مدیریت فرایند کسب و کار (BPM) چیست و چه کاربردی برای کسب و کارها دارد؟

مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) روشی برای سازماندهی و مدیریت فرآیندهای مختلف یک کسب و کار می‌باشد. در هر سازمان و کسب و کاری، فرآیندهای مختلفی وجود دارد، که هر کدام از آن‌ها از مراحل متفاوتی برخوردار هستند؛ حال بسیاری از این فرآیندها مراحل اضافی دارند، که با مدیریت آن‌ها و اصلاح فرآیندها، می‌توان علاوه بر صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌ها، موجب افزایش بهره‌وری کسب و کار نیز گردید. اینجاست که مفهوم مدیریت فرایند کسب و کار یا BPM به کار می آید.

BPM دارای مراحل و انواع مختلفی است، که در این مقاله از فراگستر به بررسی آن‌ خواهیم پرداخت؛ برای آشنایی بیشتر با مدیریت فرآیند کسب و کار BPM، تا انتهای مقاله همراه ما باشید.

مدیریت فرآیند کسب و کار چیست؟

مدیریت فرآیند کسب و کار یا همان BPM (Business Process Management) شیوه‌ای سازماندهی‌شده برای بهبود فرآیندهای موجود در کسب و کارها و بهبود کیفیت آن‌ها می‌باشد. به بیان دیگر، BPM نوعی روش مدیریتی است، که در آن بر روی بهینه‌سازی فرآیندها به منظور کاهش هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری و به طور کلی بهبود و پیشرفت یک کسب و کار مورد استفاده قرار می‌گیرد.

شایان ذکر است که مدیریت فرآیند انواع مختلفی دارد، که در ادامه به معرفی و بررسی آن‌ها می‌پردازیم.

انواع مدیریت فرآیند کسب و کار BPM کدامند؟

در طول سال‌های گذشته با توسعه کسب و کارها و به وجود آمدن کسب و کارهای جدید، روش‌های جدیدی نیز برای مدیریت فرآیندهای کسب و کار شکل گرفت؛ به طور کلی، BPM به دو نوع کلی مدل‌های توصیفی و مدل‌های اجرایی تقسیم می‌شود.

مدل های توصیفی مدیریت فرآیند کسب و کار

(Business Process Model & Notation) BPMN -1

استانداردی برای توصیف فرآیندهای کسب و کار، که در آن فرآیندها در غالب یک نمودار جریان کاری (Flowchart) توصیف و طراحی می‌شوند.

  (Event-Driven Process Chain) ECP -2

در این مدل فرآیندها در قالب یک دیاگرام جریان کاری توصیف و طراحی می‌گردند.

  (Unified Modeling Language) UML -3

یک سیستم و زبان توصیفی برای طراحی و تعریف فرآیندها ی کسب و کار و سیستم‌های اطلاعاتی در کسب و کار است.

مدل های اجرایی مدیریت فرآیند کسب و کار

 (Business Process Management System) BPMS -1

‌BPMS نرم‌افزار و سامانه‌ای کامپیوتری برای تعریف، طراحی، اجرا و مدیریت فرآیندها به صورت الکترونیکی و خودکار است.

 (Business Process Reengineering) BPR -2

رویکردی عملی برای بهبود فرآیندهای کسب و کار، که در آن فرآیندها از نو تعریف می‌شوند و در روند آن‌ها تجدید نظر و اصلاحات صورت می‌گیرد.

شایان ذکر است که مدیریت فرآیند BPM از وفق پذیری بالایی برخوردار است و بسیاری از سازمان‌ها و کسب و کارها از روش‌های سفارشی‌سازی شده BPM برای مدیریت فرآیندها و افزایش بهره‌وری استفاده می‌کنند؛ این روش‌های سفارشی‌سازی شده، با توجه به نیازهای کسب و کارها طراحی و اجرا می‌شوند.

