راهنمای استفاده از تقویم سازمانی و مدیریت جلسات اداری فراگستر

تقویم سازمانی که در برخی از نرم‌افزارهای مربوط به کسب و کارها نیز یافت می‌‌شود، ابزاری مهم برای مدیریت زمان کارکنان و مدیران است. در این مقاله با قابلیت تقویم سازمانی و مدیریت جلسات اداری در اتوماسیون فراگستر آشنا خواهید شد.

تعریف تقویم سازمانی

در یک تعریف می‌توان تقویم را جدولی از روزها دانست که بر اساس سیستمی چیده شده است که معمولا مدت زمان یک سال را شامل می‌شود و روزهای هر ماه و هفته‌های آن از هم تفکیک شده‌اند. از تقویم‌ها استفاده‌های متعددی می‌شود. یکی از این استفاده‌ها برای برنامه‌ریزی کارها است که هم برای پروژه‌های شخصی و هم پروژه‌های سازمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد. تقویم‌ها ابزاری بسیار موثر در برنامه‌ریزی برای ماه، فصل و یا سال آینده هستند. البته ایجاد یک تقویم مدیریت پروژه یا تقویم سازمانی می‌تواند زمان‌بر باشد و در این صورت برخی از ضرب‌الاجل‌ها قبل از اتمام کار تغییر می‌کنند.

تقویم سازمانی می‌تواند به صورت الکترونیکی و به عنوان یک نرم‌افزار نیز در اختیار کاربران قرار بگیرد. تقویم‌ دیجیتال در بسیاری از نرم‌افزارهای مدیریت وظایف، مدیریت پروژه و حتی در نرم‌افزارهای مایکروسافت و گوگل نیز گنجانده شده است و می‌تواند به عنوان تقویم سازمانی استفاده شود. با این حال آنچه در استفاده از این نوع تقویم‌ها اهمیت دارد، میزان یکپارچگی آن با سایر نرم‌افزارهای سازمانی و قابلیت‌های مربوط به مدیریت و به اشتراک‌گذاری آنهاست. به همین علت یکی از بهترین نمونه‌های تقویم سازمانی می‌تواند ترکیب آن با ابزارهای اتوماسیون باشد. با توجه به این مساله، نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر نیز قابلیت تقویم سازمانی و مدیریت جلسات اداری را برای کاربران خود فراهم کرده است. در ادامه، به بررسی این قابلیت نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر می‌پردازیم.

تقویم سازمانی فراگستر

تقویم سازمانی و مدیریت جلسات در نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر

تقویم سازمانی و مدیریت جلسات اداری از قابلیت‌های نسخه 7 نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر است که امکانات مختلفی را در اختیار کاربران قرار می‌دهد. از جمله: امکان تعریف انواع تقویم‌های کاری و دسترسی کاربران، امکان ثبت و تنظیم زمان قرار ملاقات‎‌ها و جلسات در تقویم سازمانی و تعیین دسترسی جهت مشاهده آنها، امکان درج، ویرایش و حذف رویدادها در تقویم‌‍ سازمانی توسط کاربران، یادآوری رویدادهای ثبت شده در هنگام سررسید توسط ایمیل و پیامک، امکان درج رخدادها به‌صورت روزانه یا هفتگی در تقویم سازمانی و امکان درج یادآوری برای جلسات و نمایش آن برای افراد مربوطه.

نحوه تعریف و دسترسی به تقویم در اتوماسیون اداری فراگستر

ویجت تقویم فراگستر می‌تواند به عنوان ابزاری قوی در مدیریت زمانی کارهای شخصی و سازمانی کاربران به آنها کمک کند. در سامانه اتوماسیون اداری فراگستر، شما می‌توانید برای واحدهای سازمانی مختلف، تقویم‌های جداگانه تعریف نموده و چگونگی دسترسی، ایجاد، ‏ویرایش، حذف و مشاهده را برای تک تک کاربران و یا واحدهای سازمان مشخص کنید.

تعریف تقویم جدید در اتوماسیون اداری فراگستر

برای ایجاد یک تقویم، کافیست تا از قسمت بالای اتوماسیون اداری وارد قسمت زیرسیستم‌ها و تنظیمات زیرساخت شوید. در این قسمت از میان آیتم‌های موجود گزینه تقویم‌ها را انتخاب کنید.

قابلیت انتخاب رنگ اختصاصی برای تقویم

در صفحه‌ای که نمایش می‌شود، باید دکمه اضافه را بزنید و نامی (به عنوان مثال تقویم واحد مالی) برای تقویم جدید انتخاب کنید و حتی می‌توانید برای این تقویم یک رنگی اختصاصی نیز در نظر بگیرید. در نهایت روی دکمه ذخیره کلیک می‌کنید و می‌توانید دسترسی به این تقویم را برای افرادی که می‌خواهید مشخص کنید. برای تعیین این دسترسی‌ها کافیست تا روی دکمه دسترسی‌ها جلوی این تقویم کلیک کنید تا پنجره مربوط به آن باز شود.

