تکنیک مدیریت زمان | مدیریت زمان برای سازمان

اگر شما هم در برهه ای از زندگی در کلاس های مدیریت زمان شرکت کرده اید، یا کتابی در این زمینه خوانده اید، یا سعی کرده اید از طریق اپلیکیشن های موبایل برنامه هایتان را منظم کنید و یا برای برنامه ریزی دست به قلم و کاغذ شده اید، احتمالا در یک نکته با ما اتفاق نظر دارید. آنهم اینکه اعتقاد دارید هیچ کدام از این کارها جواب نداده است. چطور؟ توضیحش بسیار ساده است: هر آنچه که تا به امروز درباره مدیریت زمان خوانده و شنیده اید خودش چیزی جز اتلاف وقت نبوده!

حالا چکار کنیم؟

قبل از اینکه بصورت اصولی شروع به مدیریت زمان خود کنید، باید معنی زمان را بدانید. فرهنگ لغات زمان را اینطور تعریف می کند: مقطعی که در آن اتفاقات به وقوع می پیوندند.

در کل دو نوع زمان وجود دارد. “زمان واقعی” و “زمان ساعتی”. در زمان ساعتی ۶۰ ثانیه در یک دقیقه، ۶۰ دقیقه در یک ساعت، ۲۴ ساعت در یک روز و ۳۶۵ روز در یک سال وجود دارد. در این تعریف زمان برای همه انسان ها یکسان می گذرد. به عنوان مثال وقتی کسی ۵۰ ساله می شود، او دقیقا ۵۰ ساله شده! بدون ذره ای کم و زیاد.

اما در زمان واقعی، زمان نسبی است. زمان منوط به کاری که می کنید می تواند تند و یا کند بگذرد. یک ساعت نشستن پای یک سخنرانی خسته کننده ۶ ساعت می گذرد و ۶ ساعت تفریح با رفیق شفیق مان یک ساعت.

دلیل اینکه این کلاس ها و کتاب ها و اپلیکیشن ها جواب نمی دهند اینست که تمام آنها طراحی شده اند تا “زمان ساعتی” را مدیریت کنند و نه “زمان واقعی” را. داستان اینست که ما در دنیای واقعی و زمان واقعی زندگی می کنیم. دنیایی که وقتی دورمان شلوغ است زمان به سرعت می گذرد و وقتی تنهاییم بی انصاف نمی گذرد!

خبر خوب

خبر خوب اینکه زمان واقعی “ذهنی” است. یعنی زمان واقعی جایی بین دو گوش شما شکل میگیرد. پس هرآنچه خودتان تولیدش کنید، خودتان هم براحتی می توانید مدیریتش کنید. در نتیجه وقت آن رسیده که دست از بهانه ها و موانعی که برای خود می تراشید بکشید. بهانه هایی مثل “وقت کم است” و “برای امروز دیگر دیر شده” برای از زیر کار در رفتن را کنار بگذارید.

من و شما و یا هرکس دیگری تنها و تنها ۳ کار می تواند با زمانش انجام دهد:

فکر کردن
حرف زدن
عمل کردن

آدمهای موفق کسانی هستند که می توانند زمانشان را بین این سه کار به خوبی تقسیم کنند.

از این تکنیک ها برای مدیریت واقعی زمان خود استفاده کنید:

تنها به مدت یک هفته همراه خود یک برنامه داشته باشید تا زمان تقریبی صرف شده برای فکر کردن، حرف زدن و کار کردن را ثبت کنید. این به شما کمک خواهد کرد تا دید خوبی نسبت به میزان کاری که در طول یکروز انجام می دهید پیدا کرده و بفهمید زمان عزیزتان صرف چه چیزهایی شده. سپس خواهید دید که چقدر از زمانتان برای کار و نتیجه گرفتن و چقدر برای فکر کردن، حرف زدن و کار کردنِ بی حاصل صرف شده است.
به هر کار و فعالیتی که برای موفقیت شما مهم است بایستی زمان معینی اختصاص داده شود. برای فکر کردن، صحبت کردن و کار کردن هایی که مستقیما در راه رسیدن به هدف شما موثر هستند زمان خاصی بگذارید و به آن پایبند باشید. حتی اگر پانزده دقیقه است، با خودتان قرار و مدار بگذارید و طی آن زمان هیچ کار دیگری انجام ندهید.
با خودتان قرار بگذارید که ۵۰ درصد از زمان روز خود را به فکر کردن، حرف زدن و کار کردن هایی اختصاص دهید که شما را به رسیدن به اهداف تان واقعا کمک می کنند.
همیشه حواس پرتی های شخصی و تلفن های دوستان و سر زدن های وقت و بی وقت دیگران را در نظر داشته باشید و برای آنها هم زمان باز کنید. بهرحال اینها هم بخشی از زندگی ما هستند.
نیم ساعت اول روز خود را به برنامه ریزی برای همان روز اختصاص دهید و روز خود را به هیچ عنوان بدون تکمیل کردن این برنامه آغاز نکنید.
پنج دقیقه قبل از هر تماس تلفنیِ کاری با خود فکر کنید که چه نتیجه ای قرار است از این تماس بگیرید. به قطعیت که رسیدید تماس بگیرید. وقتی تمام شد پنج دقیقه دیگر از خودتان وقت بگیرید تا ببینید آیا به نتیجه دلخواه رسیدید؟ اگر نه از خودتان بپرسید چرا و سعی کنید با هربار تماس های بعدی بیشتر به هدفتان نزدیک شوید.
زمانی که واقعا باید کاری را با تمرکز کامل انجام دهید، یک علامت “لطفا وارد نشوید” روی درب اتاق خود نصب کنید.
به خودتان تمرین بدهید که هر بار تلفن زنگ زد، یا ایمیلی آمد و یا دوستی پیامک فرستاد بلافاصله پاسخ ندهید (مگر اینکه مسئله بسیار مهمی باشد). سعی کنید زمان خاصی را در طول روز به جواب دادن زنگ ها و ایمیل هایتان اختصاص دهید.
شبکه های اجتماعی خود را بهتر است بسته نگه دارید تا موجب حواس پرتی نشوند (مگر کار و کسب تان از طریق شبکه های اجتماعی باشد).
به تکنیک های مدیریت زمان تحت هر شرایطی پایبند باشید تا تبدیل به عادت شوند. وقتی استفاده درست از زمان تبدیل به عادت شد آنوقت شما جلوتر از همه پله های رسیدن به اهدافتان را ده تا یکی رد می کنید.

پس از مطالعه این مقاله و راه‌های یادگیری مدیریت زمان مطمئنا پی به اهمیت این موضوع برده‌اید. آیا برنامه‌ایی برای اعمال مدیریت زمان در سازمان خود دارید؟ مدیران برتر و موفق نه تنها در زندگی روزمره بلکه در سازمان خود و بین کارکنان نیز مدیریت زمان را جاری میکنند. با کمی مدیریت و بکارگیری روشهای کوچک میتوانید بهره وری را در سازمان خود افزایش دهید.