اتوماسیون اداری چیست؟ تعریف، مزایا و کاربرد اتوماسیون اداری
اگر به دنبال خودکارسازی فرآیندها و افزایش بهره‌وری در سازمان خود هستید، باید بدانید که اتوماسیون اداری چیست و چه مزایایی دارد. با وبلاگ فراگستر همراه باشید تا با تعریف اتوماسیون اداری و شرح مزایا و کابردهای آن آشنا شوید.
در طول چند دهه گذشته، اتوماسیون تقریبا به همه صنایع راه پیدا کرده است، از دستگاه‌های خودپرداز گرفته تا خطوط مونتاژ و سیستمهای بهداشت و درمان. اما طی سال‌های اخیر، هوش مصنوعی (AI) و یادگیری ماشینی، اتوماسیون را به قله‌های کاملا جدیدی رسانده‌اند. این ترکیب که از آن به عنوان “اتوماسیون هوشمند” یاد میشود، نحوه تعامل انسان و ماشین‌ها را تغییر میدهد و به کسب و کارها امکان میدهد تا ضمن افزایش کارایی و درآمدزایی خود، بهتر بتوانند در بازارهای چالشی امروز رقابت کنند.
تحقیقات نشان می‌دهند که اتوماسیون میتواند تاثیر فوق‌العاده زیادی بر سود خالص شرکت‌ها داشته باشد. موسسه “ارزش تجاری IBM” تخمین می‌زند که اتوماسیون هوشمند فقط در سال ۲۰۲۲، میلیاردها دلار سودآوری خواهد داشت. این مقاله چشم‌انداز در حال تغییر سیستمهای اتوماسیون اداری را بررسی میکند و علاوه بر تعریف اتوماسیون اداری، توضیح میدهد که علت اهمیت اتوماسیون اداری چیست و هنگام استفاده از اتوماسیون در سازمان خود باید به چه نکاتی توجه کنید.
اتوماسیون اداری چیست؟
اتوماسیون اداری اصطلاحی است که به استفاده از فناوری جهت انجام کارهای تکراری اشاره میکند، به طوری که وقت کارکنان را برای انجام کارهای با ارزش‌تر آزاد میکند. این فناوری‌ها شامل اتوماسیون فرآیند کسب و کار (BPA)، اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA) و اتوماسیون با استفاده از هوش مصنوعی است.
در گذشته، اتوماسیون نیاز به پردازنده‌های مرکزی عظیم و تیمی از متخصصان برای نگهداری آنها داشت. اما امروزه پلتفرمهای اتوماسیون که مبتنی بر پردازش ابری هستند، استفاده از اتوماسیون را در دسترس همه شرکت‌ها قرار می‌دهند. برخی از انواع اتوماسیون اداری عبارتند از:
- اتوماسیون ساده: اتوماسیون ساده، کارهای ساده و ابتدایی را خودکارسازی میکند. ابزارهای اتوماسیون ساده، بدون نیاز به کدنویسی یا با کدنویسی اندک، کارهای تکراری را دیجیتالی میکنند و از این طریق باعث حذف خطاهای انسانی و تسریع کار گروهی می‌شوند. مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) و اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA) نمونه‌هایی از اتوماسیون ساده هستند.
- اتوماسیون فرآیند: اتوماسیون فرآیند یا مدیریت فرآیندهای کسب و کار به یکنواخت‌سازی و شفاف‌سازی فرآیندهای سازمانی می‌پردازد. اتوماسیون فرآیند که اغلب توسط نرمافزارهای اختصاصی صورت می‌پذیرد، میتواند بهره‌وری و کارایی سازمان را افزایش دهد و در عین حال بینش‌های تجاری ارزشمندی را در اختیار شما قرار دهند. فرآیندکاوی و خودکارسازی گردش کار، نمونه‌هایی از اتوماسیون فرآیند هستند.
