چگونه کسب و کار خود را به یک سازمان هوشمند تبدیل کنیم؟

زمان تقریبی مطالعه: 7 دقیقه

در این مقاله خواهید خواند که سازمان هوشمند چیست و چه ویژگی‌هایی دارد. برای آشنایی با این پاسخ‌ها و مراحل هوشمندسازی سازمان، با این مقاله و وبلاگ فراگستر همراه باشید.

سازمان هوشمند سازمانی است که توانایی درک و ایجاد دانش مرتبط با هدف خود را دارد. چنین سازمانی می‌تواند نقاط قوت قوت و ضعف خود را در مواجهه با تغییرات و پیچیدگی‌های فضای کسب و کار بهتر بشناسد. اهمیت هوشمندی سازمانی زمانی مشخص شد که بحران کووید-19 بوجود آمد و رفتارهای مصرف‌کنندگان، زنجیره تامین و مسیرهای عرضه کالاها و خدمات را دگرگون کرد. کسب و کارهایی که دارای هوشمندی سازمانی بودند، با داشتن قابلیت انعطاف‌پذیری، سازگاری و پیش‌بینی آینده، به خوبی برای پاسخگویی به چالش‌های بحران کووید-19 آمادگی داشتند. اگر شما هم می‌خواهید کسب و کار خود را به یک سازمان هوشمند تبدیل کنید، در ادامه این مقاله با ما همراه باشید.

تعریف سازمان هوشمند چیست؟

یک سازمان هوشمند سازمانی بسیار انعطاف پذیر و نوآور است که می‌تواند به درستی تغییرات محیطی را تشخیص داده و خود را با آنها تطبیق دهد. چنین سازمانی تمرکز بالایی بر یادگیری و مدیریت دانش دارد و از فناوری‌های پیشرفته مانند هوش مصنوعی، اتوماسیون و تجزیه و تحلیل داده‌ها برای بهبود تصمیم‌گیری‌ها و فرآیندهای خود و رقابتی ماندن استفاده می‌کند. این سازمان‌ها توانایی بالایی در جمع‌آوری داده‌ها دارند و قادر به پیش‌بینی تغییرات در شرایط کسب و کار، انتظارات مشتری، خواسته‌های ذی‌نفعان و پتانسیل‌های بازار هستند.

بنابراین برخی  از اصلی‌ترین ویژگی‌های یک سازمان هوشمند را می‌توان آینده‌نگری، یادگیرندگی، چابکی، استفاده از فناوری‌های پیشرفته، فرهنگ سازمانی قوی، تقویت استقلال و مشارکت کارکنان در تصمیم‌گیری‌ها و تمرکز بر رضایت مشتریان و تغییرات بازار دانست.

سازمان های هوشمند چه ویژگی‌هایی دارند؟

سازمان های هوشمند چه ویژگی‌هایی دارند؟

سازمان های هوشمند سه ویژگی کلیدی دارند:

1. این سازمان‌ها به شکلی متمایز در فعالیت‌های خود بر داده‌ها تکیه می‌کنند. آنها همچنین، استراتژی ورود به بازار، ترکیب محصول و شرکای تجاری خود را بر اساس مهم‌ترین شاخص‌های عملکرد تنظیم می‌کنند.
2. این سازمان‌ها برای کارایی و چابکی سازماندهی شده‌اند. این به معناست که جایی که مفید باشد توانایی یکپارچه شدن دارند تا مقیاس‌پذیری و بهره‌وری آنها افزایش یابد. در صورت لزوم، برای ساده‌سازی اختیارات و تصمیم‌گیری‌ها، افزایش سرعت ورود به بازار، و انطباق با تقاضای مشتریان و بازار، می‌توانند به صورت ماژولار فعالیت کنند. از فناوری‌های ابری برای چابکی و سرعت بیشتر در ورود به بازار استفاده می‌کنند؛ و دارای یک مدل عملیاتی انعطاف پذیر هستند که تطبیق با تغییرات را برای آنها آسوده می‌کند.

1. آنها از لاک خود بیرون هستند و با طیف وسیعی از شرکای تجاری از جمله موسسات دانشگاهی، استارت آپ‌ها، همکاران و حتی رقبا همکاری می‌کنند تا استعدادهای برتر را جذب کرده و ظرفیت‌های جدیدی بدست آوردند. آنها همچنین از دارایی‌ها و تجزیه و تحلیل‌های خود برای ایجاد بازارهایی جدید در میان استفاده می‌کنند.