مدیریت فرآیند کسب و کار چه مراحلی دارد؟

برای مدیریت فرآیندهای یک کسب و کار، باید مراحل مختلفی طی شود؛ این مراحل در تمامی انواع روش‌های مدیریت فرآیند کسب و کار، ثابت می‌باشند:

تصویر 1 – 4 مرحله اصلی مدیریت فرآیند کسب و کار

اول: شناسایی فرآیندها

اولین قدم برای بهینه‌سازی و بهبود فرآیندها، شناسایی آن‌ها است؛ در این مرحله از روش‌های مختلفی – مانند مصاحبه با کارکنان و مدیران، مشاهده فرآیندهای دستی، تحلیل مستندات و گزارشات عملکردی و… فرآیندهای مختلف یک کسب و کار شناسایی می‌شوند.

دوم: تحلیل فرآیندها

در مرحله دوم، فرآیندهای شناسایی شده مورد تحلیل و بررسی قرار می‌گیرند؛ طی این بررسی‌ها، مراحل مختلف فرآیند، عملکرد و خروجی فرآیند و دیگر فاکتورهای مرتبط برای بهینه‌سازی فرآیندها تحلیل می‌شوند. مزایای تحلیل فرآیندهای کسب و کار عبارت‌اند از:

• شناسایی گلوگاه‌های کاری
• تهیه مدل داده
• استانداردسازی فرآیندها
• شناسایی منابع مورد نیاز اجرای فرآیند
• تلاش سیستماتیک در جهت رفع موانع اجرای فرآیند
• کاهش تعارضات سازمانی

سوم: طراحی فرآیندها

در این مرحله با توجه به تحلیل‌های صورت گرفته بر روی فرآیندها، هر فرآیند بهینه‌سازی و طراحی می‌شود؛ برای طراحی فرآیندها، متد‌های مختلفی مانند طراحی فرآیند، تعیین گردش کار و طراحی ساختار سازمانی مورد استفاده قرار می‌گیرند.

چهارم: پیاده سازی و بهبود فرآیندها

اجرا و پیاده‌سازی فرآیندهای طراحی شده و بهبود آن‌ها، آخرین مرحله از مدیریت فرآیند می‌باشد؛ در این مرحله فرآیندها با استفاده از روش‌های مختلفی اجرا می‌شوند و عملکرد آن‌ها مورد بررس قرار می‌گیرد، تا در صورت نیاز اصلاحات و بهبودهایی بر روی آن اعمال شود.

مزایای استفاده از BPM چیست؟

به طور کلی با مدیریت فرآیند BPM، بهره‌وری و کیفیت و کارایی فرآیندها در کسب و کارهای مختلف، بهبود می‌یابد، که این امر موجب پیشرفت و بهبود کسب و کار نیز می‌گردد؛ اما اگر بخواهیم بررسی دقیقتری بر روی مزایای استفاده از BPM داشته باشیم، می‌توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:

تصویر 2 – مزایای استفاده از مدیریت فرآیند کسب و کار BPM

بهبود کیفیت و کارایی فرآیندها

با شناسایی فرآیندها و تحلیل آن‌ها، شناخت درستی از مراحل آن‌ها و بهره‌وری و عملکردی که دارند، به دست می‌آید؛ پس از آن با بهینه‌سازی فرآیندها، حذف مراحل اضافی آن‌ها و اجرای فرآیندهای طراحی و تعریف شده به شکل درست، کیفیت و کارایی فرآیندها بهبود می‌یابد.

افزایش سرعت فرآیندها

حذف مراحل اضافی از فرآیندها، موجب کاهش هزینه‌ها و همچنین افزایش سرعت فرآیندها می‌گردد؛ با افزایش سرعت فرآیندها، بهره‌وری آن‌ها نیز افزایش می‌یابد.

