با این قابلیت اتوماسیون کسب و کار فراگستر، هنگامی که بر روی بدنه نامه کلیک کنید، نامه در یک محیط بیرونی برای شما باز خواهد شد و شما میتوانید صفحات نامه را به راحتی با کلیدهای جهت یاب کیبورد و یا ماوس ورق بزنید و برای مشاهده بهتر آن را بزرگ یا کوچک نمایی کنید. ادامه مطلب
در بسیاری از سازمانها، ممکن است هنگامی که جلسه یا رویدادی برگزار میگردد، کارها و وظایف زیادی تعریف شود و نیاز باشد که این کارها به افراد مختلف، منتسب شود. برای هماهنگی و مدیریت صحیح این کارها شما به سادگی میتوانید، از روی یک جلسه در تقویم سازمانی اتوماسیون فراگستر، کار (یا کارهایی) را در سیستم “مدیریت کارها و وظایف تیمی” ایجاد کنید، با افراد در تعامل باشید و میزان پیشرفت امور را پیگیری نمایید.
با حرکت رو به جلوی سازمانها و کسب و کارهای مختلف به سمت الکترونیکی شدن و مدیریت بهینه مکاتبات، فرایندها و اطلاعات، سالانه بسیاری از سازمانها و کسب و کارهای جدید و قدیمی، خواستار پیادهسازی سامانههای اتوماسیون اداری هستند؛ اما باید به این نکته نیز توجه داشته باشید که، پیادهسازی اتوماسیون اداری نیازمند یک سری از پیشنیازهای فنی و شرایط حداقلی سازمانی است و در صورتی که این پیشنیازها و شرایط حداقلی وجود نداشته باشند، پیادهسازی اتوماسیون اداری توصیه نمیگردد.
در این مقاله قصد داریم تا حداقل شرایط لازم برای پیاده سازی اتوماسیون اداری فراگستر در سازمانها را باهم بررسی کنیم؛ تا انتهای مقاله همراه ما باشید.
اتوماسیون اداری به طور معمول یکی از سامانههای تحت وب در سازمانها محسوب میشود و بر روی سرورهای داخلی سازمانها و کسب و کارها نصب میگردد و افراد درون سازمان، بدون نیاز به اینترنت و به صورت محلی قادر به استفاده از آن هستند؛ اما گاهی برخی از افراد – مانند مدیران، کارمندان دورکار، افرادی که ماموریت رفتهاند و… – در خارج از سازمان حضور دارند و باید به کارتابل یا اتوماسیون خود دسترسی داشته باشند، در این صورت سازمانها باید راهی برای اتصال کاربران از خارج از سازمان به شبکه اتوماسیون اداری ایجاد نمایند.
با افزایش تعداد قالبهای نامه آماده، ممکن است در هنگام ایجاد مکاتبات نیاز باشد زمان زیادی صرف کنید تا قالب نامه مناسب را بیابید. برای کاهش زمان جستجو در زمان ایجاد نامه و یا فرم جدید، میتوانید با استفاده از قابلیت مرتب سازی قالبهای نامه، قالبهای پرکاربرد و مورد نیازتان را در بین تعداد زیاد قالب های آماده، در کمترین زمان یافته و استفاده نمایید.
شما میتوانید قالبهای نامه، سند یا فرمها را در هنگام انتخاب، با کلیک بر روی گزینه ” شخصی سازی ترتیب قالبها ” متناسب با نیازتان مرتب سازی کنید و قالبهای پرکاربردتر را جهت دسترسی آسانتر در ابتدای لیست بچینید. پس از مرتب سازی به سادگی میتوانید، از میان قالبهای موجود در سیستم، قالب مورد نظر خود را انتخاب کنید.
در طول انجام هر کار یا پروژه سازمانی، مکاتبات مختلفی صورت میگیرد، گاهی این مکاتبات حاوی اسناد و مدارک مرتبط و مورد نیاز برای انجام کار یا پروژه هستند و گاهی نیز جنبه اطلاعرسانی و یا اقدامی دارند؛ اتوماسیون اداری فراگستر با اتصال و یکپارچه سازی سیستمهای مدیریت کارتابل و دیگر زیرسیستمهای اتوماسیون، امکان ایجاد ارتباط یک نامه با مستندات، رویدادها، کارها و فرمها را فراهم کرده است. برای کسب اطلاعات بیشتر، تا انتهای مقاله همراه ما باشید.