- اتوماسیون پیشرفته: اتوماسیون پیشرفته انسان‌ها و ماشین‌ها را ترکیب میکند تا چندین سیستم را در سازمان ادغام کند. اتوماسیون پیشرفته که امکان خودکارسازی فرآیندهای پیچیده‌تر را دارد، از داده‌های بدون ساختار همراه با یادگیری ماشینی، پردازش زبان طبیعی و تجزیه و تحلیل آنها استفاده میکند. این نوع اتوماسیون، باعث ارتقای مدیریت دانش و بهبود در سامانه‌های پشتیبانی تصمیم در کسب و کارهای تخصصی میشود.
- اتوماسیون هوشمند: اتوماسیون هوشمند که مبتنی بر هوش مصنوعی است، به این معنی است که ماشین‌ها می‌توانند “یاد بگیرند” و بر اساس موقعیت‌هایی که در گذشته با آنها مواجه شده و تجزیه و تحلیل کرده‌اند، تصمیم‌گیری کنند. به عنوان مثال، در بخش خدمات مشتریان، دستیاران مجازی مبتنی بر هوش مصنوعی می‌توانند هزینه‌ها را کاهش دهند و در عین حال تعاملات هوشمندانه‌تری را میان مشتریان و کارکنان انسانی امکان‌پذیر کنند. در نتیجه، تجربه خدمات بهتری برای مشتریان بوجود می‌آید.
چرا اتوماسیون اداری مهم است؟
صرف نظر از اینکه شما یک شرکت کوچک یا یک شرکت بزرگ را اداره می‌کنید، اتوماسیون راهی عالی برای ساده‌سازی عملیات و افزایش رشد کسب و کار شماست. ابزارهای اتوماسیون با هدف جایگزین کردن نیروی کار انسانی با نیروی کار ماشینی طراحی شده‌اند و به شما اجازه می‌دهند از منابع انسانی‌تان در جای دیگری از کسب و کار خود استفاده کنید.
برای تحقق کامل ظرفیت‌های اتوماسیون، کسب و کارها باید از نرمافزارهای معتبر اتوماسیون و بهترین شیوه‌های موجود برای خودکارسازی در تمام گردش‌کارهای سازمانی خود استفاده کنند. این خودکارسازی‌ها می‌توانند ایجاد تجربه دیجیتالی سریعتر برای مشتریان یا صرفا ساده‌سازی فرآیندهای داخلی سازمان باشند. با این حال، برخی از راهکارهای موجود شامل طیف کامل فناوری‌های مورد نیاز برای خودکارسازی صددرصدی تمامی فرآیندها و عملیات‌های سازمانی نیستند. این موضوع میتواند منجر به استفاده بیشتر از راهکارهای مقطعی، هزینه‌های بالاتر و به تعویق انداختن توسعه کسب و کار شما شود.
مزایای اتوماسیون اداری چیست؟
بعد از تعریف اتوماسیون اداری و ذکر اهمیت آن، باید به این سوال پرداخت که مزایای اتوماسیون اداری چیست؟ استفاده از اتوماسیون در دنیایی که به سرعت در حال تغییر است، اهمیت زیادی دارد. به عنوان مثال، سیستمهای اتوماسیون می‌توانند به شما کمک کنند تا پیش‌بینی کنید که کدام یک از رفتارهای مشتریانتان پس از اتمام همه‌گیری کرونا ادامه خواهد یافت. همچنین به کمک اتوماسیون می‌توانید نحوه تجربیاتی که برای مشتریان خود ایجاد می‌کنید را کنترل و مدیریت کنید. اتوماسیون، به ویژه اتوماسیون ترکیب شده با هوش مصنوعی، میتواند به شما کمک کند این تجربیات را تصحیح و بهینه‌تر کنید که موجب فروش بیشتر، استفاده بهتر از منابع و رضایت بیشتر مشتریان خواهد شد.
یکی از بهترین روش‌ها برای انجام این کار، استفاده از یک پلتفرم اتوماسیون کسب و کار است که به شما اجازه بدهد موارد زیر را انجام دهید:
- کشف فرآیندها: نرمافزارهای اتوماسیون به شما کمک میکنند تا ناکارآمدی‌ها یا نقاط حساس در فرآیندهای عملیاتی خود را مشخص کنید و موفق به تعیین محلی شوید که خودکارسازی فرآیندها بیشترین تأثیر مثبت را خواهند گذاشت. کشف فرآیندها با استفاده از فرآیندکاوری و مدل‌سازی صورت می‌پذیرد.