شرکت‌هایی که با ذهنیت یک سازمان هوشمند وارد بحران COVID-19 شدند، نسبت به سایرین برای پاسخگویی به چالش‌ها موقعیت بهتری داشته‌اند. به عنوان مثال، ما شاهد بودیم که برخی از سازمان‌ها به سرعت خطوط تولید خود را به تولید محصولات پرتقاضا اختصاص دادند یا خدمات جدیدی را به صورت از راه دور به مشتریان ارائه کردند. برخی از شرکت‌ها دست به همکاری و شراکت‌های جدید زدند، مانند یک شرکت تولید لوازم خانگی که با پزشکان و دانشگاه‌ها برای ساخت دستگاه‌های تنفس مصنوعی همکاری کرد. توانایی این سازمان‌ها برای واکنش سریع به تغییرات ناشی از بحران کرونا به خاطر اصلاحاتی بود که برای مقابله با تغییرات فزاینده طی سال‌های قبل انجام داده بودند.

اکنون پس از کووید 19 ما شاهد استفاده تعداد زیادی از سازمان‌ها از فناوری با روش‌هایی جدید، اتخاذ روش‌های کاری چابک و تغییر در زنجیره‌های ارزش سازمان خود برای غلبه بر بی‌ثباتی‌ها و عدم اطمینان نسبت به شرایط بازار هستیم. به طور خلاصه، آنها در حال تبدیل شدن به چیزی هستند که ما آن را سازمان هوشمند می‌نامیم.

برای تبدیل شدن به یک سازمان هوشمند، چه قدم‌هایی لازم است؟

هیچ وقت برای تغییر و ایجاد انعطاف‌پذیری دیر نیست و اکنون مدیران IT سازمان‌ها، فرصتی منحصر به فرد برای ایجاد این تغییرات دارند. اقداماتی که شرکت‌ها برای پاسخ به همه‌گیری کووید-19 انجام می‌دهند، در واقع آنها را مجبور می‌کند تا به شرکت‌های هوشمند تبدیل شوند. برخی از اقداماتی که برای تبدیل شدن به یک سازمان هوشند لازم است در ادامه آورده شده است. مدیران IT سازمان‌ها باید از این اقدامات آگاه باشند و برای تبدیل شرکت‌های خود به سازمان‌های هوشمند، آنها را تقویت کنند.

چابکی و انعطاف‌پذیری سازمان را افزایش دهید

چابکی و انعطاف‌پذیری سازمان را افزایش دهید: مدل‌های عملیاتی چابک امکان پاسخ‌دهی سریع به تحولات را فراهم می‌کنند و احساس امنیت، همدلی و دیده شدن را در کارکنان شما ایجاد می‌کند. شرکت‌هایی که از این مدل عملیاتی استفاده می‌کنند، در موجهه با ویروس کرونا به سرعت مراکز فرماندهی بحران ایجاد کردند و نیروی کار مجازی، دیجیتال و تیم‌های چابک را قادر ساختند تا بر مسائل مهم کسب و کار تمرکز کنند.

زنجیره ارزش را در سرتاسر سازمان بازنگری کنید: در کوتاه‌مدت، کانال‌های عرضه و تقاضا تقویت می‌شوند و شرکای سازمان به سرعت برای افزایش ظرفیت تولید تحت فشار قرار می‌گیرند. رهبران کسب‌وکار باید درس‌هایی را که در حال حاضر می‌آموزند برای تازه‌سازی روابط خود با شرکایشان، با کانال‌های توزیع، برنامه‌ریزی یکپارچه، قابلیت‌های پیش‌بینی ریسک، متنوع‌سازی و بومی‌سازی به نفع زنجیره‌های ارزش انعطاف‌پذیرتر مورد استفاده قرار دهند. این امر در مورد سیستم‌های فناوری نیز صدق می‌کند. مدیران IT سازمان‌ها باید ظرفیت، ثبات و امنیت این سیستم‌ها را ارزیابی و افزایش دهند تا از انعطاف پذیری آنها اطمینان حاصل کنند.

در روش‌های کاری و مشارکت با دیگران بازبینی کنید: بحران‌ها مفروضات ما را در مورد اینکه چه کاری حیاتی است، چه فعالیتی مستلزم نزدیکی فیزیکی به محصولات، مشتریان و یا مدیران کسب‌وکار است و اینکه کدام یک از شرکای تجاری ما انعطاف‌پذیر بوده و برای بحران آماده هستند را به چالش می‌کشد. کیفیت واکنش‌های سازمان‌ها در طول بحران‌ها، سرعت حرکت آنها را برای نوآوری، سرمایه‌گذاری، تصمیم‌گیری و سازمان‌دهی مجدد مشخص می‌کند.