افزایش چالاکی و انعطاف پذیری

یکی از مزیت‌های بسیار بزرگ استفاده از مدیریت فرآیند کسب و کار، افزایش چالاکی سازمان در تصمیم‌گیری و تعیین استراتژی و همچنین انعطاف‌پذیری آن در برابر تغییر شرایط محیط و بازار می‌باشد؛ با کمک BPM سازمان‌ها و کسب و کارها می‌توانند در کمترین زمان ممکن، فرآیندها را با توجه به شرایط و نیازهای جدیدی که شکل گرفته‌اند، اصلاح نمایند و بهبود ببخشند.

افزایش شفافیت فرآیندها

در BPM، تمامی مراحل فرآیندهایی که طراحی و یا بهینه‌سازی می‌شوند، به صورت شفاف در دسترس هستند و ذی‌نفعان می‌توانند مراحل مختلف یک فرآیند را مشاهده و پیگیری کنند؛ افزایش شفافیت در فرآیندها موجب افزایش اعتماد مشتریان، کارمندان و ذی‌نفعان به کسب و کار می‌گردد.

مدیریت بهینه منابع انسانی و مالی

کسب و کارها با بهینه‌سازی فرآیندهای خود به کمک BPM و با حذف مراحل اضافی از فرآیندها، قادر به کاهش هزینه‌های سازمان و همچنین مدیریت بهتر منابع انسانی خود هستند.

بیشتر بخوانید: مزایای استفاده از فناوری BPM

بیشتر بخوانید: BPM چه ارزشی برای سازمان شما ایجاد میکند؟!

مدیریت فرآیند کسب و کار در چه حوزه هایی کاربرد دارد؟

کسب و کارهای مختلفی در حوزه‌های گوناگون وجود دارند، که هر کدام از آن‌ها دارای فرآیندهای خاصی می‌باشند؛ کسب و کارها برای پیشرفت و بهبود عملکرد و بهره‌وری خود در هر حوزه‌ای که فعالیت دارند، باید از مدیریت فرآیند کسب و کار BPM استفاده کنند.

توجه داشته باشید که BPM یک روش مدیریت کسب و کار از طریق شناسایی، بهبود و مدیریت فرآیندهای آن کسب و کار می‌باشد؛ در همین راستا، هر کسب و کاری در هر حوزه‌ای که وجود دارد، می‌تواند به کمک BPM، فرآیندهای موجود را شناسایی، بهینه‌سازی، طراحی و پیاده‌سازی کند.

برخی از حوزه‌ها و بخش‌هایی که مدیریت فرآیند BPM در آن‌ها کاربرد دارد، عبارت‌اند از:

• مدیریت پروژه: اصلاح مراحل پروژه، تعریف فرآیندهای پروژه، بهینه‌سازی فرآیندها و کاهش زمان اجرای پروژه.
• مدیریت منابع انسانی: بهبود فرآیندهای جذب، مصاحبه، استخدام و آموزش نیروی انسانی و ارزیابی عملکرد آن‌ها در سازمان یا کسب و کار.
• مدیریت مشتریان: بهبود فرآیندهای ارتباطی، ثبت تیکت، پشتیبانی و بهبود کیفیت خدمات.
• مدیریت مالی: بهبود فرآیندهای حسابداری، صدور فاکتور، ثبت سفارش، بهینه‌سازی مخارج و… .
• مدیریت تولید: بهینه‌سازی فرآیندهای تولیدی، کاهش زمان تولید محصولات، مدیریت مواد و قطعات اولیه و… .
• بانکداری و خدمات مالی: بهبود فرآیندهای مالی مانند بررسی اعتبار مشتریان، ثبت درخواست وام، صدور وام، ارائه خدمات بانکی و… .
• پزشکی و درمانی: مدیریت پرونده بیماران، ثبت نوبت ویزیت، نسخه‌نویسی، ثبت سوابق پزشکی و… .

