اتوماسیون اداری چیست؟ تعریف، مزایا و کاربرد اتوماسیون اداری

زمان تقریبی مطالعه: ۱۱ دقیقه

یکی از بهترین راه‌های افزایش بهره‌وری در سازمان استفاده از اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندها است. اگر به دنبال ساده‌سازی فرآیندها و افزایش رشد کسب و کار خود هستید، لازم است بدانید که اتوماسیون اداری چیست و چه مزایایی دارد. برای آشنایی با تعریف اتوماسیون اداری و شرح مزایا و کاربردهای آن، با وبلاگ فراگستر همراه باشید.

در طول چند دهه گذشته، اتوماسیون تقریبا به همه صنایع راه پیدا کرده است، از دستگاه‌های خودپرداز گرفته تا خطوط مونتاژ و سیستم‌های بهداشت و درمان. اما طی سال‌های اخیر، هوش مصنوعی (AI) و یادگیری ماشینی، اتوماسیون را به قله‌های کاملاً جدیدی رسانده‌اند. این ترکیب که از آن به عنوان “اتوماسیون هوشمند” یاد می‌شود، نحوه تعامل انسان و ماشین‌ها را تغییر می‌دهد و به کسب و کارها امکان می‌دهد تا ضمن افزایش کارایی و درآمدزایی خود، بهتر بتوانند در بازارهای چالشی امروز رقابت کنند.

تحقیقات نشان می‌دهند که اتوماسیون می‌تواند تاثیر فوق‌العاده زیادی بر سود خالص شرکت‌ها داشته باشد. موسسه “ارزش تجاری IBM” تخمین می‌زند که اتوماسیون هوشمند فقط در سال ۲۰۲۲، میلیاردها دلار سودآوری خواهد داشت. این مقاله چشم‌انداز در حال تغییر سیستم‌های اتوماسیون اداری را بررسی می‌کند و علاوه بر تعریف اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندها، توضیح می‌دهد که علت اهمیت اتوماسیون اداری چیست و هنگام استفاده از اتوماسیون در سازمان خود باید به چه نکاتی توجه کنید.

اتوماسیون اداری چیست؟

اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندها که با عنوان اتوماسیون کسب و کار نیز شناخته می‌شود، اصطلاحی است که به استفاده از فناوری جهت انجام کارهای تکراری اشاره می‌کند، به طوری که وقت کارکنان را برای انجام کارهای با ارزش‌تر آزاد می‌کند. این فناوری‌ها شامل اتوماسیون فرآیند کسب و کار (BPA)، اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA) و اتوماسیون با استفاده از هوش مصنوعی است.

در گذشته، اتوماسیون نیاز به پردازنده‌های مرکزی عظیم و تیمی از متخصصان برای نگهداری آنها داشت. اما امروزه پلتفرم‌های اتوماسیون که مبتنی بر پردازش ابری هستند، استفاده از اتوماسیون را در دسترس همه شرکت‌ها قرار می‌دهند. برخی از انواع اتوماسیون اداری عبارتند از:

• اتوماسیون ساده: اتوماسیون ساده، کارهای ساده و ابتدایی را خودکارسازی می‌کند. ابزارهای اتوماسیون ساده، بدون نیاز به کدنویسی یا با کدنویسی اندک، کارهای تکراری را دیجیتالی می‌کنند و از این طریق باعث حذف خطاهای انسانی و تسریع کار گروهی می‌شوند. اتوماسیون اداری (Office Automation) و اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA) نمونه‌هایی از اتوماسیون ساده هستند.
• اتوماسیون فرآیند: اتوماسیون فرآیند یا مدیریت فرآیندهای کسب و کار به یکنواخت‌سازی و شفاف‌سازی فرآیندهای سازمانی می‌پردازد. اتوماسیون فرآیند که اغلب توسط نرم‌افزارهای اختصاصی صورت می‌پذیرد، می‌تواند بهره‌وری و کارایی سازمان را افزایش دهد و در عین حال بینش‌های تجاری ارزشمندی را در اختیار شما قرار دهند. فرآیندکاوی و خودکارسازی گردش کار، نمونه‌هایی از اتوماسیون فرآیند هستند.
• اتوماسیون پیشرفته: اتوماسیون پیشرفته انسان‌‎ها و ماشین‌ها را ترکیب می‌کند تا چندین سیستم را در سازمان ادغام کند. اتوماسیون پیشرفته که امکان خودکارسازی فرآیندهای پیچیده‌تر را دارد، از داده‌های بدون ساختار همراه با یادگیری ماشینی، پردازش زبان طبیعی و تجزیه و تحلیل آنها استفاده می‌کند. این نوع اتوماسیون، باعث ارتقای مدیریت دانش و بهبود در سامانه‌های پشتیبانی تصمیم در کسب و کارهای تخصصی می‌شود.

