برای خیلی از مدیران، خودکارسازی و اتوماسیون کسب و کار ممکن است کار مشکلی به نظر برسد. اما دلایل متعددی وجود دارند که باید همین امروز کسب و کار خود را به سمت اتوماسیون ببرید. در این مقاله به برخی از این دلایل می‌پردازیم.
در حالی که خیلی از سازمانهای بزرگ دنیا برای افزایش بهره‌وری خودشان از راهکارهای اتوماسیون استفاده میکنند، برای بسیاری از مدیران این سوال مطرح میشود که آیا اتوماسیون اداری به درد کسب و کارهای متوسط و کوچک یا SME ها نیز می‌خورد؟ در ادامه ضمن تعریف کسب و کارهای متوسط و کوچک، به فایده‌های اتوماسیون اداری فراگستر برای آنها می‌پردازیم.
یکی از بهترین روش های کاهش هزینه در سازمان، استفاده از راهکارهای اتوماسیون، مانند نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر است. اما آیا می‌دانید که نرم افزارهای اتوماسیون چگونه به کاهش هزینه‌ها کمک میکنند؟ در این مقاله به روش‌هایی اشاره می‌کنیم که از طریق آن، اتوماسیون اداری فراگستر باعث کاهش هزینه های سازمان شما میشود.
شاید برایتان جالب باشد که بسیاری از بزرگ‌ترین و معتبرترین سازمانهای دنیا از راهکارهای اتوماسیون کسب و کار استفاده میکنند. اما آیا می‌دانید که چه چیزی آنها را به سمت این راهکارها سوق میدهد؟ در این نوشته در مورد ۱۰ دلیل که باعث میشود مدیران بزرگ دنیا به سراغ اتوماسیون اداری بروند، صحبت خواهیم کرد.
نرم افزارهای اتوماسیون اداری پیشرفته، امکانات و قابلیت‌های متنوعی را در اختیار کاربران قرار می‌دهند و می‌توانند بسیاری از چالش‌ها و نیازهای کسب و کارها را برطرف کنند. اما شاید بپرسید دقیقاً کدام چالش‌ها؟ برای آشنایی بهتر شما با پاسخ این سوال، به معرفی برخی از چالش‌هایی می‌پردازیم که اتوماسیون اداری فراگستر در سازمانهای ایرانی برطرف کرده است.
امکان تهیه گزارش‌های صحیح و به موقع از اطلاعات تولید شده در نرم افزارهای سازمانی، به ویژه در نرم افزار اتوماسیون اداری (مانند اتوماسیون کسب و کار فراگستر)، برای کلیه سازمانهایی که از آنها استفاده میکنند، یک نیاز همیشگی بوده و خواهد بود. اما بهره‌برداری بهینه از این گزارش‌ها نیازمند دریافت به موقع و صحیح آنهاست.
گاهی وقت ها کاربران نیاز دارند تا بر اساس تعریف یکسری قوانین بخصوص، به محض دریافت نامه‌ای، آن نامه بصورت خودکار در پرونده‌ای که مشخص میکنند، بایگانی شخصی یا سازمانی شود. اتوماسیون فراگستر این امکان را برای کاربران فراهم میکند.
گاهی وقت‌ها کاربران نیاز دارند تا از دریافت یک نامه خاص از یک شخص بخصوص (یا هر شرط دیگری که خودشان تعیین خواهند کرد) حتی اگر در سامانه اتوماسیون کسب و کار وارد هم نشده باشند، باخبر شوند. اتوماسیون اداری فراگستر با قابلیت تنظیم قوانین کارتابل، این امکان را برای شما فراهم میکند.
فرم های اداری کاربرد زیادی در سازمانها دارند و سازمان های مدرن معمولاً این فرم‌ها را به صورت الکترونیکی و با استفاده از ابزارهایی به نام فرم ساز تهیه و استفاده میکنند. شرکت فراگستر برای ارائه خدمات بهتر به مشتریان خود، چندین نوع ابزار فرم ساز را طراحی کرده و در اختیار آنها قرار داده است که شامل فرم ساز BPMS، فرم ساز اتوماسیون اداری و نرم افزار پیشخوان خدمات کارکنان فراگستر میشود. اما تنوع این ابزارها باعث سردگمی برخی از کاربران شده و این پرسش را برای آنها به وجود می‌آرود که از هر یک از این ابزارها باید در چه زمانی استفاده شود. در این مقاله ضمن پاسخ به این پرسش‌ها، به معرفی این فرم‌سازهای فراگستر، بررسی تفاوت‌های آنها و مزایا و معایب هر کدام می‌پردازیم.
یکی از فایده‌های اصلی اتوماسیون اداری این است که بتوانید تمامی کارهای خود را از یکجا و به صورت یکپارچه مدیریت کنید. اما گاهی اوقات، نامه‌ها با استفاده از ایمیل ارسال و دریافت می‌شوند. در این صورت، کارکنان برای پیگیری کارها مجبور به استفاده از نرم افزارهای مربوط به ایمیل خواهند شد. اتوماسیون اداری فراگستر با امکان ثبت خودکار و مشاهده ایمیل‌های دریافتی در کارتابل اتوماسیون به کاربران امکان میدهد تا بتوانند ایمیل‌های خود را در کنار سایر نامه‌ها و فعالیت‌های خود، از داخل کارتابل پیگیری کنند.
گاهی وقت‌ها کاربران اتوماسیون نیاز دارند تا بتوانند نامه‌ای را که در مورد موضوعی خاص (یا با هر شرط دیگری) دریافت میکنند، به محض دریافت، بطور خودکار همراه با شرح اقدام و سایر تنظیمات لازم به کاربر یا کاربران دیگری ارجاع دهند. اتوماسیون اداری فراگستر با قابلیت تنظیم قوانین کارتابل، این امکان را برای آنها فراهم میکند.
آیا میدانستید که به محض تعریف یک رویداد جدید در تقویم سازمانی سامانه اتوماسیون کسب و کار فراگستر، آن رویداد به صورت یک اطلاعیه در کارتابل فرد یا افرد مرتبط با رویداد (مدعوین) ارسال خواهد شد؟
سلسله مراتب اداری به سازمانها کمک میکند تا نقش کارکنان و روابط میان آنها را مشخص کنند. برخی سازمانها از این سلسله مراتب برای اعمال محدودیت در مکاتبات و گردش اطلاعات میان کارکنان نیز استفاده میکنند. اما این کار چرا و با چه قواعدی انجام میشود؟ در این مقاله ضمن پاسخ به این سوال، به قابلیت‌های اتوماسیون اداری فراگستر برای محدودسازی مکاتبات بر اساس چارت سازمانی، اعمال محدویت در مکاتبات بین سازمانی و نحوه ایجاد استثناء برای آنها می‌پردازیم.
آیا میدانستید که در هنگام تعریف یک رویداد در تقویم سازمانی سامانه اتوماسیون کسب و کار فراگستر، می‌توانید مکان رویداد را روی نقشه مشخص و به مخاطبانی که دعوت شده‌اند، اطلاع رسانی نمایید؟ برای آشنایی با این قابلیت، با ما همراه باشید.
اگر مدیریت یک سازمان را بر عهده داشته باشید، با دردسرهای نگهداری و استفاده از مستندات بی‌شماری که برای فعالیت‌های روزمره آن ضروری است، آشنا هستید. در این مقاله ضمن توضیح مفهوم مدیریت مستندات، به بررسی مزایا و فایده های آن برای سازمان شما می‌پردازیم.
