فرآیند چیست؟ تعریف فرایند در سازمان و کسب و کارها

فرآیند یا process به یک اصطلاح رایج در ارتباط با مدیریت سازمان‎‌ها تبدیل شده است. با این حال، معنی این اصطلاح هنوز برای بسیاری از افراد مبهم است. در این مقاله از فراگستر، برای درک بهتر این مفهوم، کلیه اطلاعات لازم در مورد اینکه فرآیند چیست و چرا مدیریت آن برای موفقیت کسب و کار شما ضروی است، ارائه می‌شود.

فرآیند چیست؟

اصطلاح “فرآیند” معمولاً به طیف متنوعی از وظایف و فعالیت‌های سیستماتیک گفته می‌شود که به صورت مکرر و دوره‌ای انجام می‌شوند و جهت کسب نتیجه مطلوب با هم در تعامل‌اند. یک فرآیند کسب و کار را نیز می‌توان جریان به هم پیوسته‌ای از وظایف دانست که در نهایت منجر به ارائه خدمات یا محصول به کاربر نهایی می‌شوند. بنابراین، فرآیندهای کسب و کار نقش مهمی در دستیابی سازمان‌ها به اهداف‌شان دارند.

فرآیند نیز همانند گردش کار می‌تواند شامل یک نقطه آغاز و یک نقطه پایان باشد و یا به طور مداوم و بدون وقفه کاری را انجام دهند. همچنین، بسیاری از فرآیندها نیز از اتوماسیون سود می‌برند.

بیشتر فرآیندها به یکی از 3 دسته زیر تقسیم می‌شوند:

• فرآیندهای عملیاتی که برای انجام یک کسب و کار ضروری هستند.
• فرآیندهای مدیریتی که نظارت بر فرآیندهای عملیاتی را ممکن می‌کنند.
• فرآیندهای حمایتی که پشتیبانی از فرآیندهای عملیاتی را انجام می‌دهند.

سازمان‌ها چگونه از فرآیندها استفاده می‌کنند؟

سازمان‌ها از فرآیندها برای غلبه کردن بر موانع بزرگی که در مقابل دستیابی به اهداف آنها قرار دارد، استفاده می‌کنند. فرآیندهای مورد استفاده در یک شرکت، می‌تواند به آنها کمک کند، فعالیت‌های ضروری را از غیر ضروری تشخیص دهند و نحوه مدیریت فرآیندها بر شکل‌گیری فرهنگ یک سازمان و نحوه عملکرد آن نیز موثر خواهد بود.

فرآیندها به تیم‌ها برای دستیابی به اهداف زیر کمک می‌کند:

• بازاریابی
• حسابرسی
• عملیات‌های اجرایی
• مدیریت کلان
• فناوری اطلاعات
• لجستیک و تدارکات

مفهوم فرآیند کسب و کار چیست؟

فرآیند کسب و کار را می‌توان مجموعه‌ای از مراحلی دانست که جهت رسیدن به یک هدف مشخص، توسط گروهی از ذی‌نفعان در یک کسب و کار طی می‌شود. هر مرحله در یک فرآیند تجاری، نشانگر وظیفه‌ای است که به یکی از شرکت‌کنندگان سپرده می‌شود. مفهوم فرآیند کسب و کار برای درک چندین ایده مرتبط همچون مدیریت فرآیند کسب و کار، اتوماسیون فرآیندها و غیره اهمیت دارد.

مدیریت فرآیندهای سازمانی به چه معناست؟

در این قسمت لازم است اشاره‌ای کوتاه به اصطلاح “مدیریت فرآیند” نیز داشته باشیم. منظور از مدیریت فرآیند در واقع همان عبارت “مدیریت فرآیندهای کسب و کار” یا BPM است که رویکردی سیستماتیک برای اطمینان از کارآمدی و موثر بودن فرآیندهای کسب و کار است. هدف از مدیریت فرآیند، همسو کردن فرآیندهای کسب و کار با اهداف سازمان است و اگر به درستی اجرا شود، می‌تواند به طور قابل توجهی به رشد کسب و کار شما کمک کند.

برای رسیدن به این مقصود، در “مدیریت فرآیند” به طراحی و اجرای فرآیندها، سنجش عملکرد آنها و آموزش کارکنان برای مدیریت موثر آنها پرداخته می‌‌شود. در این رویکرد، هر فرآیند تجاری هم به صورت مستقل و هم در کنار سایر فرآیندها تجزیه و تحلیل شده، گلوگاه‌های آنها شناسایی و فرصت‌های بهبود برای آنها تعیین می‌شود. بنابراین BPM کاری نیست که تنها یک بار انجام شود، بلکه یک فعالیت مداوم است که در آن فرآیندهای کسب و کار، ایجاد، ویرایش و تجزیه و تحلیل می‌شوند.

چرا فرآیندهای کسب و کار اهمیت دارند؟

نیاز به فرآیندهای تجاری و مزایای آنها در سازمان‌های بزرگ موضوعی آشکار است. یک فرآیند را می‌توان از عوامل حیاتی هر کسب و کار دانست، زیرا کمک شایانی به ساده سازی فعالیت‌های فردی می‌کند و این اطمینان را می‌دهد که منابع سازمان به طور بهینه مورد استفاده قرار بگیرند.