• اتوماسیون هوشمند: اتوماسیون هوشمند که مبتنی بر هوش مصنوعی است، به این معنی است که ماشین‌ها می‌توانند “یاد بگیرند” و بر اساس موقعیت‌هایی که در گذشته با آنها مواجه شده و تجزیه و تحلیل کرده‌اند، تصمیم‌گیری کنند. به عنوان مثال، در بخش خدمات مشتریان، دستیاران مجازی مبتنی بر هوش مصنوعی می‌توانند هزینه‌ها را کاهش دهند و در عین حال تعاملات هوشمندانه‌تری را میان مشتریان و کارکنان انسانی امکان‌پذیر کنند. در نتیجه، تجربه خدمات بهتری برای مشتریان بوجود می‌آید.

اتوماسیون اداری شامل چه بخش‌هایی است؟

نرم افزارهای اتوماسیون اداری قابلیت‌های متعددی دارند. این قابلیت‌ها بخش‌های مختلف نرم افزار محسوب می‌شوند که به صورت ماژول به آن اضافه می‌شوند و در گذر زمان و بر اساس نیاز کاربران توسعه پیدا می‌کنند. نرم افزارهای اتوماسیون اداری مختلف، معمولاً بخش‌ها و ماژول‌های مشابهی دارند، اما برخی از این ماژول‌ها هم مختص نمونه‌های پیشرفته نرم افزارهای اتوماسیون مانند اتوماسیون فراگستر است. در ادامه به تعدادی از این بخش‌ها می‌پردازیم:

نرم افزار دبیرخانه

یکی از مهم‌ترین قابلیت‌های یک نرم افزار اتوماسیون اداری، خودکارسازی و دیجیتالی کردن تمامی وظایف واحدهای دبیرخانه سازمان‌ها از جمله شماره‌گذاری، دریافت، ارسال، ثبت و رهگیری مکاتبات اداری است. یک سیستم اتوماسیون اداری برای اینکه بتواند مکاتبات سازمانی شما را خودکارسازی کند، باید بتواند وظایف دبیرخانه را نیز انجام دهد. نرم افزار دبیرخانه، ماژولی است که این وظیفه را بر عهده دارد.

به عنوان نمونه، نرم افزار دبیرخانه فراگستر یک سیستم تحت وب است که مدیریت امور دبیرخانه را حتی در سازمان‌هایی که روزانه چندین هزار نامه اداری را ثبت و پیگیری می‌کنند و یا پراکندگی جغرافیایی دارند، با سهولت و پایداری امکان‌پذیر می‌کند. این نرم افزار هم نامه‌های دیجیتال را پردازش می‌کند و هم امکان اسکن نامه‌های کاغذی و پردازش آنها را دارد. ثبت در دفتر اندیکاتور و بایگانی و طبقه‌بندی اسناد و مکاتبات، مزیت دیگر این نرم افزار است.

تقویم سازمانی و مدیریت جلسات

در این بخش شما می‌توانید قرارهای ملاقات، جلسات و برنامه‌های کاری را ثبت و برای آنها یادآوری تظیم کنید. این قابلیت می‌تواند در زمان تنظیم شده، به‌صورت خودکار با هشدارهای درون سامانه یا از طریق ایمیل و ‏SMS به شما اطلاع‌رسانی کند. این بخش مستقیماً از قسمت میز کار در اختیار شما خواهد بود.

آرشیو مستندات

یکی از مهمترین بخش های هر نرم افزار اتوماسیون اداری، بخش آرشیو و بایگانی آن است. زیرسیستم مدیریت مستندات به شما اجازه می‌دهد تا تمام مکاتبات و اسناد سازمانی خود را از راههای مختلف، دسته‌بندی و بایگانی کرده و آنها را مدیریت کنید. قابلیت جستجوی آسان میان انبوه این اسناد، بازیابی سریع آنها و نیاز به فضای کم از مزایای دیگر آنهاست.

سامانه تبادل فایل

انجام وظایف اداری در بسیاری اوقات مستلزم این است که بتوانید فایل‌های مربوط به کارها را نیز با سایر افراد سازمان به اشتراک بگذارید. یکی از ماژول‌های نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر، سامانه تبادل فایل است که امکان ارسال هرگونه فایلی را برای شما ممکن می‌کند. با ارسال و دریافت فایل با این ابزار، کسب و کارها مجبور به استفاده از نرم افزارهای مجزا برای انتقال فایل‌ها نخواهند بود.

