سیستم BPMS چطور به نرم افزارهای حوزه مدیریت تولید کمک می کند؟

نرم افزارهای مدیریت تولید (Manufacturing Management Software) شامل مجموعه‌ای از ابزارها و نرم‌افزارها هستند، که در راستای بهبود مدیریت تولید و افزایش بهره‌وری فرآیندهای تولید مورد استفاده قرار می‌گیرند؛ شایان ذکر است که نرم‌افزارهای مدیریت تولید، دارای زیرسیستم‌های مختلفی می‌باشند، که در برخی از فرآیند‌های چرخه تولید، دارای خلاء و کمبود هستند.

سازمان‌ها و شرکت‌های تولیدی برای پر کردن خلاء موجود بین این زیرسیستم‌ها و فرآیند‌ها، از نرم افزارهای مدیریت فرآیند BPMS استفاده می‌کنند؛ اما سیستم BPMS چطور به طراحی نرم افزار تولید کمک می‌کند؟ برای آشنایی بیشتر با نرم افزارهای مدیریت تولید و مدیریت فرآیندها (BPMS) تا انتهای مقاله همراه ما باشید.

نرم افزارهای مدیریت تولید چیست و در چه حوزه هایی کاربرد دارد؟

همان‌طور که در ابتدا اشاره کردیم، نرم‌افزارهای مدیریت تولید، شامل ابزارها و زیرسیستم‌های مختلفی هستند که، به سازمان‌ها و کارخانه‌ها در بهبود فرآیند‌های تولید و افزایش کیفیت محصولات کمک می‌کنند.

شرکت‌ها و کارخانه‌های تولیدی، بخش‌ها و واحد‌های مختلفی دارند، که هر کدام از آنها از نرم‌افزارهای تخصصی برای انجام وظایف و بهبود فرآیندها استفاده می‌نمایند؛ در همین راستا، نرم افزارهای مدیریت تولید دارای زیرسیستم‌ها و ابزارهای گوناگونی در حوز‌ه‌های مختلف هستند و هر سازمانی با توجه به گستردگی و نیازهایی که دارد، از آنها استفاده می‌کند. شایان ذکر است که استفاده از برخی نرم‌افزارها در مدیریت تولید ضروری می‌باشد؛ برخی از حوزه‌هایی که استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت تولید در آنها ضروری است، عبارت‌اند از:

تصویر 1 – نرم افزارهای مدیریت تولید در چه حوزه‌هایی کاربرد دارند

حسابداری

مدیریت منابع مالی یکی از دغدغه‌های هر شرکت و سازمانی می‌باشد و شرکت‌ها و کارخانه‌ها برای مدیریت بهتر منابع مالی در فرآیند‌های تولیدی، از نرم‌افزارهای حوزه حسابداری استفاده می‌نمایند.

شرکت‌ها از نرم‌افزارهای حوزه حسابداری و مدیری مالی، برای محاسبه هزینه‌های تولید، میزان فروش، مدیریت حقوق کارکنان، مدیریت پرداخت‌ها و… استفاده می‌کنند.

انبار و تدارکات خرید

واحد انبارداری و تدارکات یکی از بخش‌های مهم هر شرکت و کارخانه‌ای می‌باشد؛ به طور کلی این واحد بر روی تأمین مواد اولیه، قطعات اولیه و لوازم و ابزارهای مورد نیاز برای تولید محصولات، متمرکز است.

مهندسی و برنامه ریزی تولید

برنامه‌ریزی برای تولید یک محصول، کاری پیچیده و زمان‌بر محسوب می‌گردد و شرکت‌ها برای افزایش بهره‌وری برنامه‌ریزی‌های تولید محصولات خود، کاهش زمان انجام این برنامه‌ریز‌ها و همچنین مدیریت مراحل مختلف تولید، از نرم‌افزارهای تخصصی استفاده می‌کنند.

کنترل کیفیت

یکی دیگر از حوزه‌های دخیل در مدیریت تولید، کنترل کیفیت می‌باشد؛ افزایش کیفیت محصولات و کنترل کیفیت آنها در طول فرآیند ساخت، موجب افزایش رضایت مشتریان و همچنین افزایش بهره‌وری خط تولید می‌گردد.

منابع انسانی

نرم افزارهای حوزه منابع انسانی، تحت عنوان نرم‌افزارهای HRS (Human Resource Software) شناخته می‌شوند؛ نرم‌افزارهای این حوزه بر روی مدیریت نیروی انسانی سازما‌ن و بهبود فرآیند‌های مرتبط با واحد منابع انسانی تمرکز دارند.

