معرفی بهترین نرم افزارهای مدیریت تیم و پروژه برای کسب و کارها

زمان تقریبی مطالعه: ۱۲ دقیقه

مدیران زیادی به دنبال استفاده از نرم افزارهای مدیریت تیم و پروژه برای افزایش بهره‌وری سازمان خود هستند. اما آنچه باید بدانید این است که این ۲ نرم افزار با یکدیگر تفاوت‌های مهمی دارند. آشنایی با نرم افزارهای مدیریت تیم، نرم افزارهای مدیریت پروژه و مزایای آنها برای مدیران سازمان‌ها ضروری است، زیرا استفاده از آنها بهره‌وری شما را افزایش داده و تیم شما را کارآمدتر می‌کنند. در این مقاله ضمن تعریف نرم افزارهای مدیریت تیم و پروژه، به معرفی بهترین نمونه‌های آنها خواهیم پرداخت.

نرم افزار مدیریت تیم چیست

نرم افزار مدیریت تیم چیست؟

نرم‌افزار مدیریت تیم به هر برنامه کامپیوتری گفته می‌شود که به اعضای یک تیم کمک می‌کند تا با برقراری ارتباط و همکاری با یکدیگر، به طور موثر وظایفشان را انجام داده و مدیریت کنند. از این نظر، این ابزارها شاید مشابه نرم‌افزارهای مدیریت کارها و وظایف بنظر برسند، اما نرم افزارهای مدیریت تیم، علاوه بر مدیریت کارها و وظایف، به شما اجازه می‌دهد آنها را میان اعضای تیم تقسیم‌بندی کرده و انجام کارهای مختلف را با یکدیگر هماهنگ کنید.

هر کسب‌وکاری نیاز دارد تا پروژه‌ها و فعالیت‌های خود را مدیریت کند و بتواند با توجه به زمان، بودجه و سایر منابعی که در اختیار دارد، بهترین بازدهی را داشته باشد. نرم‌افزارهای مدیریت تیم با افزایش بهره‌وری و کیفیت کار تیم‌ها، چنین امکانی را فراهم می‌کنند. برای دستیابی به این هدف لازم است که یک نرم افزار مدیریت تیم برخی ویژگی‌ها و امکانات را داشته باشند که در ادامه به آنها می‌پردازیم.

مهم‌ترین ویژگی های نرم افزار مدیریت تیم

چند مورد از ویژگی‌های ضروری در هر نرم‌افزار مدیریت تیم عبارتند از:

برنامه‌ریزی: یک نرم‌افزار مدیریت تیم خوب، باید این امکان را به شما بدهد تا پروژه‌ها را تعریف و سازمان‌دهی کنید. یعنی باید بتوانید یک پروژه را به قسمت‌های کوچکتر تقسیم کرده و آن را به افراد مشخصی از تیم خود بسپارید تا در سررسید (Deadline) مشخصی آن را تکمیل کنند.

زمان‌بندی وظایف تیم: یک تقویم مشترک به مدیر تیم اجازه می‌دهد تا وظایف هر یک از اعضای تیم را زمان‌بندی و تعیین کند و بر پیشرفت آنها نظارت داشته باشد.

نمایش میزان پیشرفت: چنین نرم‌افزاری باید بتواند وضعیت پیشرفت هر کدام از وظایف و پروژه، زمان اختصاص داده شده برای تکمیل آنها و موارد و کارهای انجام شده را نمایش دهد.

ایجاد ارتباط بین تیم: تیم‌های موفق، آنهایی هستند که در کار گروهی موفق هستند. یک نرم‌افزار مدیریت تیم با کیفیت، به اعضای تیم اجازه می‌دهد تا به راحتی با یکدیگر ارتباط برقرار کنند، تماس بگیرند، نظر بدهند و از یکدیگر بازخورد بگیرند.

قابلیت ذخیره‌سازی: یک نرم‌افزار مدیریت پروژه باید بتواند فایل‌ها و خروجی‌های پروژه‌ها را برای استفاده سایر اعضای تیم یا استفاده از آن‌ها در آینده سازمان‌دهی و ذخیره کند.