افزونه ورد و اوتلوک

یکی از بخش‌های نرم افزار اتوماسیون اداری که به صورت اختصاصی در ایران توسط اتوماسیون اداری فراگستر ارائه می‌شود، افزونه‌های ورد و اوتلوک است. افزونه ورد راهی برای نگارش نامه‌های اتوماسیون با استفاده از ویرایشگر Word است. این افزونه به شما اجازه می‌دهد نامه‌های خود را مستقیما از طریق نرم افزار Word ایجاد و ویرایش کرده و آنها را برای مخاطبان خود ارسال کنید.

افزونه ورد راهی برای نگارش نامه‌های اتوماسیون مستقیماً با ویرایشگر Word است

افزونه Outlook نیز تمام یا بخشی از نامه‌های کارتابل شما در اتوماسیون اداری را به همراه کلیه پیوست‌ها و ارجاعات آنها با نرم افزار اوت‌لوک یکپارچه‌سازی می‌کند تا بتوانید مکاتبات و امور سازمانی خود را مستقیماً از نرم افزار Outlook انجام دهید. به این ترتیب شما خواهید توانست با استفاده از قابلیت آفلاین Outlook، در هر مکان و زمانی و بدون اتصال به اینترنت یا به اتوماسیون، نامه‎‌های خود را مشاهده و ارجاعات و اقدامات لازم را روی آنها انجام دهید.

با افزونه Outlook می‌توانید مکاتبات و امور سازمانی خود را مستقیماً از نرم افزار Outlook انجام دهید

تبدیل گفتار به متن

کارکنان یا مدیرانی که مکاتبات اداری زیادی انجام می‌دهند مجبور هستند تا وقت زیادی را صرف تایپ کردن نامه‌ها یا پاسخ به آنها کنند. این کار هم خسته‌کننده است و هم زمان بسیاری را هدر می‌دهد. یکی از بخش‌ها و ماژول‌های نرم افزار اتوماسیون اداری قابلیت تبدیل گفتار به متن است. این قابلیت به شما اجازه می‌دهد تا به‌راحتی با خواندن متن مورد نظر در میکروفونی که به کامپیوترتان متصل است، صحبت‌های خود را با دقت و سرعت بالا به متن و نوشته تبدیل و در اتوماسیون اداری فراگستر ذخیره کنید.

با قابلیت گفتار به متن، صحبت‌های خود را فوراً به متن تبدیل کنید

علت اهمیت اتوماسیون اداری چیست؟

حال که دانستید اتوماسیون اداری یعنی چه و با تعریف اتوماسیون اداری آشنا شدید، این سوال مطرح می‌شود که علت اهمیت اتوماسیون چیست؟ ساده‌ترین پاسخ می‌تواند مزیت‌هایی مانند کاهش کارهای تکراری و آزادسازی انرژی سازمان باشد که در تعریف اتوماسیون با آنها آشنا شدید. اما علت اهمیت اتوماسیون، صرفا مزیت‌های آن نیست، بلکه نیازهای سازمان نیز عوامل مهمی است که استفاده از راهکارهای خودکارسازی را ایجاب می‎‌کنند.

مهم‌ترین این نوع نیازها، آندسته از مشکلات سازمان هستند که برای رفع آنها به اتوماسیون نیاز دارید. برخی از این مشکلات عبارتند از: انجام نشدن به موقع کارها، نیاز مداوم به حضور فیزیکی در واحدها برای پیگیری کارها، عدم دسترسی به موقع به اطلاعات مورد نیاز، عدم امکان دسترسی از راه دور به اطلاعات، قطع شدن فرآیند کارها در صورت غیاب شخص مسئول، سپری شدن مهلت انجام کارها، تنش میان مدیران و افراد سازمان به دلیل عدم شفافیت در فرآیندها، عدم امکان تعیین شاخص‌های ارزیابی مناسب و بهره‌گیری از آنها، وجود شعب و زیرمجموعه‌های سازمانی متعدد و مجزا و دشواری مدیریت یکپارچه آن‌ها، عدم پیشرفت در فرآیندهای سازمان به دلیل عدم حضور فیزیکی افراد.