چالش های تبدیل شدن به یک سازمان هوشمند چیست؟

تبدیل شدن به یک سازمان هوشمند کار آسانی نیست. مدیران هنگام تلاش برای هوشمندسازی سازمان خود با چالش های زیادی مواجه می شوند. در ادامه سه مورد از رایج ترین چالش‌های هوشندسازی سازمان‌ها آورده شده است:

1- بهبود دسترسی به داده ها: اکثر سازمان ها یک منبع با کیفیت برای بدست آوردن داده‌های مورد نیاز خود ندارند. در عوض منابع داده آنها متعدد و پراکنده است. این سازمان‌ها معمولا زیرساخت یا حتی یک استراتژی برای گردآوری این داده‌ها نیز ندارند. برای رفع این مشکل می‌توان از نرم‌افزارهای اتوماسیون استفاده کرد که به شما اجازه می‌دهد داده‌ها را از نقاط مختلف جمع‌آوری کرده و از آنها استفاده کنید.

2- بهبود کیفیت داده ها: وقتی صحبت از کیفیت داده می شود، بزرگترین مشکل در بهبود آن این است که واحدهایی که مشکل کیفیت داده را دارند و واحدهایی که می توانند این مشکل را حل کنند، یکسان نیستند. بنابراین واحدهایی که می توانند این مشکل را حل کنند انگیزه ای برای این کار ندارند.

3- نبود سواد داده در میان کارکنان: وقتی سازمان‌ها به تقویت مهارت‌های کارکنان برای درک و به اشتراک‌گذاری نتایج داده‌ها توجهی نمی‌کنند، سواد داده در سازمان کاهش پیدا خواهد کرد. بی‌سوادی داده هر یک از کارکنان، کل سازمان را از استفاده بهینه از داده‌ها باز می‌دارد و همچنین سایر کارکنان و مدیران سازمان را در معرض تأثیر نامناسب اطلاعات غلط یا آلودگی اطلاعات قرار می‌دهد. بنابراین سازمان ها باید یک زبان مشترک پیرامون داده ها ایجاد کنند و با کمک متخصصان (چه از داخل یا خارج سازمان) برای تقویت این زبان مشترک و گسترش سواد داده در میان تمامی کارکنان سازمان استفاده کنند.

4- گسستگی میان نرم‌افزارها: گسستگی میان نرم افزارهای مورد استفاده در سازمان، هرچند به خودی خود مشکلاتی ایجاد می‌کند، اما سازمان‌ها را از دستیابی به مزایای هوشمندسازی نیز باز می دارد. بدون وجود یک معماری منجسم و جامع برای یکپارچه‌سازی داده‌های نرم‌افزارها، تجزیه و تحلیل‌ها و فناوری هوش مصنوعی، سازمان ها نخواهند توانست الگوهای تکرار شونده در داده‌ها را ببینند و از منابع داده داخلی و خارجی به‌درستی برای کسب اطلاعات و دانش استفاده کنند. چنین سازمان‌هایی در تصمیم‌گیری بسیار کند هستند، در برابر رویه‌های غیراستاندارد مدیریت استراتژیک و مدیریت ریسک آسیب‌پذیر هستند و قادر به شناسایی و استفاده از فرصت‌های میان واحدهای مختلف نیستند.

کلام آخر

مفاهیم سازمان هوشمند و هوشمندسازی سازمان هرگز به اندازه امروز مهم و پرمعنا نبوده‌‌اند. با تغییر شیوه‌های کاری، مدل‌های عملیاتی، فرآیندها و سیستم‌ها، مدیران فناوری اطلاعات می‌توانند به سازمان‌های خود کمک کنند تا چابک‌تر و انعطاف‌پذیرتر شوند و موقعیت بهتری برای دستیابی به رشد پایدار در آینده داشته باشند. یکی از بهترین ابزارهایی که می‌توانید در مسیر هوشمندسازی سازمان خود از آن استفاده کنید، اتوماسیون اداری فراگستر است. با اتوماسیون اداری نه تنها توانایی مدیریت فرآیندها را خواهید داشت، بلکه به داده‌های لازم برای تبدیل شدن به یک سازمان هوشمند نیز دسترسی خواهید داشت.