مدل های فرآیند عملیاتی (جلسه۱۳)

در این مرحله از مدلسازی فرآیندها آماده شده ایم تا از یک نرم افزار برای خودکارسازی فرآیند استفاده کنیم یا process automation را اجرایی با یک ابزار جلو ببریم.

توصیف سازمانی اجرای فرایند یک فعالیت سطح ۲ جزء چهارچوب ما است ولی بهترین آن نیست. در واقع میخواهیم از سطح مدل فرایند فنی حرکت کنیم و به سطح تکنیکی آن برسیم. در بخش های قبل نشان دادیم که چطور یک مدل فرایند تکنیکی توسط یک موتور فرایند جهت اجرا بطور مستقیم تفسیر میگردد، به طوریکه مدیریت جریان کار نیروی انسانی با خدمت ارکستری (رهبری و یکپارچگی) ترکیب میشود. این مورد ایده اصلی IT از BPM است.

ما بروی حرکت از سطح 2 به سطح 3 تمرکز میکنیم.

ما بروی حرکت از سطح ۲ به سطح ۳ تمرکز میکنیم.

یک گزینه جایگزین استفاده از منطق فرایند در یک زبان برنامه نویسی عمومی مانند JAVA و #C است، بدون اینکه از موتور فرایند خاصی استفاده شود.

مفهوم پشتیبانی توسط یک موتور فرایند

✔ پشتیبانی فنی مناسب از فرایند را میتوان با استفاده از فرایندهای مدلسازی شده هرکدام از مشارکت کنندگان مورد بحث و مستندسازی قرارداد.

✔ ضمن اینکه ما مشارکت کنندگان را به عنوان کاربران نرم افزار در نظر میگیریم و توضیح میدهیم که چه عملکردی را میتواند از یک فرایند خودکار شده متصور باشد.

✔ موتور فرایند در این حالت خودش یک مشارکت کننده میشود که کاربران با آن به تعامل میپردازند و خبر تبادل میکنند.

فالکو به عنوان رییس بخش فنی پشتیبانی، موقعیت شغلی را این طور توضیح میدهد:

« یک موقعیت خالی را در پرتالمان درقالب یک فرم وارد و آن را ارسال میکنم. زمانی که شرح موقعیت میتواند بررسی گردد، مایل هستم آن را در پرتال خودم مشاهده کنم. من کارها را انجام میدهم، به طوریکه شرح کار را مینویسم و سپس آن را یا برای اصلاح یا برای انتشار برمیگردانم. اگر این فرایند انتشار آگهی با موفقیت انجام شده باشد، میخواهم یک خبر کوتاه از طریق ایمیل دریافت کنم که همه چیز با موفقیت انجام شده است. »

در اینجا دو تفاوت عمده وجود دارند:

۱ واکنش نسبت به تقاضای واحد منابع انسانی بهتر است به عنوان فعالیت یا همان وظیفه کاری در پرتال نمایان نشود بلکه مانند همیشه از طریق کانالهای سنتی مانند ایمیل و تلفن صورت گیرد.

۲ خبر تایید بعد از اعلان موفقیت آمیز آگهی شغلی تا به اینجا پیش بینی نشده است.

حال مدل فرایند ساخته شده را در نظر میگیریم و آن را گسترش میدهیم:

✔ ما این مدل را در هر دو مسیر «پرتال» و «دیگر» تقسیم میکنیم.

✔ ما تمامی فعالیتهایی که در پرتال باید انجام گیرد را به این مسیر تخصیص میدهیم. در اینجا رخدادهای خبری، وظایف انسانی جدیدی را معرفی میکنند که در لیست فعالیتها نشان داده میشوند. فعالیتها با جریانهای خبری خارج شونده نشان میدهند که کاربر کار پردازش وظیفه انسانی را به اتمام رسانده است. با استفاده از دروازه مشخص میشود که نتیجه فعالیت میتواند متفاوت باشد «(ایجاد اصلاحات» یا «آگهی کردن موقعیت شغلی.)

✔ اولین فعالیت در مسیر «پرتال،» فعالیت «خبر دادن موقعیت شغلی» است که وظیفه کاری محسوب نمیشود که به کاربر توسط موتور فرایند تخصیص شده باشد، زیرا بر اساس رخداد خبری نیست. اما این امکان را در اختیار میگذارد که کاربر با فرایند مواجه شود و برای بار اول یک طبقه بندی از فرایند را تجربه کند. موتور فرایند باید امکان مرتبط را ارائه نماید که اغلب از طریق فرمهایی اتفاق میافتد که در پرتال حاضر هستند یا هر زمان میتوانند تکمیل شوند.

✔ تقاضای واحد منابع انسانی و واکنش نسبت به آن به مسیر «دیگر» تخصیص مییابد، زیرا از طریق پرتال اتفاق نمیافتد بلکه از طریق کانالهای سنتی مانند تلفن و ایمیل روی میدهد. همچنین خبری که از اعلان آگهی نتیجه میشود نیز به این مسیر تعلق دارد. این خبر توسط موتور فرایند ارسال میشود، اما به کاربر توسط ایمیل میرسد، نه به عنوان یک یادآوری در پرتال. نتیجه این کار را در شکل زیر مشاهده میکنید، جایی که موتور فرایند به عنوان دیگر مشارکت کننده نمایش داده شده است، درحالی که مجموعه آن بسته است.

پشتیبانی IT مدیریت در بخش فنی برای اعلان موقعیت شغلی

برای کرستین به عنوان کارشناس بخش منابع انسانی باید این موارد فراهم شود:

«خبر موقعیت شغلی مانند یک ورودی در لیست فعالیتها در پرتال منابع انسانی میباشد. در آنجا این شغل را شرح و آن را برای بررسی به واحد فنی ارسال میکنم که این فعالیت را به اتمام برسانند. اگر لازم باشد که آن را اصلاح نمایم، این کار مانند یک وظیفه کاری در لیست من خواهد بود. اگر اعلان آگهی تایید شده باشد، یادآوری فعالیت «اعلان آگهی» را دریافت میکنم. حال در پرتال، کانال مطلوب جهت اعلان آگهی را تعیین و آن را انجام میدهم. اگر این فرایند با موفقیت انجام شده باشد، مایل هستم که یک خبر از طریق ایمیل دریافت کنم که همه چیز به خوبی انجام گردید.

از طریق به کارگیری قواعد نشان داده شده یک مدل فرایند مانند شکل زیر بدست میآید ولی با یک تفاوت:

✔در اینجا فرایند دیگر توسط کاربر اتفاق نمیافتد، زیرا قبلا فالکو از آن مراقبت میکرده است. در عوض کرستین به ورودی جدید در لیست فعالیتهایش در پرتال واکنش نشان میدهد که در رخداد آغازین مانند «خبر» قابل تشخیص است.