معرفی بهترین نرم افزارها و ابزارهای مدیریت تیم برای کسب و کار شما

زمان تقریبی مطالعه: ۷ دقیقه

اگر مدیریت یک سازمان یا یک تیم کاری را بر عهده دارید، استفاده از نرم افزار مدیریت تیم به موفقیت شما کمک بسیاری می‌کند. با وبلاگ فراگستر و معرفی بهترین نرم افزارهای مدیریت تیم همراه باشید.

آشنایی با نرم افزار مدیریت تیم و مزایای آن برای مدیران سازمان‌ها و هر مدیری که رهبری یک تیم کاری را بر عهده دارد، ضروری خواهد بود. زیرا استفاده از این نرم‌افزارها بهره‌وری شما را افزایش داده و تیم شما را کارآمدتر می‌کنند. در این مقاله، به تعریف نرم‌افزار مدیریت تیم و معرفی بهترین نمونه‌های آن خواهیم پرداخت.

نرم افزار مدیریت تیم چیست؟

نرم‌افزار مدیریت تیم به هر برنامه کامپیوتری گفته می‌شود که به فرد کمک می‌کند تا بهتر با سایر افراد تیم همکاری کند، بهتر با آنها ارتباط برقرار کند و در نهایت مدیریت گروهی آنها را تسهیل کند. چنین ابزارهایی بهره‌وری را نیز افزایش داده و کیفیت کاری یک تیم را بالا می‌برند.

نرم افزار مدیریت تیم چیست

چند مورد از ویژگی‌های ضروری در هر نرم‌افزار مدیریت تیم عبارتند از:

زمان‌بندی وظایف تیم: یک تقویم مشترک به مدیر تیم اجازه می‌دهد تا وظایف هر یک از اعضای تیم را زمان‌بندی و تعیین کند و بر پیشرفت آنها نظارت داشته اشد.

ایجاد ارتباط بین تیم: تیم‌های موفق، آنهایی هستند که در کار گروهی موفق هستند. یک نرم‌افزار مدیریت تیم با کیفیت، به اعضای تیم اجازه می‌دهد تا به راحتی با یکدیگر ارتباط برقرار کنند.

گزارش تفصیلی: بهبود عملکرد بدون تجزیه و تحلیل آن تقریبا غیرممکن است. بنابراین، رهبران سازمان‌ها برای مدیریت بهتر تیم‌های خود نیاز به دسترسی به چنین گزارش‌هایی دارند.

آنچه لازم است بدانید، این است که بسیاری از نرم‌افزارهای مدیریت تیم از تمامی ویژگی‌های فوق برخوردار نیستند. در عوض، معمولا هر نرم‌افزار در یک قابلیت خاص تخصص دارد. بنابراین در صورتی که بتوانید از تعدادی از این نرم‌افزارها در کنار هم استفاده کنید، به یک فرمول ایده‌آل می‌رسید.

در ادامه، با در نظر گرفتن ویژگی‌های فوق، به معرفی بهترین نرم‌افزارها و ابزارهای مدیریت تیم که در ایران نیز شناخته شده هستند، می‌پردازیم.

بهترین نرم افزار مدیریت تیم

هر یک نرم‌افزارهایی که در ادامه معرفی می‌شوند، به شیوه خاصی به شما کمک می‌کنند تا کارکنان خود را بهتر مدیریت کنید. البته، بهترین گزینه برای شما نرم‌افزاری خواهد بود که نیازهای سازمان شما را بهتر برآورده کند.

برترین نرم افزارهای مدیریت تیم

ترلو (Trello)

ترلو (Trello) یک نرم افزار مدیریت تیم است که زمان‌بندی و تعیین وظایف اعضای تیم را بسیار آسان می‌کند. این نرم‌افزار، به شما اجازه می‌دهد تا بر اساس سیستم Kanban، پروژه‌های بزرگ را به وظایف کوچک تقسیم کرده و آنها را برای انجام به افراد تیم واگذار کنید. این وظایف بر روی “کارت”هایی نمایش داده می‌شوند کهد که اعضای تیم می‌توانند نظرات خود را زیر آنها بنویسند و یا اسناد لازم را به آنها پیوست کنند. همچنین می‌توان ستون‌های مختلفی ایجاد کرد که مراحل مختلف یک پروژه را نشان بدهد و کارت‌های مرتبط به هر مرحله را در این ستون‌ها قرار داد.

