشخص کنید که چه زمانی کار تکرار میشود. آیا روزانه، هفتگی، ماهانه است؟ فصلی است یا سالانه؟ یا دوره ای است؟
4- از نرم افزار برای پیگیری وظایف و برنامه ریزی آنها برای شما استفاده کنید. تابلوهای کانبان یک انتخاب عالی برای هر کسب و کاری است. این شکل از مدیریت پروژه برخاسته از تئوری مدیریت ناب است.
دلیل انجام هر 4 مرحله این است که هر مرحله هدفی دارد. مرحله اول وظایف تکرار شونده را مشخص میکند. مرحله دوم انجام کار را برای هر کسی آسان میکند. فرض کنید هر جمعه یک خلاصه کاری انجام میدهید. با ترسیم آن، شخص دیگری میتواند جای شما را پر کند. مرحله سوم آن را قابل پیش بینی میکند. مرحله چهارم همه چیز را در حالت اجرای خودکار قرار میدهد.
کلام آخر
سیستم سازی کسب و کار به این معناست که خود را در بهترین مسیر مدیریت کسبوکارتان قرار دهید. سیستم سازی کسب و کار با استانداردسازی عملیاتهای آن، باری را از دوش کارکنان برمیدارد و به شما نیز امکان میدهد با حداقل تلاش، سازمان خود را مدیریت کنید. روشهای عملیاتی استاندارد به سازمان و اعضای آن دید دقیقی از نقشهای افراد و نحوه اجرای فعالیتهای سازمان میدهد. این باعث کارآمدتر و موثرتر شدن سازمان شما خواهد شد و به شما این فرصت را میدهد تا کسب و کار خود را به سرعت توسعه دهید. یکی از ابزارهایی که میتواند به این سیستم سازی کمک کند، نرم افزارهای اتوماسیون است. همچنین، سیستم سازی میتواند یک رویکرد موثر برای شروع اتوماسیون کسب و کار شما و افزایش موفقیت آن باشد.
سوالات متداول مشتریان
۱- سیستمسازی یعنی چه؟
سیستمسازی یعنی نظم بخشیدن به یک کار، به طوری که نحوه انجام آن استاندارد شود. سیستمسازی کسب و کار نیز فرآیندی است که طی آن رویههای عملیاتی کسب و کار، استانداردسازی میشوند.
۲- مزایای سیستم سازی کسب و کار چیست؟
هر چقدر فعالیتهای کسب و کار شما بیشتر سیستماتیک باشد، برای اجرای آنها نیاز کمتری به حدس و گمان خواهید داشت. به علاوه باعث: بهبود عملکرد، کاهش هزینه، افزایش بهرهوری، صرفهجویی در زمان، تسهیل اتوماسیون و بهبود ارتباطات میشود.
۳- گامهای لازم برای سیستم سازی کسب و کار چیست؟
سیستم سازی کسب و کار 5 گام اصلی دارد: 1- پیدا کردن فعالیتهای تکراری. 2- اولویتبندی و استانداردسازی آنها. 3- مستندسازی آن فعالیتها. 4- اجرای رویههای عملیاتی استاندارد شده. 5- اصلاح و بهینه سازی رویههای عملیاتی استانداردسازی شده.
