راه اندازی اتوماسیون اداری
زمان تقریبی مطالعه: ۵ دقیقه
برای استقرار صحیح و راه اندازی اتوماسیون اداری که با هدف نظام بخشیدن به گردش مکاتبات و فرآیندهای یک سازمان تهیه و طراحی شده، نیازمند بسترسازی‌های مناسب توسط سازمان کارفرماست. ایجاد چنین بستری به یقین در پیشبرد هر چه بهتر و سریعتر استقرار سیستم اتوماسیون اداری موثر واقع خواهد بود. خدمات زیر بمنظور نظارت بر اجرا و مشاوره برای عملیاتی شدن سیستم اتوماسیون اداری پیشنهاد میشود:
البته ذکر این نکته ضروربست که قبل از اجرا و عملیاتی شدن سیستم اتوماسیون اداری، مدیران ارشد سازمان باید بطور کامل به این نتیجه رسیده باشند که امکان ادامه وضعیت فعلی وجود ندارد و عزم راسخ در آنان برای اجرای اتوماسیون اداری بوجود آمده باشد. در غیر اینصورت نه تنها از همه ابزارها و امکانات برای انجام پروژه استفاده نخواهد شد، بلکه با کوچکترین مخالفت و مشکلی اجرای پروژه با تأخیر و حتی توقف مواجه میشود.
۱- تعیین مدیر پروژه
مدیران پروژه بعنوان نمایندگان کارفرما و پیمانکار وظایفی همچون برنامه‌ریزی، هدایت و کنترل پروژه را برعهده دارند.
۲- تشکیل کمیته سیستم
تجربه راه اندازی اتوماسیون اداری در شرکتهای مطرح در این حوزه، این حقیقت را ثابت کرده است که پیاده‌سازی و بهره‌برداری بهینه از نرم افزار و سیستم‌های جامع در سازمانها تنها با همکاری و همیاری مستقیم مدیران عالی و اجرایی آن سازمان، امکانپذیر خواهد بود. تیم سازی برای اجرای صحیح اتوماسیون اداری در سازمان از مهمترین گامها میباشد.
بر این اساس، ضروریست تا کمیته‌ای از افراد زیر تشکیل شود:
- مدیر پروژه
- مدیر انفورماتیک سازمان
- مدیر اداری سازمان
- مدیر سیستم سازمان
این کمیته با برگزاری جلسههای دورهای در طی مدت زمان اجرای قرارداد، پیگیری‌های لازم را انجام میدهند تا نظارت دقیق و کنترل‌های لازم در موارد زیر صورت گیرد:
- شناسایی نقص‌های احتمالی سختافزار و تصمیم‌گیری برای برطرف کردن آنها
- ایجاد هماهنگی درروشهای جمعآوری اطلاعات
- تصویب برنامه‌ی زمانبندی نصب و راه‌اندازی سیستم
- ایجاد هماهنگی برای حضور مؤثر کاربران درکلاسهای آموزشی
- بررسی مغایرتهای سیستم با فعالیت‌های جاری و تصمیم‌گیری درباره متناسبسازی رویههای دستی با سیستم اتوماسیون اداری
۳- تعیین مدیر سیستم
بمنظور نصب، استقرار و راه اندازی اتوماسیون اداری ، لازم است نماینده (نمایندگانی) از طرف کارفرما بعنوان مدیر سیستم بشرکت معرفی و آموزش‌های لازم را ازنظر کاربری و راهبری سیستم دریافت نماید.
۴- آماده‌سازی زیرساخت سخت افزار و شبکه
بمنظور نصب و راه اندازی اتوماسیون اداری لازم است بستر شبکه‌ای مناسب در قلمرو طرح پروژه مورد نظر کارفرما مهیا باشد تا شرکت بتواند سیستم را برروی این بستر نصب و راه‌اندازی نماید.
بدیهی است یکی از عواملی که در بهبود اجرای سیستم اتوماسیون اداری مؤثر است، میتوان بنوع پردازشگر Server، میزان حافظه و Hard Disk آن، نوع و تعداد کارتهای شبکه آن، تعداد کلاینتها، حجم اطلاعات، تعداد سیستمها، توپولوژی شبکه و مشخصات سختافزاری شبکه و هر یک از کلاینتها اشاره کرد. براین اساس لازم است کارفرما پس ازمطالعه پیش نیازهای سخت افزاری اتوماسیون اداری قبل از شروع عملیات نصب، بستر لازم را فراهم آورد.
