مقاومت سازمانی در برابر سیستم اتوماسیون اداری

چطور بر مقاومت سازمانی بعد از پیاده‌سازی سیستم‌های جدید اتوماسیون فائق آییم؟

اغلب سازمان‌ها در محیط های متغیر و پویای کنونی، نیازمند تغییر هستند. در حقیقت ، کسب و کارها بابد تغییرات را بدلیل اهمیت آنها بپذیرند. چرا که بدون آن ، حاشیه رقابتی خود را از دست داده و در رفع نیازهای مشتریان خود، ناتوان خواهند بود. واژه تغییر،به هر دگرگونی اطلاق می‌شود که در تمامی محیط کاری یک سازمان، رخ می‌دهد. هر زمانی که یک سیستم سازمانی، تحت تاثیر عوامل درونی یا بیرونی قرار گیرد؛ تغییر رخ می‌دهد. از این منظر، تغییر بعنوان یک فرایند، اصلاح ساختار یا فرایندهای یک سیستم است.

 

نقش فناوری اطلاعات در تغییرات سازمانی

فناوری اطلاعات بواسطه نقش بسیار مهمی که در مهندسی مجدد فرایندهای کسب و کار، و تحول ساختارهای سازمانی دارد؛ بسیار موردتوجه واقع شده است. فناوری اطلاعات، اغلب موجب تغییر سازمان‌ها می‌شود. سیستم‌های اتوماسیون ، به سازمان‌ها برای کاهش هزینه ، تسهیم داده‌ها و اطلاعات و بهبود فرایندهای کسب و کار، کمک می‌کنند. در نتیجه‌ی پیاده‌سازی این سیستم‌ها، از آنجا که اطلاعات موردنیاز مدیران برای مدیریت تعداد بیشتری از کارکنان فراهم خواهد آمد و همچنین بواسطه اعطای قدرت تصمیم‌گیری به سطوح پایین‌تر کارکنان و تمرکززدایی در تصمیم‌گیری، تعداد سطوح سازمانی کاهش یافته و سازمان مسطح خواهد شد.

نتیجه پیاده‌سازی این سیستم‌ها، تغییرات سیستمی اجتماعی و تکنیکی و نیز یک جریان‌کاری سیستماتیک خواهد بود که می‌تواند منجر به مقاومت شود. مقاومت، ابراز و اظهار رفتار مخالف با پیاده‌سازی یک سیستم در طول فرایند پیاده‌سازی است.

یک گزارش بررسی از ۱۸۶ سازمانی که سیستم‌های اتوماسیون را پیاده‌سازی کرده‌اند، نشان داد که مقاومت کارکنان ، دومین عامل مهم تاثیرگذار بر مصرف بیش از اندازه زمان و بودجه، و چهارمین چالش با اهمیت برای کل پروژه پیاده‌سازی بوده است. یک مدل موثر در تشریح مقاومت سازمانی ، تصریح می‌کند که تنها راه ایجاد تغییر در سازمان، تغییر همزمان در فناوری ، ساختار ، کارکنان و وظایف است. بمنظور تحلیل دقیق رفتار کارکنان سازمان و اندازه‌گیری میزان فعالیت‌های مفید آنها، لازم است که از معیارهای کلیدی مربوط به کارایی کارکنان آن سازمان یا نهایتا معیارهای کلی بهره گیرید.

روشهای غلبه بر مقاومت سازمانی

عوامل موثر در مقاومت سازمانی

معمولا سه دسته از عوامل موجب مقاومت سازمانی در برابر پیاده سازی سیستم‌های جدید می‌شوند.

