مدیریت فرایند کسب و کار (BPM) چیست و چه کاربردی برای کسب و کارها دارد؟

زمان تقریبی مطالعه: ۸ دقیقه

مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) روشی برای سازماندهی و مدیریت فرآیندهای مختلف یک کسب و کار می‌باشد. در هر سازمان و کسب و کاری، فرآیندهای مختلفی وجود دارد، که هر کدام از آن‌ها از مراحل متفاوتی برخوردار هستند؛ حال بسیاری از این فرآیندها مراحل اضافی دارند، که با مدیریت آن‌ها و اصلاح فرآیندها، می‌توان علاوه بر صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌ها، موجب افزایش بهره‌وری کسب و کار نیز گردید. اینجاست که مفهوم مدیریت فرایند کسب و کار یا BPM به کار می آید.

BPM دارای مراحل و انواع مختلفی است، که در این مقاله از فراگستر به بررسی آن‌ خواهیم پرداخت؛ برای آشنایی بیشتر با مدیریت فرآیند کسب و کار BPM، تا انتهای مقاله همراه ما باشید.

مدیریت فرآیند کسب و کار چیست؟

مدیریت فرآیند کسب و کار یا همان BPM (Business Process Management) شیوه‌ای سازماندهی‌شده برای بهبود فرآیندهای موجود در کسب و کارها و بهبود کیفیت آن‌ها می‌باشد. به بیان دیگر، BPM نوعی روش مدیریتی است، که در آن بر روی بهینه‌سازی فرآیندها به منظور کاهش هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری و به طور کلی بهبود و پیشرفت یک کسب و کار مورد استفاده قرار می‌گیرد.

شایان ذکر است که مدیریت فرآیند انواع مختلفی دارد، که در ادامه به معرفی و بررسی آن‌ها می‌پردازیم.

انواع مدیریت فرآیند کسب و کار BPM کدامند؟

در طول سال‌های گذشته با توسعه کسب و کارها و به وجود آمدن کسب و کارهای جدید، روش‌های جدیدی نیز برای مدیریت فرآیندهای کسب و کار شکل گرفت؛ به طور کلی، BPM به دو نوع کلی مدل‌های توصیفی و مدل‌های اجرایی تقسیم می‌شود.

مدل های توصیفی مدیریت فرآیند کسب و کار

(Business Process Model & Notation) BPMN -1

استانداردی برای توصیف فرآیندهای کسب و کار، که در آن فرآیندها در غالب یک نمودار جریان کاری (Flowchart) توصیف و طراحی می‌شوند.

  (Event-Driven Process Chain) ECP -2

در این مدل فرآیندها در قالب یک دیاگرام جریان کاری توصیف و طراحی می‌گردند.

  (Unified Modeling Language) UML -3

یک سیستم و زبان توصیفی برای طراحی و تعریف فرآیندها ی کسب و کار و سیستم‌های اطلاعاتی در کسب و کار است.

مدل های اجرایی مدیریت فرآیند کسب و کار

 (Business Process Management System) BPMS -1

‌BPMS نرم‌افزار و سامانه‌ای کامپیوتری برای تعریف، طراحی، اجرا و مدیریت فرآیندها به صورت الکترونیکی و خودکار است.

 (Business Process Reengineering) BPR -2

رویکردی عملی برای بهبود فرآیندهای کسب و کار، که در آن فرآیندها از نو تعریف می‌شوند و در روند آن‌ها تجدید نظر و اصلاحات صورت می‌گیرد.

شایان ذکر است که مدیریت فرآیند BPM از وفق پذیری بالایی برخوردار است و بسیاری از سازمان‌ها و کسب و کارها از روش‌های سفارشی‌سازی شده BPM برای مدیریت فرآیندها و افزایش بهره‌وری استفاده می‌کنند؛ این روش‌های سفارشی‌سازی شده، با توجه به نیازهای کسب و کارها طراحی و اجرا می‌شوند.

مدیریت فرآیند کسب و کار چه مراحلی دارد؟

برای مدیریت فرآیندهای یک کسب و کار، باید مراحل مختلفی طی شود؛ این مراحل در تمامی انواع روش‌های مدیریت فرآیند کسب و کار، ثابت می‌باشند:

تصویر ۱ – ۴ مرحله اصلی مدیریت فرآیند کسب و کار

مرحله اول: شناسایی فرآیندها

اولین قدم برای بهینه‌سازی و بهبود فرآیندها، شناسایی آن‌ها است؛ در این مرحله از روش‌های مختلفی – مانند مصاحبه با کارکنان و مدیران، مشاهده فرآیندهای دستی، تحلیل مستندات و گزارشات عملکردی و… فرآیندهای مختلف یک کسب و کار شناسایی می‌شوند.

