مدل های فرآیند استراتژیک (جلسه ۷)
در جلسات قبل درباره کاربرد زبان BPMN و نحوه استفاده از آن در سطح یک از چهارچوب کاموندا-BPMN آشنا شدید و به وسیله آن فرآیندهای خود را در این سطح مدل کردید. اکنون وقت آن است که فرآیندهای خود را دراین سطح مورد آنالیز و تحلیل قرار دهید که در طی این جلسه آن را به شما اموزش خواهیم داد.
آنالیز فرایند سطح ۱
بعد از اولین بهبود و مستندسازی فرایند استخدام میتوانیم ۲ کار را انجام دهیم:
- یا اینکه وارد جزئیات میشویم تا وضعیت IST فرایند در سطح ۲ را مدلسازی کنیم.
- یا اینکه به مستندسازی که در سطح ۱ انجام دادیم کفایت میکنیم.
این مورد به این بستگی دارد که برای چه منظور مدل را ایجاد کرده ایم. اگر دنبال این هستیم که استانداردهای ISO را اخذ کنیم و یا مدل مشارکت کنندگان فرایند را جهت اجرای روزانه آنها در اختیار قرار دهیم، میبایست آن را با جزئیات بیشتری نشان دهیم.
مثال موردی ما درباره این است که رابرت از فرایند ناراضی است و به ایجاد یک پروژه بهبود فکر میکند.او نقاط ضعف را شناسایی و ترسیم کرده است. اگر چرخه جریان BPMN را به خاطر بیاوریم، میتوانیم وارد مرحله آنالیز شویم تا علل این نقاط ضعف بررسی کنیم و ایدههایی جهت بهبود آن ارائه دهیم. شکل زیر…
آنالیز فرایند در چرخه جریان BPMکاموندا
برای این آنالیز میتواند یک مستندسازی وضعیت IST بسیار سودمند باشد. اما اگر واقعاً بخواهیم صادق باشیم، نسبت بین تلاش و منفعت در این رویه بسیار ضعیف است، که معمولاً در عمل از آن چشم پوشی میکنیم. مطالعات علت یابی در فاز آنالیز معمولاً با استفاده از مدل سطح ۱ صورت میگیرد.
یک «مطالعه علت یابی چگونه به نظر میرسد؟»
در اکثر موارد در فاز «گوش دادن» اتفاق میافتد. در این فاز نه تنها مدیر فرایند بلکه مشتری فرایند و طبیعتا مشارکت کنندگان فرایند نیز حضور دارند. رویه و ابزارهای مورد نیاز در این فاز همیشه به میزان پیچیدگی فرایند بستگی دارد. اما اغلب یک تا دو کارگاه آموزشی با سه نفر ذکر شده در بالا جهت شناسایی نقاط ضعف فرایند کفایت میکند.لذا یک کارگاه آموزشی بن نام « آنالیز فرایند استخدام» برگزار میکنیم. شرکت کنندگان این دوره به شرح زیر هستند:
- مدیر پروژه: رابرت
- مشتری: فالکو، رییس بخش بازاریابی و به طور همزمان نماینده بخش فنی
- مشارکت کنندگان فرایند: مارینا، کرستین و استفان، کارشناس در بخش منابع انسانی
- آنالیزور فرایند: شما!
بعد از توضیح دادن در مورد اهداف این کارگاه، مدل فرایند شکل زیر را به دیوار آویزان میکنیم تا شرکت کنندگان آن را دریابند.
فرایند استخدام شامل رویدادهای مهم، اطلاعات و سیستمهای IT.
حال روشهای متفاوتی وجود دارد تا شرکت کنندگان را وارد بحث آنالیز نقاط ضعف کنیم. سپس ساده ترین راه را انتخاب و علل ضعف را برمیشماریم و از شرکت کنندگان میخواهیم که آن را تکمیل و تصحیح کنند. این نتایج را بروی کارت ها مینویسیم و روی تخته آویزان میکنیم:
- فرایند بسیار زیاد طول میکشد.