صرف نظر از نیازهای فوق، اتوماسیون اداری راهی عالی برای ساده‌سازی عملیات و افزایش رشد کسب و کار هم در شرکت‌های کوچک و هم در شرکت‌های بزرگ است. ابزارهای اتوماسیون با هدف جایگزین کردن نیروی کار انسانی با نیروی کار ماشینی طراحی شده‌اند و به شما اجازه می‌دهند از منابع انسانی‌تان در جای دیگری از کسب و کار خود استفاده کنید.

برای تحقق کامل ظرفیت‌های اتوماسیون نیز استفاده کسب و کارها از نرم‌افزارهای معتبر اتوماسیون و بهترین شیوه‌های موجود برای خودکارسازی در تمام گردش‌کارهای سازمانی ضرورت دارد. این خودکارسازی‌ها می‌توانند ایجاد تجربه دیجیتالی سریع‌تر برای مشتریان یا صرفا ساده‌سازی فرآیندهای داخلی سازمان باشند. با این حال، برخی از راهکار‌های موجود شامل طیف کامل فناوری‌های مورد نیاز برای خودکارسازی صددرصدی تمامی فرآیندها و عملیات‌های سازمانی نیستند. این موضوع می‌تواند منجر به استفاده بیشتر از راهکارهای مقطعی، هزینه‌های بالاتر و به تعویق انداختن توسعه کسب و کار شما شود.

مزایای اتوماسیون اداری چیست؟

بعد از تعریف اتوماسیون اداری و ذکر اهمیت آن، باید به این سوال پرداخت که مزایای اتوماسیون اداری چیست؟ استفاده از اتوماسیون در دنیایی که به سرعت در حال تغییر است، اهمیت زیادی دارد. به عنوان مثال، سیستم‌های اتوماسیون می‌توانند به شما کمک کنند تا پیش‌بینی کنید که کدام یک از رفتارهای مشتریانتان پس از اتمام همه‌گیری کرونا ادامه خواهد یافت. همچنین به کمک اتوماسیون می‌توانید نحوه تجربیاتی که برای مشتریان خود ایجاد می‌کنید را کنترل و مدیریت کنید. اتوماسیون، به ویژه اتوماسیون ترکیب شده با هوش مصنوعی، می‌تواند به شما کمک کند این تجربیات را تصحیح و بهینه‌تر کنید که موجب فروش بیشتر، استفاده بهتر از منابع و رضایت بیشتر مشتریان خواهد شد.

یکی از بهترین روش‌ها برای انجام این کار، استفاده از یک پلتفرم اتوماسیون کسب و کار است که به شما اجازه بدهد موارد زیر را انجام دهید:

• کشف فرآیندها: نرم‌افزارهای اتوماسیون به شما کمک می‌کنند تا ناکارآمدی‌ها یا نقاط حساس در فرآیندهای عملیاتی خود را مشخص کنید و موفق به تعیین محلی شوید که خودکارسازی فرآیندها بیشترین تأثیر مثبت را خواهند گذاشت. کشف فرآیندها با استفاده از فرآیند کاوی و مدل‌سازی صورت می‌پذیرد.
• استفاده از هوش مصنوعی: نرم‌افزارهای اتوماسیون به شما کمک می‌کنند از داده‌هایی که از خودکارسازی عملیات‌های خود بدست می‌آورید، همراه با یادگیری ماشینی و هوش مصنوعی استفاده کنید تا توصیه‌های مناسب را کسب کنید و بتوانید زمان نیروهای انسانی خود را آزاد کرده و از آنها برای انجام کارهای استراتژیک‌تر استفاده کنید.
• افزایش بهره‌وری نیروی کار: در هر کجا که ظرفیت برای سطح بالاتری از بهره‌وری وجود دارد یا در صورت نیاز به نیروی کمکی، می‌توانید از ابزارهای ‌اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA) و نیروی کار دیجیتالی برای همکاری با انسان‌ها استفاده کنید.
• خودکارسازی عملیات‌های اصلی: با استفاده از قابلیت‌های اصلی نرم‌افزارهای اتوماسیون مانند پردازش اسناد، هدایت گردش‌کار، مدیریت تصمیم‌گیری و خدمات محتوایی در عملیات‌های سازمانی کلیدی، می‌توانید نیازهای کسب و کارخود را به راحتی برطرف کنید.