  1. عوامل مرتبط با افراد:

    عوامل درونی هستند که با افراد یا گروه‌ها مرتبط بوده و منجر به مقاومت در برابر فناوری می‌شوند. مانند سن ، جنسیت ، سابقه، خصوصیات و…

  2. عوامل مرتبط با سیستم:

    مربوط به زمانی است که مقاومت بدلیل عوامل بیرونی که در داخل سیستم است، رخ می‌دهد. مانند عوامل فنی نظیر عملکرد، رابط کاربری، سهولت استفاده و…

  3. عوامل تعاملی:

    ممکن است مقاومت بدلیل تعامل بین دو عامل فوق روی دهد. مثلا بدلیل ترس از اینکه پیاده سازی سیستم ممکن است قدرت یا رشد اجتماعی آنها را تحت تاثیر قرار دهد.

 

چگونه می‌توان بر مقاومت سازمانی جهت استقرار سیستم اتوماسیون غلبه کرد؟

سازمان‌ها باید به سوالاتی پاسخ دهند تا بتوانند نقطه شروع شناسایی منابع متفاوت مقاومت را پیدا کنند. اینکه چه کسانی مقاومت می‌کنند؟ (افراد یا گروه‌ها)، به چه چیزی نیاز دارند؟ یا اینکه کدام ارزش‌ها و عقاید را دارند؟

این اعتقاد وجود دارد که ارزش‌ها و حقایق در ارتباط با کارکنان، شاخص‌های خوبی برای نشان دادن این مسئله هستند که چه عواملی باعث مقاومت می‌شوند. مثلا بعضی از کارکنان عقیده دارند که سیستم اتوماسیون ، موقعیت شغلی آنها را به خطر انداخته یا اینکه پیاده‌سازی سیستم بدلیل عدم آشنایی آنها با مهارت‌های کامپیوتری، کارشان را سخت‌تر خواهد کرد. البته مقاومت در برابر تغییرات در زمینه IT گاهی در برخی از مدیران بسیار بیشتر از کارکنان می‌باشد.

بطورکلی، برای غلبه بر مقاومت سازمانی ، دو دسته از راهبردها پیشنهاد می‌شود.

دسته اول ، راهبردهای مشارکتی هستند. این راهبردها مثلا عبارتند از ایجاد خدمات پشتیبانی برای کاربران، ارائه آموزش‌های درست، ایجاد فرصت برای کارکنان جهت تجربه سیستم جدید، تشویق ارتباطات موثر بین مدیریت و کارکنان، و تشویق مشارکت کارکنان در فرایندهای تصمیم‌گیری.
دسته دوم ، راهبردهای دستوری هستند. از جمله این راهبردها، می‌توان به واگذاری مجدد مشاغل، محرک‌ها و انگیزش‌های مالی در خصوص کار با سیستم جدید، بهبود نقش‌ها، حذف شغل، حمایت مدیریت ارشد و توزیع مجدد قدرت اشاره کرد.

کلام آخر:

معمولا قبل از هر کار و اقدامی، بهتر است مسئولان تغییر در پروژه مشخص شوند. اینها افرادی هستند که کسب و کار را بخوبی می‌شناسند، تغییر را می‌پذیرند و در سازمان، مورد احترام هستند. این گروه از افراد باید تمامی حوزه‌های عملکردی که توسط سیستم جدید اتوماسیون ، تحت تاثیر قرار می‌گیرد را به نمایش گذاشته و بعنوان قهرمانان پروژه عمل کنند. همچنین باید نقشی کلیدی در کمک به سایر کارکنان برای درک و یادگیری ارزش سیستم و نحوه تاثیرگذاری آن بر کار، داشته باشد.

بالاخره اینکه همیشه و همیشه بر مشارکت کارکنان تاکید شده است. کارکنانی که مشارکت بیشتری در تصمیمات و نیز در پیاده‌سازی سیستم‌های جدید اتوماسیون دارند، احساس مالکیت بیشتری نسبت به پروژه دارند. البته این بدان معنا نیست که تک تک کارکنان باید در پروژه درگیر باشند. بلکه به معنای آن است که هرچه کارکنان بیشتری نسبت به مدیریت ارشد در فرایندهای تصمیم‌گیری و پیاده‌سازی، سهیم باشند؛ احساس مالکیت بیشتری داشته و در آینده مقاومت کمتری خواهند داشت.

 

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Got Something To Say: