راهنمای خرید نرم افزار اتوماسیون اداری

همگام با رشد سریع سازمان ها و افزایش نیاز آنها به سیستم های مکانیزه فرآیندهای سازمانی و گردش الکترونیکی مکاتبات، انواع و اقسام نرم افزار اتوماسیون اداری نیز در این حوزه تولید و منتشر شده اند. نرم افزارهای متفاوتی که احتمالا با وجود داشتن قابلیت های پایه ای یک نرم افزار اتوماسیون اداری، ممکن است پاسخگوی نیازهای سازمان شما نباشند. تنوع در این نرم افزارها به ناگزیر کار انتخاب و خرید آن را برای مدیران سازمان ها دشوار می کند.

در این مقاله یک راهنمای خرید نرم‌افزار اتوماسیون اداری برای شما استخراج کرده ایم و تلاش میکنیم کار انتخاب یک سیستم اتوماسیون متناسب با نیازهای شما را برایتان ساده تر کنیم.

به این نکته توجه داشته باشید که شاخص های خرید سیستم اتوماسیون اداری، متناسب با نیازهای سازمان شما تا حد زیادی به مواردی مثل تعداد کاربران، حجم مکاتبات سازمانی، سایر نرم‌افزارهای فعال در سازمان شما، میزان اهمیت داده ها و اطلاعات سازمان و مواردی از این قبیل بستگی دارد.

شاخص های انتخاب و خرید اتوماسیون اداری

ساختار سازمانی

یک نرم افزار اتوماسیون اداری، پیش از هر چیز نیازمند درک درست چارت سازمانی و داشتن قابلیت ویرایش این چارت است. بعلاوه بدون شناخت پست‌های سازمانی افراد و رتبه و جایگاه هر یک از این کاربران امکان تنظیم دسترسی این افراد به سیستم وجود نخواهد داشت. یک نرم افزار حرفه ای اتوماسیون اداری در اولین گام باید بتواند به دقت و سادگی این امکان را برای کاربرانش فراهم نماید.

تنظیمات و اطلاعات پایه

یکی از نکات خرید اتوماسیون اداری که باید به آن توجه شود، قابلیت انجام تنظیمات اساسی در بخش های مختلف آن است. برای مثال تنظیماتی مربوط به ویژگی های نامه ها، نحوه ی ارسال و دریافت، ثبت و طبقه بندی، انواع نامه ها و ویژگی های هرکدام و همچنین تنظیمات کامل مربوط به اشخاص، گروه ها و واحدها در سازمان.

عملیات مربوط به نامه‌های وارده

فعالیت های متنوعی را روی نامه ها در مکاتبات اداری می توان انجام داد. امکان پیاده سازی هر کدام از این فعالیت ها و انجام تنظیمات مربوط به آنها از قابلیت های کلیدی این نرم افزار است. امکاناتی مثل ثبت پیوست، رونوشت و فوریت برای هر نامه، ثبت مشخصات نامه های وارده، انجام ارجاعات، الصاق انواع ضمیمه ها به نامه، قرار دادن اعلانات مختلف به نامه و موارد مشابه دیگر.

عملیات مربوط به نامه‌های صادره

قابلیت انجام انواع عملیات بر روی نامه های ارسالی یکی از مهم ترین شاخص ها برای انتخاب یک نرم افزار اتوماسیون اداری مناسب است. مسائلی مانند حفظ سوابق و تاریخچه نامه های ارسالی به هر مخاطب با مشتری، ثبت خودکار مشخصات نامه های ارسالی، قالب های مشخص برای ارسال نامه های مختلف، تعریف قالب های مختلف، تایید نامه ها پیش از ارسال و چندین و چند قابلیت دیگر.

