سازمان داده محور چیست؟ 5 ویژگی که سازمان داده محور باید داشته باشد

استفاده از داده‌ها مزایای زیادی برای هر کسب و کار دارد. یک سازمان داده محور شانس بیشتری برای موفقیت در دراز مدت و حفظ مزیت‌های رقابتی خود دارد. مطالعات نیز نشان می‌دهد که شرکت‌های داده محور به طور متوسط سالانه بیش از 30 درصد رشد می‌کنند. به همین علت اکنون بیش از هر زمان دیگری، داده محور بودن برای هر کسب و کاری ضروری است. اما متأسفانه بسیاری از شرکت‌ها هنوز نمی‌دانند داده محور بودن به چه معناست. در این مقاله به تعریف سازمان داده محور و ویژگی‌های اصلی آن می‌پردازیم.

سازمان داده محور چیست؟

اصطلاح “سازمان داده محور” پس از آن رایج شد که نشریه اکونومیست گزارشی را در سال 2017 منتشر کرد که عنوان آن این بود: “با ارزش‌ترین منبع جهان دیگر نفت نیست، بلکه داده است.” پس از انتشار این گزارش، بسیاری از کارشناسان کسب و کار به اهمیت “داده” و “تصمیم‌گیری مبتنی بر داده” پرداختند. به تدریج شرکت‌ها و سازمان‌های زیادی شروع به استفاده از قدرت داده‌ها کردند و به این ترتیب، پدیده “سازمان داده محور” به وجود آمد.

به بیان ساده می‌توان گفت یک سازمان داده محور سازمانی است که نه تنها از مزایای جمع‌آوری داده‌های خام آگاه است، بلکه می‌داند که نمی‌توان تنها با استفاده از داده‌های خام تصمیم‌گیری کرد. بلکه داده محور بودن واقعی مستلزم کاوش عمیق‌تر در داده‌های جمع‌آوری شده، پالایش آنها و یافتن راه‌هایی برای استفاده از اطلاعات استخراج شده از داده‌ها برای رشد و افزایش سودآوری است. این بدان معناست که چنین سازمانی هر زمان که نیاز باشد از نوع متناسبی از داده‌ها و به روش‌های متنوعی از جمله مشاهده رفتار مشتریان، تجزیه و تحلیل داده‌های جمعیتی، جمع‌آوری پاسخ‌های نظرسنجی و غیره استفاده می‌کند.

سازمان داده محور چه ویژگی‌هایی دارد؟ 

توسعه یک کسب و کار داده محور تنها با استفاده از نرم افزارهای هوش تجاری و استخدام تحلیلگران داده محقق نمی‌شود و به چیزی بیش از اینها احتیاج دارد. خوشبختانه ویژگی‌های مشترکی در هر سازمان داده محور وجود دارد که صاحبان کسب و کارها می‌توانند به دنبال توسعه آنها در سازمان خود باشند. در ادامه 5 ویژگی بارز یک سازمان داده محور آورده شده است:

سواد داده

سواد داده شامل توانایی خواندن، مدیریت، تفسیر و تحلیل داده‌ها می‌شود. در یک سازمان داده محور یکی از اولویت‌های اصلی، داشتن سواد داده برای همه کارکنان است. به همین دلیل، برخی از سازمان‌های داده محور، آموزش‌هایی را برای کمک به ارتقای سواد داده در محیط کار فراهم می‌کنند. نتایج نشان داده است که تلاش برای ترویج سواد داده‌ باعث افزایش تعامل کارکنان می‌شود.

علاوه بر این، داشتن مهارت‌های سواد داده نه تنها برای خود کارکنان مفید است، بلکه به آنها اجازه می‌دهد تا برای پاسخ به پرسش‌های مبتنی بر داده مشتریان مجهزتر باشند. به عنوان مثال، اگر مشتری برای کار با پلتفرم‌های رسانه‌های اجتماعی سازمان نیاز به کمک دارد یا یک سوال درباره فرهنگ استفاده از داده‌های مشتریان سازمان دارد، یک کارمند مسلط به سواد داده خواهد توانست یا به پرسش آنها پاسخ دهد یا آنها را به سوی افراد مناسب هدایت کند.