- فرایند طولانی و زحمت بر است.
- فرایند شفاف نیست.
زمان سیکل طولانی توسط فالکو بیان میشود، درحالیکه رابرت از سخت بودن کار شکایت میکند. سرانجام هر دو به این نتیجه دست پیدا میکنند که برای اینکه عملکرد فرایند و میزان پیشرفت هر قدم از کارها را بتوان بهتر دریافت کرد، شفافیت در کارها لازم است.رفته رفته دلایلی که در اینجا مهم هستند و خود علت همان دلایل هم مشخص میشوند. بعضی از این دلایل میتوانند به یک زیر فرایند یا فعالیت ربط داشته باشند که با یک کارت دیگر نمایش داده میشوند. دیگر دلایل با فرایند ارتباط دارند.
در بحثها فوراً این توافق حاصل میشود که تعداد زیادی از کارها میبایست به صورت دستی انجام شوند. از این رو احتمالاً یک راه حل فنی را ارائه دهیم. انتقاد رابرت مبنی بر اینکه موقعیت شغلی که از طرف واحد فنی اطلاع داده میشود اغلب نامفهوم، نامشخص و یا حتی با اشتباه همراه است، توسط فالکو پذیرفته نمیشود. او نمیتواند اعتراف نکند که اغلب این انتقال خبر کاملا واضح نیست و یک توضیح کامل از کار بین واحد فنی و منابع انسانی اتفاق میافتد. این کار احتمالاً به نرم افزار اکسلی که برای این کار به کار میرود ارتباط دارد: « همچین چیزهایی فاجعه هستند. توضیحات ناکافی و بدون هیچ ابزار کمکی. اصلا مشخص نیست که کدام یک از اطلاعات واجب و کدام یک اختیاری هستند.» موضوع مهم دیگری که مطرح میشود زمان بیکاری است که بین تخصیص یک فعالیت تا انجام دادن هدر میرود.
در اینجا هم رابرت و هم فالکو دسترس بودن و زمان واکنش دیگری را مقصر اعلام میکنند، بدون اینکه بتوانند آن را از لحاظ آماری ثابت کنند. در اینجا برای پرهیز از عدم تفاهم که میتواند بروی زمان فرایند تاثیر منفی بگذارد یک میانجی وارد عمل شود، هرچند که این کار را دقیقاً نمیتوان به صورت واضح تعیین و تخصیص داد.
این زنجیره در شکل زیر نشان داده شده است. از سه نقطه ضعف اصلی فرایند که شناسایی گردید، چهار سنگ بنا را مشخص کردیم که در قالب یک پروژه بهبود میبایست به پیش روند:
- کارهای دستی میبایست کاهش پیدا کنند.
- حلقه های اصلاحی میبایست به حداقل برسند.
- وضعیت واقعی هر فرایند میبایست در هر زمان قابل بررسی باشد.
- زمان دریافت تا انجام دادن کار میبایست مشخص و درست تخصیص داده شود.
زنجیره اتفاقات برای نشان دادن ضعف فرایند و علل آنها
احتمالاً تا اینجا حدس زده اید که حل مسئله در IT نهفته است. هرچند که در عمل همیشه راه حل مربوط به این قسمت نیست. ما نیز نمیخواهیم پیشنهاد کنیم که همیشه برای حل مسئله مربوط به فرایند نیاز به یک نرم افزار داریم. اما BPMN برای بهبود فرایند از طریق IT گسترش داده شده است و از اینرو جواب این مثال موردی ما نیز در آن نهفته است. در چرخه BPM اکنون وارد فاز «مفهوم فرایند» میشویم و یک فرایند بهبود یافته SOLL را طراحی میکنیم. اکنون وقت این است که وارد مباحث سطح ۲ شویم.
فرایند استخدام در دو سطح
هفتمین جلسه از دوره “نحوه مدلسازی فرآیندها” به پایان رسید. از اینکه تا به اینجای کار با ما همراه بودید، سپاسگزاریم.
