مکاتبات الکترونیکی در سازمان از راه‌های متعددی انجام می‌شود. یکی از این راه‌ها استفاده از نرم افزارهای پست الکترونیک یا ایمیل است. با این حال بسیاری از کاربران سازمانی نیاز دارند که بتوانند نامه‌های دریافتی از طریق ایمیل را به صورت نامه رسمی در سیستم‌های اتوماسیون اداری ثبت کرده و آنها را برای انجام اقدامات مربوطه در سازمان به گردش دربیاورند. این دسته از امکانات اتوماسیون فراگستر در زیرسیستم مدیریت پست الکترونیک فراگستر گنجانده شده است. یکی از امکاناتی که این زیرسیستم در اختیار شما قرار می‌دهد، امکان ثبت ایمیل‌های دریافتی به عنوان نامه است. در ادامه این مقاله نحوه تبدیل ایمیل های دریافتی به نامه در اتوماسیون اداری فراگستر را بررسی می‌کنیم.

ادامه مطلب

آیا دنبال این هستید که ثبت و شماره‌گذاری نامه‌هایتان را با استفاده از کامپیوتر انجام دهید؟ در این مقاله یک فایل اکسل ساده و مختصر برای انجام این دسته از کارهای دبیرخانه و اتوماسیون اداری در اختیار شما قرار می‌دهیم.

اگر مکاتبات اداری شما زیاد است و نیاز به پیگیری و ثبت آنها دارید، باید از یک دفتر اندیکاتور کاغذی یا نمونه دیجیتال آن استفاده کنید. ثبت، شماره‌گذاری، دسته‌بندی و پیگیری مکاتبات اداری کاریست که در سازمان‌های بزرگ‌تر توسط واحدهای دبیرخانه انجام می‌شود. این سازمان‌ها نیز معمولاً از نرم افزارهای حرفه‌ای مانند اتوماسیون اداری فراگستر استفاده می‌کنند. اما برای شروع کار و برای ثبت و شماره‌گذاری ساده مکاتبات خود به‌صورت دیجیتالی، می‌توانید از یک فایل اکسل استفاده کنید.

ادامه مطلب

در این مقاله در مورد معیارهای انتخاب نرم افزار دبیرخانه مناسب صحبت می‌کنیم. برای آشنایی با نکاتی که پیش از خرید یک نرم افزار دبیرخانه باید به آنها توجه کنید، با این مقاله و وبلاگ فراگستر همراه باشید.

حجم مکاتبات سازمان ها و کسب و کارها هر روز بیشتر از گذشته می‌شود و انجام آنها به طور دستی دیگر توجیه مالی ندارد. نرم افزارهای دبیرخانه، سیستم‌هایی هستند که تمامی وظایف دبیرخانه از جمله شماره‌گذاری، ثبت و رهگیری مکاتبات اداری را به صورت دیجیتالی و خودکار انجام می‌دهند. با استفاده از این سیستم‌ها، شما می‎‌توانید سرعت انجام امور را تا حدود زیادی افزایش دهید. اما معیارهای انتخاب نرم افزار دبیرخانه مناسب چیست و باید چه ویژگی هایی داشته باشد؟ در این مقاله به این سوالات پاسخ می‌دهیم.

ادامه مطلب

در این مقاله در مورد مفهومی نسبتا جدید به نام هایپر اتوماسیون (Hyper Automation) صحبت می‎‌کنیم. برای آشنایی با هایپر اتوماسیون، مزایا، چالش‌ها و اجزای کلیدی آن، با این مقاله و وبلاگ فراگستر همراه باشید.

بسیاری از سازمان‌ها با اتوماسیون و فواید آن آشنا هستند. اما تعداد کمی از آنها درباره هایپر اتوماسیون یا ابر اتوماسیون شنیده‌اند. این اصطلاح ممکن است کمی شبیه داستان‌های علمی تخیلی به نظر برسد، اما کاربردهای واقعی دارد و استفاده از آن در میان سازمان‌ها رو به گسترش است. هایپراتوماسیون در واقع عبارت است از ادامه مطلب

در این مقاله در مورد اینکه دبیرخانه چیست و انواع و وظایف آنها صحبت می‌کنیم. همچنین در مورد نرم‌افزارهای دبیرخانه و ضرورت استفاده از آنها خواهید خواند.

دبیرخانه نقش مهمی در هر سازمان دارد و با توجه به اهمیت مکاتبات در سازمان‌ها، شناخت فعالیت‌های واحد دبیرخانه نیز یک ضرورت محسوب می‌شود. همچنین، شناخت بهتر دبیرخانه ادامه مطلب

در ادامه آموزش‌های مربوط به مبحث نامه اداری، در مورد شماره گذاری در نامه اداری صحبت می‌کنیم. اگر می‌خواهید با نحوه صحیح شماره گذاری در مکاتبات اداری آشنا شوید، با وبلاگ فراگستر همراه باشید.