مرحله دوم: تحلیل فرآیندها

در مرحله دوم، فرآیندهای شناسایی شده مورد تحلیل و بررسی قرار می‌گیرند؛ طی این بررسی‌ها، مراحل مختلف فرآیند، عملکرد و خروجی فرآیند و دیگر فاکتورهای مرتبط برای بهینه‌سازی فرآیندها تحلیل می‌شوند. مزایای تحلیل فرآیندهای کسب و کار عبارت‌اند از:

• شناسایی گلوگاه‌های کاری
• تهیه مدل داده
• استانداردسازی فرآیندها
• شناسایی منابع مورد نیاز اجرای فرآیند
• تلاش سیستماتیک در جهت رفع موانع اجرای فرآیند
• کاهش تعارضات سازمانی

مرحله سوم: طراحی فرآیندها

در این مرحله با توجه به تحلیل‌های صورت گرفته بر روی فرآیندها، هر فرآیند بهینه‌سازی و طراحی می‌شود؛ برای طراحی فرآیندها، متد‌های مختلفی مانند طراحی فرآیند، تعیین گردش کار و طراحی ساختار سازمانی مورد استفاده قرار می‌گیرند.

مرحله چهارم: پیاده سازی و بهبود فرآیندها

اجرا و پیاده‌سازی فرآیندهای طراحی شده و بهبود آن‌ها، آخرین مرحله از مدیریت فرآیند می‌باشد؛ در این مرحله فرآیندها با استفاده از روش‌های مختلفی اجرا می‌شوند و عملکرد آن‌ها مورد بررس قرار می‌گیرد، تا در صورت نیاز اصلاحات و بهبودهایی بر روی آن اعمال شود.

مزایای استفاده از BPM چیست؟

به طور کلی با مدیریت فرآیند BPM، بهره‌وری و کیفیت و کارایی فرآیندها در کسب و کارهای مختلف، بهبود می‌یابد، که این امر موجب پیشرفت و بهبود کسب و کار نیز می‌گردد؛ اما اگر بخواهیم بررسی دقیقتری بر روی مزایای استفاده از BPM داشته باشیم، می‌توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:

تصویر ۲ – مزایای استفاده از مدیریت فرآیند کسب و کار BPM

بهبود کیفیت و کارایی فرآیندها

با شناسایی فرآیندها و تحلیل آن‌ها، شناخت درستی از مراحل آن‌ها و بهره‌وری و عملکردی که دارند، به دست می‌آید؛ پس از آن با بهینه‌سازی فرآیندها، حذف مراحل اضافی آن‌ها و اجرای فرآیندهای طراحی و تعریف شده به شکل درست، کیفیت و کارایی فرآیندها بهبود می‌یابد.

افزایش سرعت فرآیندها

حذف مراحل اضافی از فرآیندها، موجب کاهش هزینه‌ها و همچنین افزایش سرعت فرآیندها می‌گردد؛ با افزایش سرعت فرآیندها، بهره‌وری آن‌ها نیز افزایش می‌یابد.

افزایش چالاکی و انعطاف پذیری

یکی از مزیت‌های بسیار بزرگ استفاده از مدیریت فرآیند کسب و کار، افزایش چالاکی سازمان در تصمیم‌گیری و تعیین استراتژی و همچنین انعطاف‌پذیری آن در برابر تغییر شرایط محیط و بازار می‌باشد؛ با کمک BPM سازمان‌ها و کسب و کارها می‌توانند در کمترین زمان ممکن، فرآیندها را با توجه به شرایط و نیازهای جدیدی که شکل گرفته‌اند، اصلاح نمایند و بهبود ببخشند.

افزایش شفافیت فرآیندها

در BPM، تمامی مراحل فرآیندهایی که طراحی و یا بهینه‌سازی می‌شوند، به صورت شفاف در دسترس هستند و ذی‌نفعان می‌توانند مراحل مختلف یک فرآیند را مشاهده و پیگیری کنند؛ افزایش شفافیت در فرآیندها موجب افزایش اعتماد مشتریان، کارمندان و ذی‌نفعان به کسب و کار می‌گردد.

مدیریت بهینه منابع انسانی و مالی

کسب و کارها با بهینه‌سازی فرآیندهای خود به کمک BPM و با حذف مراحل اضافی از فرآیندها، قادر به کاهش هزینه‌های سازمان و همچنین مدیریت بهتر منابع انسانی خود هستند.

مدیریت فرآیند کسب و کار در چه حوزه هایی کاربرد دارد؟

کسب و کارهای مختلفی در حوزه‌های گوناگون وجود دارند، که هر کدام از آن‌ها دارای فرآیندهای خاصی می‌باشند؛ کسب و کارها برای پیشرفت و بهبود عملکرد و بهره‌وری خود در هر حوزه‌ای که فعالیت دارند، باید از مدیریت فرآیند کسب و کار BPM استفاده کنند.