پیش از این، شما به کمک زیرسیستم چند امضایی میتوانستید، برای نامهها و اسناد سازمانی مسیر امضا تعریف کنید و آنها را بصورت امن و سریع در سازمان به گردش درآورید تا تاییدات و امضاها اخذ گردند. اما بسیاری از فرمها و درخواستهای سازمانی نیز به امضاهای کاربران نیاز دارند تا تایید شده تلقی شوند و یکی از مواردی که سازمانها با آن رو به رو هستند، نحوه گردش این اسناد برای اخذ تاییدات و امضاها در فرمهای الکترونیکی است. این قابلیت برای سازمانهایی که از سیستم مدیریت فرایندهای فراگستر استفاده نمیکنند و صرفاً میخواهند از امکان تعیین مسیر امضا در فرمساز فراگستر بهره ببرند، بسیار کاربردی خواهد بود.
برای پاسخ به این نیاز سازمانها، اکنون زیرسیستم فرمساز اتوماسیون کسب و کار فراگستر با زیرسیستم چند امضایی و تاییدات نامحدود یکپارچه شده و شما میتوانید برای فرمهایی که در فرمساز فراگستر طراحی میکنید، مسیر امضا تعریف نمایید و آنها را در مسیر امضای تعریف شده به حرکت درآورید تا تاییدات و امضاها به ترتیب اخذ گردند. این رویکرد باعث افزایش کارایی، دقت و امنیت در فرآیند امضای اسناد و فرمها میشود.
برای آشنایی بیشتر با این قابلیت میتوانید ویدئوی زیر را ملاحظه کنید:
وقتی شما نرمافزاری را در سازمان بهرهبرداری میکنید، سرعت پاسخگویی نرمافزار به درخواستهای کاربران، به احتمال زیاد پس از چند ماه یا حداکثر چند سال استفاده از نرمافزار تغییر خواهد کرد و کندتر خواهد شد. یک سری عوامل وجود دارند که در این تغییر سرعت پاسخگویی تاثیرگذارند، مانند افزایش حجم پایگاه داده و یا تغییر رفتار کاربران در خصوص استفاده از نرمافزار. در این مواقع، راهکارها و ابزارهایی وجود دارند که به شما در رفع کندی و بهینهسازی عملکرد نرمافزار کمک میکنند که در میان آنها بهینهسازی عملکرد (Performance Tuning) و مانیتورینگ (Monitoring) پایگاه داده نرمافزار از اهمیت ویژهای برخوردار هستند.
اتوماسیون فراگستر
پروژههای موفق اتوماسیون فراگستر
شرکت فراگستر
تماس با فراگستر
تهران، خیابان مطهری،خیابان کوه نور، خیابان سمنانی (هفتم) – پلاک 11
تلفن: 42623-021
فکس: 88172998-021
info@faragostar.net
کدپستی: 1587695611
درباره فراگستر
شرکت فراگستر که در سال 1380 بصورت سهامی خاص تاسیس گردید، با بیش از دو دهه فعالیت مستمر و پویا، هماکنون در زمره شرکتهای برتر ارائه دهنده نرمافزارهای اتوماسیون کسب و کار در کشور شناخته میشود. ما شرکتی دانش بنیان، دارای رتبه یک شورایعالی انفورماتیک و همچنین تندیس طلایی رعایت حقوق مصرف کنندگان در طی 5 سال متوالی هستیم. در کارنامه فراگستر اجرای پروژههای موفق با سازمانها و نهادهای بزرگی مانند بانک ملی ایران، ایرانسل، دیوان عدالت اداری و … وجود دارد. در حال حاضر بیش از 2600 سازمان با گستردگی 600 هزار کاربر با نرمافزار فراگستر، بهرهوری تیمشان را افزایش دادهاند.