نقش اساسی مدیریت زمان در سازمان

در این مقاله در مورد راهکارهای مدیریت زمان در سازمان برای مدیران صحبت می‌کنیم. برای آشنایی بیشتر با اهمیت مدیریت زمان برای مدیران و شیوه‌هایی که اتوماسیون اداری فراگستر به مدیریت زمان کمک می‌کند، با این مقاله و وبلاگ فراگستر همراه باشید.

تا به حال چند بار برایتان پیش آمده که هنگامی که به پایان روز می‌رسید، احساس کنید حتی موفق به انجام نیمی از برنامه‌های شخصی خود نشده‌اید؟ اگر صاحب یک کسب و کار کوچک یا مدیر یک سازمان باشید، حجم زیاد کار و فرصت کم برای استراحت، حتما شما را کلافه می‌کند. خیلی از مدیران به خاطر مشغله‌های زیاد کاری، این امکان را ندارند که هم فعالیت‌های کاری خود را انجام دهند و هم به استراحت شخصی و همراهی با خانواده و دوستان بپردازند. متأسفانه، اغلب این افراد هر روز احساس می‌کنند که باید یکی از نیازهای خود را قربانی موفقیت در کارشان کنند. صرف ساعت‌های زیاد برای تعقیب سرنخ‌های فروش، مدیریت کارکنان و شرکت در جلسات زمان زیادی را از شما می‌گیرد. طبیعی است که به عنوان یک مدیر یا کارآفرین، تا زمانی که نیروی انسانی کافی استخدام نکرده باشید، برنامه کاری شما فشرده خواهد بود. بنابراین بهترین کار تا پیش از استخدام نیروهای بیشتر این است که مهارت‌های مدیریت زمان خود را ارتقا دهید و از ساعت‌های خود بهترین استفاده را ببرید.

چرا مدیریت زمان در سازمان مهم است؟

تابحال به این فکر کرده‌اید، که چرا برخی از افراد یا سازمان‌ها از بقیه موفق‌ترند؟ چرا بعضی از آنها درآمد بیشتری دارند و سریع‌تر پیشرفت می‌کنند؟ صاحب‌نظران زیادی به دنبال یافتن پاسخ به این سوال بوده‌اند و دلایل مختلقی را مطرح کرده‌اند. یکی از ویژگی‌هایی که در میان تمامی افراد موفق وجود دارد این است که آنها زمان خود را به خوبی مدیریت می‌کنند. در واقع مدیریت موثر زمان در هر زمینه‌ای که فعالیت می‌کنید می‌تواند به یک ابزار قدرتمند برای پیشرفت و موفقیت شما تبدیل شود.

مشکل از اینجا شروع می‌شود که اگر یک کارآفرین یا مدیر سازمان خود هستید، باید رئیس خودتان هم باشید و زمان و چگونگی کار کردن خود را انتخاب کنید. این مسئله، به همان اندازه که ممکن است لذت‌بخش باشد، معایبی هم دارد. زیرا بدون وجود کسی که ناچار به پاسخگویی به آن باشید، مدیریت زمان شما ضعیف خواهد شد و بهره‌وری و کیفیت کار شما آسیب خواهد دید که می‌تواند به مانعی مهم برای گسترش کسب و کار شما تبدیل شود.

از دلایل دیگر اهمیت مدیریت موثر زمان در سازمان می‌توان به مشکلاتی اشاره کرد که در صورت مدیریت ضعیف زمان با آن روبرو خواهید شد. از جمله این مشکلات می‌توان به از دست رفتن ددلاین‌ها، عقب افتادن کارها، لطمه به اعتبار کاری سازمان شما، افزایش استرس و حجم کار، از بین رفتن تعادل میان کار و زندگی کارکنان، ترک کار کارکنان و … اشاره کرد. بنابراین برای مدیریت بهتر زمان خود و پیشگیری از چنین مشکلاتی، باید به دنبال راهکارهایی برای مدیریت زمان خود باشید. در ادامه این مقاله 6 استراتژی مدیریت زمان را برای شما معرفی می‌کنیم.

راهکارهای مدیریت زمان در سازمان برای مدیران کدام است؟

اولویت بندی کنید

اولین قدم برای مدیریت بهتر زمان این است که وظایف خود را اولویت بندی کنید. به عنوان یک صاحب کسب و کار، مهم نیست که چقدر کار می‌کنید، زیرا همیشه کارهای بیشتری برای انجام دادن خواهید داشت. بنابراین ضروری است که اهداف هوشمندانه‌ای را تعیین کنید که بتوانید به آنها پایبند باشید. برای انجام این‌کار، وظایف خود را بر اساس آنچه باید تا پایان روز، هفته یا ماه تکمیل کنید سازماندهی کنید و مسئولیت انجام آنها را بر عهده بگیرید.

