داشبورد مدیریتی چیست؟ مزایای داشتن داشبورد مدیریتی برای شما

داشبورد مدیریتی چیست و چه مزایای برای یک مدیر و سازمان دارد؟ برای آشنایی با تعریف داشبورد مدیریتی، ویژگی‌های آن و ارتباط آن با شاخص‌های عملکرد، با فراگستر همراه باشید.

داشبورد مدیریت همانند داشبورد خودرو است؛ از این نظر که اطلاعاتی مفید و مختصر و موثر را برای تصمیم‌گیری در اختیار ما قرار می‌دهد. با استفاده از نمودارها و اطلاعاتی که این داشبورد در اختیار مدیران قرار می‌دهد، آنها می‌توانندبرای بهبود عملکرد سازمان اقدام کنند. این بهبود می‌تواند به معنی افزایش سود، افزایش تولید و یا مواردی از این قبیل باشد. همچنین، داشبورد مدیریتی به مدیران کمک می‌کند تصمیم‌های درست را در کوتاه‌ترین زمان بگیرند. در ادامه این مقاله تعریفی از داشبورد مدیریتی، ویژگی‌ها و مزایای آن و شاخص‌های کلیدی عملکرد ارائه خواهد شد.

داشبورد مدیریتی چیست؟

اصطلاح داشبورد به قسمتی از یک سیستم اطلاق می‌شود که شامل ابزارها و شاخص‌هایی برای تصمیم‌گیری است و جهت کنترل و هدایت یک سیستم استفاده می‌شود. داشبورد مدیریتی نیز ابزاری است که تمام اطلاعات لازم برای مدیریت سازمان را با استفاده از نمودارها و به کمک اشکال گرافیکی به شما نمایش می‌دهد. به صورتی که می‌توانید میزان پیشرفت یک پروژه و اطلاعات کلی آن را در یک نگاه به دست آورید. یک داشبورد مدیریتی مناسب به شکلی منظم طراحی شده و اطلاعات دقیقی را نمایش می‌دهد.

یکی از بهترین روش‌هایی که برای درک نحوه کارکرد داشبورد مدیریت استفاده می‌شود، تشبیه آن به داشبورد یک اتومبیل است. این مثال از این جهت مناسب است که تقریبا تمام افراد داشبورد اتومبیل را دیده‌اند و تا حدودی از نحوه کار آن اطلاع دارند. بر روی داشبورد هر اتومبیل اطلاعاتی مثل، سرعت، دور موتور، دمای آب رادیاتور، میزان بنزین و … قابل مشاهده است. این داشبورد به شما کمک می‌کند اطلاع دقیقی از اینکه چند لیتر بنزین در باک ماشین موجود است و یا اینکه آب رادیاتور چند درجه است داشته باشید. به این ترتیب می‌توانید اوضاع خودرو را در یک نگاه بررسی کنید و متوجه شوید که آیا می‌توانید به مسیرتان ادامه دهید یا باید در اولین پمپ بنزین توقف کرده و باک خود را پر کنید.

این دقیقا همان کاری است که داشبورد مدیریتی انجام می‌دهد. همانطور که در داشبورد اتومبیل، اطلاعات لازم در معرض دید راننده قرار دارد؛ داشبورد مدیریت نیز اطلاعات لازم را در اختیار مدیران قرار می‌دهد. البته در صورت لزوم سایر افراد تیم هم امکان مشاهده و مطالعه داشبورد مدیریتی را خواهند داشت. با استفاده از داشبورد مدیریتی مدیران این امکان را خواهند داشت تا از نقاط قوت و ضعف کارها باخبر شوند. همچنین با استفاده از داشبوردهای مدیریتی خواهند دانست که کدام بخش یا بخش‌ها نیاز به بازنگری و بهبود دارد و کدام بخش‌ها به درستی عمل می‌کند.

چرا مدیران باید از داشبوردهای مدیریتی استفاده کنند؟

داشبورد مدیریتی، داده‌های مربوط به شاخص‌های کلیدی عملکرد مختلف را جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل کرده و آنها را در یک محیط واحد به مدیران نمایش می‌دهند. بنابراین ضرورت اصلی استفاده از داشبوردهای مدیریتی این است که به شما اجازه می‌دهد تمامی اطلاعات مورد نظر خود را در یک نگاه ببینید. همچنین، داشبوردها اطلاعات مربوط به KPI های متعددی را از پایگاه داده دریافت کرده و به‌صورت همزمان برای شما نمایش می‌دهند.