۵- نصب سیستم برروی سرور
پس از آماده‌سازی زیرساخت، بمنظور نصب سیستم اتوماسیون اداری برروی یک یا چند سرور سازمان، میبایست سرور مورد نظر در اختیار کارشناسان استقرار قرار بگیرد.
پس از آن، سیستم عامل و کلیه نرمافزارهای کمکی موردنیاز مانند پایگاه داده و… نصب، آزمایش و راه‌اندازی میگردد و توصیه اکید میشود بجهت بروز هرگونه مشکل، از تغییر و یا نصب مجدد برنامههای موجود خودداری گردد و درصورت لزوم حتما با کارشناسان فنی هماهنگی‌های لازم انجام پذیرد.
در انتهای این مرحله، لازم است حتما فرم صورتجلسه ای بمنظور تاییدیه نصب نرمافزارهای نصب شده روی سرور مربوطه، توسط مدیر پروژه صورت بگیرد.
۶- پیاده سازی، استقرار و راه اندازی اتوماسیون اداری
مراحل پیاده‌سازی، استقرار و راه اندازی اتوماسیون اداری بطور کلی عبارتست از:
- ورود اطلاعات پایه و آموزش نحوه ورود آن در سیستم
- آموزش کلیه کاربران به تفکیک گروههای کاربری (مدیران، کارشناسان، کاربران دبیرخانه، مدیرسیستم)
- نظارت بر کار کاربران و رفع اشکال آنها
بیشتر بدانید: داستان موفقیت مشتریان فراگستر
۷- ورود اطلاعات پایه در سیستم
پیش از آغاز فرآیند پیاده‌سازی سیستم اتوماسیون اداری و در راستای انتقال اطلاعات موجود و آموزش سیستمها برروی اطلاعات واقعی سازمان، نماینده پروژه با مطالعه و بررسی روشهای موجود و سازوکار گردش مکاتبات در سازمان و همفکری با نمایندگان کارفرما، پیشنهادهای خود را در اینباره ارائه میکند.
در این مرحله نخستین اطلاعات پایه موردنیاز جهت استقرار سیستم اتوماسیون اداری، چارت سازمانی میباشد. بهمین دلیل نیاز است آخرین چارت سازمانی تایید شده شامل «عناوین و جایگاه سمتها»، «عناوین و جایگاه مدیران» و “اشخاص حقیقی و حقوقی طرف مکاتبه” توسط مدیرسیستم و با هماهنگی نماینده شرکت وارد سیستم شود. پس از آن لازم است سطوح دسترسی کاربران و دیگر تعاریف اولیه در سیستم تعریف شود. آموزش طراحی و ساخت چارت سازمانی در اتوماسیون اداری فراگستر میتواند به درک بیشتر این مسئله کمک بسیاری کند.
۸- آموزش سیستم به کلیه کاربران بتفکیک گروههای کاربری
کارشناسان آموزش با تدوین سرفصلهای آموزشی سیستم و با ارائه برنامه زمانبندی آموزشها، بصورت انفرادی یا گروهی اقدام به آموزش کاربران در ۴ گروه کاربری (مدیر سیستم، مدیران، کارشناسان و دبیرخانه) مینمایند. در این فرایند بهتر است از محتواهای کمک آموزشی نظیر (راهنماهای خودآموز و یا فیلمهای آموزشی) نیز استفاده شود.
۹- نظارت بر کاربر کاربران و رفع اشکال آنها
پس از استقرار و راه‌اندازی سیستم اتوماسیون اداری و بمنظور بروزرسانی و توسعه نرم‌افزار و همچنین پایش کارکرد کاربران و حفظ شرایط مناسب، عملیات نظارت و رفع اشکال کاربران میتواند به اشکال زیر در دستور کار شرکت قرار بگیرد.
- اعزام کارشناس و حضور در محل کار کاربران
- مرکز تماس (Call Center)
- پشتیبانی آنلاین
- پشتیبیانی از راه دور (Remote)
- سامانه رسیدگی به درخواستها (E-Ticket)
- پورتال مشتریان
- پایگاه دانش
- و….
