تاثیرات مثبت و منفی اتوماسیون اداری بر منابع انسانی

در این نوشتار سعی داریم که تاثیرات مثبت و منفی سیستم اتوماسیون اداری بر منابع انسانی سازمان را بیان نموده و راهکارهایی را برای استفاده بهینه از آن ذکر نماییم. برای این منظور در ابتدا تعریف کوتاهی از سیستم اتوماسیون اداری ارائه می‌دهیم.

سیستم اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری عبارت است از: متصل کردن اطلاعات کامپیوترهای موجود در یک سازمان به کمک شبکه و یا استفاده از یک برنامه نرم‌افزاری مشترک، تا انتقال اطلاعات، آمارها، نامه‌ها و مکاتبات و نیز دستورالعمل‌ها به‌صورت کاملاً یکپارچه و آسان انجام پذیرد و بدین ترتیب فرمولی جدید جهت طبقه‌بندی، تبادل، تنظیم و تصحیح اطلاعات درون‌سازمانی و تسریع بخشیدن به امر اجراء بدون نیاز به روش‌های دست‌ و پاگیر و مرسوم اداری و با صرفه‌جوئی در زمان و مواداولیه مصرفی ایجاد شود.
وقتی یک تکنولوژی جدید وارد یک سازمان می شود نه تنها بر روی بهره وری بلکه روی کارکنان شرکت نیز تاثیرات مثبت و منفی می گذارد که بایستی به مرور زمان این تاثیرات مثبت افزایش یافته و تاثیرات منفی به حداقل برسد. شرکت های کوچک می توانند به کمک اتوماسیون اداری وارد رقابت با سازمان های بزرگ بشوند.

تاثیر کلی اتوماسیون اداری بر کل سازمان

استفاده از قابلیت‌ها و امکانات سیستم جدید اتوماسیون اداری فراگستر باعث ایجاد تغییرات و پیشرفت‌های قابل مشاهده‌ای در فرایندها و ارتباطات سازمان شما می‌شود. این پیشرفت‌ها اضافه بر تأثیرات کلی به‌کارگیری اتوماسیون اداری در سازمان‌ها مانند حذف کاغذ از امور بایگانی و دفتری، رفع محدودیت فضا جهت بایگانی پرونده‌ها و ابزار آن مانند زونکن و پوشه، کاهش خطرات و مشکلات محیطی و آتش‌سوزی، افزایش ضریب امنیت در نگهداری از اطلاعات و پشتیبانی از امور اداری است.

تاثیرات مثبت اتوماسیون اداری بر کل سازمان

با ورود سیستم اتوماسیون اداری، بروکراسی جای خود را به اتوماسیون اداری می‌دهد. مزیت این امر در این است که کارکنان و واحدهای مختلف سازمان دیگر لازم نیست از سلایق مدیران و کارشناسان پیروی کنند، چرا که فعالیت ها توسط اتوماسیون اداری به صورت فرایندهایی تعریف می‌شوند که فعالیت کارکنان را از وظیفه گرایی به فرایند گرایی سوق می‌دهند و این فرایند‌ها قابل تغییر و یادگیری هستند.

در نتیجه‌ فرآیند محوری شدن مسئولیت‌ها، وظایف به موقع و با سرعت بالایی انجام می شوند. پرونده‌های کاغذی و بایگانی‌های سنتی جای خود را به بانکی از داده‌های سیستمی می‌دهند و اطلاعات سیستم در این بانک‌های اطلاعاتی ذخیره می‌شوند. لذا داده‌ها منظم شده و دسترسی به آن‌ها راحت‌تر می‌شود. همچنین امنیت نگهداری و ذخیره اطلاعات بالا رفته و وابستگی به پرسنل جهت واکشی و انتقال اطلاعات کاهش می‌یابد.

مسلما با ورود یک سیستم جدید بایستی آموزش‌های لازم کار با آن به کارکنان آموزش داده شود. وقتی کارکنان یاد گرفتند که چگونه با سیستم کار کنند و از طرفی چون دسترسی به داده‌ها نیز ساده تر از قبل شده است، انگیزه کاری کارکنان بالا رفته و کارها با سرعت و دقت بیشتری انجام می شوند. یادگیری و توانایی کار با یک سیستم جدید برای هر کارمندی در آینده کاریش اعتبار اجتماعی و مزیت تخصصی را در پی خواهد داشت. در کنار دسترسی آسان به داده‌ها و وابستگی کارکنان و واحدها به یکدیگر وابستگی جغرافیایی نیز کم می‌شود و این امر به دلیل تحت وب بودن سیستم است. در این صورت است که با کاهش مصرف کاغذ و کوتاهی مسیر در انتقال اطلاعات، هزینه‌ها هم کاهش پیدا می کنند.

تاثیرات منفی اتوماسیون اداری بر کل سازمان

هر سیستم جدیدی در بدو ورود به سازمان با مقاومت‌هایی از سوی کارکنان سازمان مواجه می شود. کارکنان این تصور را دارند که ممکن است با جایگزین شدن سیستم جدید به جای سیستم سنتی کارهایشان پیچیده شود و ممکن است نتوانند با سیستم جدید کنار آمده و این عامل باعث شود که کار خود را از دست بدهند. در صورتی که اگر مدیر و تصمیم گیرنده سازمان باور داشته باشد که با استقرار این سیستم بهره وری در سازمان افزایش پیدا خواهد یافت و در زمان صرفه جویی خواهد شد می‌تواند این باور را به کارکنان نیز منتقل کرده و با گروه بندی کارکنان، آموزش‌های مربوط به کارکنان هر واحد در هر سطح سازمان را بدهد و البته سطوح آموزش به دسته بندی کارکنان سازمان بستگی دارد.

لذا مهمترین تاثیر منفی که سیستم اتوماسیون اداری با خود به همراه دارد، مقاومتی است که کارکنان در یادگیری و روند کار با سیستم جدید خواهند داشت.

بعد از اینکه این مقاومت ها شکست، شیب نظم و کارایی سازمان، رشد صعودی پیدا خواهد کرد. در این رابطه پیشنهاد میکنیم مقاله “چطور بر مقاومت سازمانی بعد از پیاده‌سازی سیستم‌های جدید اتوماسیون فائق آییم؟” را مطالعه بفرمایید.

یک باور غلط که در تحلیل اثرات استقرار سیستم اتوماسیون اداری وجود دارد این است که ورود این سیستم در هر سازمانی باعث کاهش تعداد کارکنان در سازمان شده است. در صورتی که با استقرار سیستم اتوماسیون اداری بهره وری در سازمان بالا رفته و سازمان از لحاظ اقتصادی رشد می کند، لذا این امر موجب گسترش سازمان شده و بالطبع سازمان شعب خود را در مکان های مختلف گسترش خواهد داد. بنابراین نیاز پیدا خواهد کرد که افراد جدیدی را در سازمان استخدام کند.