سازمانهای امروزی برای بایگانی اسناد و پرونده‌های خود، معمولاً از ابزارهایی مانند نرم افزار مدیریت مستندات فراگستر استفاده میکنند. اما سازمانهایی که چندین زیرمجموعه دارند، برای هر یک از سازمانهای تابع خود، نیاز به یک بایگانی اختصاصی خواهند داشت. بنابراین این سوال برای بسیاری از مخاطبان فراگستر به وجود می‌آید که آیا در سامانه اتوماسیون اداری فراگستر می‌توان چندین بایگانی تعریف کرد؟ برای پاسخ به این پرسش، با ما همراه باشید.
در مباحث قبلی با تعریف مکاتبات اداری و انواع آنها آشنا شدید. در این مقاله در مورد سیستم گردش مکاتبات اداری و دبیرخانه فراگستر خواهید خواند.
در دهه های اخیر، به دلیل گسترش وسیع فعالیت های سازمان های بازرگانی و اداری بیش از پیش به یک سیستم یکپارچه اطلاعاتی که بتواند حجم قابل توجهی از اطلاعات و مکاتبات را بدون هرگونه اتلاف وقت و هزینه مدیریت کند احساس شد. گذشته از این نیز، ضمن اینکه نامه نگاری های فیزیکی مشکلات خاص خود را داشت باعث مصرف بی رویه کاغذ در مراکز و ادارات مختلف می شد.
هر کسب و کاری، ساختار سازمانی و سلسله مراتب خاص خود را دارد. کارکنان این سازمانها نیز از جایگاه‌های مختلفی با یکدیگر ارتباط برقرار میکنند و سطوح ارتباطی متعددی را به وجود می‌آورند. نگارش نامه اداری که از اصلی‌ترین ابزارهای ارتباط رسمی میان کارکنان سازمان‌هاست، تحت تاثیر این سطوح ارتباطی قرار می‌گیرد. در این مقاله، ضمن معرفی انواع سطوح ارتباطی در سازمان، به نکات مربوط به نگارش نامه های اداری از دیدگاه سطوح ارتباطی می‌پردازیم.
مکاتبات سازمانی نقش پررنگی در فعالیت‌های کسب و کارهای امروزی دارد و بسیاری از کارکنان سازمان برای انجام وظایف خود مجبور به ارسال نامه‌های متعددی می‌شوند. بدیهی است در این حالت اگر قرار باشد برای هر کدام از گیرندگان یک نامه جدا تهیه کنند، باعث اتلاف وقت زیادی میشود. بنابراین این سوال پیش می‌آید که چگونه یک نامه را در اتوماسیون اداری برای چند نفر ارسال کنیم؟ برای یافتن پاسخ این سوال با ما همراه باشید.
هنگام کار با یک نرم افزار اتوماسیون اداری، مهمترین بخشی که با آن روبرو می‌شوید، کارتابل است. بنابراین هنگام تهیه و خرید نرم افزار اتوماسیون اداری باید مفهوم کارتابل اتوماسیون اداری و امکاناتی که باید داشته باشد، آشنا باشید. در این مقاله خواهید خواند که کارتابل اتوماسیون اداری چیست و باید شامل چه امکاناتی باشد.
یکی از رایج‌ترین فعالیت‌ها در سازمانها، نگارش و ارسال نامه اداری به سایر اعضای سازمان و یا مکاتبه با خارج از سازمان است. برای نگارش این نامه‌ها باید از قوائد خاصی پیروی کرد. یکی از قوائدی که شاید بسیاری از افرادی که مسئول نگارش این نامه‌ها هستند از آن آگاه نباشند، سایز و نوع فونت مورد استفاده در این نامه‌هاست. در ادامه به سایز و نوع فونت رسمی در نامه های اداری می‌پردازیم و آن را همراه با یک نمونه به شما نشان میدهیم.
راهبر اتوماسیون فردی است که نقشی حیاتی در پیاده‌سازی و اجرای موفق اتوماسیون اداری دارد. این فرد معمولاً طیف وسیعی از خدمات مربوط به پشتیبانی فناوری اتوماسیون را انجام میدهد. وظایف رایج راهبر سیستم اتوماسیون از نصب و استقرار سرورها گرفته تا ارائه عیب یابی و پشتیبانی فنی سامانه را شامل میشود. در این مقاله به تعریف نقش راهبر سیستم اتوماسیون و مسئولیت‌ها و مهارت‌های مورد انتظار از وی می‌پردازیم.
موفقیت هر سازمان در گرو این است که تصمیمات مدیران صحیح، متناسب، دقیق و به موقع باشد و آنها برای دستیابی به این مهم باید از تمامی ابزارهای ممکن استفاده کنند. اتوماسیون اداری یکی از این ابزارهاست که به اشکال مختلفی به کسب و کارها کمک میکند و مزایای زیادی برای آنها دارد. اما نقش اتوماسیون اداری در تصمیم‌گیری مدیران چیست و آیا میتواند در این مورد به آنها کمک کند؟ در این مقاله به پاسخ این سوالات می‌پردازیم.
یکی از قابلیت‌های خوب اتوماسیون اداری فراگستر، امکان ارجاع و ارسال پیش نویس نامه اداری است. به این معنی که شما پیش‌نویس نامه‌ای را نوشته و برای فردی ارسال می‌کنید تا توسط وی بررسی یا تایید و امضاء شود. اما اگر در ارسال این پیش‌نویس اشتباهی رخ دهد چطور؟ در این حالت باز پس گرفتن پیش نویس در چه صورتی امکان پذیر است؟ برای پاسخ به این سوال با ما همراه باشید.
بایگانی اسناد برای سازمانها، ادارات و کسب و کارها یک فعالیت ضروری است. در این مقاله ضمن بررسی علت این اهمیت، به معرفی یک ابزار مناسب برای بایگانی اسناد سازمانی می‌پردازیم.
تعامل درون سازمانی مانند نامه‌نگاری‌های اداری داخلی، اصولاً باید هدفمند باشند و زمانی رخ دهند که نیاز به آنها وجود داشته باشد. این نیاز عموماً میان افرادی وجود دارد که در سلسله مراتب سازمانی به یکدیگر نزدیک هستند. در همین راستا اتوماسیون اداری فراگستر به سازمان شما اجاره میدهد تا دسترسی به ارسال نامه ها بر اساس چارت سازمانی را محدود کند. در این مقاله نحوه فعال‌سازی این قابلیت و نحوه ارسال نامه بدون محدودیت سلسله مراتبی با ارجاع خاص را بررسی می‌کنیم.
یکی از اصلی‌ترین کاربردهای یک نرم افزار اتوماسیون اداری، نگارش و ارسال نامه‌های اداری است. هنگام نامه نگاری در اتوماسیون اداری فراگستر شما می‌توانید از چندین نوع قالب نامه پیش‌فرض استفاده کنید. اما اگر بخواهید از قالب نامه اختصاصی خودتان استفاده کنید چطور؟ آیا قابلیت طراحی قالب نامه ها در اتوماسیون اداری فراگستر وجود دارد؟ در این مقاله به پاسخ این سوال می‌پردازیم.
اصطلاحات ریز و درشت زیادی در یک نامه اداری استفاده میشود. اگر با نوشتن یا خواندن نامه‌های اداری، زیاد سر و کار دارید، برای اینکه محتوای آنها را درک کنید و پیام خود را سریع و آسان انتقال دهید باید با این اصطلاحات آشنا باشید. در این مقاله فهرستی از اصطلاحات نامه‌های اداری همراه با معنی و مثال آنها آورده شده است.