- استفاده از هوش مصنوعی: نرمافزارهای اتوماسیون به شما کمک میکنند از داده‌هایی که از خودکارسازی عملیات‌های خود بدست می‌آورید، همراه با یادگیری ماشینی و هوش مصنوعی استفاده کنید تا توصیه‌های مناسب را کسب کنید و بتوانید زمان نیروهای انسانی خود را آزاد کرده و از آنها برای انجام کارهای استراتژیک‌تر استفاده کنید.
- افزایش نیروی کار: در هر کجا که ظرفیت برای سطح بالاتری از بهره‌وری وجود دارد یا در صورت نیاز به نیروی کمکی، می‌توانید از ابزارهای اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA) و نیروی کار دیجیتالی برای همکاری با انسان‌ها استفاده کنید.
- خودکارسازی عملیات‌های اصلی: با استفاده از قابلیت‌های اصلی نرمافزارهای اتوماسیون مانند پردازش اسناد، هدایت گردش‌کار، مدیریت تصمیم‌گیری و خدمات محتوایی در عملیات‌های سازمانی کلیدی، می‌توانید نیازهای کسب و کارخود را به راحتی برطرف کنید.
سیستم اتوماسیون اداری فراگستر یکی از بهترین راهکارهای موجود برای عملیات‌های اصلی سازمانی مانند خودکارسازی مکاتبات و مدیریت فرآیندهای کسب و کار است. نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر به عنوان بهترین اتوماسیون اداری در ایران، دارای قابلیت‌های متعددی است که باعث بهبود عملکرد سازمانی و مدیریت کارهای گروهی میشود. کارتابل آفلاین و آنلاین، ویرایشگر Word آنلاین (یا بدون نصب و آفلاین)، نسخه موبایل سازمانی، مدیریت فکس، ایمیل و پیامک، مدیریت تقویم و جلسات، رسانه سازمانی، مدیریت فرم‌ها و فرآیندها و بسیاری از قابلیت‌های فوق‌العاده دیگر مانند تبدیل گفتار به متن. جستجوی هوشمند و… تنها بخشی از این امکانات است.
نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر علاوه بر خودکارسازی مکاتبات، قابلیت ذخیره و مدیریت مستندات را نیز برای شما فراهم میکند. برای آشنایی بیشتر با نرم افزار مدیریت کسب و کار فراگستر، می‌توانید با پرکردن فرم زیر از مشاوره رایگان کارشناسان ما استفاده کرده و از دموی محصولات ما نیز بازدید کنید.
سازمانهای موفقیک ابزار مدیریتی کارآمداتوماسیون کسب و کاردارند.
اگر مدیر، تصمیم گیرنده یا صاحب کسب و کار هستید، همین حالا وقتشه از مشاوره رایگان ما استفاده کنید تا با ابزارهای مدیریت آسان‌تر، سریعتر و به صرفه‌تر در سال ۱۴۰۰ آشنا شوید.
کاربردهای متداول اتوماسیون اداری کدام است؟
حال که دانستید اتوماسیون اداری چیست و چه مزایایی دارد، نوبت به بررسی کاربردهای اتوماسیون اداری است. اتوماسیون اداری برای ساده‌سازی فرآیندها در اکثر بخش‌های یک سازمان مناسب است:
- فعالیتهای بازاریابی: در اتوماسیون ایمیل مارکتینگ (بازاریابی ایمیلی)، شرکت‌ها می‌توانند از نرمافزارها برای ارسال ایمیل به لیست مشتریان در یک زمان‌بندی از پیش تعیین شده استفاده کنند و هزینه‌های اجرای کمپین‌ها به صورت دستی را کاهش دهند. همچنین با استفاده از اتوماسیون می‌توان تلاش‌های بازاریابی را به سیستم مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM) متصل کرد و حتی کارهایی مانند هدف قرار دادن مشتریان با پیام‌های خودکار در رسانه‌های اجتماعی را از طریق این نرمافزارها انجام داد.