نگهداری و تعمیرات دستگاه های مورد استفاده

بسیاری از مراحل ساخت قطعات و تولید محصولات به کمک دستگاه‌ها و ماشین‌آلات صنعتی صورت می‌گیرد؛ در همین راستا، نگه‌داری از آنها و انجام تعمیرات لازم در کمترین زمان ممکن، یکی از مهم‌ترین عوامل افزایش بهره‌وری خطوط تولید می‌باشد. در همین راستا، یکی دیگر از نرم‌افزارهای مدیریت تولید، در حوزه نگه‌داری و تعمیرات دستگاه‌ها و سیستم‌های مکانیکی مورد استفاده در کارخانه‌ها و شرکت‌ها است.

همان‌طور که مطالعه کردیم، یک شرکت برای ایجاد و مدیریت تولید، از نرم افزارهای مختلفی استفاده می‌کند، که هر کدام از آنها، فرآیند‌های مختلفی را به صورت خودکار انجام می‌دهند؛ به طور طبیعی، این نرم افزارها جدای از هم کار می‌کنند و برای یکپارچه‌سازی آنها و پر کردن خلاء‌های موجود در فرآیند‌های خودکارسازی، باید از نرم افزارهای BPMS استفاده نمود.

نرم افزار مدیریت فرآیند BPMS چیست؟

نرم افزار مدیریت فرآیند (Business Process Management Software) یا همان BPMS ابزاری برای تعریف فرآیند‌های مختلف و خودکارسازی آنها می‌باشد؛ با استفاده از نرم افزار BPMS می‌توانید فرآیند‌هایی که دارای چهارچوب ثابت و جریان کار مشخصی هستند را تعریف نمود و جریان کار را خودکار کرد.

استفاده درست از نرم افزارهای مدیریت فرآیند BPMS موجب افزایش بهره‌وری شرکت‌ها، کاهش هزینه‌ها و افزایش سرعت فرآیندها می‌گردد؛ نرم افزارهای BPMS دارای ابزارهای مختلفی هستند، که در مراحل مختلف خودکارسازی فرآیندها مورد استفاده قرار می‌گیرند.

مراحل استفاده از نرم افزارهای مدیریت فرآیند BPMS عبارت‌اند از:

• شناسایی فرآیند‌ها
• طراحی فرآیند و جریان کار
• پیاده‌سازی فرآیند‌های طراحی شده در نرم افزارهای مرتبط
• اجرای فرآیند‌های تعریف شده
• مانیتورینگ و بهبود فرآیندها

شایان ذکر است که یکی از دلایل مهم استفاده از نرم افزارهای BPMS، قابلیت استفاده از فرم‌های الکترونی در جریان کار و فرآیندهای مختلف می‌باشد؛ فرم‌های الکترونیکی نقطه‌ی شروع بسیاری از فرآیند‌های تعریف شده در سامانه‌های BPMS و جریان کار هستند.

نرم افزار مدیریت فرآیند BPMS چه کاربردی در نرم افزارهای مدیریت تولید دارد؟

همان‌طور که در قسمت‌های قبل اشاره کردیم، نرم‌افزارهای BPMS با هدف پر کردن خلاءهای موجود در روند یکپارچه‌سازی نرم‌افزارهای مدیریت تولید استفاده می‌شوند. نرم افزارهای مورد استفاده در مدیریت تولید، بسیاری از فرآیندها را به صورت خودکار انجام می‌دهند.

شایان ذکر است که فرآیندهای تعریف شده در این نرم‌افزارها به طور معمول غیرقابل تغییر هستند و شرکت‌ها در صورت نیاز به تغییر در جریان برخی از فرآیند‌ها، با موانع و مشکلات مختلفی روبه‌رو می‌شوند؛ از طرفی به دلیل عدم وجود یکپارچگی در بین نرم‌افزارهای مدیریت تولید، بسیاری از فرآیندها همچنان باید به صورت دستی صورت بگیرند.

به عنوان مثال، اگر در یکی از خطوط تولید، کارکنان به قطعات خاصی نیاز داشته باشند، باید موضوع را به صورت حضوری به سرپرست خود اعلام نمایند و سرپرست نیز با مراجعه حضوری و یا ارسال درخواست خود به واحد انبارداری و تدارکات به صورت نامه، قطعات مورد نیاز را درخواست کند؛ اما با استفاده از BPMS می‌توانید فرآیند درخواست کالا از انبار را در قالب فرم، خودکارسازی نمایید، تا در کمترین زمان ممکن، درخواست کالا به واحد مربوطه منتقل شود و تأمین قطعات صورت بگیرد.

