طبقهبندی مکاتبات و اسناد محرمانه برای هر سازمانی ضروری است. در حالی که در مکاتبات کاغذی به راحتی میتوان میزان محرمانگی نامه ها را با مهر و موم خاص آن مشخص و اعلام کرد، حجم زیادی از مکاتبات سازمانهای امروزی به صورت دیجیتال و از طریق کامپیوتر انجام میشود. این مساله امکان طبقهبندی مکاتبات و اسناد دیجیتال را به یک ضرورت مهم تبدیل میکند. با اتوماسیون فراگستر شما میتوانید اسناد و مکاتبات دیجیتالی سازمان خود را نیز طبقه بندی کنید. برای آشنایی با تعریف سند محرمانه و نحوه طبقهبندی اسناد محرمانه در اتوماسیون اداری فراگستر با این مقاله و وبلاگ فراگستر همراه باشید.
کارتابل اتوماسیون اداری فراگستر، محلی است که شما میتوانید در آن، نامهها و ارجاعات دریافتی خود را مشاهده کنید. یکی از قابلیتهای سامانه فراگستر، هوشمند بودن کارتابل آن است. به این معنی که شما میتوانید برای آن قوانینی تعریف کنید که بر اساس آنها، نامههای دریافتی را به صورت خودکار دستهبندی کند. به عنوان مثال میتوانید قانونی تعریف کنید که اگر نامهای از سمت “مدیر مالی” با موضوعی که شامل عبارت “صورتحساب” است، دریافت کردید، این نامه به طور خودکار وارد یک پوشه خاص با عنوان “صورتحسابهای دریافتی” شود. در این مقاله در مورد نحوه تعیین قوانین کارتابل اتوماسیون فراگستر خواهید خواند.
مکاتبات الکترونیکی در سازمان از راههای متعددی انجام میشود. یکی از این راهها استفاده از نرم افزارهای پست الکترونیک یا ایمیل است. با این حال بسیاری از کاربران سازمانی نیاز دارند که بتوانند نامههای دریافتی از طریق ایمیل را به صورت نامه رسمی در سیستمهای اتوماسیون اداری ثبت کرده و آنها را برای انجام اقدامات مربوطه در سازمان به گردش دربیاورند. این دسته از امکانات اتوماسیون فراگستر در زیرسیستم مدیریت پست الکترونیک فراگستر گنجانده شده است. یکی از امکاناتی که این زیرسیستم در اختیار شما قرار میدهد، امکان ثبت ایمیلهای دریافتی به عنوان نامه است. در ادامه این مقاله نحوه تبدیل ایمیل های دریافتی به نامه در اتوماسیون اداری فراگستر را بررسی میکنیم.
وظیفه مدیران در سازمان اساساً سازماندهی منابع و نظارت بر آنها برای رسیدن به اهداف سازمان است. اما با حجم کاری بالا و تنوعی که در فعالیتهای روزانه سازمانهای مختلف وجود دارد، غیر ممکن هست که یک نفر بتواند تمامی فعالیتهای سازمان را به تنهایی مدیریت کند. به همین علت است که عنوان شغلی مدیریت در سازمانها مختص یک نفر نیست و تعداد زیادی مدیر در هر سازمان وجود دارد. این مدیران در کنار هم و با سلسله مراتب خاصی فعالیت میکنند. در این مقاله در مورد سطوح مختلف مدیریتی در سازمان، کارکرد آنها و مهارت های لازم برای مدیران در هر یک از این سطوح صحبت خواهیم کرد.
