راه اندازی اتوماسیون اداری

برای استقرار صحیح و راه اندازی اتوماسیون اداری که باهدف نظام بخشیدن به گردش مکاتبات و فرآیندهای یک سازمان تهیه و طراحی شده، نیازمند بسترسازی‌های مناسب توسط سازمان کارفرماست. ایجاد چنین بستری به یقین در پیشبرد هر چه بهتر و سریعتر استقرار سیستم اتوماسیون اداری موثر واقع خواهد بود. خدمات زیر بمنظور نظارت بر اجرا و مشاوره برای عملیاتی شدن سیستم اتوماسیون اداری پیشنهاد میشود:

البته ذکر این نکته ضروربست که قبل از اجرا و عملیاتی شدن سیستم اتوماسیون اداری، مدیران ارشد سازمان باید بطور کامل به این نتیجه رسیده باشند که امکان ادامه وضعیت فعلی وجود ندارد و عزم راسخ در آنان برای اجرای اتوماسیون اداری بوجود آمده باشد. درغیر اینصورت نه تنها از همه ابزارها و امکانات برای انجام پروژه استفاده نخواهد شد، بلکه با کوچکترین مخالفت و مشکلی اجرای پروژه با تأخیر و حتی توقف مواجه میشود.

• تعیین مدیر پروژه

مدیران پروژه بعنوان نمایندگان کارفرما و پیمانکار وظایفی همچون برنامه‌ریزی، هدایت و کنترل پروژه را برعهده دارند.‎

• تشکیل کمیته سیستم

تجربه‌ راه اندازی اتوماسیون اداری در شرکتهای مطرح در این حوزه، این حقیقت را ثابت کرده است که پیاده‌سازی و بهره‌برداری بهینه از نرم‎ افزار و سیستم‌های جامع در سازمانها تنها با همکاری و همیاری مستقیم مدیران عالی و اجرایی آن سازمان، امکان‎پذیر خواهد بود. تیم سازی برای اجرای صحیح اتوماسیون اداری در سازمان از مهمترین گامها می‌باشد.

بر این اساس، ضروریست تا کمیته‌ای از افراد زیر تشکیل شود:

• مدیر پروژه
• مدیر انفورماتیک سازمان
• مدیر اداری سازمان
• مدیر سیستم سازمان

این کمیته با برگزاری جلسه‎های دوره‎ای درطی مدت زمان اجرای قرارداد، پیگیری‌های لازم را انجام میدهند تا نظارت دقیق و کنترل‌های لازم در موارد زیر صورت گیرد:

• شناسایی نقص‌های احتمالی سخت‎افزار و تصمیم‌گیری برای برطرف کردن آنها
• ایجاد هماهنگی درروشهای جمع‎آوری اطلاعات
• تصویب برنامه‌ی زمانبندی نصب و راه‎اندازی سیستم
• ایجاد هماهنگی برای حضور مؤثر کاربران درکلاسهای آموزشی
• بررسی مغایرتهای سیستم با فعالیت‌های جاری و تصمیم‎گیری درباره متناسب‎سازی رویه‎های دستی با سیستم اتوماسیون اداری

• تعیین مدیر سیستم

بمنظور نصب، استقرار و راه اندازی اتوماسیون اداری ، لازم است نماینده (نمایندگانی) از طرف کارفرما بعنوان مدیر سیستم بشرکت معرفی و آموزش‌های لازم را ازنظر کاربری و راهبری سیستم دریافت نماید.

• آماده‌سازی زیرساخت سخت افزار و شبکه

بمنظور نصب و راه اندازی اتوماسیون اداری لازم است بستر شبکه‌ای مناسب در قلمرو طرح پروژه مورد نظر کارفرما مهیا باشد تا شرکت بتواند سیستم را برروی این بستر نصب و راه‌اندازی نماید.
بدیهی است یکی از عواملی که در بهبود اجرای سیستم اتوماسیون اداری مؤثر است، میتوان بنوع پردازشگر Server، میزان حافظه و Hard Disk آن، نوع و تعداد کارتهای شبکه‌ آن، تعداد کلاینتها، حجم اطلاعات، تعداد سیستم‌ها، توپولوژی شبکه و مشخصات سخت‎افزاری شبکه و هر یک از کلاینت‌ها اشاره کرد. براین اساس لازم است کارفرما پس ازمطالعه پیش نیازهای سخت افزاری اتوماسیون اداری قبل از شروع عملیات نصب، بستر لازم رافراهم آورد.

