امکان تهیه گزارشهای صحیح و به موقع از اطلاعات تولید شده در نرم افزارهای سازمانی، به ویژه در نرم افزار اتوماسیون اداری (مانند اتوماسیون کسب و کار فراگستر)، برای کلیه سازمانهایی که از آنها استفاده میکنند، یک نیاز همیشگی بوده و خواهد بود. اما بهرهبرداری بهینه از این گزارشها نیازمند دریافت به موقع و صحیح آنهاست. فراگستر برای رفع این نیاز، قابلیت ارسال گزارش های خودکار به کارتابل کاربران از سمت اتوماسیون را مهیا کرده است.
برای مشاهده نحوه کار با این قابلیت میتوانید ویدئوی زیر را ملاحظه کنید:
در اتوماسیون اداری فراگستر، امکان تهیه و ارائه انواع گزارشات از اطلاعات تولید شده در سامانه وجود دارد. این گزارشات هم به صورت پیشفرض و از پیش تعریف شده در اختیار کاربران هستند و هم امکان تعریف گزارشهای اختصاصی وجود دارد. با کمک این قابلیت شما میتوانید عملکرد سازمان و کارکنان خود را به دقت تجزیه و تحلیل کنید.
اما چندین پرسش در مورد کارایی این گزارشات مطرح میشود:
- آیا کاربر گزارشهای صحیحی از سیستم استخراج میکند؟!
- آیا کاربر به موقع اقدام به اخذ گزارشها مینماید؟!
- آیا کاربر گزارش ها را به موقع برای مدیریت ارسال مینماید؟!
فراگستر برای پاسخ به این نیازها، امکان ارسال خودکار گزارشهای سیستمی را در سامانه اتوماسیون کسب و کار خود توسعه داده است. این قابلیت میتواند نیازهای مختلفی را برطرف کند. از جمله برخی از کاربردهای آن میتواند موارد زیر باشد:
1- سازمانی که برایش اهمیت دارد که در ابتدای هر هفته از فهرست مکاتبات دریافتی طی هفته قبل آگاه شود تا بتواند متوجه شود که کدام نامهها پاسخ داده شده و به کدام نامهها پاسخی داده نشده است.
2- برای سازمانی که بخواهد در انتهای هر ماه بداند که برای کدام یک از نامه های صادره در یک ماه اخیر خود پاسخی دریافت ننموده است.
3- کاربرد دیگر این قابلیت میتواند برای زمانی باشد که مدیر زیرساخت یا راهبر سامانه اتوماسیون سازمان بخواهد از میزان رشد پایگاه داده خود در هر 8 ساعت بصورت مدون گزارش دریافت نماید.
برای پاسخ به این نوع نیازها، در اتوماسیون کسب و کار فراگستر امکانی تحت عنوان گزارش خودکار در بخش زیر ساخت اتوماسیون تعبیه شده است که توسط آن راهبران سامانه میتوانند گزارشهای مورد نظر سازمان را تهیه و با تعیین یک زمانبندی مشخص (Schedule) و تعیین گیرنده یا گیرندگان هر گزارش، سیستم گزارشها را بدون دخالت کاربر در رأس زمان مشخص شده برای مدیریت یا کاربران مرتبط ارسال نماید.
برای شروع استفاده از این قابلیت، ابتدا باید مطابق تصویر زیر، وارد بخش زیرساخت اتوماسیون شده و با انتخاب گزینه “گزارشهای خودکار”، شروع به تعریف این گزارشهای خودکار کنید.
تنظیمات گزارش خودکار در زیرساخت سامانه
در مرحله بعد، با کلیک روی گزینه اضافه، میتوانید از پنجرهای که مطابق تصویر زیر باز میشود، نوع گزارش و جزییات آن را مشخص کنید. توجه داشته باشید که به صورت پیشفرض 3 نوع گزارش در این قسمت در اختیار شما قرار خواهد داشت که عبارتند از: 1- گزارش نامه های بدون پاسخ در یک ماه اخیر 2- گزارش نامه های وارده هفته گذشته از حوزه مدیریت. 3- گزارش نامه های صارده هفته گذشته به حوزه مدیریت.
با این حال، گزارشات قابل تهیه با این قابلیت، محدود به موارد فوق نیستند. راهبر سیستم میتواند از طریق تنظیمات سیستم، انواع گزارشهای اختصاصی را مطابق نیاز سازمان تهیه کرده و آن را در اختیار کاربران قرار دهد.
تعیین مشخصات و زمان گزارشگیری
در نهایت، باید گیرندگان این گزارش را مشخص کرده و آن را ذخیره کنید. در این صورت، گزارشها به صورت خودکار و در زمان تعیین شده برای گیرندگان آنها ارسال خواهند شد.
تعیین گیرندگان گزارش