شماره‌گذاری یکی از مهم‌ترین مراحل انجام مکاتبات اداری است. نامه‌نگاری نیز روش اصلی و رسمی برقراری ارتباطات اداری در سازمان‌ها و شرکت‌هاست. به عبارتی مکاتبات اداری تنها راه پیگیری رسمی امور سازمانی است. در نگاه اول انجام این مکاتبات ممکن است امری ساده به نظر برسد. اما سادگی نامه‌نگاری تا وقتی خواهد بود که میان تعداد انگشت‌شماری از افراد جریان داشته باشد. زمانی که صحبت از ارتباط میان هزاران کاربر و میان واحدهای متعدد یک سازمان می‌شود، پیگیری و تفکیک این مکاتبات بسیار پیچیده خواهد شد. به همین دلیل مدیریت مکاتبات و نامه‌های اداری از ضرورت‌های اصلی ادامه مطلب

یکی از موارد مهمی که می‌توانند استفاده از یک نرم‌افزار را تسهیل کنند، قابلیت شخصی‌سازی است. زیرا هر کاربری نقش خاصی در سازمان دارد و وظایف و روال‌های کاری وی با بقیه کارکنان متفاوت است. بنابراین این امکان برای هر فرد وجود دارد که با شخصی‌سازی بیشتر سیستم اتوماسیون،سرعت، راحتی و ادامه مطلب

یکی از قابلیت‌هایی که استفاده از اتوماسیون اداری را تسهیل می‌کند، پشتیبانی از نسخه موبایل است. برای آشنایی بیشتر با نسخه موبایل فراگستر و امکانات خاص آن، با ما همراه باشید.

دسترسی به اتوماسیون در خارج از محل سازمان برای انجام سریع و بی‌وفقه فرآیندهای سازمانی اهمیت زیادی دارد. سیستم‌های اتوماسیون تحت وب مانند اتوماسیون فراگستر چنین قابلیتی را فراهم کرده‌اند. اما حتی اگر امکان دسترسی به سیستم اتوماسیون در هر مکان و زمان وجود داشته باشد، افراد همیشه به ادامه مطلب

خودکارسازی کامل فرآیندها، بدون یکپارچه سازی اتوماسیون اداری و نرم افزارهای سازمان و تبادل اطلاعات میان آنها ممکن نیست. برای درک بهتر اهمیت این موضوع و نقش واسط‌های برنامه‌نویسی کاربردی (API) در این زمینه، با این مقاله از وبلاگ فراگستر همراه باشید.

قابلیت تبادل اطلاعات میان اتوماسیون اداری و نرم‌افزارهای سازمان زمانی به شما کمک می‌کند که در اجرای فرآیندهای کاری خود به داده‎‌های این نرم‌افزارها احتیاج دارید. برای مثال ممکن است بخواهید داده‌های نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری یا CRM خود را از طریق ادامه مطلب

اتوماتیک سازی کسب و کار بیش از هر زمان دیگری اهمیت پیدا کرده است. خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار به شما اجازه می‌دهد زمان ارسال ایمیل‌ها را تعیین کنید، وظایف هر یک از اعضای تیم را مشخص کنید، سرنخ‌های فروش را دنبال کنید و داده‌ها را در میان نرم‌افزارهای مختلف انتقال دهید.

با این حال، استفاده از همه این قابلیت‌ها می‌تواند چالش‌برانگیز باشد، به ویژه اگر کسب و کار شما یک شرکت بزرگ با بودجه و منابع زیاد برای خودکارسازی نباشد. بنابراین ممکن است این سوال برای شما پیش بیاید که: ادامه مطلب

اگر در یک محیط اداری کار می‌کنید حتما برای شما هم پیش آمده که انبوهی از نامه‌ها، گزارشات مالی، درخواست‌های جلسات و ده‌ها کار اداری دیگر روی دوش شما تلنبار شوند. اتوماسیون می‌تواند راهی قدرتمند برای خودکارسازی این دسته از کارهای ساده و صرفه‌جویی در زمان شما باشد، به شرطی که جایگزین کار کردن شما نشود. با وبلاگ فراگستر و معرفی ۵ راه برای خودکارسازی کارهای خیلی ساده همراه باشید.

بسیاری از افراد آرزو می‌کنند که ادامه مطلب

جدیدترین نوع از فناوری‌های اتوماسیون، اتوماسیون فرآیند هوشمند یا IPA نام دارد. اتوماسیون فرآیند هوشمند که ترکیبی از دیجیتالی شدن، رباتیک و هوش مصنوعی است، بیش از نیمی از فعالیت‎‌های سازمان را خودکارسازی می‌کند. شرکت‌هایی که نمی‌خواهند از رقبای خود عقب بمانند، می‌توانند از این نوع اتوماسیون برای ادامه مطلب

اگر بخواهیم رو راست باشیم، بسیاری از کارهای اداری، خسته‌کننده و زاید به نظر می‌رسند. زمان زیادی را از شما می‌گیرند و شما را از آنچه واقعا برای کسب و کارتان مهم است، مانند فروش بیشتر و خلق ایده‌های جدید دور می‌کنند. اینجاست که خودکارسازی فرایندهای پرتکرار در سازمان اهمیت پیدا می‌کند.

بنابراین برای موفقیت در کسب و کارتان و افزایش قابلیت‌های رقابتی سازمان خود، باید از تلف کردن وقت خود برای انجام کارهای تکراری مربوط به امور اداری، حسابداری و منابع انسانی پرهیز کنید و این موارد را به راهکارهای اتوماسیون بسپارید. به لطف گسترش فناوری‌های دیجیتال، بسیاری از این کارهای وقت‌گیر با استفاده از ادامه مطلب

مدیریت محتوای سازمانی (ECM) نقش مهمی در کسب و کارهای امروزی دارد. اما قطعا اولین سوال در ذهن شما این خواهد بود که مدیریت محتوای سازمانی چیست و چرا مدیران و شرکت‌ها باید به آن توجه کنند؟ با وبلاگ فراگستر و راهنمای مدیریت محتوای سازمانی همراه باشید.

ادامه مطلب