راه اندازی اتوماسیون اداری

برای استقرار صحیح سیستم اتوماسیون اداری که باهدف نظام بخشیدن به گردش مکاتبات وفرآیندهای یک سازمان تهیه وطراحی شده، نیازمند بسترسازی‌های مناسب توسط سازمان کارفرماست. ایجاد چنین بستری به یقین در پیشبرد هر چه بهتر وسریعتر استقرار سیستم اتوماسیون اداری موثر واقع خواهد بود. خدمات زیر بمنظورنظارت بر اجرا ومشاوره برای عملیاتی شدن سیستم اتوماسیون اداری پیشنهاد میشود:

البته ذکر این نکته ضروربست که قبل ازاجرا و عملیاتی شدن سیستم اتوماسیون اداری، مدیران ارشد سازمان باید بطور کامل باین نتیجه رسیده باشندکه امکان ادامه وضعیت فعلی وجود ندارد وعزم راسخ درآنان برای اجرای اتوماسیون اداری بوجود آمده باشد. درغیر اینصورت نه تنها ازهمه ابزارها وامکانات برای انجام پروژه استفاده نخواهد شد، بلکه باکوچکترین مخالفت ومشکلی اجرای پروژه باتأخیر وحتی توقف مواجه میشود.

• تعیین مدیر پروژه

مدیران پروژه بعنوان نمایندگان کارفرما و  پیمانکار وظایفی همچون برنامه ریزی، هدایت وکنترل پروژه را برعهده دارند.‎

• تشکیل کمیته سیستم

تجربه‌ استقرار سیستم‌های اتوماسیون اداری در شرکتهای مطرح در این حوزه، این حقیقت را ثابت کرده است که پیاده ‌‎سازی وبهره ‎برداری بهینه ازنرم‎ افزار وسیستم‌های جامع در سازمــانها تنها باهمکاری وهمیاری مستقیم مدیران عالی واجرایی آن سازمان، امکان‎پذیرخواهد بود.

براین اساس، ضروریست تاکمیته ای ازافراد زیر تشکیل شود:

• مدیر پروژه
• مدیر انفورماتیک سازمان
• مدیر اداری سازمان
• مدیر سیستم سازمان

این کمیته بابرگزاری جلسه‎های دوره‎ای درطی مدت زمان اجرای قرارداد، پیگیریهای لازم را انجام میدهند تا نظارت دقیق وکنترل‌های لازم درموارد زیر صورت گیرد:

• شناسایی نقصهای احتمالی سخت‎افزار و تصمیمگیری برای برطرف کردن آنها
• ایجاد هماهنگی درروشهای جمع‎آوری اطلاعات
• تصویب برنامه‌ی زمانبندی نصب وراه‎اندازی سیستم
• ایجاد هماهنگی برای حضور مؤثر کاربران درکلاسهای آموزشی
• بررسی مغایرتهای سیستم بافعالیت‌های جاری وتصمیم‎گیری درباره متناسب‎سازی رویه‎های دستی باسیستم اتوماسیون اداری

• تعیین مدیر سیستم

بمنظور نصب، راه‎اندازی و استقرار سیستم اتوماسیون اداری، لازم است نماینده (نمایندگانی) ازطرف کارفرما بعنوان مدیر سیستم بشرکت معرفی وآموزش‌های لازم را ازنظر کاربری وراهبری سیستم دریافت نماید.

• آماده سازی زیرساخت سخت افزار وشبکه

بمنظور نصب وراه‎اندازی سیستم اتوماسیون اداری لازم است بستر شبکه‌ای مناسب در قلمروطرح پروژه مورد نظر کارفرما مهیا باشد تاشرکت بتواند سیستم رابرروی این بستر نصب وراه‌اندازی نماید.
بدیهیست یکی ازعواملی که دربهبود اجرای سیستم اتوماسیون اداری مؤثر است، میتوان بنوع پردازشگر Server، میزان حافظه وHard Disk آن، نوع وتعداد کارتهای شبکه‌ آن، تعداد کلاینتها، حجم اطلاعات، تعداد سیستم‌ها، توپولوژی شبکه و مشخصات سخت‎افزاری شبکه وهر یک ازکلاینت‌ها اشاره کرد. براین اساس لازم است کارفرما پس ازمطالعه پیش نیازهای سخت افزاری اتوماسیون اداری قبل از شروع عملیات نصب، بستر لازم رافراهم آورد.