BPM و BPA چه تفاوتی دارند؟

بسیاری از افراد مفاهیم BPM و BPA را با هم یکسان می‌دانند، در حالی که دو مفهوم متفاوت از هم در حوزه مدیریت کسب و کارها هستند؛ همان‌طور که می‌دانیم، BPM روشی برای طراحی، اجرا، مدیریت و بهبود بهره‌وری فرآیندهای یک کسب و کار است، در حالی که BPA روشی برای تحلیل، مدل‌سازی و بهینه‌سازی فرآیندها محسوب می‌شود.

به بیان دیگر، BPM روشی برای مدیریت فرآیندهای یک کسب و کار و BPA روشی برای تحلیل و بهینه‌سازی این فرآیندها می‌باشد؛ شایان ذکر است که BPA یکی از مراحل مدیریت فرآیند کسب و کار BPM – مرحله دوم: تحلیل فرآیندها – است، اما پس از اتمام طراحی و پیاده‌سازی فرآیندها، در جهت تحلیل عملکرد فرآیندها و بهبود آن‌ها نیز مورد استفاده قرار می‌گیرد.

بیشتر بخوانید: عوامل کلیدی موفقیت BPM

تفاوت BPM، BPMN و BPMS چیست؟

BPM، BPMN و BPMS همگی مفاهیمی مرتبط با مدیریت فرایندهای کسب و کار هستند، اما تفاوت‌هایی نیز باهم دارند؛ برای درک بهتر تفاوت‌های این 3 مفهوم، بهتر است تعریف هر کدام از آن‌ها را در کنار هم مرور کنیم.

تعریف BPM

مجموعه‌ای از روش‌ها، ابزارها و نرم‌افزارهای مختلف، برای طراحی، مدل‌سازی و بهینه‌سازی فرایندهای کسب و کار.

تعریف BPMN

استانداردی برای مدل‌سازی و طراحی فرایندهای کسب و کار به کمک نمودار جریان کاری؛ در BPMN با استفاده از نمادهای گرافیکی استاندارد، فرایندهای مختلف را طراحی و مدل‌سازی می‌کنند. به عبارت دیگر، BPMN نوعی زبان استاندارد برای توصیف فرایندهای کسب و کار  محسوب می‌گردد و موجب درک آسان‌تر فرایندها و جریان اطلاعات و کار در آن‌ها می‌باشد.

تعریف BPMS

نرم افزارهای مدیریت فرایندهای کسب و کار، BPMS نام دارند؛ نرم افزارهای BPMS با هدف مدل‌سازی، طراحی، بهبود و خودکارسازی فرایندهای کسب و کار توسعه یافته‌اند؛ به کمک نرم افزارهای BPMS می‌توانید فرایندهایی که طراحی و بهینه‌سازی نموده‌اید را، به راحتی طراحی و در سامانه‌های سازمان خود پیاده‌سازی کنید.

سیستم مدیریت فرایند کسب و کار BPMS چیست؟

سیستم مدیریت فرایند کسب و کار یا همان BPMS، ابزار تخصصی برای مدیریت صفر تا صد فرایندها – اعم از طراحی، مدل‌سازی، بهینه‌سازی، ویرایش، پیاده‌سازی و اجرای فرایندها – می‌باشد؛ انواع مختلفی از نرم‌افزارهای BPMS در بازار وجود دارند، که هر کدام آن‌ها از قابلیت‌ها و امکانات مختص به خود برخوردارند.

سیستم مدیریت فرایند کسب و کار BPMS فراگستر، یکی از بهترین نرم‌افزارهای BPMS در بازار است؛ با نرم افزار BPMS فراگستر – که یکی از زیرسیستم‌های اتوماسیون اداری فراگستر می‌باشد – می‌توانید به صورت یکپارچه و متمرکز، فرایندهای سازمانی ساده و پیچیده‌ای را طراحی و مدل‌سازی نمایید و در سامانه‌های نرم‌افزاری پیاده‌سازی و اجرا کنید.