در همین راستا، برای یکپارچه‌سازی نرم‌افزارها و فرآیند‌ها و خودکارسازی آنها، از نرم‌افزارهای BPMS کمک گرفته می‌شود؛ برخی از کاربردها و تأثیرات استفاده از نرم افزار BPMS در کنار نرم‌افزارهای مدیریت تولید عبارت‌اند از:

تصویر 2 – کاربردهای نرم افزار BPMS در کنار نرم افزارهای مدیریت تولید

پر کردن خلاء های موجود در فرآیندها

یکی از کاربردها و تأثیرات اولیه استفاده از سامانه BPMS در کنار سیستم‌های مدیریت تولید، پر کردن خلاءهای موجود در فرآیند‌های خودکار و یکپارچه‌سازی آنها می‌باشد. فرآیند‌های مختلفی در شرکت‌ها و کارخانه‌ها وجود دارند، که به کمک نرم افزارهای مدیریت تولید قابل تعریف و خودکارسازی نیستند و موجب قطع زنجیره اتوماسیون فرآیندها می‌گردند؛ نرم افزارهای BPMS می‌توانند با قابلیت تعریف فرآیند‌ها و جریان کار، این خلاء را پر کنند و روند خودکارسازی فرآیند‌ها را بهبود ببخشند.

قابلیت تغییر در جریان کار و فرآیندها

در بسیاری از مواقع به دلیل تغییر شرایط اقتصادی و یا تغییر در خطوط تولید، فرآیند‌های مختلفی باید اضافه شوند و یا برخی از فرآیند‌های قبلی باید اصلاح شوند و از آنجایی که بسیاری از فرآیند‌های تعریف شده در نرم‌افزارهای مدیریت تولید قابل تغییر نیستند، باید از نرم افزارهای BPMS برای تعریف فرآیندهای جدید و یا ویرایش آنها استفاده نمود.

به عبارت دیگر، استفاده از BPMS در کنار نرم افزارهای مدیریت تولید، موجب افزایش وفق‌پذیری سامانه‌ها و فرآیندها می‌گردد و شرکت‌ها در صورت تغییر شرایط، قادر به تغییر جریان کار و وفق دادن فرآیندها بر اساس شرایط جدید می‌باشند.

یکپارچه سازی و ایجاد هماهنگی بین نرم افزارهای مدیریت تولید

ایجاد هماهنگی و یکپارچگی بین سامانه‌های مختلفی که در مدیریت تولید مورد استفاده قرار می‌گیرند، یکی دیگر از کاربردهای نرم افزار مدیریت فرآیند BPMS در کنار نرم افزارهای مدیریت تولید است؛ این امر موجب افزایش سرعت و دقت فرآیندها می‌گردد.

به عنوان مثال، با استفاده از BPMS می‌توانید فرآیندی را تعریف کنید که در آن، تعداد محصولات تولید شده در خط تولید، به صورت خودکار در قالب یک گزارش، به افراد ذی‌ربط اطلاع داده شود؛ یا با استفاده از فرم‌های الکترونیکی، درخواست‌های پرداخت هزینه‌ها به صورت خودکار به واحد مالی یا مدیر مربوطه منتقل شود.

با استفاده از BPMS در کنار نرم افزارهای مدیریت تولید، می‌توانید فرآیندهایی که نیاز به خودکارسازی دارند، اما در نرم افزارهای مدیریت تولید قابل تعریف نیستند را، طراحی کنید و مورد استفاده قرار دهید، تا یکپارچگی کاملی بین سامانه‌های مختلف و فرآیند‌ها ایجاد شود.

ایجاد ارتباط نزدیک بین بخش های مختلف سازمان

با تعریف فرآیندهای مختلف و همچنین ایجاد یکپارچگی بین نرم‌افزارها و سامانه‌های مدیریت تولید، واحد‌ها و بخش‌های مختلف شرکت، به سادگی باهم در ارتباط خواهند بود؛ همچنین روند رسیدگی به درخواست‌ها سرعت بیشتری می‌گیرد، که موجب افزایش بهره‌وری کارکنان و همچنین رضایت آنها می‌گردد. تمامی موارد گفته شده، موجب بهبود ارتباط ارکان مختلف شرکت با یکدیگر می‌شود.