• نصب سیستم برروی سرور

پس از آماده‎سازی زیرساخت، بمنظور نصب سیستم اتوماسیون اداری برروی یک یا چند سرور سازمان، میبایست سرور مورد نظر در اختیار کارشناسان استقرار قرار بگیرد.
پس از آن، سیستم‎ عامل و کلیه نرم‎افزارهای کمکی موردنیاز مانند پایگاه داده و… نصب، آزمایش و راه‎اندازی میگردد و توصیه اکید میشود بجهت بروز هرگونه مشکل، از تغییر و یا نصب مجدد برنامه‎های موجود خودداری گردد و درصورت لزوم حتما با کارشناسان فنی هماهنگی‌های لازم انجام پذیرد.
در انتهای این مرحله، لازم است حتما فرم صورتجلسه‌ ای بمنظور تاییدیه نصب نرم‎افزارهای نصب شده روی سرور مربوطه، توسط مدیر پروژه صورت بگیرد.

• پیاده سازی، استقرار و راه اندازی اتوماسیون اداری

مراحل پیاده‎سازی، استقرار و راه اندازی اتوماسیون اداری بطور کلی عبارتست از:

• ورود اطلاعات پایه و آموزش نحوه ورود آن در سیستم
• آموزش کلیه کاربران به تفکیک گروههای کاربری (مدیران، کارشناسان، کاربران دبیرخانه، مدیرسیستم)
• نظارت برکار کاربران و رفع اشکال آنها

• ورود اطلاعات پایه در سیستم

پیش از آغاز فرآیند پیاده‎سازی سیستم اتوماسیون اداری و در راستای انتقال اطلاعات موجود و آموزش سیستمها برروی اطلاعات واقعی سازمان، نماینده پروژه با مطالعه و بررسی روشهای موجود و سازوکار گردش مکاتبات در سازمان و همفکری با نمایندگان کارفرما، پیشنهادهای خود را در این‎باره ارائه میکند.

در این مرحله نخستین اطلاعات پایه موردنیاز جهت استقرار سیستم اتوماسیون اداری، چارت سازمانی میباشد. بهمین دلیل نیاز است آخرین چارت سازمانی تایید شده شامل «عناوین و جایگاه سمت‎ها»، «عناوین و جایگاه مدیران» و “اشخاص حقیقی و حقوقی طرف مکاتبه” توسط مدیرسیستم و با هماهنگی نماینده شرکت وارد سیستم شود. پس از آن لازم است سطوح دسترسی کاربران و دیگر تعاریف اولیه در سیستم تعریف شود. آموزش طراحی و ساخت چارت سازمانی در اتوماسیون اداری فراگستر میتواند به درک بیشتر این مسئله کمک بسیاری کند.

• آموزش سیستم به کلیه کاربران بتفکیک گروههای کاربری

کارشناسان آموزش با تدوین سرفصلهای آموزشی سیستم و با ارائه برنامه زمانبندی آموزشها، بصورت انفرادی یا گروهی اقدام به آموزش کاربران در ۴ گروه کاربری (مدیر سیستم، مدیران، کارشناسان و دبیرخانه) مینمایند. در این فرایند بهتر است از محتواهای کمک آموزشی نظیر (راهنماهای خودآموز و یا فیلمهای آموزشی) نیز استفاده شود.

• نظارت بر کاربر کاربران ورفع اشکال آنها

پس از استقرار و راه‎اندازی سیستم اتوماسیون اداری و بمنظور بروزرسانی و توسعه نرم‎افزار و همچنین پایش کارکرد کاربران و حفظ شرایط مناسب، عملیات نظارت و رفع اشکال کاربران میتواند باشکال زیر در دستور کار شرکت قرار بگیرد.

• اعزام کارشناس و حضور در محل کار کاربران
• مرکز تماس (Call Center)
• پشتیبانی آنلاین
• پشتیبیانی از راه دور (Remote)
• سامانه رسیدگی به درخواست‎ها (E-Ticket)
• پورتال مشتریان
• پایگاه دانش
• و….