کاربردهای متداول اتوماسیون اداری چیست؟

حال که دانستید اتوماسیون اداری چیست و چه مزایایی دارد، نوبت به بررسی کاربردهای اتوماسیون اداری است. اتوماسیون اداری برای ساده‌سازی فرآیندها در اکثر بخش‌های یک سازمان مناسب است:

• فعالیت‌های بازاریابی: در اتوماسیون ایمیل مارکتینگ (بازاریابی ایمیلی)، شرکت‌ها می‌توانند از نرم‌افزارها برای ارسال ایمیل به لیست مشتریان در یک زمان‌بندی از پیش تعیین شده استفاده کنند و هزینه‌های اجرای کمپین‌ها به صورت دستی را کاهش دهند. همچنین با استفاده از اتوماسیون می‌توان تلاش‌های بازاریابی را به سیستم مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM) متصل کرد و حتی کارهایی مانند هدف قرار دادن مشتریان با پیام‌های خودکار در رسانه‌های اجتماعی را از طریق این نرم‌افزارها انجام داد.
• منابع انسانی: سیستم‌های اتوماسیون مدیریت منابع انسانی می‌توانند طیف وسیعی از وظایف منابع انسانی، از جمله پردازش درخواست‌های استخدامی، زمان بندی مصاحبه‌ها، ارسال پیشنهادات شغلی، استقرار نیروهای جدید، مدیریت حقوق و دستمزد و مدیریت مزایا را خودکارسازی کنند. این سیستم‌ها همچنین می‌توانند با استفاده از تجزیه و تحلیل داده، به آگاهی بیشتر از راه‌های افزایش بهره‌وری نیروی کار دست یابند.
• فرآیندهای فروش: ابزارهای اتوماسیون فروش مانند Salesforce و سایر سرویس‌های نرم‌افزاری (SaaS) تیم‌های فروش را قادر می‌سازند تا زمان کمتری را صرف ثبت فعالیت‌های مربوط به معاملات کرده و زمان بیشتری را برای برقراری تماس‌های تلفنی که منجر به جذب بیشتر مشتریان جدید می‌شود، صرف کنند. این ابزارها می‌توانند وظایف تکراری در طول فرآیند فروش را خودکارسازی کنند، مانند تشخیص کیفیت لیدها و فرصت‌های فروش با توجه به سفر خریدار، سپردن مشتریان بالقوه به نمایندگان فروش مناسب برای آنها و ایجاد پیش‌بینی فروش با پشتوانه داده‌ها.
• امور مالی و حسابداری: با خودکارسازی برنامه‌ریزی‌های مالی و حسابداری، شرکت‌ها می‌توانند برای کارهای مهم‌تر مانند تجزیه و تحلیل داده‌ها، تعیین استراتژی و همکاری با ذی‌نفعان وقت بگذارند. به عنوان مثال در مدیریت حساب‌های پرداختنی (AP)، ثبت داده‌ها به صورت خودکار انجام می‌شود، صورتحساب‌ها به طور خودکار با اسناد مطابقت داده می‌شوند و تاییدیه‎‌ها به طور خودکار پیگیری می‌شوند. این باعث کاهش خطاهای موجود در داده‌ها شده و از تقلب از طریق نظارت هوشمند جلوگیری می‌کند.

کلام آخر

در این مقاله خواندید که اتوماسیون اداری چیست و با تعریف اتوماسیون اداری و برخی از مزایا و کاربردهای آن آشنا شدید. یکی از برترین ارائه‌دهندگان اتوماسیون در ایران شرکت فراگستر است که با ارائه راهکارهایی جامع برای اتوماسیون اداری و همینطور اتوماسیون کسب و کار، به تمامی شرکت‌ها و سازمان‌های ایرانی در مسیر خودکارسازی فرآیندهای کاری‌شان کمک می‌کند. به عنوان مثال، بانک ملی ایران از نرم‌افزار اتوماسیون فراگستر برای اتصال هزاران شعبه خود در سطح کشور استفاده می‌کند و از این طریق بهره‌وری خود را افزایش داده و میلیاردها تومان در هزینه‌ها صرفه‌جویی کرده است.

سیستم اتوماسیون فراگستر، ابزار قدرتمندی است که از ماژول‌ها و قابلیت‌های متعددی پشتیبانی می‌کند. از جمله این قابلیت‌ها می‌توان به فرم‌ساز، BPMS، نسخه موبایل، چندسازمانی، چند امضایی، تبدیل گفتار فارسی به متن و پشتیبانی از وایرایشگر WORD مایکروسافت اشاره کرد. با نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر می‌توانید کارهای تکراری را حذف کرده و منابع خود را به کارهای با ارزش‌تر اختصاص دهید. برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد راهکارهای اتوماسیون فراگستر، می‌توانید با تماس با کارشناسان ما از مشاوره رایگان استفاده کرده و راهکارهایی که متناسب کسب و کار شما هستند را پیدا کنید.