اولویت بندی کنید

یک راه عالی برای شروع این است که عادت کنید هر روز صبح یا قبل از رفتن به رختخواب فهرستی از کارهایی که باید انجام دهید بنویسید. نکته کلیدی این است که انتظارات واقع بینانه داشته باشید و هر مورد را به ترتیب اهمیت بنویسید، بنابراین حتی اگر نتوانید همه کارهای فهرست شده را انجام دهید، حداقل خواهید توانست ضروری‌ترین آنها را انجام دهید.

کارها را تفویض کنید

یکی از اشتباهات رایجی که اکثر صاحبان کسب و کارهای کوچک مرتکب می‌شوند این است که عمداً مسئولیت‌های زیادی را بر عهده می‌گیرند. در مراحل اولیه، معمول است که تا آنجا که می‌توانید کار خود را انجام دهید. ممکن است نگران باشید که هیچ کس دیگری نمی‌تواند کار را به خوبی شما انجام دهد. دلیلش هرچه که باشد، نباید به جایی برسد که همیشه بیش از حد کار کنید. اگر در مورد گسترش کسب و کار خود جدی هستید، باید تفویض اختیار و انتقال مسئولیت را یاد بگیرید.

ابتدا نحوه مدیریت تیم فعلی خود را ارزیابی کنید. آیا به آنها اعتماد دارید که حتی برخی از مهم‌ترین کارها را در کسب و کار شما شما انجام دهند؟ سعی کنید بیشتر نقش مشاوره ای داشته باشید. کارکنان خود را راهنمایی کنید و به آرامی به آنها مسئولیت بیشتری در زمینه‌هایی که در آنها مهارت دارند بدهید. این نه تنها در وقت شما صرفه جویی می‌کند، بلکه محیط قدرتمندتری را برای افرادی که با آنها کار می‌کنید ایجاد می‌کند.

برای مدیریت بهتر زمان، باید بخشی از کارها را تفویض کنید

اگر قبلاً این کار را انجام داده اید اما تیم شما هنوز غرق در کار است، وقت آن است که نیروی جدید استخدام کنید. استعدادهای مناسب را پیدا کنید و یک مربی از تیم فعلی خود برای آموزش آنها قرار دهید. اگر شما یک کارآفرین تک نفره هستید، ممکن است آموزش دهنده آنها در ابتدا خود شما باشید. هزینه‌های ابتدایی استخدام بالا خواهد بود، مانند تامین مالی حقوق اضافی و آموزش نیروهای جدید. با این حال، در دراز مدت، این هزینه‌ها در زمانی که صرفه‌جویی می‌کنید و تیم‌هایی که می‌سازید، جبران خواهند شد.

عوامل اتلاف زمان را شناسایی کنید

عوامل اتلاف زمان را شناسایی کنید

حواس‌پرتی دشمن شماره یک بهره‌وری است. خواه علت آن داشتن یک همکار پرحرف یا عادت شما به چک کردن پروفایل شبکه‌های اجتماعی کسب و کارتان باشد. در حالی که برخی از حواس‌پرتی‌ها کاملاً خارج از کنترل ما هستند، ما می‌توانیم به راحتی با اعمال نظم و انضباط از برخی دیگر از عوامل حواس‌پرتی اجتناب کنیم. برای این‌کار ممکن است مجبور باشیم مرزهای مشخصی با افرادی که با آن‌ها زندگی یا کار می‌کنید مشخص کنید، دسترسی به برخی سایت‌ها را مسدود کنید، یا حتی مجبور باشید تلفن خود را در کشو قفل کنید. شما باید حاضر باشید اقدامات لازم را برای افزایش بهره‌وری خود انجام دهید.

از ابزارهای ردیابی زمان استفاده کنید

نرم افزارهای ردیابی زمان به دو دلیل عالی هستند. آنها:

• افراد را به چالش می‌کشند تا وظایف را قبل از مهلت تعیین شده انجام دهند
• کارکنان را در قبال میزان فعالیت‌هایشان مسئول نگه می‌دارند

چه کارکنان شما در محل سازمان شما کار می‌کنند یا از راه دور، می‌توانید ساعت‌هایی را که برای انجام کارهای خاص انجام می‌شود ارزیابی و کارایی آنها را اندازه گیری کنید. چندین برنامه ردیابی زمان وجود دارد که می‌توانید آنها را در سایر نرم افزارهای سازمانی خود ادغام کنید، یا اگر به دنبال یک نرم افزار سازمانی جدید هستید، برنامه ای را پیدا کنید که دارای قابلیت ردیابی زمان باشد. برای مثال، نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر به شما اجازه می‌دهد مدت زمان رسوب فرآیندها و زمانی را که هر یک از اعضای تیم برای انجام وظایف مربوط به آن صرف می‌کنند، پیگیری کنید. این کار تشخیص اینکه کدام افراد و فعالیت‌ها بیشترین تاخیر را در گردش کار شما ایجاد می‌کنند بسیار آسان می‌کند. سپس، می‌توانید نیازهای زمانی هر فعالیت را مجدداً ارزیابی کنید یا یک استراتژی جدید برای کارآمدتر کردن آن بخش از فرآیند اتخاذ کنید.