این داشبوردها، درک اطلاعات را برای مدیران ساده‌تر می‌کنند و استفاده از آنها را تسهیل می‌کنند. علت دیگر ضرورت استفاده از این داشبوردها این است که با نمایش روند تاریخی، داده‌های لحظه‌ای و نتایج تحلیل آنها، امکان نظارت لحظه‌ای بر عملکرد کسب و کار را برای مدیران فراهم می‌کنند.

داشبورد مدیریتی باید چه ویژگی‌هایی داشته باشد؟

یک داشبورد مدیریتی خوب باید ویژگی‌های زیر را داشته باشد:

سادگی و قابل فهم بودن: از مهمترین ویژگی‌هایی است که یک داشبورد مدیریتی باید داشته باشد. داشبورد مدیریتی خوب پیچیده نیست و استخراج اطلاعات و کارکردن با آن نیاز به آموزش‌های زیادی ندارد.

اندازه‌گیری KPI ها: اصلی‌ترین فایده داشبوردها زمانی است که KPI ها (شاخص‌های کلیدی عملکرد) و شاخص‌هایی را اندازه‌گیری کنند که منجر به عمل می‌شوند. شاخص‌های کلیدی عملکرد به مدیران کمک می‌کنند تا بر سازمان خود و بر پیشرفت آن به سمت اهداف نظارت کنند. استفاده از KPI های اختصاصی، قابلیت تطبیق داشبورد با نیازها و اهداف مختلف شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ و کوچک را نیز در مسیر دستیابی به اهداف خاص‌شان فراهم می‌کند.

ارائه نمودارهای متنوع: یک داشبورد خوب گزینه‌های متنوعی برای انتخاب از میان نمودارها و جداول دارد تا بتوانید داده‌های خود را با نمودارها و جداول متنوع به نمایش بگذارید و مفاهیم را به سرعت انتقال دهید.

پردازش داده‌ها در لحظه: یک داشبورد مناسب باید بتواند داده‌ها را در لحظه پردازش کرده و نمایش دهد. پردازش سریع داده‌ها تضمین می‌کند که آمارهای شما به موقع و دقیق نمایش داده شوند.

قابلیت فیلتر اطلاعات: داشبوردها باید به شما اجازه دهند با فیلتر کردن داده‌ها، محدوده زمانی آنها را تنظیم کنید، عملکرد یک واحد خاص را مشاهده کرده یا پیشرفت یک پروژه را دنبال کنید. در یک داشبورد خوب تنها با چند کلیک، می‌توانید به راحتی این تنظیمات را برای تمامی جداول و نمودارها انجام دهید. در واقع، مدیرانی که می‌خواهند از داشبوردها به نفع سازمان خود استفاده نمایند، باید بتوانند با فیلتر کردن، اطلاعات ضروری را از اطلاعات غیرضروری تفکیک کنند.

قالب‌های ظاهری متنوع: تنظیم قالب‌ها به شما اجازه می‌دهد ظاهر داشبورد خود را تغییر دهید. این ویژگی به شما امکان می‌دهد برای داده‌های خود برندسازی کنید یا آنها را به شکلی جذاب و مخاطب پسند ارائه دهید.

دسترسی شبانه روزی: داده‌ها و تجزیه و تحلیل آنها باید در هر مکان و  زمانی از شبانه‌روز و از هر دستگاهی در دسترس شما باشد. اکثر نرم افزارهای داشبورد ابری از این قابلیت برخوردار هستند.

قابلیت به اشتراک گذاری: به اشتراک‌گذاری داده‌ها و گزارش‌ها از داشبورد به ایجاد یک فرهنگ سازمانی داده‌محور در سازمان کمک می‌کند. داشبورد خوب شامل گزینه‌هایی برای به اشتراک گذاری سریع داده‌ها با تیم‌های مختلف است.

امکان چاپ: ممکن است لازم باشد اطلاعات داشبورد را به صورت فیزیکی چاپ کنید. در این موارد، گزینه چاپ به شما کمک می‌کند اطلاعات داشبورد را بدون ایجاد اختلال در نمودارها به یک فایل PDF یا PNG تبدیل و آن را چاپ کنید.