مکاتبات اداری حتی زمانی که گردش آنها خودکارسازی شده باشد، ممکن است مسیری طولانی را طی کنند. گاهی کارکنان سازمان نیاز پیدا میکنند تا بتوانند سوابق آنها را مشاهده کنند تا مثلا ببینند که چه ارجاعات و اقداماتی روی آنها انجام شده است. اتوماسیون اداری فراگستر قابلیت مشاهده سوابق نامه را برای کاربران خود فراهم میکنند. در ادامه انواع سوابق نامه که در اتوماسیون اداری فراگستر آورده شده و نحوه مشاهده آنها را برای شما تشریح می‌کنیم.
پاراف اصطلاحی است مربوط به نامه اداری که در ادارات و سازمانهای ایرانی زیاد میشنویم. پاراف کردن نامه‌ها هم در مکاتبات کاغذی و هم در نامه‌های الکترونیکی کاربرد دارد. اما آیا می‌دانید پاراف کردن به چه معناست و نحوه انجام آن در اتوماسیون اداری چگونه است؟
گاهی ممکن هست بخواهید نامه یا ارجاعی را به صورت مخفیانه و به دور از دید دیگران برای مخاطبان خود ارسال کنید. در این حالت سامانه ای که از آن استفاده می‌کنید باید از مکاتبات دارای طبقه بندی (در سطوح عادی، محرمانه، سری و …) پشتیبانی کند. سامانه اتوماسیون مکاتبات فراگستر با پشتیبانی از طبقه‌بندی اسناد محرمانه، قابلیت ارجاع محرمانه را برای شما بوجود می‌آورد. در این مقاله در مورد نحوه استفاده از قابلیت ارجاع محرمانه در اتوماسیون اداری فراگستر و نکات مربوط به آن صحبت می‌کنیم.
ذخیره‌سازی و طبقه‌بندی اسناد برای هر سازمانی ضروری است. اما بایگانی دستی انبوه عظیم اسنادی که روزانه در سازمانها رد و بدل می‌شوند، سرعت و زمان زیادی را از شما خواهد گرفت. برای حل این مشکل کافیست تا از نرم افزارهای سازمانی برای الکترونیکی کردن بایگانی خود استفاده کنید. به این ترتیب می‌توانید ضمن مدیریت اسناد از مزایای دیجیتالی کردن آنها نیز بهره ببرید. در این مقاله به تعریف بایگانی الکترونیکی، مزایای آن و نحوه بایگانی دیجیتالی اسناد در اتوماسیون اداری فراگستر خواهیم پرداخت.
در هر سازمانی، کارکنان به دلایل متفاوت و در زمان‌های مختلف به مرخصی نیاز پیدا میکنند. به همین دلیل ثبت درخواست مرخصی توسط آنها، از فعالیت‌های اداری رایج است. در گذشته، این درخواست‌ها به صورت کاغذی و با مراجعه حضوری کارکنان به مدیران و پیگیری از آنها انجام میشد که زمان زیادی می‌برد. اما امروزه با دیجیتالی شدن کارها شما می‌توانید تمامی این مراحل را به صورت کامپیوتری و با استفاده از سیستمهای اتوماسیون انجام دهید. استفاده از سیستم‌هایی مانند اتوماسیون اداری فراگستر، باعث کاهش کاغذبازی و مراجعات حضوری برای این درخواست‌ها میشود و با خودکارسازی گردش‌کارها، به آنها سرعت می‌بخشد. در این مقاله، روش‌های ثبت مرخصی در اتوماسیون فراگستر را برای شما معرفی می‌کنیم.
فعالیت های اداری مستلزم کار با حجم زیادی از اسناد سازمانی است. یکی از بهترین راه‌های مدیریت این اسناد، بایگانی کردن و دسته‌بندی آنهاست. در این مقاله در مورد روش‌های بایگانی و نحوه بایگانی اسناد در سامانه اتوماسیون فراگستر برای شما صحبت می‌کنیم.
هر سازمانی برای انجام فعالیت‌های خود، ممکن است نیاز پیدا کند که برخی اسناد و اطلاعات مهم خود را از دید دیگران دور نگه دارد. در این حالت، سازمانها از برچسب یا عنوانی به نام محرمانه استفاده میکنند تا دسترسی دیگران به آنها را محدود کنند. اما آیا می‌دانید سند محرمانه چیست و چه انواعی دارد؟ در این مقاله ضمن پاسخ به این پرسش‌ها، در مورد طبقه‌بندی اسناد دیجیتالی در اتوماسیون اداری فراگستر صحبت می‌کنیم.
یکی از قابلیت‌های هوشمند اتوماسیون اداری فراگستر این است که به شما اجازه میدهد تا با تعریف یک سری قوانین، بتوانید نامه‌ها و ارجاعات دریافتی در کارتابل خود را به طور خودکار و هوشمند تقسیم‌بندی کنید. در این مقاله به شما نحوه تعیین این قوانین را به صورت قدم به قدم نشان میدهیم.
مکاتبات الکترونیکی در سازمان از راه‌های متعددی انجام میشود. یکی از این راه‌ها استفاده از نرم افزارهای پست الکترونیک یا ایمیل است. با این حال بسیاری از کاربران سازمانی نیاز دارند که بتوانند نامه‌های دریافتی از طریق ایمیل را به صورت نامه رسمی در سیستمهای اتوماسیون اداری ثبت کرده و آنها را برای انجام اقدامات مربوطه در سازمان به گردش دربیاورند. این دسته از امکانات اتوماسیون فراگستر در زیرسیستم مدیریت پست الکترونیک فراگستر گنجانده شده است. یکی از امکاناتی که این زیرسیستم در اختیار شما قرار میدهد، امکان ثبت ایمیل‌های دریافتی به عنوان نامه است. در ادامه این مقاله نحوه تبدیل ایمیل های دریافتی به نامه در اتوماسیون اداری فراگستر را بررسی می‌کنیم.
یکی از انواع نامه‌های مرسوم اداری، معرفی نامه است. اگر تا به حال برای انجام یک کار اداری اقدام کرده باشید حتما با این موضوع مواجه شده‌اید که برای انجام یک کار مجبور شوید به چندین سازمان مراجعه کنید. در واقع بوروکراسی اداری از یک سو و پیچیدگی و تخصصی شدن کارها از سوی دیگر، باعث شده تا شما مجبور به مراجعه به چندین سازمان یا واحد سازمانی شوید. از آنجایی که ارتباط با سازمانها نیز باید به طور رسمی و مکتوب باشد نیازمند استفاده از نامه اداری خواهید بود. در این حالت سازمانها و واحدهای سازمانی برای ارجاع کار شما به یک سازمان یا واحد دیگر از یک معرفی نامه اداری استفاده میکنند. در این مقاله به تعریف معرفی نامه اداری و انواع آن پرداخته و نمونه‌ای از هر کدام را برای شما می‌آوریم.
آیا دنبال این هستید که ثبت و شماره‌گذاری نامه‌هایتان را با استفاده از کامپیوتر انجام دهید؟ در این مقاله یک فایل اکسل ساده و مختصر برای انجام این دسته از کارهای دبیرخانه و اتوماسیون اداری در اختیار شما قرار میدهیم.
اگر مکاتبات اداری شما زیاد است و نیاز به پیگیری و ثبت آنها دارید، باید از یک دفتر اندیکاتور کاغذی یا نمونه دیجیتال آن استفاده کنید. ثبت، شماره‌گذاری، دسته‌بندی و پیگیری مکاتبات اداری کاریست که در سازمانهای بزرگ‌تر توسط واحدهای دبیرخانه انجام میشود. این سازمانها نیز معمولاً از نرم افزارهای حرفه‌ای مانند اتوماسیون اداری فراگستر استفاده میکنند. اما برای شروع کار و برای ثبت و شماره‌گذاری ساده مکاتبات خود به‌صورت دیجیتالی، می‌توانید از یک فایل اکسل استفاده کنید.