به خودتان اجازه استراحت بدهید

هر چقدر هم که ممکن است کلیشه ای به نظر برسد، گاهی اوقات واقعاً به استراحت نیاز دارید. بله، طبیعی است که کارهای بی پایان بر دوش شما تلنبار شود و ذهنتان دائماً در این فکر باشد که کار بعدی چیست، به خصوص اگر مدیر یک کسب و کار هستید. اما کلید بهبود بهره وری، ایجاد تعادل بین کار و استراحت است. ناگفته نماند که اگر همیشه به این فکر کنید که در مرحله بعد چه کاری باید انجام شود، خلاقیت نمی‌تواند شکوفا شود. بنابراین اطمینان حاصل کنید که شما و کارکنانتان به طور منظم استراحت می‌کنید و حداقل زمانی را دور از میز خود برای بازیابی انرژی خود سپری می‌کنید. برای انجام این کار کافی است تا هر روز زمانی را برای انجام کاری که ذهن شما خلوت می‌کند اختصاص دهید. این کار می‌تواند نوشیدن یک فنجان قهوه در کافه مورد علاقه تان، قدم زدن در پارک یا خواندن چند دقیقه از یک کتاب باشد.

کسب و کار خود را خودکارسازی کنید

مهم‌ترین کار برای اتوماسیون کسب و کار شما، یافتن فناوری مناسب برای کمک به کاهش حجم کار و بهینه سازی عملیات‌های آن خواهد بود. این روزها، ارائه‌دهندگان نرم‌افزارهای ابری، به کسب‌وکارهای کوچک و استارت‌آپ‌ها دسترسی بیشتری به فناوری مورد نیاز برای رقابتی ماندن می‌دهند. این راهکارها برای خودکارسازی کارهای معمولی، تکراری و آزاردهنده‌ای طراحی شده‌اند که زمان زیادی را از شما می‌گیرند اما بازده کمی دارند. این به شما و کارکنانتان زمان بیشتری می‌دهد تا با مشکلات پیچیده مقابله کنید یا ایده‌های بهتری برای محصول ارائه دهید. به عنوان مثال، اگر 4 ساعت در هفته را صرف تهیه پیش‌نویس گزارش برای جلسه هفتگی تیم خود می‌کنید، می‌توانید از نرم افزار تجزیه و تحلیل مبتنی بر هوش مصنوعی برای تولید خودکار گزارش‌های بصری جذاب که داده‌ها را در هر لحظه با کلیک یک دکمه منعکس می‌کند، استفاده کنید. یا اگر در اولویت‌گذاری روی پیگیری سرنخ‌ها مشکل دارید، می‌توانید از یک نرم افزار CRM کارآمد برای ارزیابی سرنخ‌های خود استفاده کنید تا به شما بگوید کدام یک از آنها احتمال بیشتری برای تبدیل شدن به مشتری دارد.

اتوماسیون اداری فراگستر چگونه به مدیریت زمان کمک می‌کند؟

یکی از اصلی‌ترین فواید اتوماسیون اداری فراگستر، صرفه جویی در زمان است. قابلیت‌های نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر به‌نحوی است تا حتی‌الامکان از انجام کارهای زمان‌بر و دستی می‌کاهد. بدین ترتیب بخش زیادی از فعالیت‌های سازمان بدون نیاز به دخالت نیروی انسانی و به صورت اتوماتیک انجام می‌شود. در ادامه با بررسی دقیق فرآیندهای سازمانی درباره نقش نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر در بهبود و تغییر آنها صحبت می‌کنیم.

خودکارسازی فرآیندهای سازمان

در روال فرآیندهای اداری، فعالیت‌های تکراری و روزمره بسیاری وجود دارد که اولویت چندانی ندارند، اما باید انجام شوند. کارهایی مانند نظم‌دهی به اسناد و پرونده‌‌ها و طراحی گزارشات از جمله این فعالیت‌های زمان‌بر است. شما با استفاده از یک نرم افزار اتوماسیون اداری قادر خواهید بود این فعالیت‌ها را خودکارسازی کرده و به‌جای تمرکز روی فرآیندهای تکراری، به فعالیت‌های سودآورتر بپردازید. بنابراین بخش بزرگی از کارهای تکراری شما، به لطف اتوماسیون اداری، به سادگی کنار گذاشته یا تسریع می‌شوند.