به عنوان مثال، یک مدیر شبکه‌های اجتماعی ممکن است یک صفحه Trello جدید ایجاد کند تا به مدیریت تمام محتوای شبکه‌های اجتماعی که باید در طول هفته بارگذاری شود، کمک کند. ستون اول می‌تواند دارای برچسب «ایده‌های پست» باشد و حاوی ۲۰ کارت مختلف باشد که هر کدام ایده متفاوتی برای یک پست اجتماعی هستند.

ستون دوم می‌تواند “برای ارسال” نام‌گذاری شود و پست‌های نهایی که قرار است در آن هفته منتشر شوند، در این ستون قرار می‌گیرند. برای اینکه کارها راحت‎‌تر شوند، هر کارت می‌تواند حاوی متن دقیق پست مورد نظر، تاریخ مقرر برای انتشار آن و یک تصویر پیوست باشد.

ستون سوم هم «منتشر شده» نام می‌گیرد و هر پست اجتماعی که قبلا در آن هفته منتشر شده است را در خود جای می‌دهد. به این ترتیب، هنگامی که پست‌ها بارگذاری می‌شوند، کارت‌ها به راحتی از یک ستون به ستون دیگر منتقل می‌شوند و کل تیم شما را از پیشرفت‌های انجام شده مطلع می‌کنند.

Trello ابزاری عالی برای تیم‌هاست، زیرا محدودیتی برای تعداد افرادی که می‌توانند یک میزکار را مشاهده کنند، وجود ندارد. فرقی نمی‌کند که تیم شما از دو نفر تشکیل شده باشد یا هزار نفر. همچنین، هنگامی که یک کارت از یک ستون به ستون دیگر منتقل می‌شود، این به‌روزرسانی فورا برای همه اتفاق می‌افتد و اعلان‌ها به طور خودکار ارسال می‌شوند. بنابراین همه اعضای تیم همیشه در جریان پیشرفت کار خواهند بود.

اسلک (Slack)

حتما نام اسلک (Slack) را شنیده‌اید. این شرکت چند میلیارد دلاری که در سال ۲۰۰۹ تاسیس شد، یکی از سریع‌ترین رشدها در میان تمام سازمان در تمام دوران داشته است. این موضوع جای تعجب ندارد، زیرا ابزار مدیریت تیم این شرکت، ارتباطات اداری را به طرز فوق‌العاده‌ای آسان کرده است. اگر هرگز از این نرم‌افزار مدیریت تیم استفاده نکرده‌اید، نحوه عملکرد آن به این صورت است:

ابتدا در وب سایت Slack ثبت نام می‌کنید و یک نام برای تیم خود انتخاب می‌کنید، به عنوان مثال “ABC Marketing”. سپس از کارکنان خود دعوت می‌کنید تا به گروه شما بپیوندند. هنگامی که همه اعضای تیم شما به این گروه ملحق شدند، کار شروع می‌شود.

مکالمات در Slack در کانال‌های مختلف سازماندهی می‌شوند. شما می‌توانید کانال‌های مختلفی برای بحث در مورد موضوعات مختلف مانند یک پروژه خاص یا طرح‌های جدید شرکت ایجاد کنید. همچنین می‌توانید در هر یک از کانال‌ها، مکالمات را با توجه به موضوع آنها دسته‌بندی کنید.

اما این ابزار چیزی بیش از یک سرویس پیام متنی است. در اسلک کاربران می‌توانند اسناد را برای یکدیگر ارسال کنند و از طریق چت تصویری با یکدیگر گفتگو کنند. همچنین، از آنجایی که تمام ارتباطات در یک فضای مشترک انجام می‌شود، همه چیز در Slack – هر مکالمه، فایل پیوست و غیره – به راحتی قابل جستجو است. بنابراین داده‌های شما هرگز گم نمی‌شوند.

آسانا (Asana)

آسانا یک نرم افزار مدیریت تیم با یک هدف اصلی است: کمک به شما در دستیابی به اهداف و رشد شرکت‌تان. در این نرم‌افزار، رهبران تیم می‌توانند برنامه‌های کاری را به گونه‌ای برنامه‌ریزی و بخش‌بندی کنند که به بهترین نحو با نیازهای آنها مطابقت داشته باشد. آسانا همچنین این قابلیت را به شما می‌دهد تا مشخص کنید وظایف به چه کسانی محول می‌شوند، برای انجام آنها ضرب‌الاجل تعیین کنید و تمام جزییات مرتبط با آن را به اشتراک بگذارید.