انتخاب رهبران مناسب

در تلاش‌ها برای ایجاد سازمان‌های داده محور، کسب‌وکارها باید مطمئن شوند که رهبران مناسب را مسئول قرار می‌دهند. یک مدیر سخت‌کوش در سازمان باید خلاق، کنجکاو و پرشور باشد. متخصصان مدیریت داده با استفاده از داده‌ها تصمیم می‌گیرند و از اجرای تصمیمات جسورانه ابایی ندارند.

برای مثال، یک مدیر سخت‌کوش در سازمان ممکن است به جای تمرکز صرفا بر شاخص‌های عملکرد کلیدی، سرمایه‌گذاری در زیرساخت‌های فرآیندهای داده محور را انتخاب کند. مدیران داده‌محور احتمالاً رویکردهای تجربی یا سنتی در سازمان را به چالش می‌کشند. با یک رویکرد صحیح، یک رهبر متخصص مدیریت داده می‌تواند به توسعه فرهنگ داده محور در کل سازمان کمک کند.

امکان دسترسی راحت به داده‌ها

وقتی به کارکنان اجازه دسترسی به داده‌های مناسب در یک سازمان داده نشود، کلیت کسب و کار آسیب می‌بیند. متأسفانه، حتی کسب‌وکارهایی دارای استراتژی داده که ادعا می‌کنند فرهنگ سازمانی آنها داده‌محور‌ است، ممکن است باز هم دسترسی مناسب به داده‌ها را به کارکنان خود ندهند. یکی دیگر از متدهای منسوخ شده در استراتژی‌های داده سنتی این است که کارکنان را مجبور کرد طریق یک فرآیند اداری ناکارآمد درخواست‌های اطلاعات خود را ثبت کنند. یک فرآیند اداری برای جمع‌آوری درخواست‌های داده و تأیید آنها به صورت جداگانه می‌تواند باعث اتلاف وقت زیاد کارکنان و سازمان شود.

علاوه بر این، اگر اطلاعات شرکت در دسترس نباشد، ممکن است کارکنان احساس کنند که سازمانشان به آنها بی‌اعتماد است. بهترین راه برای تشویق سواد داده و توسعه یک کسب و کار داده محور این است که مدیران اطمینان حاصل کنند که داده‌های مناسب در اسرع وقت و ترجیحا فوراً در اختیار کارکنان قرار بگیرند. برای افزایش این دسترسی، دموکراتیک کردن مدیریت داده‌ها در سازمان امری ضروری است. یک کسب و کار داده محور باید اطمینان حاصل کند که کارکنان با سطوح مختلف تخصص فنی می‌توانند به داده‌ها دسترسی داشته باشند.

اتوماسیون مدیریت داده‌ها برای ادغام بینش‌های داده محور در فرآیندهای تجاری ضروری است

اتوماسیون مدیریت داده‌ها

یکی از معیارهای اصلی برای قضاوت در مورد اینکه آیا یک سازمان داده محور است یا خیر، بررسی حجم فعالیت‌های مدیریت داده‌ای است که خودکارسازی شده‌اند. گزارش‌ها و بینش‌های داده محور ابزارهای شگفت انگیزی هستند، اما اگر به درستی در فرآیندهای تجاری ادغام نشوند، سازمان واقعاً داده محور نیست. اتوماسیون فعالیت‌های مدیریت داده‌ها مزایای بسیاری را برای کسب و کارها فراهم می‌کند.

2 مزیت مهم آن عبارتند از: بهینه‌تر شدن تصمیم‌گیری‌های داده‌محور و بازنگری در استراتژی‌های کسب و کار. توجه به این نکته ضروری است که رویکردهای دستی مانند تهیه گزارش‌ها یا داشبوردهای هوش تجاری ممکن است نتیجه معکوس داشته باشند. مدیریت دستی داده‌ها می‌تواند سرعت همه کارها را پایین بیاورد، از توانایی جمع‌آوری داده‌ها گرفته تا ذخیره‌سازی داده‌های سازمان. شما می‌توانید برای خودکارسازی این فرآیندها از ابزارهایی مانند اتوماسیون اداری فراگستر استفاده کنید.