هر کسب و کاری دارای یک چارت یا ساختار سازمانی است که در آن نقش‌های مختلف کارکنان تعریف میشود. این سوال برای بسیاری از کاربران و مشتریان فراگستر وجود دارد که تعریف این نقش‌ها در اتوماسیون اداری چگونه انجام میشود. مسلما اولین پیش‌نیاز برای انجام این کار، داشتن یک چارت سازمانی است. اتوماسیون فراگستر به شما اجازه میدهد که چارت سازمان خود را در سامانه تعریف کرده و نقش‌های مختلف کارکنان و افرادی که این نقش‌ها را برعهده می‌گیرند، مشخص کنید. به علاوه در اتوماسیون فراگستر، شما می‌توانید برای هر یک از کاربران چندین نقش یا سمت سازمانی تعریف کنید.
با رواج بیشتر تجارت الکترونیک به صورت آنلاین، بسیاری از قراردادها و تراکنش‌هایی که قبلاً روی کاغذ امضاء و به صورت فیزیکی تحویل داده می‌شدند، حالا با اسناد و گردش کارهای کاملاً دیجیتال جایگزین شده‌اند. با این حال، اسناد دیجیتال نیز از خطر دزدی یا دستکاری اطلاعات در امان نیستند. برای کاهش خطر این نوع سوءاستفاده‌ها، کسب‌وکارها به ابزارهایی نیاز دارند که بتواند اصالت و ایمنی اسناد، داده‌ها و ارتباطات حیاتی خود را تأیید و فرستنده آنها را احراز هویت کنند. ابزار رایجی که برای این منظور استفاده میشود، امضای دیجیتال است. در این مقاله با تعریف امضای دیجیتال و کاربردهای آن آشنا خواهید شد.
یکی از عباراتی که حتما در نامه‌های اداری با آن برخورد کرده‌اید، عبارت “مراتب جهت استحضار” است که نشان میدهد هدف نویسنده، اطلاع‌رسانی و آگاه کردن مخاطب است. اگر می‌خواهید بدانید معنی دقیق این عبارت چیست و چگونه باید از آن استفاده کنید، با ما همراه باشید.
در این نوشته به موضوع هامش نویسی می‌پردازیم. برای آشنایی با تعریف “هامش نویسی” یا “پی نوشت”، مشاهده نمونه “هامش نویسی” و مقایسه آن با “پاراف”، با این مقاله و وبلاگ فراگستر همراه باشید.
در این مقاله در مورد معیارهای انتخاب نرم افزار دبیرخانه مناسب صحبت می‌کنیم. برای آشنایی با نکاتی که پیش از خرید یک نرم افزار دبیرخانه باید به آنها توجه کنید، با این مقاله و وبلاگ فراگستر همراه باشید.
حجم مکاتبات سازمان ها و کسب و کارها هر روز بیشتر از گذشته میشود و انجام آنها به طور دستی دیگر توجیه مالی ندارد. نرم افزارهای دبیرخانه، سیستم‌هایی هستند که تمامی وظایف دبیرخانه از جمله شماره‌گذاری، ثبت و رهگیری مکاتبات اداری را به صورت دیجیتالی و خودکار انجام می‌دهند. با استفاده از این سیستمها، شما می‌توانید سرعت انجام امور را تا حدود زیادی افزایش دهید. اما معیارهای انتخاب نرم افزار دبیرخانه مناسب چیست و باید چه ویژگی هایی داشته باشد؟ در این مقاله به این سوالات پاسخ میدهیم.
در این مقاله به این پرسش پاسخ میدهیم که آیا اتوماسیون اداری و Outlook با یکدیگر سازگار هستند یا خیر. برای آشنایی با کاربرد Outlook در سازمان و ارتباط آن با اتوماسیون اداری با این مقاله و وبلاگ فراگستر همراه باشید.
افزایش ارتباطات سازمانی، حجم مکاتبات سازمانها را بیشتر کرده است. نگهداری سوابق این مکاتبات و دسترسی به آنها برای سازمانها ضروری است. به همین علت، بسیاری از کسب و کارها از ابزارهای مختلفی برای مدیریت مکاتبات خود استفاده میکنند. نرم‌افزار Outlook و اتوماسیون اداری، با وجود تفاوت‌های زیادی که با یکدیگر دارند، هر ۲ جزو این دسته از نرم افزارها محسوب می‌شوند. اما بسیاری از سازمانهایی که از نرم افزار Outlook استفاده میکنند، مایل به استفاده از مزایای بیشتر اتوماسیون اداری هستند. در این مقاله به ارتباط بین این ۲ ابزار و امکان سازگاری میان اتوماسیون اداری و Outlook می‌پردازیم.
در این مقاله در مورد مفهومی نسبتا جدید به نام هایپر اتوماسیون (Hyper Automation) صحبت می‌کنیم. برای آشنایی با هایپر اتوماسیون، مزایا، چالش‌ها و اجزای کلیدی آن، با این مقاله و وبلاگ فراگستر همراه باشید.
بسیاری از سازمانها با اتوماسیون و فواید آن آشنا هستند. اما تعداد کمی از آنها درباره هایپر اتوماسیون یا ابر اتوماسیون شنیده‌اند. این اصطلاح ممکن است کمی شبیه داستان‌های علمی تخیلی به نظر برسد، اما کاربردهای واقعی دارد و استفاده از آن در میان سازمانها رو به گسترش است. هایپراتوماسیون در واقع عبارت است از ادامه مطلب
در این مقاله در مورد اینکه میز خدمت الکترونیکی چیست و انواع آن صحبت می‌کنیم. همچنین، اگر می‌خواهید با میز خدمت الکترونیکی فراگستر و مزایای میز خدمت آشنا شوید، با ما همراه باشید.
میز خدمت الکترونیکی که به انگلیسی electronic service desk نیز نامیده میشود، خدمتی است که در ابتدا بر اساس دستورالعمل سازمان اداری و استخدامی کشور برای برخی سازمانها در ایران اجباری شد. این راهکار برای اولین بار در بخشنامه سازمان استخدامی کشور به شماره نامه ۱۵۳۸۵۸۸ و تاریخ ۰۷/۰۹/۱۳۹۶ معرفی شد. اما اکنون این راهکار به یکی از خدمات تحت وب ضروری برای هر سازمان تبدیل شده است. در واقع، با توسعه زیرساخت‌ها در کشور و رواج خودکارسازی مکاتبات و فرآیندها، میز خدمت به ابزاری برای ارائه خدمات بهتر و صرفه‌جویی در منابع انسانی، مالی، زمان و … در شرکتهای خصوصی کوچک و بزرگ نیز تبدیل شد. اصلی‌ترین کارکرد میز خدمت الکترونیک ادامه مطلب
در این مقاله در مورد اینکه دبیرخانه چیست و انواع و وظایف آنها صحبت می‌کنیم. همچنین در مورد نرم‌افزارهای دبیرخانه و ضرورت استفاده از آنها خواهید خواند.
دبیرخانه نقش مهمی در هر سازمان دارد و با توجه به اهمیت مکاتبات در سازمانها، شناخت فعالیت‌های واحد دبیرخانه نیز یک ضرورت محسوب میشود. همچنین، شناخت بهتر دبیرخانه ادامه مطلب
اتوماسیون اداری مزایای زیادی برای سازمانها دارد و بسیاری از آنها برای اینکه بتوانند از مزایای آن بهره‌مند شوند، به دنبال پیاده‌سازی اتوماسیون اداری هستند. برای آشنایی با فرآیند پیاده سازی اتوماسیون اداری، با وبلاگ فراگستر همراه باشید.