نحوه تعیین دسترسی در تقویم اتوماسیون اداری فراگستر

تعیین دسترسی در تقویم اتوماسیون اداری فراگستر نیز بر دو نوع دسترسی به افراد و دسترسی بر اساس دپارتمان است. شما می‌توانید به هر یک از دو روش مذکور دسترسی‌های مورد نظر خود را اعمال کنید. در قسمت دسترسی بر اساس دپارتمان‌ها، این قابلیت نیز وجود دارد تا دسترسی به عناوین شغلی و سمت سازمانی خاصی اعطا شود. در این صورت دیگر نیازی نخواهید داشت تا تک تک افراد مربوط به یک سمت را انتخاب کنید و تنها ایجاد دسترسی برای یک سمت کافیست تا به تمام افراد دارای آن سمت دسترسی داده شود.نوع دسترسی‌هایی که می‌توانید به افراد بدهید نیز شامل مشاهده رویداد، ایجاد رویداد، ویرایش رویداد و حذف رویداد است.

نحوه مدیریت جلسات در تقویم اتوماسیون اداری فراگستر

از نقاط قوت اتوماسیون اداری فراگستر دارا بودن ویجت تقویم در میز کار آن است. شما با استفاده از ابزار تقویم روی میز کار مدیریت اتوماسیون اداری فراگستر می‌توانید جلسات سازمان را ‏تنظیم و در مورد آنها اطلاع‌رسانی کنید. این اطلاع‌رسانی علاوه بر هشدارهای درون سامانه، می‌تواند از طریق ارسال هشدار به صورت ایمیل و یا ‏SMS‏ نیز باشد. برای توضیح نحوه مدیریت جلسات با این ابزار، به توصیف ثبت، تنظیم و یادآوری جلسات مدیران توسط یک مسئول دفتر می‌پردازیم. برای ثبت جلسات به عنوان یک رویداد در تقویم سازمانی، کافی است تا روی میز کار اتوماسیون فراگستر و در ویجت تقویم کاری آن، روی روزی که می‌خواهید رویداد تنظیم شود دابل کلیک کنید تا پنجره‌ای برای  ثبت جلسات باز شود.

ایجاد رویداد جدید در تقویم سازمانی فراگستر

در قسمت تقویم در پنجره‌ای که باز شده است، می‌توانید تقویم‌هایی را که به آنها دسترسی دارید، مشاهده کرده و تقویم جلسات مدیرعامل را انتخاب کنید. سپس می‌توانید با انتخاب یک آیکون متناسب، نوع رویداد (از جمله آیکون پیگیری/اطلاع‌رسانی، قرار ملاقات/جلسه، انجام کار) را مشخص کنید. سپس عنوان رویداد (مثلا جلسه فنی) نوشته می‌شود و تاریخ شروع و پایان جلسه را همراه با ساعت شروع و پایان مشخص می‌کنید. در مرحله بعد افرادی که می‌خواهید این جلسه برای آنها تنظیم شود و هشدار سیستم را دریافت کنند، در قسمت افراد مربوطه انتخاب می‌کنید. در قسمت توضیحات رویداد هم می‌توانید مختصری در مورد موضوع جلسه بنویسید.

تنظیمات امنیتی تقویم سازمانی در اتوماسیون اداری فراگستر

در نهایت مکان رویداد را انتخاب و همچنین مشخص می‌کنید که اطلاع رسانی به افراد مربوطه چند دقیقه قبل از شروع رویداد انجام شود. در قسمت تنظیمات امنیتی نیز گزینه‌ای با عنوان “نمایش فقط برای افراد مربوطه” در اختیار شما قرار دارد. این گزینه نمایش جلسه را فقط محدود به افراد مربوطه می‌کند تا اگر سایر اشخاص دسترسی به این تقویم داشته باشند نتوانند رویداد مذکور را مشاهده کنند.

قابلیت همگام سازی (Sync) تقویم اتوماسیون با تقویم گوگل

قابلیت منحصر به فرد دیگر تقویم سازمانی در نسخه ۷ اتوماسیون فراگستر امکان “Sync تقویم جلسات اتوماسیون با تقویم گوگل” است. یکی از قابلیت‌های جدید که برای مدیریت بهتر جلسات کاری و یادآوری رویدادها و فعالیت‌های ثبت شده در اتوماسیون فراگستر طراحی و پیاده‌سازی شده است، مدیریت یکپارچه کردن تقویم اتوماسیون با تقویم سامانه‌های دیگری نظیر گوگل (Google Calender) است. به این ترتیب که شما می‌توانید رویدادهای ثبت شده در تقویم اتوماسیون فراگستر را به صورت خودکار با تقویم گوگل همگام سازی کنید.

از جمله مزایای همگام سازی تقویم سازمانی و مدیریت جلسات اداری در اتوماسیون فراگستر با تقویم گوگل عبارتند از: همسان سازی رویدادهای درج شده در تقویم اتوماسیون فراگستر با تقویم گوگل، امکان اطلاع رسانی به افراد حاضر در جلسه از طریق ایمیل و یادآوری جلسات روی گوشی‌های همراه. برای آشنایی بیشتر با این قابلیت می‌توانید مقاله چگونه تقویم اتوماسیون فراگستر را با تقویم گوگل همسان‌سازی کنیم را مطالعه کنید.