حذف فرآیندهای ناکارآمد

از جمله فعالیت‌های پرهزینه و ناکارآمد در سازمان‌ها، رسیدگی به نامه‌های اداری است. با اینکه بسیاری از واحدهای اداری به‌صورت مکانیزه مدیریت می‌شوند هنوز هم هستند شرکت‌هایی که برای مکاتبات خود از برگه‌های کاغذی استفاده می‌کنند. با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر دیگر نیازی به پیگیری دستی مکاتبات اداری از طریق پست نخواهید داشت. بلکه به سادگی می‌توانید مکاتبات خود را از طریق اینترنت انجام داده و پیگیری آنها را خودکارسازی کنید. به این ترتیب با حذف فرآیندهای سنتی و ناکارآمد در زمان صرفه‌جویی می‌کنید.

بهبود عملکرد و افزایش بازدهی

استفاده از سیستم اتوماسیون اداری فراگستر باعث صرفه‌جویی در زمان و منابع می‌شود که دقیقا مشابه هدف مدیریت زمان در کسب و کار است. علاوه بر این به دلیل تقسیم‌بندی کارها بین کارکنان، نیاز به تشریفات معمول اداری کمتر شده و سازمان‌دهی با قوت بیشتری انجام می‌شود. نظارت بر اجرای وظایف کارکنان و جریان کار سازمان، بازدهی عملیاتی سازمان و حتی رضایت کارکنان را افزایش می‌‎دهد. نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر به‌گونه‌ای طراحی شده است تا تمامی فرآیندهای مرسوم اداری از مکاتبات گرفته تا نظم یکپارچه اطلاعات را مدیریت کند.

تعیین اهداف قابل اندازه گیری

برای سنجش میزان نزدیکی به اهداف برنامه‌ریزی شده نیاز است از شاخص‌هایی برای ارزیابی نتایج موجود استفاده کرد. بنابراین اهدافی مانند تکمیل مراحل پروژه‌ای خاص، افزایش سودآوری تا مقدار معین و یا جذب مشتریان، باید قابل‌ اندازه‌گیری بوده و عددی برای آنان مشخص شود. این موضوع به شما و سازمانتان کمک می‌کند تا زمان لازم برای انجام فعالیت ها و پروژه ها را بهتر مدیریت کنید.

استاندارد سازی فرآیند تصمیم‌گیری

تصمیم‌گیری صحیح نیازمند دسترسی به موقع به اطلاعات درست بوده که امری زمان‌بر است. یک مدیر بدون داشتن اطلاعات دقیق از کسب‌وکار خود نمی‌تواند برای رسیدن به اهداف برنامه‌ریزی کند. بنابراین نیاز است زمان و بودجه‌ای برای شناسایی یافتن و تحلیل اطلاعات اختصاص دهد. اتوماسیون اداری با جمع آوری و تحلیل این اطلاعات، نه تنها به بهبود تصمیم‌گیری‌های مهم درون‌سازمانی و برون‌سازمانی کمک می‌کند، بلکه باعث صرفه جویی زیادی در زمان شما می‌شود و مدیریت زمان را تسهیل می‌کند.

کلام آخر

مدیریت زمان مهارتی نیست که بتوانید یک شبه آن را به دست آورید و نحوه استفاده از آن با رشد کسب و کار و افزایش حجم کاری شما تغییر خواهد کرد. بنابراین باید با قدم‌های کوچک شروع کنید. در ابتدا دنبال رفتارهایی باشید که با کار شما همسو هستند و آن‌ها را یکی یکی تمرین کنید تا به عادت تبدیل شوند. یکی از ابزارهایی که به شما کمک می‌کنند در زمان کمتری کارهای بیشتری انجام دهید، نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS) فراگستر است که با استانداردسازی فرایندها و فعالیت‌های کاری شما، امکان مدیریت و صرفه جویی در زمان را برای شما فراهم می‌کند. در نهایت فراموش نکنید که پیروزی‌های شخصی را جشن بگیرید، مانند اینکه بالاخره به قرار ملاقات با دندانپزشک خود رسیدید یا موفق شدید فیلمی را که دوستتان به دیدن آن اصرار داشت، تماشا کنید. در دراز مدت، فایده مدیریت بهتر زمان را هم در زندگی شخصی و هم در زندگی حرفه‌ای خود خواهید دید.