سیستم اتوماسیون اداری راهکاری است که امکان انتقال داده‌ها را در بین سیستمهای سازمان بدون مداخله انسانی، فراهم می‌نماید. این سیستم علاوه بر خودکارسازی فرآیندها، میتواند در ادامه مطلب
در ادامه آموزش‌های مربوط به مبحث نامه اداری، در مورد شماره گذاری در نامه اداری صحبت می‌کنیم. اگر می‌خواهید با نحوه صحیح شماره گذاری در مکاتبات اداری آشنا شوید، با وبلاگ فراگستر همراه باشید.
نامه‌نگاری روش اصلی برقراری ارتباطات اداری در سازمانها و شرکت‌هاست، زیرا مکاتبات اداری تنها راه پیگیری رسمی امور سازمانی است. در نگاه اول انجام این مکاتبات ممکن است امری ساده به نظر برسد، اما سادگی نامه‌نگاری تا وقتی خواهد بود که میان تعداد انگشت‌شماری از افراد جریان داشته باشد. زمانی که صحبت از ارتباط میان هزاران کاربر و میان واحدهای متعدد یک سازمان میشود، پیگیری و تفکیک این مکاتبات بسیار پیچیده خواهد شد. به همین دلیل شماره‌گذاری یکی از مهمترین مراحل انجام مکاتبات اداری است. مدیریت مکاتبات و نامه‌های اداری از ضرورت‌های اصلی ادامه مطلب
در آموزش‌های قبلی با تعریف نامه اداری و انواع آنها آشنا شدید. برای آشنایی با نحوه نگارش نامه اداری و اینکه چطور یک نامه اداری اصولی بنویسیم با وبلاگ فراگستر همراه باشید. ادامه مطلب
یکی از موارد مهمی که می‌توانند استفاده از یک نرم‌افزار را تسهیل کنند، قابلیت شخصی‌سازی است. زیرا هر کاربری نقش خاصی در سازمان دارد و وظایف و روال‌های کاری وی با بقیه کارکنان متفاوت است. بنابراین این امکان برای هر فرد وجود دارد که با شخصی‌سازی بیشتر سیستم اتوماسیون،سرعت، راحتی و ادامه مطلب
نوتیفیکیشن (Notification) یا اعلان ابزارهایی هستند که در نرم‌افزارهای مختلف برای بهبود تجربه کاربری مورد استفاده قرار می‌گیرند. برای آشنایی با نوتیفیکیشن‌ها و ۴ نوع نوتیفیکیشن مورد استفاده در نرم افزار اتوماسیون فراگستر با ما همراه باشید.
نوتیفیکیشن یا اعلان ابزارهایی هستند که هنگامی که شما در حال استفاده مستقیم از نرم‌افزار نیستند، می‌توانند رویدادها و اطلاع‌رسانی‌های مهم را به شما انجام دهند. این مساله به ویژه در نرم‌افزارهایی که به برقراری ارتباط میان افراد می‌پردازند، بسیار مفید است. از جمله این ابزارها، نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری است که ادامه مطلب
یکی از قابلیت‌هایی که استفاده از اتوماسیون اداری را تسهیل میکند، پشتیبانی از نسخه موبایل است. برای آشنایی بیشتر با نسخه موبایل فراگستر و امکانات خاص آن، با ما همراه باشید.
دسترسی به اتوماسیون در خارج از محل سازمان برای انجام سریع و بی‌وفقه فرآیندهای سازمانی اهمیت زیادی دارد. سیستمهای اتوماسیون تحت وب مانند اتوماسیون فراگستر چنین قابلیتی را فراهم کرده‌اند. اما حتی اگر امکان دسترسی به سیستم اتوماسیون در هر مکان و زمان وجود داشته باشد، افراد همیشه به ادامه مطلب
خودکارسازی کامل فرآیندها، بدون یکپارچه سازی اتوماسیون اداری و نرم افزارهای سازمان و تبادل اطلاعات میان آنها ممکن نیست. برای درک بهتر اهمیت این موضوع و نقش واسط‌های برنامه‌نویسی کاربردی (API) در این زمینه، با این مقاله از وبلاگ فراگستر همراه باشید.
قابلیت تبادل اطلاعات میان اتوماسیون اداری و نرم‌افزارهای سازمان زمانی به شما کمک میکند که در اجرای فرآیندهای کاری خود به داده‌های این نرمافزارها احتیاج دارید. برای مثال ممکن است بخواهید داده‌های نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری یا CRM خود را از طریق ادامه مطلب
نرم‌افزار CRM و نرم‌افزار اتوماسیون اداری، ابزارهایی متفاوت هستند و استفاده از هر دوی آنها برای یک کسب و کار موفق ضروری است. برای آشنایی با فرق CRM و اتوماسیون اداری و نحوه کار و مزایای هر کدام از آنها با وبلاگ فراگستر همراه باشید.
سوالی که تعداد بسیار زیادی از مدیران به دنبال پاسخ آن هستند، تفاوت میان CRM و اتوماسیون اداری است. هر کدام از نرم‌افزارهای CRM و اتوماسیون اداری، نقش متفاوتی در ادامه مطلب
اتوماتیک سازی کسب و کار بیش از هر زمان دیگری اهمیت پیدا کرده است. خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار به شما اجازه میدهد زمان ارسال ایمیل‌ها را تعیین کنید، وظایف هر یک از اعضای تیم را مشخص کنید، سرنخ‌های فروش را دنبال کنید و داده‌ها را در میان نرم‌افزارهای مختلف انتقال دهید.
با این حال، استفاده از همه این قابلیت‌ها میتواند چالش‌برانگیز باشد، به ویژه اگر کسب و کار شما یک شرکت بزرگ با بودجه و منابع زیاد برای خودکارسازی نباشد. بنابراین ممکن است این سوال برای شما پیش بیاید که: ادامه مطلب
حتما برای شما هم پیش آمده که به یک پیش‌فاکتور یا سندی مربوط به یکی از مشتریان قدیمی خود احتیاج پیدا کرده باشید و نتوانید آن را پیدا کنید. علت این سردرگمی عدم استفاده از یک سیستم بایگانی مناسب است. حتما می‌پرسید سیستم بایگانی اسناد و مدارک چیست و چه راهکارهایی برای خودکارسازی آن وجود دارد؟ در این مقاله به تعریف بایگانی اسناد و دلایل اهمیت خودکارسازی آن خواهیم پرداخت.
راهکار اتوماسیون بایگانی اسناد که به آن سیستم مدیریت مستندات نیز گفته میشود، به سازمان شما برای ادامه مطلب
اگر در یک محیط اداری کار می‌کنید حتما برای شما هم پیش آمده که انبوهی از نامه‌ها، گزارشات مالی، درخواست‌های جلسات و ده‌ها کار اداری دیگر روی دوش شما تلنبار شوند. اتوماسیون میتواند راهی قدرتمند برای خودکارسازی این دسته از کارهای ساده و صرفه‌جویی در زمان شما باشد، به شرطی که جایگزین کار کردن شما نشود. با وبلاگ فراگستر و معرفی ۵ راه برای خودکارسازی کارهای خیلی ساده همراه باشید.