گزارش تفصیلی: بهبود عملکرد بدون تجزیه و تحلیل آن تقریبا غیرممکن است. بنابراین، رهبران سازمان‌ها برای مدیریت بهتر تیم‌های خود نیاز به دسترسی به چنین گزارش‌هایی دارند.

امکان همگام‌سازی با سایر نرم‌افزارها: در هر سازمان، نرم‌افزارهای مختلفی توسط واحدهای مختلف سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرند. قابلیت همگام‌سازی نرم‌افزار مدیریت پروژه با سایر نرم‌افزارها به شما امکان می‌دهد تا پروژه‌ها را راحت‌تر و سریع‌تر انجام دهید.

رابط کاربری: سادگی و کاربرپسند بودن فضای کار با نرم‌افزار، نقش مهمی در میزان اثرگذاری آن دارد. مثلا نرم‌افزارهایی که در آنها می‌توان از برچسب‌های مختلفی مانند رنگ، طبقه‌بندی، تگ و … برای تفکیک کارها استفاده کرد، مدیریت تیم را بسیار ساده‌تر می‌کنند.

آنچه لازم است بدانید، این است که بسیاری از نرم‌افزارهای مدیریت تیم از تمامی ویژگی‌های فوق برخوردار نیستند. در عوض، معمولاً هر نرم‌افزار در یک قابلیت خاص برتری دارد. بنابراین در صورتی که بتوانید از تعدادی از این نرم‌افزارها در کنار هم استفاده کنید، به یک فرمول ایده‌آل می‌رسید. در ادامه، با درنظرگرفتن ویژگی‌های فوق، به معرفی بهترین نرم‌افزارها و ابزارهای مدیریت تیم که در ایران نیز شناخته شده هستند، می‌پردازیم.

نرم افزار مدیریت پروژه چیست؟

نرم افزار مدیریت پروژه ابزاری است که تمامی منابع لازم برای مدیریت یک پروژه را برنامه‌ریزی و سازماندهی کرده و تخصیص می‌دهد. این نرم‌افزار ضمن مشخص کردن وظایف و مسئولیت‌های هر کدام از اعضای تیم، به آنها کمک می‌کند تا با یکدیگر بهتر همکاری کرده و پیشرفت پروژه را پیگیری کنند. این نرم‌افزارها به مدیران پروژه اجازه می‌دهند تا هزینه‌ها را بهتر کنترل کنند، بتوانند پروژه‎‌ها را  در زمان مقرر به اتمام برسانند، همکاری با سایر ذی‌نفعان را تسهیل می‌کند و به اعضای تیم نیز کمک می‌کند تا وظایف و پروژه‌هایی را که متعهد به آن هستند به موقع تحویل دهند.

همانطور که حتماً متوجه شده‌اید، نرم افزار مدیریت تیم و نرم افزار مدیریت پروژه شبیه به هم به‌نظر می‌رسند. اما تفاوت اصلی آنها با یکدیگر در کارکرد آنهاست. کارکرد اصلی نرم‌افزار مدیریت پروژه، هدایت اعضای تیم در تمامی مراحل یک پروژه از برنامه‌ریزی ابتدایی تا اتمام پروژه و اطمینان از عملکرد موفق تیم‌ها در این زمینه است. در حالی که کارکرد اصلی نرم‌افزارهای مدیریت تیم صرفاً برای مدیریت کارهای روزانه و نظارت بر عملکرد اعضای تیم برای انجام به موقع وظایف آنهاست.

مهم‌ترین ویژگی‌های نرم افزارهای مدیر پروژه

یک نرم افزار مدیریت پروژه برای مدیریت کارآمد پروژه‌ها نیاز به داشتن ویژگی‌های خاصی دارد. در این قسمت برای آشنایی شما به تعدادی از ویژگی‌های ضروری برای ابزارهای مدیریت پروژه نگاهی خواهیم داشت:

– برنامه‌ریزی و زمان‌بندی پروژه‌ها: یک نرم افزار مدیریت پروژه باید بتواند وظایف و مسئولیت‌های هر یک از اعضای تیم را مشخص کرده و ضمن تعیین اولویت‌ها، ضرب‌الاجل انجام آنها را نشان دهد. همچنین باید بتواند رویدادهای مربوط به پروژه مانند نزدیک شدن به زمان سررسید را با استفاده از اعلان‌ها نشان دهد.

– همکاری تیمی: انجام پروژه‌ها مستلزم ارتباط مداوم اعضای تیم پروژه با یکدیگر و هماهنگ شدن است. بنابراین یک نرم افزار مدیریت پروژه باید بتواند ابزارهایی را برای برقراری ارتباط سریع و منظم در اختیار اعضای پروژه قرار دهد.

– ردیابی زمان: انجام به موقع کارها و اتمام پروژه در زمان درنظر گرفته شده، نقش مهمی در موفقیت‌آمیز بودن آنها دارد. بنابراین یکی از ویژگی‌های مهم یک نرم افزار مدیریت پروژه، امکان ردیابی و ثبت میزان زمان صرف شده برای انجام کارهاست. این ویژگی به شما امکان می‌دهد اصلاحات لازم را برای افزایش سرعت پروژه و انجام به موقع آن شناسایی و اعمال کنید.

– گزارش‌گیری: به دست آوردن یک دید کلی از میزان پیشرفت پروژه و آگاهی از کاستی‌ها و مشکلاتی که باید برطرف شوند، نیازمند دسترسی به گزارش‌های دقیق است. از ویژگی‌های ضروری یک نرم افزار مدیریت پروژه، داشتن ابزاری برای گزارش‌دهی است که بتواند داده‌های وارد شده در نرم‌افزار مدیریت پروژه را جمع‌آوری کرده و امکان تهیه گزارش‌های سفارشی از آنها را برای شما فراهم کند.

– بودجه‌بندی پروژه: هرچقدر یک پروژه بزرگتر باشد، کنترل و مدیریت هزینه‌های آن نیز مهم‌تر می‌شود. مدیریت کارآمد هزینه‌ها در سازمان‌ها، نیازمند یک ابزار مدیریت پروژه است که بتواند هزینه‌های شما را بودجه‌بندی و ردیابی کرده و در مورد عملکرد شما نسبت به بودجه تعیین شده، گزارش بدهد. این نرم‌افزار در حالت ایده‌آل باید گزارش‌های هفتگی و ماهانه در مورد هزینه‌های انجام شده و مخارج کلی پروژه به شما ارائه دهد و زمانی که هزینه‌ها بیشتر از بودجه تعیین شده باشد، برای شما اخطار ارسال کند.

بهترین نرم افزارهای مدیریت تیم و پروژه

هر یک از نرم‌افزارهای مدیریت تیم و پروژه به شیوه خاصی به شما کمک می‌کنند تا کارکنان و پروژه‌های سازمان خود را بهتر مدیریت کنید. بنابراین، بهترین گزینه برای شما نرم‌افزاری خواهد بود که نیازهای سازمان شما را بهتر برآورده کند. در ادامه به معرفی تعدادی از بهترین نرم افزارهای مدیریت تیم و پروژه می‌پردازیم:

برترین نرم‌افزارهای مدیریت تیم و پروژه

ترلو (Trello)

ترلو (Trello) یک نرم افزار مدیریت تیم است که زمان‌بندی و تعیین وظایف اعضای تیم را بسیار آسان می‌کند. این نرم‌افزار، به شما اجازه می‌دهد تا بر اساس سیستم Kanban، پروژه‌های بزرگ را به وظایف کوچک تقسیم کرده و آنها را برای انجام به افراد تیم واگذار کنید. این وظایف بر روی “کارت”هایی نمایش داده می‌شوند کهد که اعضای تیم می‌توانند نظرات خود را زیر آنها بنویسند و یا اسناد لازم را به آنها پیوست کنند. همچنین می‌توان ستون‌های مختلفی ایجاد کرد که مراحل مختلف یک پروژه را نشان بدهد و کارت‌های مرتبط به هر مرحله را در این ستون‌ها قرار داد.

به عنوان مثال، یک مدیر شبکه‌های اجتماعی ممکن است یک صفحه Trello جدید ایجاد کند تا به مدیریت تمام محتوای شبکه‌های اجتماعی که باید در طول هفته بارگذاری شود، کمک کند. ستون اول می‌تواند دارای برچسب «ایده‌های پست» باشد و حاوی ۲۰ کارت مختلف باشد که هر کدام ایده متفاوتی برای یک پست اجتماعی هستند.

ستون دوم می‌تواند “برای ارسال” نام‌گذاری شود و پست‌های نهایی که قرار است در آن هفته منتشر شوند، در این ستون قرار می‌گیرند. برای اینکه کارها راحت‎‌تر شوند، هر کارت می‌تواند حاوی متن دقیق پست مورد نظر، تاریخ مقرر برای انتشار آن و یک تصویر پیوست باشد.

ستون سوم هم «منتشر شده» نام می‌گیرد و هر پست اجتماعی که قبلا در آن هفته منتشر شده است را در خود جای می‌دهد. به این ترتیب، هنگامی که پست‌ها بارگذاری می‌شوند، کارت‌ها به راحتی از یک ستون به ستون دیگر منتقل می‌شوند و کل تیم شما را از پیشرفت‌های انجام شده مطلع می‌کنند.

Trello ابزاری عالی برای تیم‌هاست، زیرا محدودیتی برای تعداد افرادی که می‌توانند یک میزکار را مشاهده کنند، وجود ندارد. فرقی نمی‌کند که تیم شما از دو نفر تشکیل شده باشد یا هزار نفر. همچنین، هنگامی که یک کارت از یک ستون به ستون دیگر منتقل می‌شود، این به‌روزرسانی فورا برای همه اتفاق می‌افتد و اعلان‌ها به طور خودکار ارسال می‌شوند. بنابراین همه اعضای تیم همیشه در جریان پیشرفت کار خواهند بود.

اسلک (Slack)

حتما نام اسلک (Slack) را شنیده‌اید. این شرکت چند میلیارد دلاری که در سال ۲۰۰۹ تاسیس شد، یکی از سریع‌ترین رشدها در میان تمام سازمان در تمام دوران داشته است. این موضوع جای تعجب ندارد، زیرا ابزار مدیریت تیم این شرکت، ارتباطات اداری را به طرز فوق‌العاده‌ای آسان کرده است. اگر هرگز از این نرم‌افزار مدیریت تیم استفاده نکرده‌اید، نحوه عملکرد آن به این صورت است:

ابتدا در وب سایت Slack ثبت نام می‌کنید و یک نام برای تیم خود انتخاب می‌کنید، به عنوان مثال “ABC Marketing”. سپس از کارکنان خود دعوت می‌کنید تا به گروه شما بپیوندند. هنگامی که همه اعضای تیم شما به این گروه ملحق شدند، کار شروع می‌شود.

مکالمات در Slack در کانال‌های مختلف سازماندهی می‌شوند. شما می‌توانید کانال‌های مختلفی برای بحث در مورد موضوعات مختلف مانند یک پروژه خاص یا طرح‌های جدید شرکت ایجاد کنید. همچنین می‌توانید در هر یک از کانال‌ها، مکالمات را با توجه به موضوع آنها دسته‌بندی کنید.

اما این ابزار چیزی بیش از یک سرویس پیام متنی است. در اسلک کاربران می‌توانند اسناد را برای یکدیگر ارسال کنند و از طریق چت تصویری با یکدیگر گفتگو کنند. همچنین، از آنجایی که تمام ارتباطات در یک فضای مشترک انجام می‌شود، همه چیز در Slack – هر مکالمه، فایل پیوست و غیره – به راحتی قابل جستجو است. بنابراین داده‌های شما هرگز گم نمی‌شوند.

آسانا (Asana)

آسانا (Asana) یک نرم افزار مدیریت تیم با یک هدف اصلی است: کمک به شما در دستیابی به اهداف و رشد شرکت‌تان. در این نرم‌افزار، رهبران تیم می‌توانند برنامه‌های کاری را به گونه‌ای برنامه‌ریزی و بخش‌بندی کنند که به بهترین نحو با نیازهای آنها مطابقت داشته باشد. آسانا همچنین این قابلیت را به شما می‌دهد تا مشخص کنید وظایف به چه کسانی محول می‌شوند، برای انجام آنها ضرب‌الاجل تعیین کنید و تمام جزئیات مرتبط با آن را به اشتراک بگذارید.

هنگامی که کار بین اعضای تیم شما تقسیم شد، نظارت بر عملکرد کارکنان و اطمینان از اینکه هر پروژه به خوبی در مسیر خود پیش می‌رود، ساده خواهد بود. آسانا گزارش‌های مهم و کاربردی نیز برای تجزیه و تحلیل در دسترس شما قرار می‌دهد. بنابراین، با استفاده از آسانا صرف‌نظر از اینکه بر چند پروژه نظارت می‌کنید، همیشه در جریان پیشرفت کار خواهید بود.

Google Workspace

G Suite که اخیرا به Google Workspace تغییر نام داده است، مجموعه‌ای از نرم‌افزار‌های ابری شرکت گوگل است که برای کار تیمی و افزایش بهره‌وری طراحی شده‌اند و ابزارهایی ساده و کاربردی را برای رفع نیازهای مختلف شما در اختیارتان قرار می‌دهد. ما در اینجا ۱۹ برنامه موجود در این مجموعه را معرفی نمی‌کنیم، زیرا شما حتما از قبل با آنها آشنا هستید و احتمالا هر روز از بسیاری از آنها استفاده می‌کنید.

از سرویس‌های ایمیل و چت ویدیویی گرفته، تا نرم‌افزارهای نگارش اسناد و صفحات‌گسترده و راهکارهای ذخیره‌سازی دیجیتال، مجموعه G Suite راهکارهای مختلفی برای مدیریت کارهای تیمی در اختیار شما قرار می‌دهد و هزینه کمتری نسبت به سایر رقبای خارجی خود نیز دارد.

بیسکمپ (Basecamp)

بیسکمپ (Basecamp) یکی از شناخته‌شده‌ترین نرم‌افزارهای مدیریت پروژه است. در مقایسه با سایر نرم‌افزارهای پروژه، طراحی Basecamp بسیار ساده اما قدرتمند است. این نرم‌افزار کارها را به پروژه‎های مختلف تقسیم می‌کند. هر پروژه دارای امکاناتی مانند لیست کارها، تقویم، یادداشت و چت گروهی برای ارسال سریع پیام است. همچنین مکانی برای ذخیره اسناد، تصاویر و سایر فایل‌ها وجود دارد که کار گروهی و مدیریت پروژه را تسهیل می‌کند.

با این حال، دو ویژگی کلیدی وجود دارد که Basecamp را از سایر نرم‌های مدیریت پروژه متمایز می‌کند. اولین مورد این است که هر پروژه دارای یک قابلیت به نام بررسی خودکار است که با پرسیدن تعدادی سؤال تکراری از اعضای تیم، آنها را تشویق می‌کند تا پیشرفت کار خود را گزارش دهند و نیاز به جلسات غیر‌ضروری با مدیران کاهش پیدا کند. دومین ویژگی نیز این است که این نرم افزار به شکلی منحصر به فرد پیشرفت پروژه شما را نمایش می‌دهد. به این ترتیب که به شما امکان می‌دهد لیست کارها و وظایف مربوط به پروژه را روی یک منحنی شبیه تپه مشاهده کنید.

جیرا (Jira)

جیرا (Jira) یک ابزار محبوب برای مدیریت پروژه‌های توسعه نرم‌افزار است که از فلسفه توسعه چابک برای طراحی، بهینه‌سازی و انتشار تدریجی نرم‌افزارها استفاده می‌کند. جیرا (Jira) قابلیت‌های متعددی دارد که مختص تیم‌های توسعه نرم افزار است. مهم‌ترین آنها امکان مدیریت کارهایی است که باید روی نرم‌افزار انجام شود از جمله رفع باگ‌ها، انجام کدنویسی قسمت‌های تعیین شده و غیره.

جیرا (Jira) از ۲ روش اصلی برای نمایش وظایف و کارهای مربوط به پروژه به شما استفاده می‌کند: اسکرام بورد و بورد کانبان. تکنیک اسکرام پروژه‌های نرم‌افزاری را به قسمت‎‌های کوچکتری به نام اسپرینت تقسیم می‌کند و اسکرام بورد نرم‌افزار جیرا، فهرستی از کارهای باقی‌مانده و اسپرینت‌های در حال اجرا را به شما نمایش می‌دهد. بورد کانبان این نرم‌افزار نیز وظایف مربوط به پروژه را بر اساس سطح پیشرفت آنها بر روی تابلویی که به چندین ستون تقسیم شده است به شما نشان می‌دهد. با این اوصاف، اگر سازمان شما از روش‌های توسعه چابک نرم‌افزار استفاده می‌کند، نرم‌افزار Jira بهترین انتخاب برای مدیریت پروژه شما خواهد بود.

اتوماسیون فراگستر و مقایسه آن با نرم افزارهای مدیریت تیم خارجی

همانطور که در مقاله اتوماسیون اداری چیست راجع به مزایا و کاربردهای نرم‌افزارهای اتوماسیون صحبت شد، سیستم‌های اتوماسیون و راهکارهای ECM و BPMS با هدف خودکارسازی فرآیندهای یک سازمان و در نهایت افزایش بهره‌وری آنها طراحی شده‌اند. سیستم اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندهای فراگستر، علاوه بر خودکارسازی گردش کارها در سازمان، امکانات بیشتری را برای مدیریت تیم در اختیار شما قرار می‌دهند. از جمله می‌توان به ابزار مدیریت کارها و وظایف و قابلیت‌‌هایی مانند امکان پیگیری نامه‌ها، یادآوری برای قرار ملاقات‌ها، مدیریت زمان‌بندی‌ها و تقویم کاری، فرم‌ساز و ماژول‌های دیگر اشاره کرد. این قابلیت‌ها به شما امکان می‌دهند تا از اتوماسیون اداری فراتر از یک نرم‌افزار مدیریت پروژه استفاده کنید.

از دیگر قابلیت‌های اتوماسیون فراگستر که مدیریت تیم‌ها را تسهیل می‌کند، امکان استفاده از نرم‌افزار در چند سازمان، پیوست فایل و ارسال آن میان کاربران و پشتیبانی از هر ۲ نسخه وب و موبایل است. برای اطلاع از انواع ماژول‌های این نرم‌افزار به صفحه زیرسیستم‌های اتوماسیون اداری فراگستر مراجعه نمایید.

کلام آخر

در این مقاله سعی کردیم برترین ابزارهای مدیریت تیم و پروژه در جهان را همراه با ویژگی‌‌های اصلی آنها برای شما معرفی کنیم. همچنین، به مقایسه آنها با نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر پرداختیم. البته نرم‌افزار اتوماسیون رقیبی برای نرم افزارهای مدیریت تیم و پروژه محسوب نمی‌شود. همچنین تلاش کردیم تا با تعریف ویژگی نرم افزارهای مدیریت تیم و پروژه و معرفی بهترین نمونه‌های آنها، تفاوت‌های آنها را با اتوماسیون اداری بررسی کنیم. آگاهی از ویژگی‌های هر یک از این نرم‌افزارها به شما این امکان را می‌دهد ابزاری را انتخاب کنید که متناسب با نیازهای شماست.