• نصب سیستم برروی سرور

پس ازآماده‎سازی زیرساخت، بمنظور نصب سیستم اتوماسیون اداری برروی یک یا چند سرور سازمان، میبایست سرور مورد نظر دراختیار کارشناسان استقرارقرار بگیرد.
پس ازآن، سیستم‎ عامل وکلیه نرم‎افزارهای کمکی مورد نیازمانند پایگاه داده و… نصب، آزمایش وراه‎اندازی میگردد وتوصیه اکید میشود بجهت بروز هرگونه مشکل، ازتغییر ویا نصب مجدد برنامه‎های موجود خودداری گردد ودرصورت لزوم حتما باکارشناسان فنی هماهنگیهای لازم انجام پذیرد.
در انتهای این مرحله، لازم است حتما فرم صورتجلسه‎ ای بمنظور تاییدیه نصب نرم‎افزارهای نصب شده روی سرور مربوطه، توسط مدیر پروژه صورت بگیرد.

• پیاده سازی واستقرار سیستم اتوماسیون اداری

مراحل پیاده‎سازی واستقرار سیستم اتوماسیون اداری بطور کلی عبارتست از:

• ورود اطلاعات پایه وآموزش نحوه ورود آن در سیستم
• آموزش کلیه کاربران بتفکیک گروههای کاربری (مدیران، کارشناسان، کاربران دبیرخانه، مدیرسیستم)
• نظارت برکار کاربران ورفع اشکال آنها

• ورود اطلاعات پایه در سیستم

پیش ازآغازفرآیند پیاده‎سازی سیستم اتوماسیون اداری ودر راستای انتقال اطلاعات موجود وآموزش سیستمها برروی اطلاعات واقعی سازمان، نماینده پروژه بامطالعه وبررسی روشهای موجود وسازوکـار گردش مکاتبات درسازمان وهمفکری بانمایندگان کارفرما، پیشنهادهای خود را در این‎باره ارائه میکند.

در این مرحله نخستین اطلاعات پایه مورد نیازجهت استقرار سیستم اتوماسیون اداری، چارت سازمانی میباشد. بهمین دلیل نیازاست آخرین چارت سازمانی تایید شده شامل «عناوین وجایگاه سمت‎ها»، «عناوین وجایگاه مدیران» و”اشخاص حقیقی وحقوقی طرف مکاتبه” توسط مدیرسیستم وباهماهنگی نماینده شرکت وارد سیستم شود. پس ازآن لازم است سطوح دسترسی کاربران ودیگر تعاریف اولیه در سیستم تعریف شود.

• آموزش سیستم به کلیه کاربران بتفکیک گروههای کاربری

کارشناسان آموزش باتدوین سرفصلهای آموزشی سیستم وباارائه برنامه‎زمانبندی آموزشها، بصورت انفرادی یا گروهی اقدام به آموزش کاربران در ۴ گروه کاربری (مدیر سیستم، مدیران، کارشناسان ودبیرخانه) مینمایند. در این فرایند بهتر است ازمحتواهای کمک آموزشی نظیر (راهنماهای خودآموز ویا فیلمهای آموزشی) نیز استفاده شود.

• نظارت بر کاربر کاربران ورفع اشکال آنها

پس از استقرار وراه‎اندازی سیستم اتوماسیون اداری وبمنظور بروزرسانی وتوسعه نرم‎افزار وهمچنین پایش کارکرد کاربران وحفظ شرایط مناسب، عملیات نظارت ورفع اشکال کاربران میتواند باشکال زیر در دستور کار شرکت قرار بگیرد.

• اعزام کارشناس وحضور د محل کار کاربران
• مرکز تماس (Call Center)
• پشتیبانی آنلاین
• پشتیبیانی ازراه دور (Remote)
• سامانه رسیدگی به درخواست‎ها (E-Ticket)
• پورتال مشتریان
• پایگاه دانش
• ….