بسیاری از افراد آرزو میکنند که ادامه مطلب
اگر صاحب یک کسب و کار کوچک هستید، احتمالا بیشتر کارهای اداری خودتان را به تنهایی و با استفاده از کامپیوتر انجام می‌دهید. بنابراین شاید بپرسید که اصلا دلیل اهمیت استفاده از اتوماسیون در سازمانها چیست؟ برای آشنایی با مزایا و ضرورت استفاده از اتوماسیون اداری، با وبلاگ فراگستر همراه باشید.
با وجود تمام مزایا و فواید سیستمهای اتوماسیون اداری، هنوز هم بسیاری از صاحبان کسب و کار در مورد اهمیت اتوماسیون تردید دارند. اما با رشد و گسترش هر کسب و کار، ابعاد و تعداد وظایفی که ادامه مطلب
جدیدترین نوع از فناوری‌های اتوماسیون، اتوماسیون فرآیند هوشمند یا IPA نام دارد. اتوماسیون فرآیند هوشمند که ترکیبی از دیجیتالی شدن، رباتیک و هوش مصنوعی است، بیش از نیمی از فعالیت‌های سازمان را خودکارسازی میکند. شرکت‌هایی که نمیخواهند از رقبای خود عقب بمانند، می‌توانند از این نوع اتوماسیون برای ادامه مطلب
یکی از بهترین راه‌های افزایش بهره‌وری در سازمان استفاده از اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندها است. اگر به دنبال ساده‌سازی فرآیندها و افزایش رشد کسب و کار خود هستید، لازم است بدانید که اتوماسیون اداری چیست و چه مزایایی دارد. برای آشنایی با تعریف اتوماسیون اداری و شرح مزایا و کاربردهای آن، با وبلاگ فراگستر همراه باشید.
در طول چند دهه گذشته، اتوماسیون تقریبا به همه صنایع راه پیدا کرده است، از دستگاه‌های خودپرداز گرفته تا خطوط مونتاژ و سیستمهای بهداشت و درمان. اما طی سال‌های اخیر، هوش مصنوعی (AI) و یادگیری ماشینی، اتوماسیون را به ادامه مطلب
اگر بخواهیم رو راست باشیم، بسیاری از کارهای اداری، خسته‌کننده و زاید به نظر می‌رسند، زمان زیادی را از شما می‌گیرند و شما را از آنچه واقعا برای کسب و کارتان مهم است، مانند فروش بیشتر و خلق ایده‌های جدید دور میکنند. اینجاست که خودکارسازی فرایندهای پرتکرار در سازمان اهمیت پیدا میکند.
بنابراین برای موفقیت در کسب و کارتان و افزایش قابلیت‌های رقابتی سازمان خود، باید از تلف کردن وقت خود برای انجام کارهای تکراری مربوط به امور اداری، حسابداری و منابع انسانی پرهیز کنید و این موارد را به راهکارهای اتوماسیون بسپارید. به لطف گسترش فناوری‌های دیجیتال، بسیاری از این کارهای وقت‌گیر با استفاده از ادامه مطلب
اتوماسیون اداری یکی از مهمترین ابزارهاییست که به سازمانها کمک میکند تا بهره‌وری خود را افزایش بدهند. بنابراین اگر شما مدیر یک سازمان هستید، لازم است تا انواع اتوماسیون اداری و فواید آنها را بشناسید. با فراگستر همراه باشید تا چهار نوع از مهمترین انواع اتوماسیون اداری را به شما معرفی کنیم. ادامه مطلب
مدیریت محتوای سازمانی (ECM) نقش مهمی در کسب و کارهای امروزی دارد. اما قطعا اولین سوال در ذهن شما این خواهد بود که مدیریت محتوای سازمانی چیست و چرا مدیران و شرکت‌ها باید به آن توجه کنند؟ با وبلاگ فراگستر و راهنمای مدیریت محتوای سازمانی همراه باشید.
در این جلسه از آموزش اتوماسیون اداری با زیرسیستم‌های رایج نرم‌افزار اتوماسیون اداری آشنا می‌شوید.
نرم‌افزار اتوماسیون اداری از بخش‌های مختلفی تشکیل‌شده است که به‌صورت یکپارچه با یکدیگر در تعامل هستند. این نرم‌افزار برای محیط‌های گوناگون کاری شامل وب، موبایل و سیستم‌عامل ویندوز طراحی‌شده است؛ همچنین این نرم‌افزار میتواند به‌صورت آنلاین و آفلاین به مبادلات اطلاعات حوزه مکاتبات بپردازد. ادامه مطلب
در این قسمت از مجموعه آموزش‌ها و معرفی قابلیت ها و ویژگی‌های نرم‌افزار اتوماسیون کسب‌وکار فراگستر، به بیان قابلیت جدید دیگری در نسخه ۷ با عنوان “امکان بایگانی اسناد در اتوماسیون فراگستر” می‌پردازیم. ادامه مطلب
در ایران نیز همانند دیگر کشورهای جهان مقابله با پاندمی کرونا و تلاشها در جهت گذر از این معضل با کمترین تلفات، در راس موضوعات روز قرار دارد. همزمان با بازگشایی مراکز دولتی و سازمانها، دولت بطور مستمر با اعلام تدابیر ادامه مطلب
متاسفانه برخی از افراد تصور میکنند اتوماسیون فقط مختص کشور ایران است؛ چون کلمه اداری دارد و صرفا نرم‌افزاری جهت انجام امور اداری است. در این مقاله قصد داریم روند جهانی و دلایل ارزشمندی سیستمهای اتوماسیون در جهان را بررسی کنیم.
در ابتدا لازم است یادآور شویم در دنیا سیستمهای اتوماسیون اداری به مدیریت ادامه مطلب
برخی اوقات شنیده میشود در خارج از کشور چیزی به نام اتوماسیون وجود ندارد! مفاهیمی مانند چارت سازمانی، تعریف جانشین، عطف و پیرو و… تنها خاص ایران است! به همین دلیل در این مقاله مطالعه تطبیقی بین سیستم G Suite و اتوماسیون‌های ایرانی انجام شده تا رابطه روند ادامه مطلب
همیشه برای مدیران، تغییر سیستمها و فرایندهای کاری از مهمترین تصمیمات بشمار میرود. خصوصا اگر این تغییر، نیاز به سرمایه گذاری مالی هم داشته باشد.
اگر مشغول خواندن این مقاله هستید یعنی هوشمندی کسب و کارتان برایتان مهم است و بفکر ایجاد تغییرات مثبت هستید.
به شما حق میدهیم، تغییر سخت است. ادامه مطلب
در این مقاله قصد داریم درباره کاربرد های اتوماسیون اداری در سازمان و مزایای استفاده از آن بعنوان یک ابزار همکاری و افزایش بهره‌وری در سازمانها صحبت کنیم. همان‌گونه که می‌دانید سازمانها متشکل از افرادی هستند که در راستای اهداف سازمان با همدیگر همکاری نموده و هرکدام وظایف خود را ادامه مطلب
پروتکل ECE ابزاری است که به سازمانها اجازه میدهد تا نامه‌های برون‌سازمانی خود را نیز به‌صورت الکترونیکی ارسال کنند. اگر می‌خواهید بدانید که پروتکل ECE چیست، چه کاربردهایی دارد و جایگزین آن چیست با این مقاله و وبلاگ فراگستر همراه باشید.