مزایای داشتن فرآیندهای تجاری معین کدام است؟

برخی از این مزایا عبارتند از:

• تعیین اینکه که چه وظایفی برای اهداف تجاری اصلی شما مهم است
• افزایش بهره وری
• ساده‌سازی ارتباط میان افراد‌/‌فعالیت‌ها/ واحدها
• ضروری کردن تأییدیه‌هایی جهت اطمینان از پاسخگویی افراد و استفاده بهینه از منابع
• پیش‌گیری از ایجاد هرج و مرج و بی نظمی در روال فعالیت‌های روزمره سازمان
• استانداردسازی رویه‌هایی که جهت تکمیل فعالیت‌های واقعاً ضروری کسب و کارتان اهمیت دارند

نمونه فرآیندهای کسب و کار کدام است؟

برای مثال، روند استخدام در یک واحد منابع انسانی را در نظر می‌گیریم. این فرآیند از آگهی کردن یک فرصت شغلی تا پذیرش و جذب متقاضی، شامل چندین مرحله است. هر چند این مراحل می‌تواند از سازمانی به سازمان دیگر متفاوت باشد، اما معمولاً یک گردش کار ساده برای فرآیند استخدام شامل مراحل زیر است:

• مدیر منابع انسانی فرصت شغلی را آگهی می‌کند
• متقاضیان درخواست خود را از طریق یک پورتال ثبت می‌کنند
• مدیر منابع انسانی درخواست‌ها را بررسی نموده و مناسب‌ترین افراد را غربال می‌کند
• برگزیدگان برای شرکت در مراحل بعدی استخدام، فراخوانده می‌شوند
• در مرحله بعد، فرد مناسب انتخاب می‌شود
• پس از آن نوبت به صحبت در مورد حقوق و قوانین شرکت می‌رسد
• بعد از آن پیشنهاد رسمی به داوطلب ارسال شده و وی آن را می‌پذیرد
• در نهایت روال پذیرش عضو جدید در سازمان شروع می‌شود

گردش کار فرایند به چه معناست؟

منظور از یک گردش کار به زبان ساده، مراحل مورد نیاز جهت دستیابی به یک هدف و انجام یک وظیفه است. در واقع، گردش کار، جریان ساده‌ای از وظایف را جهت دستیابی به یک هدف خاص خودکارسازی می‌کند.

ممکن است اصطلاح گردش کار به موارد مختلفی از جمله: یک توالی از فعالیت‌ها، فعالیت یک فرد یا گروه یا فعالیت یک سازمان اشاره کند. گردش کار به اسناد، داده‌ها، فعالیت‌ها، اطلاعات و وظایف اجازه می‌دهد تا در یک سازمان و در ارتباط با یکدیگر جریان پیدا کنند.

معمولاً هنگام صحبت درباره گردش کار، به فرآیندی اشاره می‌شود که خصوصیات زیر را داشته باشد:

• قابل تکرار باشد
• شامل مجموعه‌ای از وظایف باشد
• در یک توالی مشخص تکمیل شود

برخی از گردش کارها شامل یک سری وظایف محدود هستند و از یک مرحله به مرحله بعد حرکت می‌کنند تا از این طریق گردش کار کامل شود. برخی دیگر نیز وظایفی هستند که به صورت مداوم و همیشگی انجام می‌شوند.

ارتباط گردش کار با فرآیند چیست؟

هم گردش کار و هم فرآیندها را می‌توان روش‌هایی جهت توضیح نحوه انجام کارها در یک سازمان دانست. از این‌رو، گاهی برخی افراد این 2 را با هم اشتباه می‌گیرند. یک راه خوب برای درک تفاوت میان گردش‌کار و فرآیند این است که فرآیندها جهت اجرای مناسب، به یک گردش کار مؤثر و به هم پیوسته نیازمندند.

تمایزهای زیر می‌تواند رابطه میان گردش کار و فرآیند را شفاف‌تر کند:

• در حالی که امکان برنامه‌ریزی یک فرآیند نیز وجود دارد، اما آنها عموما به طور طبیعی در سازمان جریان دارند. در مقابل، گردش کارها دارای جزئیات بیشتری بوده و معمولاً، قابل برنامه‌ریزی و تجزیه و تحلیل نمی‌باشند.
• یک فرآیند می‌تواند به تیم‌ها جهت همکاری بهتر با یکدیگر و دستیابی به اهداف سازمان کمک کند. اما گردش کار، ابزاری جهت انجام مناسب وظایف توسط هر تیم به شمار می‌رود.
• یک فرآیند می‌تواند بدون استفاده از گردش‌کار تعریف شود، اما یک گردش‌کار همواره بخشی از یک فرآیند بزرگ‌تر محسوب خواهد شد.