شاخص های عملکرد در داشبوردهای مدیریتی چگونه تعیین می‌شود؟

داشبورد مدیریتی با مفهوم شاخص عملکرد گره خورده است. شاخص عملکرد یا KPI که از واژه انگلیسی Key Performance Indicators گرفته شده، معیاری برای سنجش عملکرد افراد، سازمان‌ها و شرکت‌ها به صورت کمی است. KPI به مدیران کمک می‌کند تا عملکرد کارکنان و پرسنل را بررسی نمایند و با استفاده از آن می‌توان میزان کیفیت و اثربخشی هر پروژه و مدت زمان به نتیجه رسیدن آن را مشاهده نمود. این شاخص‌ها باید توسط شخص مدیر سازمان شناسایی شده و به کار گرفته شوند و در نهایت به مدیریت بهتر تیم و سازمان کمک می‌کنند.

در داشبوردهای مدیریتی نیز، بسته به اهداف سازمان (مثلاً افزایش سود، تولید بیشتر، کاهش ضایعات تولید و بالا بردن رضایت مشتری) و بسته به نوع فعالیتی که مورد سنجش قرار می‌گیرد، از شاخص های KPI متفاوتی استفاده می‌شود. برای مثال “KPI ورودی” نشان‌دهنده نوع، مقدار و کیفیت منابعی است که به مصرف رسیده‌اند. برخلاف آن “KPI خروجی” بر روی مقدار کار انجام شده و مواد تولید شده تمرکز دارد.

برای تعیین این شاخص‌ها در داشبوردهای مدیریتی، ابتدا باید اهداف سازمان را مشخص کنید و سپس ملاک و شاخصی را تعیین کنید که نمایانگر میزان اثربخشی تلاش کارکنان و فعالیت‌های آنها در راستای رسیدن به این اهداف باشد. توجه کنید که این ملاک‌ها باید به گونه‌ای انتخاب شود که هر فردی بتواند متوجه تاثیر خودش در رساندن شرکت به اهداف تعیین شده بشود. این کار باعث می‌شود تا افراد خود را در دستاوردهای سازمان سهیم بدانند و به دنبال افزایش نقش خود در رساندن تیم به موفقیت‌های بیشتر و بزرگتر باشند.

نکته مهم دیگری که در تعیین شاخص های کلیدی عملکرد باید به آن توجه شود، رعایت معیارهای پنج گانه اسمارت است. این اصول عبارتند از:

• Specific: ملاک‌های مشخص‌شده باید عاری از هرگونه ابهام بوده و به صورت دقیق و روشن تعریف شوند.
• Measurable: این اصل به معنای قابل اندازه‌گیری بودن است. ملاک‌ها باید به صورتی تعریف شوند که قابل اندازه‌گیری باشند. برای مثال صداقت در کار پرسنل قابل اندازه‌گیری نیست، اما ساعاتی که در محل کار حاضر بوده‌اند قابل اندازه‌گیری است.
• Achievable: ملاک‌های تعریف شده باید کاملا قابل دسترس باشند. تعریف کردن ملاک‌هایی که غیر قابل دسترس و یا بیش از توان سازمان باشد، منجر به کم شدن انگیزه اعضای آن خواهد شد.
• Relevant: ملاک‌ها باید به شکلی تعریف شوند که در راستای اهداف و استراتژی‌های سازمان باشند.
• Time-Bound: مشخص کردن بازه زمانی برای دستیابی به این ملاک‌ها یکی دیگر از این اصول است. این بازه زمانی باید متناسب با ملاکِ مشخص شده باشد.

عموما شاخص های متفاوتی برای سنجش میزان پیشرفت در رسیدن به هر هدف تعیین می‌شود، اما بهتر است برای هر هدفی حداقل 3 شاخص کلیدی عملکرد در نظر بگیرید. بسته به تغییرات سازمان و یا دیگر عوامل گاهی ممکن است نیاز به تغییر در شاخص های عملکرد باشد. پس به‌روزرسانی را فراموش نکنید. پس از مشخص نمودن اهداف سازمان و در نهایت تعیین شاخص های عملکرد باید داشبورد مدیریتی مناسب برای پروژه‌های سازمان تهیه شود.

انواع داشبورد مدیریتی کدام است؟

داشبوردها را بر اساس کاربرد آنها می‌توان به انواع مختلفی تقسیم کرد. در ادامه برخی از انواع داشبوردها آورده شده‌اند:

داشبورد فروش محصولات

میزان فروش محصولات و خدمات هر سازمان مشخصه‌ی اصلی موفقیت آن است. به همین دلیل توجه مستمر به آنها بر اساس شاخص‌های عملکرد ضروری می‌باشد. موفقیت در بازار تنها از طریق عرضه محصولات رقابتی ممکن است. در این نوع داشبوردها، اطلاعات مربوط به فروش محصولات بر اساس شاخص‌های کلان مانند محصولات استراتژیک، ضریب نفوذ، نرخ برگشت از فروش، میزان تنوع، نسبت پوشش سبد خانوار، میزان تحقق اهداف پوششی، نسبت رقابت‌پذیری قیمت محصولات، حاشیه سود محصولات و غیره به نمایش در خواهد آمد.