همه ما میدانیم که بسیاری از امور درون سازمانها امروزه با استفاده از مکاتبات و نامه‌نگاری‌های اداری صورت می‌گیرد و نامه‌های اداری هر سازمان، حجم زیادی از اطلاعات آن سازمان را شامل میشود. دلایل زیادی باعث شده که ادامه مطلب
شاید شما هم جزو کسانی باشید که دغدغه فعلی‌شان یافتن راهکاری برای مدیریت بهتر سازمان بوسیله نرم‌افزاری خاص است. یا در پی مقایسه نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری مختلف هستید تا از میان آنها بهترین گزینه ممکن را انتخاب و بوسیله آن سازمانتان را چابک‌تر کرده ادامه مطلب
عمدتاً اولین سوالی که هرکدام از ما در زمان خرید یک محصول جدید از فروشنده می‌پرسیم قیمت آن محصول است. برای نرم‌افزارهای مدیریت کسب‌وکار به خصوص نرم‌افزار اتوماسیون اداری نیز اولین چیزی که ذهن خریدار را درگیر میکند؛ اطلاع از قیمت نرم‌افزار اتوماسیون اداری است.
در مقالات پیشین معیارهای ارزیابی اتوماسیون اداری از منظر کاربرپسندی و ماژول‌ها را بررسی نمودیم. در این مطلب قصد داریم به بررسی سرعت نرم‌افزار اتوماسیون اداری و تاثیر آن در عملکرد سیستم بپردازیم.
برترین شرکتهای تولیدکننده نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری نسبت به نیاز کاربران، ماژول‌های اتوماسیون اداری را طراحی و توسعه داده‌اند. اما در این میان ماژول‌های کدام نرم‌افزار اتوماسیون اداری کاملتر و مناسب سازمان شماست؟ ادامه مطلب
اگر هنوز در انتخاب بهترین نرم‌افزار اتوماسیون اداری تردید دارید؛ در این مقاله با معرفی ۵ معیار انتخاب نرم‌افزار از لحاظ کاربرپسندی به شما کمک می‌کنیم انتخاب مناسب‌تری جهت مکانیزه‌سازی مکاتبات سازمانتان داشته باشید. ادامه مطلب
تاکنون پیاده‌سازی اتوماسیون اداری در سازمان ها و ارگانهای دولتی بسیاری انجام شده است. اما وضعیت استفاده از سیستم اتوماسیون اداری در سازمانها، روند اجرایی و چالش‌های پیشروی آن چگونه بوده است؟ در این مقاله به ارائه گزارشی از وضعیت مکاتبات دستگاه‌های دولتی در سال ۹۶ و مقایسه آن با سال‌های گذشته می‌پردازیم.
شما چگونه کارهای تیم خود را کنترل می‌کنید؟ با ایمیل؟ بوسیله فایل‌های اکسل؟ یا شاید ابزار Outlook. اما متاسفانه این ابزارها مناسب نیستند. آیا با نرم‌افزار اتوماسیون جریان کار و مدیریت فرایندها آشنایی دارید؟این نرم‌افزار یک ابزار تکنولوژیک است که میتواند مزایای متعددی را برای شرکت شما فراهم کند؛ که مهمترین آنها بدون شک کنترل دقیق‌تر و بیشتر روی کارها، وظایف و امکان دسترسی به داده‌ها از طریق پنل‌های مدیریتی است. ادامه مطلب
واژه رایانش ابری (Cloud Computing) یک اصطلاح عمومی است که برای تشریح کلاس جدید شبکه‌های مبتنی بر رایانش که در اینترنت بوجود آمده‌اند، بکار میرود. رایانش ابری، یک فناوری رایانشی است که اینترنت و سرویس‌های از راه دور مرکزی را برای نگهداری و استفاده از داده‌ها، بکار می‌گیرد. رایانش ابری، بکار بردن منابع رایانش (سخت‌افزار و نرم‌افزار) است که بعنوان یک خدمت در شبکه، مورد استفاده قرار گرفته‌اند. ادامه مطلب
اغلب سازمانها در محیط های متغیر و پویای کنونی، نیازمند تغییر هستند. در حقیقت، کسب و کارها بابد تغییرات را بدلیل اهمیت آنها بپذیرند. چرا که بدون آن، حاشیه رقابتی خود را از دست داده و در رفع نیازهای مشتریان خود، ناتوان خواهند بود. واژه تغییر، به هر دگرگونی اطلاق میشود که در تمامی محیط کاری یک سازمان، رخ میدهد. ادامه مطلب
گسترش روزافزون نقش فناوری اطلاعات و ارتباطات در عصر حاضر ، باعث شده است که شرکتهای پیشرو از آن بعنوان عامل مزیت رقابتی در بهبود و گسترش کسب و کار خود استفاده کنند. با افزایش نقش دبیرخانه‌ها و اهمیت ذخیره‌سازی اسناد و اطلاعات در سازمان، بهبود و سرعت بخشیدن به روندکار اهمیت بالاتری یافته است. ادامه مطلب
آنچه که در اصطلاح هوشمندی کسب و کار یا BI نامیده میشود، نامی تجاری است برای یک مفهوم فنی که عموماً داده‌کاوی یا Data Mining می‌نامند. بعبارت دیگر این دو اصطلاح دو روی یک سکه‌اند.اولی بر کاربرد تجاری آن تاکید دارد درحالیکه دومی به ماهیت فنی آن اشاره میکند. ادامه مطلب
روز درختکاری بهانه‌ای شد تا در قالب مقاله‌ای طرح دولت الکترونیک در کاهش مصرف کاغذ را بررسی کنیم. مطمئنا صف‌های طولانی بانک برای پرداخت قبوض آب ، برق و گاز را بخاطر دارید. اطراف عوارضی‌ها در جاده‌ها که از کاغذ سفید پوشیده شده بود. دفترچه‌های کنکور که با تیراژهای بالا هرساله چاپ میگردید و تنها برای همان سال کاربرد داشت. بلیط‌های اتوبوس که در کسری از ثانیه به زباله تبدیل میشد و بسیاری از موارد مشابه.امروزه بدلیل استفاده از فناوری اطلاعات و دیجیتالی شدن دنیای پیرامونمان دیگر کمتر شاهد مواردی از این قبیل می‌باشیم. ادامه مطلب
با گسترش تکنولوژی و فناوری، واژگانی در مدت زمان اندک پرکاربرد می‌شوند و دهان به دهان می‌چرخند. درحالیکه در بسیاری موارد معنا و مفهوم دقیق آنها برای ما نامشخص می‌ماند. چنانچه این اصطلاحات و واژگان تخصصی باشند و در حوزه خاص کاربرد داشته باشند ما همان تعابیر و مفاهیمی را درمی‌یابیم که لاجرم متخصصین همان حوزه به ما رسانده‌اند. اما آیا با خود اندیشیده‌اید ممکن است در انتقال این مفاهیم عده‌ای با غرض‌ورزی و منفعت طلبی عمل کنند؟
یکی از مواردی که امروزه محل بحث کارشناسان در حوزه آی‌تی و فناوری شده است، نرم‌افزار اتوماسیون اداری و BPM میباشد. این نرمافزارها مکمل یکدیگرند یا دو مقوله جدا از هم؟ در مقاله پیش رو جواب این سوال را به بحث می‌نشینیم.