فرهنگ سازمانی داده محور بر دسترسی بیشتر و آزادانه‌تر به داده‌ها متمرکز است

فرهنگ سازمانی داده محور

افراد وقتی به کلان‌داده و تحول دیجیتال فکر می‌کنند، ممکن است بیش از حد بر اهمیت ابزارها و فناوری تمرکز کنند. با این حال، یک سازمان داده محور واقعی، بیش از ابزارها بر ایجاد یک فرهنگ سازمانی داده محور تمرکز می‌کند. فرهنگ سازمان بر همه ابعاد یک سازمان داده‌محور از اثربخشی استراتژی داده گرفته تا سطح سواد داده کارکنان اثر می‌گذارد. ایجاد یک فرهنگ سازمانی داده محور و موفق، نیازمند یک تلاش تیمی است و دستیابی به آن برای بسیاری از شرکت‌ها چالش‌برانگیز است.

یک فرهنگ سازمانی داده محور بر دسترسی بیشتر و آزادانه‌تر به داده‌ها متمرکز است. برای اینکه فرهنگ یک سازمان به یک فرهنگ داده محور تبدیل شود، باید هم سواد داده کارکنان و هم دسترسی آنها به منابع آموزشی استفاده از داده‌ها در اولویت قرار بگیرد. استفاده موفقیت‌آمیز از تحلیل داده‌ها به کارکنان اجازه می‌دهد تا تصمیمات مبتنی بر داده اتخاذ کنند و نقش خود را نیز در یک شرکت بهتر درک کنند. به عنوان مثال، اگر یکی از کارکنان بتواند به وضوح ببیند که چگونه فعالیت‌های او بر کل شرکت و فرهنگ سازمان تأثیر می‌گذارد، احتمالاً در کار خود انگیزه بیشتری خواهد داشت.

چگونه به یک سازمان داده محور تبدیل شویم؟

داده محور شدن تنها به معنی جمع آوری داده‌ها و تحلیل آنها نیست. سازمان داده‌محور، سازمانی است که از نتایج تحلیل داده‌ها برای تصمیم‌گیری و سیاست‌گذاری استفاده می‌کند. بنابراین شاید این پرسش برای شما به وجود بیاید که چگونه می‌توانیم سازمان خود را به یک سازمان داده‌محور تبدیل کنیم. در ادامه 4 مورد از روش‌های تبدیل شدن به یک سازمان داده‌محور آورده شده است:

1- برای جمع‌آوری داده‌ها سازوکار ایجاد کنید

یک سازمان داده محور باید همواره در حال جمع‌آوری داده‌هایی باشد که به بهبود عملکرد آن کمک می‌کنند. زیرا میزان سودآوری هر کسب و کار بستگی به تعداد مشتریان آن دارد و برای شناخت و جذب این مشتریان شما نیاز به جمع‌آوری داده‌های مربوط به آنهاست. بسیاری از این داده‌ها مربوط به تعاملات دیجیتالی سازمان با مشتریان آن می‌شود. بنابراین برای جذب بیشتر این مشتریان شما باید بیشتر و بیشتر از ابزارهای جمع‌آوری داده استفاده کنید. برای این‌کار نیازمند نیروهای متخصص و یا استفاده از سیستم‌هایی خواهید بود که داده‌ها را جمع‌آوری و ارائه کنند. برای دستیابی به نیروهای متخصص می‌توانید آنها را استخدام کنید و یا نیروی انسانی سازمان خود را آموزش دهید. در هر حال باید در بخش IT و منابع انسانی خود سرمایه‌گذاری کنید.

2- تصمیمات تجاری خود را بر مبنای داده‌ها بگیرید

همانطور که اشاره کردیم، سازمان داده‌محور تنها به استفاده از داده‌های خام و تحلیل‌های ساده اکتفا نمی‌کند. چنین سازمانی از اطلاعاتی که از داده‌ها بدست می‌آورد برای تصمیم‌گیری در مورد مسیر حرکت سازمان استفاده می‌‎کند. بنابراین یک سازمان داده‌محور واقعی، بین داده‌های مختلف و نتایج آنها ارتباط برقرار می‌کند و راه‌های خلاقانه و جدیدی برای سازمان تعریف می‌کند. به عنوان مثال یک سازمان داده‌محور از داده‌های مختلفی که از نرم‌افزارهای CRM، داده‌های بازخوردهای تبلیغات، رفتار کاربران هنگام استفاده از محصولات، داده‌های نظرسنجی و … بدست‌ می‌آورد برای تصمیم در مورد تولید و توسعه محصولات خود استفاده می‌کند.