یکی از ویژگی‌ها و قابلیت‌های مهم و کاربردی نرم افزار مدیریت فرایندهای فراگستر، امکان طراحی فرم‌های آنلاین و استفاده از آن‌ها در جریان کار است؛ شما می‌توانید بنابر نیاز خود، فرم‌های مختلفی را طراحی کنید و از آن‌ها برای ثبت و ذخیره‌سازی ساختاریافته اطلاعات در جریان کار، استفاده نمایید.

برخی دیگر از قابلیت‌های سیستم مدیریت فرایند کسب و کار BPMS فراگستر عبارت‌اند از:

• یکپارچگی کامل با اتوماسیون اداری فراگستر.
• محیط طراحی و مدل‌سازی فرآیندها و فرم‌ها به صورت Dragable.
• پشتیبانی از استاندارد BPMN2.
• تعریف فرایندها بصورت نامحدود.
• طراحی انواع فرم‌های سازمانی و سفارشی‌سازی ساختار گرافیکی آن‌ها.
• پشتیبانی از Sub-forms درون یک فرم.
• دسته‌بندی گروه‌های مختلف فرایندها و امکان تعریف زیرفرآیند.
• تعریف متغیر برای دریافت اطلاعات در فرم‌ها .
• پشتیبانی از انواع داده‌های رشته‌ای، عددی، پولی و فایل.
• پشتیبانی کامل از معماری سرویس‌گرا SOA
• یکپارچگی کاربران با LDAP و Active Directory از طریق اتوماسیون اداری
• قابلیت Import و Export کردن فرایندها و فرم‌ها
• بهره‌گیری از نرم‌‎افزار گزارش‌ساز جهت ساخت گزارش‌های تخصصی و بسیار کاربردی
• واکنش‌گرا بودن نرم‌افزار (Responsive)
• و…

برای آشنایی بیشتر با نرم افزار و سیستم مدیریت فرایند کسب و کار BPMS فراگستر و همچنین کسب تجربه کار با این نرم افزار، می‌توانید از طریق لینک زیر، نسخه دموی رایگان این نرم افزار را تهیه بفرمایید.

مخلص کلام

در این مقاله با ماهیت مدیریت فرآیند کسب و کار BPM آشنا شدیم و اطلاعات مفیدی پیرامون مزایا و کاربردهای این سیستم مدیریت کسب و کار به دست آوردیم؛ به طور کلی BPM با هدف بهینه‌سازی حداکثری فرآیندها و کاهش هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری فرآیندها و در نهایت پیشرفت و توسعه کسب و کارها، ایجاد شده است و مورد استفاده قرار می‌گیرد.

امیدواریم که از مطالعه این مقاله لذت برده باشید؛ در صورت وجود هرگونه سوال پیرامون مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM)، حتماً آن‌ها را در بخش نظرات با ما به اشتراک بگذارید.

سوالات متداول مشتریان

مدیریت فرایند کسب و کار BPM چیست؟

مدیریت فرایند کسب و کار یا BPM که مخفف عبارت Business Process Management می‌باشد، یک رویکرد سیستماتیک برای بهبود فرایندهای کسب و کار است. این رویکرد شامل تعریف، طراحی، اجرا، کنترل و بهبود فرایندهای کسب و کار می‌باشد. هدف اصلی BPM، بهبود کارایی، افزایش کیفیت خدمات، کاهش هزینه‌ها و بهبود تجربه مشتری است.

آیا مدیریت کسب و کار BPM برای کسب و کارهای کوچک هم مفید است؟

بله، مدیریت فرآیندهای کسب و کار یا BPM، برای کسب و کارهای کوچک هم مفید است؛ در واقع، BPM به عنوان یک روش سازماندهی و بهبود فرآیندهای کسب و کار، برای هر نوع کسب و کاری و در هر اندازه‌ای مفید می‌باشد.

چرا باید از مدیریت فرآیند کسب و کار BPM استفاده کنیم؟

برای شناسایی و بهینه‌سازی فرآیندهای کسب و کار خود و همچنین تبدیل آنها به فرآیندهای خودکار، به منظور افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌ای اضافی.