داشبورد منابع انسانی

کارکنان جز مهمترین منابع در هر سازمان محسوب شده و اطلاع از وضعیت آنها براساس شاخص‌های استاندارد می‌تواند در تصمیم‌گیری بهینه موثر بوده و فرآیندها منابع انسانی را به حرکت موثر وادار می‌کند. شاخص‌هایی مانند سرانه تولید، سرانه آموزشی، مقدار مرخصی باقی مانده، تعداد افراد دارای قراداد به تفکیک انواع آن، ترکیب و نسبت تخصص، دانش و مهارت موجود، میزان تحقق برنامه‌ریزی منابع انسانی و… جز شاخص‌های مهم در مدیریت منابع انسانی بوده است. با ترکیب و تلفیق این شاخص‌ها می‌توان اطلاعات ارزشمند و تصمیم ساز را ایجاد نمود.

داشبورد مدیریت پروژه‌ها

در یک سازمان همواره پروژه‌های متعددی در حال اجرا است. پیگیری مستمر شاخص‌هایی مانند میزان پیشرفت، هزینه انجام شده، میزان منابع مصرف شده، سود حاصله و … می‌تواند به مدیران برای تصمیم‌گیری درباره ادامه دادن یا توقف آنها کمک کند. وجود گزارشات مقایسه‌ای از عملکرد این پروژه‌ها می‌تواند مدیران را در پیش‌بینی آینده پروژه‌ها نیز یاری برساند. تجمیع و تلفیق گزارشات پروژه‌ها نیز یک دید یکپارچه نسبت به آنها ایجاد می‌کند.

داشبورد مدیریت عملیات‌ها

با محبوبیت مدیریت عملیات در سازمان‌ها نیاز به داشبوردهای عملیاتی و کنترل دقیق شاخص‌های آن نیز افزایش پیدا کرده است. بررسی شاخص‌های عملیاتی معمولاً بخش عظیمی از زمان مدیران را می‌گیرد. داشبورد مدیریت عملیات‌ها می‌تواند ابزار مناسبی جهت تصمیم‌‎سازی در سازمان باشد. در این داشبوردها می‌توان شاخص‌هایی مانند زمان صرف شده برای هر عملیات به تفکیک، هزینه عملیاتی، کیفیت خروجی، کیفیت اجرا و میزان ظرفیت محقق شده در هر عملیات را بررسی نمود.

داشبورد مدیریت مشتریان

داشبورد مدیریت مشتریان به یکی از اولویت‌های مهم سازمان‌ها یعنی مشتریان می‌پردازد. مشتریان منبع اصلی درآمدهای سازمان هستند و شرکت‌های موفق آنهایی هستند که دارای سبدی از مشتریان وفادار هستند. داشبورد مدیریت مشتریان علاوه بر واحد فروش برای دیگر بخش‌های سازمانی نیز مفید است و حتی در مدیریت استراتژیک آن را به عنوان یکی از مهم‌ترین منابع برای تحلیل وضعیت کسب و کار در نظر می‌گیرند. در این نوع داشبوردها، اطلاعات مربوط به مشتریان بر اساس شاخص‌های کلان مانند سهم شرکت از بازار، میزان تحقق خواسته‌های مشتریان، نسبت میزان مشتریان جذب شده به میزان مشتریان وفادار، میزان رضایتمندی مشتریان، میزان تکرار خرید از سوی مشتریان، میزان فرصت‌های از دست رفته برای فروش به مشتریان، میزان شکایات مشتریان و غیره به نمایش درمی‌آید.

داشبورد مدیریت مالی

شاخص‌های مالی جزء مهمترین معیارهای سنجش وضعیت هر سازمان است، اما به دلیل پیچیدگی محاسباتی و نیاز به پردازش حجم عظیمی از داده‌ها، معمولاً در زمان مناسب به مدیران تحویل داده نمی‌شوند و تصمیم‌گیری دقیق و به موقع میسر نمی‌شود. داشبوردهای مدیریت مالی با کاهش محسوس زمان محاسبه این داده‌ها و به‌کارگیری تکنیک‌های آماری، پیش‌بینی پذیری شاخص‌های مالی مانند شاخص‌ سودآوری، شاخص‌ درآمدها، شاخص‌ هزینه‌ها، شاخص‌ نرخ رشد، شاخص‌ حاشیه سود، شاخص‌ نرخ بازگشت سرمایه، شاخص‌ بهای تمام شده و … را ممکن می‌کنند.