توجه داشته باشید که BPM یک روش مدیریت کسب و کار از طریق شناسایی، بهبود و مدیریت فرآیندهای آن کسب و کار می‌باشد؛ در همین راستا، هر کسب و کاری در هر حوزه‌ای که وجود دارد، می‌تواند به کمک BPM، فرآیندهای موجود را شناسایی، بهینه‌سازی، طراحی و پیاده‌سازی کند.

برخی از حوزه‌ها و بخش‌هایی که مدیریت فرآیند BPM در آن‌ها کاربرد دارد، عبارت‌اند از:

• مدیریت پروژه: اصلاح مراحل پروژه، تعریف فرآیندهای پروژه، بهینه‌سازی فرآیندها و کاهش زمان اجرای پروژه.
• مدیریت منابع انسانی: بهبود فرآیندهای جذب، مصاحبه، استخدام و آموزش نیروی انسانی و ارزیابی عملکرد آن‌ها در سازمان یا کسب و کار.
• مدیریت مشتریان: بهبود فرآیندهای ارتباطی، ثبت تیکت، پشتیبانی و بهبود کیفیت خدمات.
• مدیریت مالی: بهبود فرآیندهای حسابداری، صدور فاکتور، ثبت سفارش، بهینه‌سازی مخارج و… .
• مدیریت تولید: بهینه‌سازی فرآیندهای تولیدی، کاهش زمان تولید محصولات، مدیریت مواد و قطعات اولیه و… .
• بانکداری و خدمات مالی: بهبود فرآیندهای مالی مانند بررسی اعتبار مشتریان، ثبت درخواست وام، صدور وام، ارائه خدمات بانکی و… .
• پزشکی و درمانی: مدیریت پرونده بیماران، ثبت نوبت ویزیت، نسخه‌نویسی، ثبت سوابق پزشکی و… .

BPM و BPA چه تفاوتی دارند؟

بسیاری از افراد مفاهیم BPM و BPA را با هم یکسان می‌دانند، در حالی که دو مفهوم متفاوت از هم در حوزه مدیریت کسب و کارها هستند؛ همان‌طور که می‌دانیم، BPM روشی برای طراحی، اجرا، مدیریت و بهبود بهره‌وری فرآیندهای یک کسب و کار است، در حالی که BPA روشی برای تحلیل، مدل‌سازی و بهینه‌سازی فرآیندها محسوب می‌شود.

به بیان دیگر، BPM روشی برای مدیریت فرآیندهای یک کسب و کار و BPA روشی برای تحلیل و بهینه‌سازی این فرآیندها می‌باشد؛ شایان ذکر است که BPA یکی از مراحل مدیریت فرآیند کسب و کار BPM – مرحله دوم: تحلیل فرآیندها – است، اما پس از اتمام طراحی و پیاده‌سازی فرآیندها، در جهت تحلیل عملکرد فرآیندها و بهبود آن‌ها نیز مورد استفاده قرار می‌گیرد.

مخلص کلام

در این مقاله با ماهیت مدیریت فرآیند کسب و کار BPM آشنا شدیم و اطلاعات مفیدی پیرامون مزایا و کاربردهای این سیستم مدیریت کسب و کار به دست آوردیم؛ به طور کلی BPM با هدف بهینه‌سازی حداکثری فرآیندها و کاهش هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری فرآیندها و در نهایت پیشرفت و توسعه کسب و کارها، ایجاد شده است و مورد استفاده قرار می‌گیرد.

امیدواریم که از مطالعه این مقاله لذت برده باشید؛ در صورت وجود هرگونه سوال پیرامون مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM)، حتماً آن‌ها را در بخش نظرات با ما به اشتراک بگذارید.

سوالات متداول مشتریان

مدیریت فرایند کسب و کار BPM چیست؟

مدیریت فرایند کسب و کار یا BPM که مخفف عبارت Business Process Management می‌باشد، یک رویکرد سیستماتیک برای بهبود فرایندهای کسب و کار است. این رویکرد شامل تعریف، طراحی، اجرا، کنترل و بهبود فرایندهای کسب و کار می‌باشد. هدف اصلی BPM، بهبود کارایی، افزایش کیفیت خدمات، کاهش هزینه‌ها و بهبود تجربه مشتری است.

آیا مدیریت کسب و کار BPM برای کسب و کارهای کوچک هم مفید است؟

بله، مدیریت فرآیندهای کسب و کار یا BPM، برای کسب و کارهای کوچک هم مفید است؛ در واقع، BPM به عنوان یک روش سازماندهی و بهبود فرآیندهای کسب و کار، برای هر نوع کسب و کاری و در هر اندازه‌ای مفید می‌باشد.

چرا باید از مدیریت فرآیند کسب و کار BPM استفاده کنیم؟

برای شناسایی و بهینه‌سازی فرآیندهای کسب و کار خود و همچنین تبدیل آنها به فرآیندهای خودکار، به منظور افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌ای اضافی.