یکی از مواردی که در هنگام استقرار سیستم‌های اتوماسیون اداری همواره از ما سوال میشود این است که:

«نحوه تعامل و عملکرد سیستم اتوماسیون اداری فراگستر در هنگامی که فرد یا افرادی در سازمان ما، دارای چند پست یا به عبارتی دارای چند سِمَت هستند، چگونه است؟»

یکی از فعالیت‌های زمان‌بر هنگام راه‌اندازی یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری که در جلسات قبلی نیز به آن اشاره شد، فرآیند تعریف اطلاعات کاربری برای کاربران و بهره‌برداران از سیستم است. این فرآیند الاالخصوص برای سازمان‌هایی با تعداد کاربر بالا یک دغدغه به شمار می‌آید، در این جلسه می‌خواهیم شمارا با یک راهکار دیگر برای این مهم که به‌خصوص برای سازمان‌هایی که از زیرساخت ActiveDirectory در شبکه محلی خود بهره می‌برند بسیار مفید و کارا است، آشنا کنیم.

فرض کنیم می خواهیم یک سیستم اتوماسیون اداری برای شرکت یا سازمانی راه اندازی کنیم که بیش از ۱۰۰۰ کاربر دارد، احتمالا یک همچین سازمانی حتماً باید دارای ساختار شبکه و به عبارت دیگر Domain معتبر و مستحکمی باشد، بسیار خوب اگر نحوه اعتبار سنجی کاربری را بر روی مد Windows قرار دهیم دیگر نیاز نخواهیم داشت فکری برای تعریف نام‌های کاربری و رمز‌های عبور کنیم.

در این جلسه از آموزش اتوماسیون اداری می‌خواهیم مراحل نصب نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر را توضیح دهیم. این جلسه یکی از جلسات مهم آموزش اتوماسیون اداری می‌باشد. معمولاً نرم‌افزارهای تحت وب امکانی برای نصب خودکار با به‌روزرسانی ورژن ندارند، ولی برای نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر امکان نصب و بروز رسانی به‌صورت کاملاً Wizard ای ممکن شده، تا کاربران بدون هیچ‌گونه دغدغه‌ای بتوانند صرفاً با طی چند مرحله سیستم خود را نصب یا به‌روزرسانی نمایند.

امروزه سیستم های اداری، سیستم های جهانی هستند که وظیفه اصلی آنها ایجاد ارتباط و بهبود ارتباطات است. در دهه ۱۹۶۰ فعالیتهای اداری و بازرگانی روبه گسترش گذاشت، در این میان وجود یک سیستم اداری مناسب که حجم عظیمی از اطلاعات، مکاتبات را در بر گیرد به وضوح احساس شد.در دهه ۱۹۷۰ کارائی کارخانه ها ۹۰-۸۵ درصد افزایش یافت درحالی که کارائی سیستمهای دفتری تنها ۴ درصد افزایش یافت. همین تحقیقات نشان میداد هزینه های امور دفتری از ۲۰ الی ۳۰ درصد به ۳۰ الی ۴۰ درصد هزینه های سازمان ارتقاء یافته بود. باید سیستمهایی بوجود می امد که کارایی سیستمهای دفتری را نیز افزایش می داد. این سیر تکامل همچنان با چالشها و فرصتهایی در سازمانها همراه بود.

در این مقاله به هفت حوزه فرایندی ویژه در طول اجرا و پیاده سازی یک سیستم مدیریت فرایند کسب و کار خواهیم پرداخت که در طراحی و ساخت یک سیستم مدیریت کسب و کار باید به این موضوع دقت داشت که هر یک از این پروسه‌ها باید با دقت و وسواس خاصی طراحی شوند و در عین حال از انعطاف‌پذیری مناسب برای تغییر ساختار شرکت‌ها نیز برخوردار باشند.

اتوماسیون اداری، نرم افزاریست که به کمک آن تمام نیازهای اداری یک سازمان بطور مکانیزه و هوشمند انجام میشود، به گردش کار سرعت می بخشد و با جمع‌آوری اطلاعات مربوط به فعالیت ها وطبقه‌بندی آن ها، پایگاه اطلاعاتی قابل اتکایی را برای تصمیم‌گیری مدیران سازمان فراهم میاورد و پاسخگوی بخش های عمده‌ای ازنیازمدیران است.

استفاده از یک سیستم اتوماسیون اداری مناسب، علاوه بر اینکه باعث صرفه جویی در زمان، کاهش هزینه‌ها و در نتیجه بهره ور شدن سازمان میشود، دستاوردهای چشم‌گیری برای مدیران، کارشناسان، کارکنان دبیرخانه و بایگانی ، ارباب رجوع یک سازمان و در نهایت محیط زیست به دنبال دارد که در ادامه به برخی از آن‌ها اشاره میکنیم.

امروزه سازمانهایی که درصدد استفاده از سیستمهای اتوماسیون اداری هستند باید فاکتورهای زیادی رابرای راه اندازی و پیاده سازی اینگونه سیستمها مدنظر قرار دهند که درکارآیی وکیفیت کار آنان تاثیر بسزایی داشته باشد. برخی از این فاکتورها شامل بودجه، فضای فیزیکی کار، زیرساختهای شبکه و مخابراتی و... میباشند. اما بدون شک فاکتور اصلی و بسیار مهم در اجرا وبکارگیری نرم افزار اتوماسیون اداری در یک سازمان، آموزش کارکنان آن است.

یکی از مهمترین اختراعات بشر برای ایجاد ارتباط و تبادل سریع اطلاعات، اینترنت است. اینترنت تمامی انسانهای سراسر دنیا را با تمام گستردگی و پراکندگی جغرافیایی، روزبروز به یکدیگر نزدیکتر میکند. سیستمهای مبتنی بر وب، در شبکه‌های محلی و جهانی قابل استفاده هستند. امکانات و فواید سیستمهای تحت وب بگونه ایست که توصیه و تاکید مشاوران سازمانها در جهت تهیه اینگونه سیستمها میباشد.

برای استقرار صحیح سیستم اتوماسیون اداری که باهدف نظام بخشیدن به گردش مکاتبات وفرآیندهای یک سازمان تهیه وطراحی شده، نیازمند بسترسازی‌های مناسب توسط سازمان کارفرماست. ایجاد چنین بستری به یقین در پیشبرد هر چه بهتر وسریعتر استقرار سیستم اتوماسیون اداری موثر واقع خواهد بود. خدمات زیر بمنظورنظارت بر اجرا ومشاوره برای عملیاتی شدن سیستم اتوماسیون اداری پیشنهاد میشود: