در دو دهه اخیر، اتوماسیون اداری بهعنوان یک نرمافزار قدرتمند و فراگیر در سازمانها، به منظور بهبود بهرهوری، افزایش دقت و روانسازی فرآیندهای سازمانی به کار گرفته شده است. این نرمافزار جزو معدود سیستمهای نرمافزاری سازمانی است که بخشهای مختلف سازمان را تحت تاثیر قرار میدهد و میتواند به کلیه پرسنل و حتی ذینفعان بیرونی و مشتریان سازمان خدمت رسانی کند. اتوماسیون اداری با جایگزینی روشهای سنتی و حجم بالای کاغذبازی در سازمانها، امکان مدیریت کارآمد و هوشمندانهی اسناد، ارتباطات و فرآیندهای سازمانی را بصورت جامع و یکپارچه فراهم میآورد.
اما قطعا پیادهسازی اتوماسیون اداری در سازمانها، چه دولتی و چه خصوصی، همواره با چالشهای متعددی همراه است.
در این مقاله، قصد داریم با توجه به تجربیات اجرایی بیش از 20 ساله فراگستر در این زمینه، به بررسی چالشهای پیش روی سازمانها در پیادهسازی سیستمهای اتوماسیون اداری بپردازیم. از مقاومت کارکنان در برابر تغییر تا مسائل فنی و سازمانی، تمامی موانع موجود در این مسیر را مورد بررسی قرار خواهیم داد. همچنین، راهکارهای مقابله با این چالشها و تحقق موفقیتآمیز پروژههای اتوماسیون اداری ارائه خواهد شد.
با مطالعه این مقاله، میتوانید درک بهتری از پیچیدگیهای پیادهسازی اتوماسیون اداری پیدا کرده و برای سازمان خود تصمیمات آگاهانهتری اتخاذ کنید.
چه سازمانهایی نیازمند راه اندازی نرمافزار اتوماسیون اداری هستند؟
برای پاسخ به این سوال بهتر است ابتدا به این سوال پاسخ داده شود.
چه سازمانها یا کسب و کارهایی دارای فرآیند و رویه روالهای اجرایی مدون و از پیش تعیین شده میباشند؟
پاسخ: بدون شک، همه سازمانها و کسب وکارها
اساساً ذکر عنوان سازمان یا کسب و کار، به مجموعه از فعالیتهای گروهی اطلاق میگردد که براساس یک نظام مشخص، مشغول به ارائه خدمت میباشند لذا سازمان بدون رویه و روال مدون اساساً قابل تصور نمیباشد.
به همین دلیل، نرمافزارهایی از جمله اتوماسیون اداری که در تعریف اولیه خود الکترونیکی نمودن و خودکارسازی نظامها و رویه و روالها را به عنوان یک ارزش برای سازمان و کسب کارهای بهره بردار ارائه میکنند، میتوانند در تسهیل امور جاری تمامی سازمانها، نقش پررنگی داشته باشند. لذا تمامی سازمانها، چه دولتی و چه خصوصی به اتوماسیون اداری نیاز دارند.
داشتن یا نداشتن سیستم اتوماسیون اداری: کدامیک برای پیاده سازی چالش انگیزتر است؟
پیش از هر چیزی به این نکته توجه کنیم که سازمانها، چه از نوع دولتی و چه از نوع خصوصی، از منظر اینکه فاقد نرمافزار اتوماسیون اداری باشند و یا دارای نرمافزار باشند ولی قصد مهاجرت به یک نرمافزار بهتر و جامع تر را داشته باشند، میتوانند تقسیم بندی شوند و این تقسیم بندی، در مدیریت چالشهای راه اندازی یا مهاجرت به نرمافزار جدید، تاثیرگذار خواهند بود.
شاید به نظر برسد که سازمانهایی که فاقد اتوماسیون اداری هستند کار سختتری برای پیاده سازی نرمافزار در پیش رو داشته باشند ولی در واقع سازمانهایی که قصد مهاجرت از یک نرمافزار قدیمی به یک نرمافزار جدید را داشته باشند نیز با چالشهایی مواجه هستند که در ادامه به آنها اشاره خواهد شد.
چالشهای راه اندازی اتوماسیون اداری در سازمانها
انتخاب نرمافزار مناسب
انتخاب یک نرمافزار مناسب، اولین و مهمترین اصل در مراحل پیادهسازی نرمافزار اتوماسیون اداری در سازمانهای دولتی و خصوصی است. قطعا این انتخاب، به طور مستقیم بر موفقیت یا شکست پروژه تأثیرگذار بوده و میتواند هزینهها، زمان و منابع سازمان را تحت تأثیر قرار دهد.
برای انتخاب یک نرمافزار اتوماسیون اداری برتر، ابتدا باید تناسب نرمافزار با سازمان را بصورت کمی تعریف نمود. این کمیت میتواند شامل موارد ذیل باشد:
- سطح پوشش نیازمندیهای سازمان توسط نرمافزار
- میزان همراهی نرمافزار در طرح توسعه سازمان
- برنامه ریزی آموزش و استقرار نرمافزار
- هزینه سازمان در خصوص تهیه زیرساخت سختافزاری و نرمافزاری
- کارایی و سرعت سرویس دهی نرمافزار در مقیاس کاربران سازمان
- میزان سهولت و در دسترس پذیری نرمافزار در مقیاس کاربران سازمان
با توجه به اهمیت این موضوع، باید با شناسایی دقیق نیازها، مقایسه و بررسی قابلیتها و کارکردهای چندین نرمافزار مطرح در بازار براساس نیازمندیهای سازمان و دریافت دموی نرمافزار و صحبت با مشاوران و متخصصین حوزه فناوری اطلاعات و اتوماسیون اداری نرمافزاری را انتخاب کنید که بیشترین تطابق را با نیازهای سازمان شما داشته باشد.
سازمانهای موفق یک ابزار مدیریتی کارآمد اتوماسیون کسب و کار دارند.
اگر مدیر، تصمیم گیرنده یا صاحب کسب و کار هستید، همین حالا وقتشه از مشاوره رایگان ما استفاده کنید تا با ابزارهای مدیریت آسانتر، سریعتر و به صرفهتر آشنا شوید.
تغییر فرهنگ کارمندان و مقاومت برای تغییر
یکی از مهمترین موانع در مسیر پیادهسازی موفق نرمافزارهای اتوماسیون اداری، مقاومت کارمندان در برابر تغییر است. این موضوع مهمی است که باید به آن توجه ویژه شود. خوب است بدانید در حال حاضر، سازمانهای فاقد اتوماسیون اداری بیشتر با چالشی با عنوان مقاومت در برابر تغییر مواجه هستند که ندید گرفتن آن میتواند ضمن کند نمودن روند پیشرفت اجرای پروژه، اثر گذاری آن را نیز کاهش دهد.
تغییر فرهنگ کارمندان و مقاومت برای تغییر
این مقاومت میتواند دلایل مختلفی داشته باشد از جمله اینکه:
- بسیاری از افراد از تغییرات میترسند و به خصوص زمانی که این تغییرات با فناوریهای جدید همراه باشد.
- برخی کارمندان نگرانند که اتوماسیون اداری به جایگاه شغلی آنها آسیب برساند یا حتی منجر به از دست دادن شغلشان شود.
- ترس از عدم توانایی در یادگیری و استفاده از سیستم جدید بخصوص در سازمانهای دولتی که گاها افراد مسنتر مشغول به فعالیت هستند.
- عادت به روشهای قدیمی و سنتی و عدم آگاهی کامل کارمندان از مزایای استفاده از نرمافزار اتوماسیون اداری
مقاومت کارمندان در برابر تغییر فرهنگ سازمانی، امری طبیعی است و نمیتوان آن را به طور کامل حذف کرد. اما با برنامهریزی دقیق و مشارکت دادن آنها در فرآیند تصمیمگیری و پیادهسازی موفق سیستم اتوماسیون اداری، برگزاری سمینارها و نشستهای توجیهی در خصوص اثربخشی و جهانی بودن این ترند و همچنین ارائه آموزشهای لازم و حمایتهای مدام از کارمندان در طول فرایند تغییر، میتوان این مقاومت را به حداقل رساند و موفقیت پروژه اتوماسیون اداری را تضمین کرد.
تشکیل کارگروه و تیمهای مرتبط
تشکیل کارگروه و تیمهای کاری مرتبط هم در سازمانها و کسب و کارهای حاوی اتوماسیون و هم در سازمانها و کسب و کارهای فاقد اتوماسیون، در موفقیت پروژه استقرار نرمافزار نقش بسیار مهمی خواهد داشت.
منظور از کارگروه تشکیل تیمی متشکل از افرادی است که از دو منظر فنی و کسب و کاری بر پیاده سازی نرمافزار در سازمان نظارت نمایند. همچنین لازم است تیمی تحت عنوان تیم راهبری در سازمان، امور راهبری و استقرار نرمافزار و همگون سازی آن با تغییرات آینده را بر عهده داشته باشد. یکی دیگر از وظایف تیم راهبری آموزش نرمافزار به افرادی است که در آینده به سازمان خواهند پیوست.
برنامه ریزی آموزش بهینه و مکفی
آموزش اتوماسیون اداری یکی از چالشهای اساسی در پیادهسازی موفق پروژههای اتوماسیون اداری است. این چالش هم برای کاربرانی که قبلاً با سیستمهای مشابه کار کردهاند (اغلب سازمانهای دارای اتوماسیون اداری) و هم برای کاربرانی که تجربه کار با این سیستمها را ندارند (اغلب سازمانهای فاقد اتوماسیون اداری)، وجود دارد. دلایل این چالش و راهکارهای مقابله با آن به شرح زیر است:
- هر نرمافزار اتوماسیون اداری، ویژگیها و رابط کاربری منحصر به فردی دارد.
- برخی از نرمافزارها دارای قابلیتهای بسیار گستردهای هستند که یادگیری آنها زمانبر است.
- کارکنان ممکن است به روشهای سنتی کار عادت کرده باشند و تغییر این روشها برایشان دشوار باشد.
- کارکنان معمولاً مشغله کاری زیادی دارند و ممکن است زمان کافی برای آموزش نداشته باشند.
برنامهریزی و ارائه آموزشهای کافی، جامع و هدفمند برای همه سطوح کاربری در سازمان (اعم از کارمندان فعلی و یا کارمندان آتی)، بکارگیری روشهای آموزشی متنوع نظیر کلاسهای آموزشی، مستندات و فیلمهای آموزشی، راهنماهای کاربری و راهبری درون نرمافزار و … میتواند در افزایش کیفیت بهره برداری از نرمافزار در سازمان موثر باشد.
تشکیل کارگروه و تیمهای مرتبط
مسائل فنی و زیرساخت سختافزاری و نرمافزاری مناسب
یکی دیگر از چالشهای اصلی در پیادهسازی سیستمهای اتوماسیون اداری، مسائل فنی و زیرساختی است. به کلیه عوامل سختافزاری و نرمافزاری مرتبط با استقرار و استفادهی مناسب از یک نرمافزار سازمانی، زیرساخت گفته میشود. این مسائل میتوانند از انتخاب سختافزار مناسب تا یکپارچهسازی با سیستمهای موجود در سازمان را شامل شوند.
در خصوص راه اندازی و استفاده مناسب از نرمافزار اتوماسیون اداری وجود شبکه، سرور همگون با نرمافزار اتوماسیون، تجهیزات ذخیرهسازی و سختافزارهای مرتبط با نگهداری کپی پشتیبانی از اطلاعات، سختافزارهای ارتباطی مانند فکس، مودم و اسکنر و همچنین نرمافزارهای مناسب سمت سرور و کلاینت از اهمیت ویژهای برخوردارند که پیش از راه اندازی نرمافزار میبایست نسبت به وجود یا تهیه آنها اطمینان حاصل نمود.
با توجه به پیچیدگیهای فنی و زیرساختی، پیادهسازی سیستمهای اتوماسیون اداری نیازمند تخصص و تجربه است. با برنامهریزی دقیق و استفاده از راهکارهای مناسب، میتوان از بروز بسیاری از مشکلات جلوگیری کرد و موفقیت پروژه را تضمین کرد.
مسائل فنی و زیرساخت سختافزاری و نرمافزاری مناسب
برنامه ریزی برای انتقال اطلاعات از نرمافزار قبلی (کانورت)
با توجه به اینکه امروزه اکثر سازمانهای دولتی و خصوصی تجربه پیاده سازی نرمافزار اتوماسیون اداری را دارند و خواست این دست از سازمانها، جایگزینی نرمافزار فعلی با نرمافزار مطلوبتر و دارای گستردگی خدمات بهتر میباشد، لذا میتوان نتیجه گرفت که بحث انتقال اطلاعات از نرمافزار قبلی به نرمافزار جدید برای این دست از سازمانها حائز اهمیت باشد.
بدیهی است که هیچ سازمانی تمایل ندارد که از اطلاعاتی که طی سالها در نرمافزار ایجاد شده چشم پوشی نماید و همچنین تداوم سرویس پشتیبانی برای حفظ نرمافزار قبلی نیز راهکاری مقرون به صرفهای نخواهد بود. لذا میبایست با یک برنامه ریزی مدون تا حد امکان اطلاعات از سامانه قبلی به نرمافزار جدید منتقل (کانورت) گردد.
لازم به ذکر است که پیشتر، فراگستر در مقاله ای به طور مجزا و مفصل به موضوع کانورت اطلاعات پرداخته است. برای کسب اطلاعات بیشتر می توانید مقاله کانورت اطلاعات از سیستم قبلی به سیستم اتوماسیون فراگستر را بخوانید.
کانورت اطلاعات یک مرحله حیاتی در پیادهسازی سیستمهای اتوماسیون اداری است. اگر این مرحله به درستی انجام نشود، میتواند منجر به مشکلات جدی مانند از دست رفتن دادهها، اختلال در فرآیندهای کسبوکار و کاهش رضایت کاربران شود. بنابراین، قبل از کانورت اطلاعات، سازمانها باید به این مرحله توجه ویژه داشته باشند و از متخصصان با تجربه برای این کار کمک بگیرند.
برنامه ریزی برای انتقال اطلاعات از نرمافزار قبلی (کانورت)
برنامه ریزی برای یکپارچگی و اتصال نرمافزار اتوماسیون اداری به سایر نرمافزارهای سازمان
آخرین چالشی که میخواهیم در این مقاله به آن اشاره کنیم که اکثر سازمانها در هنگام پیادهسازی سیستمهای اتوماسیون اداری با آن مواجه میشوند، یکپارچهسازی سیستم اتوماسیون اداری با سایر نرمافزارهای سازمانی است.
سازمانها اغلب از نرمافزارهای مختلفی برای مدیریت امور تخصصی خود استفاده میکنند که هرکدام ساختار دادهای و پروتکل ارتباطی خاص خود را دارند. مثل سیستمهای تخصصی فروش، مالی، منابع انسانی و … این چالش به دلیل تنوع نرمافزارها، ساختارهای دادهای متفاوت و پیچیدگیهای فنی، میتواند فرآیندی زمانبر و هزینه بر باشد.
از آنجا که نرمافزار اتوماسیون اداری از منظر تعداد کاربران نسبت به سایر نرمافزارهای سازمانی گستردگی بیشتری دارد به این معنی که کاربران سازمان تقریباً همگی میتوانند به نحوی عضو این نرمافزار باشند؛ لذا این یک فرصت طلایی است تا بتوان از اتوماسیون اداری برای گردش اطلاعات تولید شده در سایر نرمافزارهای سازمانی (همانند نرمافزار مالی، منابع انسانی و…) استفاده نمود. به عنوان مثال سندی در نرمافزار مالی ثبت میگردد و جهت تایید و امضا به کارتابل مدیر در نرمافزار اتوماسیون اداری ارجاع شود یا مثالهای دیگری که میتوان در این حوزه مطرح شوند.
برنامه ریزی برای یکپارچگی و اتصال نرمافزار اتوماسیون اداری به سایر نرمافزارهای سازمان
برای مقابله با این چالش، ضروری است هنگام انتخاب و خرید نرمافزار اتوماسیون اداری برای سازمان، به این مهم توجه ویژه شود که اتوماسیون خریداری شده، از نظر معماری نرمافزار، سرویس گرا باشد و همچنین از کتابخانهی APIهای آماده بهرهمند باشد تا بتوان به سادگی و با سرعت بیشتر، ارتباط بین سایر نرمافزارهای سازمانی و سیستم اتوماسیون اداری را برقرار نمود و از اتوماسیون اداری بتوان به عنوان یک بستر ارتباطی فی مابین نرمافزارهای سازمان استفاده نمود.
سازمانهای موفق یک ابزار مدیریتی کارآمد اتوماسیون کسب و کار دارند.
اگر مدیر، تصمیم گیرنده یا صاحب کسب و کار هستید، همین حالا وقتشه از مشاوره رایگان ما استفاده کنید تا با ابزارهای مدیریت آسانتر، سریعتر و به صرفهتر آشنا شوید.
سخن پایانی
همانطور که در این مقاله عنوان شد، همه سازمانها صرف نظر از نوع سازمان (دولتی یا خصوصی) برای ایجاد تحول دیجیتال، به نرمافزار اتوماسیون اداری نیاز دارند و میتوانند از مزایای اتوماسیون اداری در کسب و کار خود بهرهمند شود. چالشهای مختلف پیادهسازی اتوماسیون اداری در سازمانها را بررسی کردیم، چه سازمانهایی که قبلاً از نرمافزار اتوماسیون اداری استفاده میکردهاند و اکنون قصد مهاجرت به نرمافزار بهتر و پیشرفتهتری دارند و چه سازمانهایی که هنوز از روشهای سنتی و کاغذی استفاده میکنند و نیاز به فرایندسازی هوشمند و مکانیزه دارند.
بطور کلی پیادهسازی موفق اتوماسیون اداری در سازمانها نیازمند برنامهریزی دقیق، انتخاب نرمافزار مناسب، آموزش کارمندان و رفع چالشهای فنی است که در این راستا فراگستر جزو رهبران اصلی اتوماسیون اداری در بازار ایران است که تجارب موفق و گستردهای در این زمینه دارد.
سازمانها باید با در نظر گرفتن چالشهای موجود و فرصتهای پیش رو، گامهای جدی در جهت اجرای موفق اتوماسیون اداری بردارند و به کمک آن سازمان خود را چابکتر و بهینهتر و هوشمندتر سازند.