مزایای استفاده از داشبورد مدیریتی کدام است؟

اطلاعات و نمودارهایی که در داشبوردهای مدیریتی ارائه می‌شود، به شما اجازه برنامه‌ریزی طولانی مدت را می‌دهد و شما می‌توانید با توجه به آن‌ها به شیوه‌ای برنامه‌ریزی کنید که به بیشترین بهره‌وری دست پیدا کنید. همچنین داشبورد مدیریتی به شما نشان می‌دهد که در صورت سرمایه‌گذاری روی کدام بخش به بیشترین میزان سود خواهید رسید.

بالابردن بهره‌وری کارکنان یکی دیگر از راه‌هایی است که داشبورد مدیریتی به شما در مدیریت سازمان کمک می‌کند. همچنین، استفاده از داشبورد مدیریتی کمک می‌کند تا در زمان و هزینه صرفه‌جویی نمایید. به این صورت که با ارزیابی ورودی‌ها و خروجی‌ها خواهید دانست که چه استراتژی برای رساندن مجموعه به اهداف مشخص شده مناسب است و در هر زمان با توجه به اطلاعات داشبورد بهترین تصمیم را اتخاذ نمایید.

داشبورد مدیریت عملکرد سازمان را کمی و قابل اندازه‌گیری می‌کند تا بتوان آن را به صورت جامع بررسی کرد. به کار گرفتن داشبورد مدیریتی و استخراج اطلاعات ضروری از آن می‌تواند مسیر موفقیت شما و مجموعه‌تان را صعودی کند و هر بار دستاوردهای بیشتری را برایتان به ارمغان بیاورد. نرم‌افزارهای متعددی در بازار وجود دارند که تنها به ارائه یک داشبورد مدیریت گرافیکی می‌پردازند و امکان دریافت اطلاعات را از سایر نرم‌افزارهای سازمانی مانند نرم افزار CRM دارند. با این حال برخی از نرم افزارهای اتوماسیون نیز دارای داشبورد مدیریت هستند.

کلام آخر

در این مقاله با داشبورد مدیریتی، شاخص های عملکرد و مزایای آنها آشنا شدید. داشبورد مدیریتی به شما کمک می‌کند تا بر کسب و کار خود مسلط شوید و همه جنبه‌های آن را در یک قاب ببینید. این داشبوردها داده‌های تجمیع‌‎شده و فرآوری‌‎شده را به با ارزش‌ترین شکل ممکن به شما نشان می‌دهند و باعث می‌شوند در کوتاه‌ترین زمان تصمیم درست را بگیرید. نرم‌افزارهای اتوماسیون از نمونه سیستم‌هایی است که با قابلیت ارائه گزارش از طریق داشبورد مدیریتی خود، مدیریت بهتر فرآیندهای سازمان را برای شما فراهم می‌کنند.

سوالات متداول

۱- داشبورد مدیریتی چیست؟

داشبورد مدیریتی ابزاری است که تمام اطلاعات لازم برای مدیریت سازمان را با استفاده از نمودارها و به کمک اشکال گرافیکی به شما نمایش می‌دهد تا بتوانید بر میزان پیشرفت در رسیدن به اهداف سازمان نظارت کنید.

۲- داشبورد مدیریتی باید چه ویژگی‌هایی داشته باشد؟

یک داشبورد مدیریتی خوب باید: ساده و قابل فهم باشد، بتواند KPI ها را اندازه‌گیری کند، بتواند داده‌ها را با نمودارهای متنوعی نمایش دهد، بتواند اطلاعات را فیلتر کند، امکان اشتراک گذاری داده‌ها و گزارش‌ها و امکان چاپ آنها را داشته باشد و …

۳- انواع داشبوردهای مدیریتی کدامند؟

داشبوردها بر اساس کاربرد آنها، انواع مختلفی دارند، از جمله: داشبورد فروش محصولات، داشبورد منابع انسانی، داشبورد مدیریت پروژه‌ها، داشبورد مدیریت عملیات‌ها، داشبورد مدیریت مشتریان، داشبورد مدیریت مالی و …