3- به دنبال داده‌های قابل اعتماد باشید

یکی از ملزومات تبدیل شدن به یک سازمان داده‌محور، قابل اعتماد بودن داده‌های مورد استفاده است. داده‌های بدون کیفیت، نتیجه کار همه افراد سازمان را از بین می‌برد. بنابراین هنگام جمع‌آوری داده‌ها و تجزیه و تحلیل آنها باید به کیفیت آنها توجه شود. سازمان‌های داده‌محور، داده‌های مختلفی را از منابع مختلف دریافت می‌کنند. آنها برای اینکه از کیفیت این داده‌ها اطمینان حاصل کنند هنگام جمع‌آوری داده‌ها آنها را بازبینی کرده و منابع آنها را چک می‌کنند. آنها همچنین از تیم‌ها یا ابزارهای کنترل کیفیت داده استفاده می‌کنند و متادیتای داده‌ها را کنترل می‌کنند.

4- از نرم‌افزارهای تخصصی داده استفاده کنید

یک سازمان داده‌محور از نرم‌افزارها و ابزارهای متعددی برای جمع‌آوری و تحلیل داده‌ها استفاده می‌کند. این نرم‌افزارها می‌توانند شامل هوش مصنوعی، یادگیری ماشینی، داشبوردهای مدیریتی، اتوماسیون کسب و کار، ابزارهای آنالینیکس و گزارش‌سازها باشند. این نرم‌افزارها به خودکارسازی فرآیند جمع آوری و تحلیل داده‌ها کمک می‌کنند و سرعت آن را افزایش می‌دهند. از سوی دیگر به کسب و کارها کمک ‌می‌کنند تا درک بهتری از نتایج تجزیه و تحلیل داده‌ها داشته باشند.

کلام آخر

یک سازمان داده محور، هم موفقیت مشتری و هم سودآوری نهایی کسب و کار را ارتقا می‌دهد. در این مقاله خواندید که یک رویکرد داده محور به طور کلی نیازمند 5 ویژگی اصلی است که شامل سواد داده، رهبری مناسب، دسترسی به داده‌ها، اتوماسیون مدیریت داده‌ها و فرهنگ سازمانی داده‌محور است. یکی از ابزارهایی که در این مسیر به شما کمک می‌کند اتوماسیون اداری فراگستر است. با استفاده از نرم افزار اتوماسیون فراگستر شما می‌توانید علاوه بر تسهیل و ایجاد دسترسی سیستمی به داده‌ها برای کارکنان، تمامی فرآیندهای مدیریت داده‌های خود را خودکارسازی کنید. برای کسب اطلاعات بیشتر می‌توانید از مشاوره رایگان کارشناسان ما استفاده نمایید.

سوالات متداول مشتریان

۱- سازمان داده محور چیست؟

یک سازمان داده محور سازمانی است که نه تنها از مزایای جمع‌آوری داده‌های خام آگاه است، بلکه می‌داند که نمی‌توان تنها با استفاده از داده‌های خام تصمیم‌گیری کرد. بلکه داده محور بودن واقعی مستلزم کاوش عمیق‌تر در داده‌های جمع‌آوری شده، پالایش آنها و یافتن راه‌هایی برای استفاده از اطلاعات استخراج شده از داده‌ها برای رشد و افزایش سودآوری است.

۲- سازمان داده محور چه ویژگی‌هایی دارد؟

ویژگی‌های مشترکی در میان سازمان‌های داده محور وجود دارد که صاحبان کسب و کارها می‌توانند به دنبال توسعه آنها در سازمان خود باشند. 5 مورد از این ویژگی‌های مشترک عبارتند از: سواد داده، انتخاب رهبران مناسب، دسترسی راحت به داده‌ها، اتوماسیون مدیریت داده‌ها، فرهنگ سازمانی داده محور.

۳- سواد داده یعنی چه؟

سواد داده شامل توانایی خواندن، مدیریت، تفسیر و تحلیل داده‌ها می‌شود. در یک سازمان داده محور یکی از اولویت‌های اصلی، داشتن سواد داده برای همه کارکنان است. به همین دلیل، برخی از سازمان‌های داده محور، آموزش‌هایی را برای کمک به ارتقای سواد داده در محیط کار فراهم می‌کنند.