هنگامی که کار بین اعضای تیم شما تقسیم شد، نظارت بر عملکرد کارکنان و اطمینان از اینکه هر پروژه به خوبی در مسیر خود پیش می‌رود، ساده خواهد بود. آسانا گزارش‌های مهم و کاربردی نیز برای تجزیه و تحلیل در دسترس شما قرار می‌دهد. بنابراین، با استفاده از آسانا صرف‌نظر از اینکه بر چند پروژه نظارت می‌کنید، همیشه در جریان پیشرفت کار خواهید بود.

G Suite به عنوان نرم افزار مدیریت تیم

G Suite که اخیرا به Google Workspace تغییر نام داده است، مجموعه‌ای از نرم‌افزار‌های ابری شرکت گوگل است که برای کار تیمی و افزایش بهره‌وری طراحی شده‌اند و ابزارهایی ساده و کاربردی را برای رفع نیازهای مختلف شما در اختیارتان قرار می‌دهد. ما در اینجا ۱۹ برنامه موجود در این مجموعه را معرفی نمی‌کنیم، زیرا شما حتما از قبل با آنها آشنا هستید و احتمالا هر روز از بسیاری از آنها استفاده می‌کنید.

از سرویس‌های ایمیل و چت ویدیویی گرفته، تا نرم‌افزارهای نگارش اسناد و صفحات‌گسترده و راهکارهای ذخیره‌سازی دیجیتال، مجموعه G Suite راهکارهای مختلفی برای مدیریت کارهای تیمی در اختیار شما قرار می‌دهد و هزینه کمتری نسبت به سایر رقبای خارجی خود نیز دارد.

اتوماسیون فراگستر و مقایسه آن با نرم افزارهای مدیریت تیم خارجی

همانطور که در مقاله اتوماسیون اداری چیست راجع به مزایا و کاربردهای نرم افزارهای اتوماسیون صحبت شد، سیستم‌های اتوماسیون و راهکارهای ECM و BPMS با هدف خودکارسازی فرآیندهای یک سازمان و در نهایت افزایش بهره‌وری آنها طراحی شده‌اند. اما سیستم‌های جامع اتوماسیون، علاوه بر خودکارسازی گردش‌کار در سازمان، امکانات بیشتری برای مدیریت تیم نیز در اختیار شما قرار می‌دهند. برای مثال می‌توان به قابلیت‌های موجود در نرم‌افزار اتوماسیون فراگستر مانند امکان پیگیری نامه‌ها، یادآوری برای قرار ملاقات‌ها، مدیریت زمان‌بندی‌ها و تقویم کاری، فرم‌ساز و ماژول‌های دیگر اشاره کرد. این قابلیت‌ها به شما اجازه می‌دهند تا از اتوماسیون اداری فراتر از یک نرم‌افزار مدیریت پروژه استفاده کنید.

از قابلیت‌های دیگر فراگستر امکان استفاده از نرم‌افزار در چند سازمان، پیوست فایل و ارسال آن میان کاربران و پشتیبانی از هر دو نسخه وب و موبایل است. برای اطلاع از انواع ماژول‌های این نرم‌افزار به صفحه زیرسیستم‌های اتوماسیون اداری فراگستر مراجعه نمایید.

کلام آخر

در این مقاله سعی کردیم برترین ابزارهای مدیریت تیم در جهان مانند G-suite را معرفی کرده و ویژگی‌‌های اصلی آنها را شناسایی کنیم تا درک دقیقی از قابلیت‌‎های آنها را برای شما فراهم شود. همچنین، به مقایسه آنها با نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر پرداختیم.

البته این ادعا وجود ندارد که نرم‌افزار اتوماسیون رقیبی برای نرم افزار مدیریت تیم محسوب می‌شود. بلکه سعی شده تا با تعریف نرم افزار مدیریت تیم و معرفی بهترین نمونه‌های آن، تفاوت‌های آنها را با اتوماسیون اداری بررسی کنیم. آگاهی از ویژگی‌های هر یک از این نرم‌افزارها به شما این امکان را می‌دهد بهترین نرم‌افزار مدیریت تیم را متناسب با نیازهای خود انتخاب کنید.