برقراری ارتباط آسان با ذینفعان خارج سازمان

علاوه بر ایجاد راه‌های ارتباطی آسان بین بخش‌ها مختلف درون سازمان، شرکت‌ها با استفاده از سامانه‌های BPMS در کنار نرم‌افزارهای مدیریت تولید، می‌توانند ارتباط آسان‌تری با ذینفعان خارج از سازمان (مانند تأمین‌کنندگان، مشتریان، پیمانکاران و…) برقرار کنند.

مزایای استفاده از نرم افزار BPMS در کنار نرم افزارهای مدیریت تولید چیست؟

استفاده از سیستم BPMS در کنار نرم افزارهای مدیریت تولید، مزایا و تأثیرات مختلفی بر روند مدیریت تولید دارند؛ به طور کلی استفاده از نرم افزار BPMS به شرکت‌ها کمک می‌کند تا مدیریت بهتری بر روی طیف گسترده‌ای از فرآیندها داشته باشند، که این امر در نهایت موجب افزایش بهره‌وری بخش‌های مختلف شرکت (خط تولید، انبارداری، تدارکات، مالی، منابع انسانی و…) می‌گردد.

بدون شک با بهبود عملکرد و افزایش بهره‌وری بخش‌های مختلف شرکت، هزینه‌های تولید کاهش با کاهش روبه‌رو خواهد شد و در عوض بهره‌وری و سود شرکت افزایش می‌یابد. برخی از مزایای استفاده از نرم افزار BPMS در کنار نرم افزارهای مدیریت تولید عبارت‌اند از:

• بهبود مدیریت موجودی
• افزایش کیفیت محصولات
• بهبود فرآیند‌های تولید
• تصمیم‌گیری دقیق‌تر و بهتر
• بهبود هماهنگی بین سامانه‌ها
• افزایش بهره‌وری شرکت‌ها
• کاهش زمان تولید محصولات
• مدیریت و کاهش هزینه‌های تولید
• و…

آیا می‌توان نرم افزار مدیریت فرآیند BPMS را جایگزین نرم افزارهای مدیریت تولید کرد؟

خیر؛ هر کدام از نرم افزارهای مدیریت تولید، به صورت تخصصی برنامه‌نویسی و توسعه داده شده‌اند تا فرآیندهای تخصصی گوناگونی را به صورت خودکار انجام دهند؛ برای جایگزینی آنها با سامانه BPMS، باید تمامی فرآیندهایی که در نرم‌افزارهای تخصصی تعریف شده‌اند را، از ابتدا شناسایی، تعریف و طراحی نمود، که کاری بسیار زمان‌بر و پرهزینه می‌باشد.

همان‌طور که در قسمت‌های قبل اشاره کردیم، سامانه BPMS به عنوان ابزاری برای ایجاد یکپارچگی بین سامانه‌های نرم افزاری مدیریت تولید و همچنین تعریف فرآیندهای جدید در حوزه مدیریت تولید مورد استفاده قرار می‌گیرد و نمی‌توان آن را جایگزین نرم افزارهای تخصصی مدیریت تولید کرد.

مخلص کلام

در این مقاله به بررسی نرم افزارهای مدیریت تولید و همچنین نقش و تأثیر نرم افزارهای مدیریت فرآیند BPMS بر روی مدیریت تولید پرداختیم. به طور کلی، نرم افزارهای BPMS ابزاری کمکی برای بهبود مدیریت تولید و افزایش کارایی و بهره‌وری نرم‌افزارهای مدیریت تولید محسوب می‌شوند، نه جایگزینی برای آنها؛ استفاده از نرم افزار BPMS در کنار سامانه‌های مدیریت تولید، موجب ایجاد یکپارچگی و همچنین تعریف فرآیند‌های جدید و پر کردن خلاءهای موجود در بین فرآیندهای اتوماسیون می‌گردد.

سوالات متداول مشتریان

1- آیا نرم افزار مدیریت فرآیند می‌تواند جایگزین نرم‌افزارهای مدیریت تولید شود؟

خیر، زیرا نرم‌افزارهای مدیریت تولید دارای فرآیندهای تخصصی هستند که طراحی و تعریف آنها به کمک BPMS کاری بسیار زمان‌بر و تخصصی می‌باشد.

2- استفاده از BPMS در کنار نرم‌افزارهای مدیریت تولید چه مزایایی دارد؟

• بهبود مدیریت موجودی
• افزایش کیفیت محصولات
• بهبود فرآیند‌های تولید
• تصمیم‌گیری دقیق‌تر و بهتر
• بهبود هماهنگی بین سامانه‌ها
• افزایش بهره‌وری شرکت‌ها
• کاهش زمان تولید محصولات
• مدیریت و کاهش هزینه‌های تولید
• و…

<