همانطور که میدانیم تغییرات محیط سازمانهای امروزی آنها را با چالش‌هایی روبرو کرده است. سازمانها و شرکتهای کوچک و بزرگ امروزی نیازمند این هستند که در این شرایط محیطی جدید بتوانند با یکدیگر رقابت کنند. در واقع امروزه در یک سازمان رویکرد وظیفه‌ای که از پیش تعیین شده باشد مانع سازندگی و پویایی خواهد شد و عقب ماندگی آن سازمان را در پی خواهد داشت. امروزه مدیران اجرایی درباره لزوم بکارگیری اتوماسیون اداری اتفاق نظر دارند. اما در مورد پیاده‌سازی مدیریت فرایند کسب و کار بعلت جدید بودن آن نظرات مختلفی ارائه شده است. در این مقاله سعی کرده‌ایم تا لزوم پیاده‌سازی مدیریت فرایند کسب و کار را در بستر اتوماسیون اداری بیان کنیم. ادامه مطلب
در مقالات تخصصی فراگستر پیش از این درباره مزایای اتوماسیون اداری صحبت کرده‌ایم. با اندکی تفکر متوجه می‌شوید که فواید اتوماسیون اداری و BPMS بسیار مشابه همدیگر هستند این مهم بیانگر ارتباط اتوماسیون اداری و BPMS است. ادامه مطلب
شرکت مهندسی پژوهشی فراگستر با در نظر گرفتن نیازمندی‌های هر یک از واحدهای تولید، فروش و خدمات پشتیبانی سعی دارد که افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه در سازمان ها را بصورت عینی محقق نماید. در این راستا بر آن شدیم تا مجموعه‌ای از اقدامات فراگستر در این مقوله را به تفکیک به سمع و نظر مشترکین گرامی فراگستر برسانیم. ادامه مطلب
ترکیب سخت‌افزار و نرم‌افزار در سیستمهای اتوماسیون اداری با کاهش حجم‌کاری و افزایش صرفه‌جویی، آنها را به یکی از بهترین روش های کاهش هزینه در سازمان ها تبدیل میکند. به عنوان مثال پست الکترونیک خود را در نظر بگیرید؛ شما می‌توانید از یک فیلتر برای دسته‌بندی و مرتب‌سازی پیام‌های ورودی خود استفاده کرده و حتی آنها را برای اشخاص معینی باز ارسال کنید. ادامه مطلب
تفاوت اتوماسیون اداری و BPMS در چیست؟ برای مکانیزه کردن سیستم اداری کدام یک مناسب‌تر هستند؟ نرم‌افزار اتوماسیون اداری یا BPMS؟ نوآوری در کسب و کار در جنبه‌های مختلفی بروز میکند. برای ایجاد تحول در نظام کسب و کار باید فرآیندها و فعالیت‌های روزانه مورد بازنگری قرار گیرند. راه حل مدرن برای افزایش بهره‌وری و کاهش ناکارآمدی، استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون اداری در کنار BPMS است. ادامه مطلب
طبق مطالعات اولیه انجام شده یک ژورنال کانادایی در سال ۲۰۰۹ ، استفاده از اتوماسیون اداری در کسب و کارهای کوچک (از مجموع ۴۴ شرکت و ۷۲ نفر دارای سمت‌های مدیریتی، مسئولین اجرایی و کارمندان اداری) بیانگر نگرش مثبت اما نسبتاً ساده‌انگارانه‌ای از سیستم اتوماسیون اداری در میان شرکتهای کوچک است. ادامه مطلب
در طول تمامی این ۲۰ سال پس از انتشار اولین نسخه از نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر، ما همواره تلاش کرده ایم تا یک گام جلوتر از نیاز مشتریانمان و همتراز با تکنولوژی‌های روز دنیا حرکت کنیم.
همگام با رشد سریع سازمان ها و افزایش نیاز آنها به سیستم های مکانیزه فرآیندهای سازمانی و گردش الکترونیکی مکاتبات ، انواع و اقسام نرم افزار اتوماسیون اداری نیز در این حوزه تولید و منتشر شده اند. نرم افزارهای متفاوتی که احتمالا با وجود داشتن قابلیت های پایه ای یک نرم افزار اتوماسیون اداری، ممکن است پاسخگوی نیازهای سازمان شما نباشند. تنوع در این نرم افزارها به ناگزیر کار انتخاب و خرید آن را برای مدیران سازمان ها دشوار می کند.
چند سالیست که تلفن‌های هوشمند جایگاه خود را به خوبی در زندگی روزمره افراد پیدا کرده‌اند. همگام با رشد سریع قابلیت‌ها و رواج استفاده از این دستگاهها در میان مردم نرمافزارها و تکنولوژی‌های مختلفی نیز در این حوزه رشد و نمو پیدا کرده‌اند.
تلاش برای بهینه سازی فرآیندها و فعالیت‌های سازمان همواره از مهمترین دغدغه‌های مدیران هدفمند بوده است. هرچند اثربخش بودن و نتیجه محور بودن پیاده‌سازی نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری بر مدیران پوشیده نیست. اما قصد داریم تا باز هم به مهمترین و تاثیرگذارترین ویژگی‌ها و ارزش افزوده‌هایی که این نرم‌افزار برای سازمانها به ارمغان می‌آورد اشاره کنیم.
پیش از این بار ها گفتیم که یکی از اهداف نرم افزارهای اتوماسیون اداری بهینه‌سازی از طریق صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌ی سازمان هاست. با این وجود درباره قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری و فاکتورهایی که در این قیمت تاثیر گذارند صحبتی نکردیم.
در دنیای امروز که فناوری جایگاه ویژه ای پیدا کرده، استفاده از روش های کند، غیرمکانیزه و دستی در سازمان ها قابل قبول نیستند. حجم بالای فرآیندها و سازمانهایی که به سرعت درحال تغییرند، گردش مکاتبات اداری و مدیریت زمان را با اهمیت تر از همیشه کرده است.
ظهور نرم افزار اتوماسیون اداری به منظور ارائه راهکارهایی یکپارچه در زمینه فناوری اطلاعات بوده است. همواره حجم بالای مکاتبات و گردش نامه های اداری و همچنین اسناد در ادارات، سازمان ها و موسسات اداری معضلی برای این ارگان ها بوده است. ادامه مطلب
همواره هدف اصلی شرکت مهندسی پژوهشی فراگستر ارائه ی راهکارهایی یکپارچه در زمینه آی تی بوده. در همین راستا از اولین نرم افزار اتوماسیون اداری تولیدی این شرکت در سال ۱۳۷۶، همواره به کاربری ساده ی نرم افزارهای تولیدی و کارایی بالای آنها تاکید شده است.
طی این ۲۰سال تجربه، فراگستر همواره در تلاش برای بهبود نرم افزارهای اتوماسیون اداری تولیدی خود بوده است. نتیجه ی این ۲۰ سال تجربه نیز، تبدیل شدن فراگستر به یکی از قدرتمندترین و معتبرترین راهکارهای سازمانی در سیستم مکاتبات اداری کشور است.
ضمن دعوت شما به مشاهده ویدئوی معرفی سیستم، در ادامه با برخی از اصلی ترین امکانات این اتوماسیون به طور مختصر آشنا می شویم.
شرکت فراگستر که در سال 1380 بصورت سهامی خاص تاسیس گردید، با بیش از دو دهه فعالیت مستمر و پویا، هم‌اکنون در زمره شرکتهای برتر ارائه دهنده نرم‌افزارهای اتوماسیون کسب و کار در کشور شناخته میشود. ما شرکتی دانش بنیان، دارای رتبه یک شورایعالی انفورماتیک و همچنین تندیس طلایی رعایت حقوق مصرف کنندگان در طی 5 سال متوالی هستیم. در کارنامه فراگستر اجرای پروژه‌های موفق با سازمانها و نهادهای بزرگی مانند بانک ملی ایران، ایرانسل، دیوان عدالت اداری و … وجود دارد. در حال حاضر بیش از 2600 سازمان با گستردگی 600 هزار کاربر با نرم‌افزار فراگستر، بهره‌وری تیمشان را افزایش داده‌اند.