یکی از انواع نامههای مرسوم اداری، معرفی نامه است. اگر تا به حال برای انجام یک کار اداری اقدام کرده باشید حتما با این موضوع مواجه شدهاید که برای انجام یک کار مجبور شوید به چندین سازمان مراجعه کنید. در واقع بوروکراسی اداری از یک سو و پیچیدگی و تخصصی شدن کارها از سوی دیگر، باعث شده تا شما مجبور به مراجعه به چندین سازمان یا واحد سازمانی شوید. از آنجایی که ارتباط با سازمانها نیز باید به طور رسمی و مکتوب باشد نیازمند استفاده از نامه اداری است. در این حالت سازمانها و واحدهای سازمانی برای ارجاع کار شما به یک سازمان یا واحد دیگر از یک معرفی نامه اداری استفاده میکنند. در این مقاله به تعریف معرفی نامه اداری و انواع آن پرداخته و نمونهای از هر کدام را برای شما میآوریم.
اگر مکاتبات اداری شما زیاد است و نیاز به پیگیری و ثبت آنها دارید، باید از یک دفتر اندیکاتور کاغذی یا نمونه دیجیتال آن استفاده کنید. ثبت، شمارهگذاری، دستهبندی و پیگیری مکاتبات اداری کاریست که در سازمانهای بزرگتر توسط واحدهای دبیرخانه انجام میشود. این سازمانها نیز معمولاً از نرم افزارهای حرفهای مانند اتوماسیون اداری فراگستر استفاده میکنند. اما برای شروع کار و برای ثبت و شمارهگذاری ساده مکاتبات خود بهصورت دیجیتالی، میتوانید از یک فایل اکسل استفاده کنید.
همه ما در زندگی خود با مفهوم اخلاق و انتخابهای اخلاقی روبرو میشویم. از این منظر وقتی از اخلاق صحبت میکنیم، منظورمان استاندارهای اخلاقی است که به ما میگویند چه کاری بد و چه کاری خوب است. اخلاق سازمانی هم در مورد همین پرسشها صحبت میکند. با این تفاوت که اخلاق سازمانی مربوط به رفتارها و انتخابهایی که سازمانها یا کارکنان آنها انجام میدهند و تمامی افراد سازمان اعم از مدیران و کارکنان را دربرمیگیرد. برای آشنایی با تعریف اخلاق سازمانی و راههای پیادهسازی آن در سازمان با این مقاله و وبلاگ فراگستر همراه باشید.
استفاده از دادهها مزایای زیادی برای هر کسب و کار دارد. یک سازمان داده محور شانس بیشتری برای موفقیت در دراز مدت و حفظ مزیتهای رقابتی خود دارد. مطالعات نیز نشان میدهد که شرکتهای داده محور به طور متوسط سالانه بیش از ۳۰ درصد رشد میکنند. به همین علت اکنون بیش از هر زمان دیگری، داده محور بودن برای هر کسب و کاری ضروری است. اما متأسفانه، بسیاری از شرکتها هنوز نمیدانند داده محور بودن به چه معناست. در این مقاله به تعریف سازمان داده محور و ویژگیهای اصلی آن میپردازیم.
اتوماسیون فراگستر
پروژههای موفق اتوماسیون فراگستر
شرکت فراگستر
تماس با فراگستر
تهران، خیابان مطهری،خیابان کوه نور، خیابان سمنانی (هفتم) – پلاک 11
تلفن: 42623-021
فکس: 88172998-021
info@faragostar.net
کدپستی: 1587695611
درباره فراگستر
شرکت فراگستر که در سال 1380 بصورت سهامی خاص تاسیس گردید، با بیش از دو دهه فعالیت مستمر و پویا، هماکنون در زمره شرکتهای برتر ارائه دهنده نرمافزارهای اتوماسیون کسب و کار در کشور شناخته میشود. ما شرکتی دانش بنیان، دارای رتبه یک شورایعالی انفورماتیک و همچنین تندیس طلایی رعایت حقوق مصرف کنندگان در طی 5 سال متوالی هستیم. در کارنامه فراگستر اجرای پروژههای موفق با سازمانها و نهادهای بزرگی مانند بانک ملی ایران، ایرانسل، دیوان عدالت اداری و … وجود دارد. در حال حاضر بیش از 2600 سازمان با گستردگی 600 هزار کاربر با نرمافزار فراگستر، بهرهوری تیمشان را افزایش دادهاند.