نرم‌افزارهای مدیریت فرآیند کسب و کار (ابزارهای BPM) را بشناسید

مدیرانی که می‌دانند BPM چیست و چه مزایای دارد، آگاه هستند که بهترین راه برای تکرار موفقیت‌های پیشین سازمان و بهبود فرآیندهای موجود، به‌کارگیری سیستم‌های نرم‌افزاری BPM (ابزارهای BPM) است. در گذشته ایجاد یک نرم‌افزار، فرآیندی بسیار طولانی بود و نیاز به استخدام تعداد زیادی افراد خبره در زمینه کامپیوتر و برنامه‌نویسی داشت که پیش از شروع فاز طراحی و ساخت برنامه‌های نرم‌افزاری با دقت هر یک از وظایف را درون فرآیندی قرار دهند. این پروسه طولانی بدون در نظر گرفتن زمانی است که برای گام‌های تعمیر و نگهداری، عیب‌یابی و اشکال‌زدایی پس از پیاده‌سازی نرم‌افزار صورت می‌گیرد.

در نتیجه ایجاد نرم‌افزار نیازمند یک همکاری مداوم بین تیم فناوری اطلاعات و کارکنان سازمان و صرف ساعات بی‌شماری بود. امروزه ایجاد ابزارهای فرآیند کسب و کار تنها نیازمند کمک اندکی از جانب تکنسین فناوری اطلاعات می‌باشد. در حال حاضر مجموعه برنامه‌های نرم‌افزاری وجود دارند که به ایجاد فرآیندهای کسب و کار کمک می‌کنند.

معرفی ابزارهای BPM

وظیفه اصلی ابزارهای نوین و کاربرپسند BPM جمع‌آوری و دریافت اطلاعات و ترجمه آن به مفاهیم قابل درک در کسب و کار است. اطلاعاتی که می‌توانند برای ایجاد یک عملیات گسترده افزایش ارزش محصول، خدمات و همچنین کاهش هزینه‌ها و منابع بکار گرفته شوند. ارائه‌دهندگان پیشرو در زمینه نرم‌افزار مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS)؛ ابزارهایی با قابلیت طراحی، مدل‌سازی، اجرا، نظارت و بهینه‌سازی فرآیندهای کسب و کار را ارائه می‌دهند. در ادامه سه مورد از پرکاربردترین ابزارهای BPM را معرفی می‌کنیم.

ابزار Process Maker (پروسس‌میکر):

 زمانی که صحبت از ابزار BPM به میان می‌آید، پروسس‌میکر یکی از قدرتمندترین پلت‌فرم‌های اجاره‌ای است. قابلیتی که نرم افزار پروسس میکر را از سایر ابزارهای BPM متفاوت میکند ویژگی اجاره چندگانه این نرم‌افزار است. قابلیت اجاره چندگانه نرم‌افزار به معماری ابزار برای سرویس‌دهی به مشتریان متعدد در بستری امن و درون یک اجرای منفرد از برنامه اشاره می‌کند.

اجاره چندگانه مانند اجاره‌نشینی در آپارتمان مسکونی است. یک آپارتمان از مجموعه‌ای از واحدها تشکیل شده و هر واحد توسط فردی اجاره می‌شود. هر یک از افراد مستقر در آپارتمان علاوه بر اینکه دارای حریم شخصی و ایمن خود هستند می‌توانند از بخش‌های اشتراکی ساختمان نظیر راهرو و… نیز استفاده کنند.

اجاره چندگانه در نرم‌افزار نیز دارای مفهومی مشابه است. هر کاربر نرم‌افزار باید بتواند به توابع نرم‌افزار دسترسی داشته باشد و همچنین داده‌های خود را (بدون در نظر گرفتن افرادی که در همان زمان با ابزار کار می‌کنند) ذخیره کند. علاوه بر سهولت استفاده؛ Process Maker یک راهکار سازگار با BPMN 2.0 است و میتواند پیچیده‌ترین جریان کاری را مدیریت نماید.

پروسس میکر به کاربران اجازه میدهد تا جریان‌های کاری با امکانات زیر را ایجاد نمایند:

• دروازه‌هایی با شرایط سفارشی
• ایجاد دروازه‌های موازی، فراگیر و انحصاری
• رویدادهای تایمر
• رویدادهای مرزی و مدیریت استثناء
• مدیریت خطای عالی
• فرآیندهای چندگانه در پروژه‌ها
• تعریف متغیرها
• طراحی فرم تودرتو با شبکه‌ها و قوانین پیچیده
• اتصالات سفارشی
• جاوا اسکریپت سفارشی و…

اگر مایل به یادگیری نرم‌افزار Process Maker می‌باشید؛ آکادمی فراگستر دوره آموزشی این نرم‌افزار را بصورت آنلاین و حضوری برگزار می‌کند.

ابزار KissFlow:

KissFlow نیز مانند Process Maker در یک پلت فرم اجاره چندگانه همراه با امکان ایجاد جریان کار برای تعداد زیادی کاربر ارائه می‌شود. قابلیت کشیدن و رها کردن (Drag and Drop) توابع در این نرم‌افزار موجبات سادگی در استفاده و سهولت در طراحی را فراهم نموده است.

نکته کلیدی در نرم‌افزار kissFlow سادگی است، اگر برای کسب و کار خود به نرم‌افزاری ساده نیاز دارید KissFlow اولین گزینه پیشنهادی می‌باشد. ضمن اینکه این نرم‌افزار پاسخگوی خوبی به نیازمندی‌های کسب و کارهای کوچک با کارکنانی بین ۵ الی ۲۰ نفر می‌باشد.

ابزار Bizagi (بیزاجی):

Bizagi از کامل‌ترین ابزارهای BPM و دارای سه ماژول جامع Studio، Engine و BPM Modeler است. این نرم‌افزار خودکارسازی فرآیندهای سازمانی را برای کسب و کارهای بزرگ، در زمینه‌های ترکیب و هماهنگی داده‌ها، دانش، ابزار و فرآیندها پیشنهاد می‌دهد. با این وجود بیزاجی همچنان یک گزینه خوب برای کسب و کارهای کوچک تا متوسط نیز به شمار می‌رود.

دو نکته منحصربفرد در مورد Bizagi وجود دارد:

1. ویژگی‌های کم کد (Low-Code): به خودکارسازی سریع جریان‌کاری کمک می‌کند.
2. معماری چابک: قابلیت افزودن لایه به سیستم‌های قبلی (موروثی)

این دو فاکتور به شرکت‌های بزرگ با تکنولوژی‌های قدیمی کمک می‌کند تا به سرعت و سهولت به یک اقتصاد رقابتی دیجیتال تبدیل و تسهیل شوند. البته Bizagi دارای ویژگی‌های قابل توجه دیگری مانند مدل‌سازی فرآیند، مسیرهای تبدیل کسب و کار و موارد مدیریتی نیز می‌باشد. همچنین یک فرآیند جامع یادگیری الکترونیکی و پشتیبانی مشتریان را در هنگام ورود به سیستم ارایه می‌دهد.