عملیات مربوط به مکاتبات داخلی و کارهای اداری

بیشتر بدانید: شاخص انتخاب نرم‌افزار اتوماسیون اداری از منظر کاربرپسند بودن نرم‌افزار

عملیات مربوط به مکاتبات داخلی و کارهای اداری

حجم بالایی از نامه نگاری های سازمان، درون سازمانی است. مدیریت راحت و کامل این مکاتبات از دغدغه های اصلی مدیران است که یک نرم افزار اتوماسیون کامل باید بتواند به درستی این دغدغه را برطرف کند. بعلاوه مدیریت کارتابل ها و مکانیزاسیون امور داخلی ادارات بر عهده یک سیستم اتوماسیون اداری خوب است.

عملیات مربوط به بایگانی

یک سیستم اتوماسیون اداری ضروریست که به طور کاملا خودکار عملیات مربوط به بایگانی مکاتبات را در سازمان به انجام برساند. پشتیبانی از انواع بایگانی ها، امکان جستجو، و خودکارسازی امور بایگانی از قابلیت های پایه ای یک نرم افزار اتوماسیون اداری است.

عملیات مربوط به گزارشات، مشاهدات و جستجو

این سیستم باید بتواند گزارشات را بصورت نموداری و ساده در اختیار مدیران و کاربران سیستم قرار بدهد. گزارشات مربوط به ورود کاربران گرفته تا زمان حضور آنان و حتی ارجاعات انجام شده.بعلاوه کاربران باید بتوانند انواع اطلاعات را در سیستم جستجو نمایند.

ارتباط با سایر سیستم ها

همانطور که گفتیم، عملکرد این سیستم به سایر سیستم های موجود در سازمان نیز بستگی دارد. یکپارچگی این سیستم با سایر سیستم ها بر کارایی و اثربخشی آن خواهد افزود.

امنیت سیستم

تعیین حدود دسترسی کاربران با توجه به چارت سازمانی، امنیت امضاهای دیجیتال، بایگانی و گزارشات سازمانی، همگی از شاخص ها و معیارهای اصلی خرید اتوماسیون اداری بحساب می آیند.

کارتابل آفلاین

اگر چه سیستم های اتوماسیون اداری تحت وب کارایی بیشتری دارند، اما امکان کار بصورت آفلاین با کارتابل ها مزیتی برای این سیستم ها بحساب می آید.

مدیریت جلسات و تقویم سازمانی

انجام هماهنگی های لازم برای جلسات و قرار ملاقات های سازمانی پیش از این بر عهده ی یک نیروی انسانی قرار داشت. با ظهور سیستم های اتوماسیون، این وظیفه به عهده ی این سیستم سپرده شد و کم کم به شاخصی برای سنجش قدرت عملکرد این نرم افزار تبدیل شد.

رسانه و دانشنامه سازمان

در کنار تمامی قابلیت های اداری، این سیستم باید بتواند ابزاری برای نشر اعلانات داخلی سازمان باشد. همچنین نرم افزار اتوماسیون اداری باید همانند یک دایرکتوری قدرتمند اطلاعات را طبقه بندی و ذخیره کرده و به نحوی به مدیران در فرآیند تسهیم دانش درون سازمان کمک نماید.

نرم افزار موبایلی اتوماسیون

نرم افزار موبایلی اتوماسیون

رواج دستگاههای موبایلی باعث شده است تا هماهنگی این سیستم با دستگاه های تلفن همراه تبدیل به یکی از مهم ترین شاخص های انتخاب و خرید اتوماسیون اداری شود. پشتیبانی از سیستم عامل های مختلف، دسترسی کامل و آسان و رابط کاربری عالی، از امتیازات این قابلیت محسوب می شوند.

تمامی این ویژگی ها در کنار هم و در یک سیستم اتوماسیون اداری می تواند آن را به ابزاری حرفه ای در دست مدیران سازمان ها تبدیل کند. شرکت مهندسی پژوهشی فراگستر تمامی شاخص های انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری را بصورت یک چک لیست برای شما فراهم کرده تا بتوانید برای انتخاب و خرید این نرم افزار هوشمندانه تر اقدام کنید.

برای دریافت چک لیست معیارهای انتخاب درست اتوماسیون اداری به این صفحه مراجعه کنید.