اتوماسیون فراگستر چگونه از گردش کار استفاده می‌کند؟

یک گردش کار مشخص، یک نقشه و برنامه انجام کار فراهم می‌کند که کارکنان بتوانند هر بار فعالیتی را شروع می‌کنند، از آن نقشه پیروی کنند. این امر، به ویژه در مدیریت فرآیندها و خودکارسازی آنها می‌تواند بسیار اثرگذار باشد. در واقع وجود ثبات در یک گردش کار، به تیم‌ها کمک می‌کند تا استانداردهای کیفی را به بهترین شکل ممکن رعایت کنند. همچنین، گردش‌کار می‌تواند رشد سازمان را تسهیل کند، زیرا گردش کارهایی که شفاف بوده و به طور واضح تعریف شده‌اند، قابلیت تکرارپذیری در مقیاس بزرگ‌تر را نیز دارند.

تحقیقات نشان می‌دهد، هنگامی که کارفرمایان انتظارات خود را به صورت واضح بیان می‌کنند، کارکنان خوشحال‌تر هستند و یک گردش کار معین، ابزاری است که کارفرمایان می‎‌توانند برای بیان انتظارات خود از آن استفاده کنند. این موضوع حتی در رابطه با گردش کاری که اجرای آن به صورت کاملا خودکار و از طریق اتوماسیون صورت می‌گیرد نیز صدق می‌کند. وقتی کارکنان اجزایی را که تیم را به سمت یک هدف سوق می‌دهد، درک کنند، عملکرد بهتری خواهند داشت. همچنین، یک گردش کار ثابت می‌تواند به مدیران کمک کند تا روندها را شناسایی کرده و تشخیص دهند که کجا می‌توان با استفاده از اتوماسیون به ساده‌سازی وظایف کمک کرد.

نمونه‌هایی از گردش‌کارهای رایج که می‌توان به آنها اشاره نمود، عبارتند از:

• رویه‌های مربوط به خدمات مشتریان
• مجوزهای ارجاع کالا
• درخواست‌های تأیید خرید
• بازپرداخت هزینه‌ها
• پذیرش و جذب نیروهای انسانی جدید
• اضافه کردن مشتریان جدید به پایگاه داده
• ایجاد درخواست تغییر

نرم افزار مدیریت فرآیندهای فراگستر برای بهره‌مندی از مزایای گردش‌کار و طراحی آن، از ابزار پروسس میکر استفاده می‌کند. در سامانه اتوماسیون فراگستر، کاربران می‌توانند با استفاده از ابزار پروسس میکر، خیلی سریع و ساده و بدون نیاز به دانش برنامه‌نویسی، در یک محیط کاملا گرافیکی با قابلیت Drag and Drop، انواع فرم‌‌های اطلاعاتی مرتبط با کسب و کار خود و گردش کار آن را طراحی و از آن استفاده کنند.

سیستم گردش‌کار چگونه باعث بهبود فرآیندها می‌شود؟

وقتی که اجرای یک فرآیند در یک سازمان به سهولت انجام نمی‌گیرد، اغلب مشکل ناشی از جریان کاری است که شرکت جهت تکمیل هر فرآیند استفاده می‌کند و کارایی لازم را ندارد.

دلایل بی‌شماری می‌تواند برای ناکارآمدی یک گردش کار وجود داشته باشد. علت‌هایی همچون خطای انسانی، مسائل فنی، مشکلات زنجیره تامین و تدارکات تنها نمونه‌هایی از مواردی هستند که بر موفقیت گردش کار تأثیر بسزایی خواهند گذاشت. توانایی رفع این مسائل و مشکلات برای موفقیت فرآیندها حیاتی است.

یک سیستم گردش‌کار به سازمان‌ها کمک می‌کند تا وظایف کوچکی را که سبب مصرف منابع زیادی از سازمان به ویژه نیروی انسانی می‌شوند، شناسایی و خودکارسازی کنند. تجزیه و تحلیل‌هایی که توسط سیستم‌های گردش‌کار ارائه می‌شود، می‌تواند بینش و درک لازم جهت رفع چالش‌های کوچک و بزرگ را برای سازمان فراهم کند.

سیستم‌های گردش‌کار سبب اضافه کردن اتوماسیون گردش‌کار به فرآیندهای شما خواهد شد. این سیستم‎‌ها به شما اجازه می‌دهند کارهایی همچون ارسال ایمیل، ایجاد یادآوری یا سفارش تجهیزات را خودکارسازی کنید.

کلام آخر

در این مقاله خواندید که فرآیند چیست، چه تفاوتی با گردش کار دارد و چگونه می‌تواند در کسب و کارها و سازمان‌ها مورد استفاده قرار بگیرد. هم گردش کار و هم فرآیندها را می‌توان روش‌هایی جهت توضیح نحوه انجام کار در یک سازمان دانست، اما این دو اصلاح با یکدیگر متفاوت بوده و می‌توانند به عنوان مکمل یکدیگر استفاده شوند. یک روش آسان جهت درک ارتباط میان گردش کار و فرآیند این است که فرآیندها، به یک گردش کار مؤثر و به هم پیوسته جهت عملکرد بهتر نیازمندند. از همین رو، بهترین نرم‌افزارهای مدیریت فرآیندهای کسب و کار نیز آنهایی هستند که امکان مدیریت گردش کارها را نیز فراهم می‌کنند.