- منابع انسانی: سیستمهای اتوماسیون مدیریت منابع انسانی می‌توانند طیف وسیعی از وظایف منابع انسانی، از جمله پردازش درخواست‌های استخدامی، زمان بندی مصاحبه‌ها، ارسال پیشنهادات شغلی، استقرار نیروهای جدید، مدیریت حقوق و دستمزد و مدیریت مزایا را خودکارسازی کنند. این سیستمها همچنین می‌توانند با استفاده از تجزیه و تحلیل داده، به آگاهی بیشتر از راه‌های افزایش بهره‌وری نیروی کار دست یابند.
- فرآیندهای فروش: ابزارهای اتوماسیون فروش مانند Salesforce و سایر سرویسهای نرم‌افزاری (SaaS) تیم‌های فروش را قادر می‌سازند تا زمان کمتری را صرف ثبت فعالیتهای مربوط به معاملات کرده و زمان بیشتری را برای برقراری تماس‌های تلفنی که منجر به جذب بیشتر مشتریان جدید میشود، صرف کنند. این ابزارها می‌توانند وظایف تکراری در طول فرآیند فروش را خودکارسازی کنند، مانند تشخیص کیفیت لیدها و فرصت‌های فروش با توجه به سفر خریدار، سپردن مشتریان بالقوه به نمایندگان فروش مناسب برای آنها و ایجاد پیش‌بینی فروش با پشتوانه داده‌ها.
- امور مالی و حسابداری: با خودکارسازی برنامه‌ریزی‌های مالی و حسابداری، شرکت‌ها می‌توانند برای کارهای مهم‌تر مانند تجزیه و تحلیل داده‌ها، تعیین استراتژی و همکاری با ذی‌نفعان وقت بگذارند. به عنوان مثال در مدیریت حساب‌های پرداختنی (AP)، ثبت داده‌ها به صورت خودکار انجام میشود، صورتحساب‌ها به طور خودکار با اسناد مطابقت داده می‌شوند و تاییدیهها به طور خودکار پیگیری می‌شوند. این باعث کاهش خطاهای موجود در داده‌ها شده و از تقلب از طریق نظارت هوشمند جلوگیری میکند.
کلام آخر
در این مقاله خواندید که اتوماسیون اداری چیست و با تعریف اتوماسیون اداری و برخی از مزایا و کاربردهای آن آشنا شدید. یکی از برترین ارایه‌دهندگان اتوماسیون در ایران شرکت فراگستر است که با ارایه راهکارهایی جامع برای اتوماسیون اداری و همینطور اتوماسیون کسب و کار، به تمامی شرکت‌ها و سازمانهای ایرانی در مسیر خودکارسازی فرآیندهای کاری‌شان کمک میکند. به عنوان مثال، بانک ملی ایران از نرمافزار اتوماسیون فراگستر برای اتصال هزاران شعبه خود در سطح کشور استفاده میکند و از این طریق بهره‌وری خود را افزایش داده و میلیاردها تومان در هزینه‌ها صرفه‌جویی کرده است.
سیستم اتوماسیون فراگستر، ابزار قدرتمندی است که از ماژول‌ها و قابلیت‌های متعددی پشتیبانی میکند. از جمله این قابلیت‌ها می‌توان به فرم‌ساز، BPMS، نسخه موبایل، چندسازمانی، چند امضایی، تبدیل گفتار فارسی به متن و پشتیبانی از وایرایشگر WORD مایکروسافت اشاره کرد. با نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر می‌توانید کارهای تکراری را حذف کرده و منابع خود را به کارهای با ارزش‌تر اختصاص دهید. برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد راهکارهای اتوماسیون فراگستر، می‌توانید با تماس با کارشناسان ما از مشاوره رایگان استفاده کرده و راهکارهایی که متناسب کسب و کار شما هستند را پیدا کنید.
