انواع سطوح مدیریتی در سازمان و ویژگیها و وظایف آنها
وظیفه مدیران در سازمان اساساً سازماندهی منابع و نظارت بر آنها برای رسیدن به اهداف سازمان است. اما با حجم کاری بالا و تنوعی که در فعالیتهای روزانه سازمانهای مختلف وجود دارد، غیر ممکن است که یک نفر بتواند تمامی فعالیتهای سازمان را به تنهایی مدیریت کند. به همین علت است که عنوان شغلی مدیریت در سازمانها مختص یک نفر نیست و تعداد زیادی مدیر در هر سازمان وجود دارد. این مدیران در کنار هم و با سلسله مراتب خاصی فعالیت میکنند. در این مقاله به بررسی این سوال میپردازیم که سطوح سازمانی چیست؟ و هچنین در مورد سطوح مختلف مدیریت در سازمان، کارکرد آنها و مهارت های لازم برای مدیران در هر یک از این سطوح صحبت خواهیم کرد.
مشاهده فهرست مطالب
سطوح مدیریت در سازمان
اصطلاح سطوح مدیریتی بیشتر در مورد ساختارهای سلسله مراتبی بهکار میرود. این نوع سلسه مراتب مدیریتی در سازمان به شما کمک میکند یک زنجیره مدیریتی بالا به پایین داشته باشید و بتوانید سریعتر سازمان خود را رشد و توسعه دهید. از رایجترین شیوههای سازماندهی مدیران یک سازمان تقسیم آنها به 3 سطح اصلی مدیریتی (ارشد، میانی و عملیاتی) است. در ادامه به توصیف هر یک از این سطوح و نمونههایی از عناوین شغلی مرتبط میپردازیم.
سطوح مدیریت در سازمان
سطح مدیریت عملیاتی
مدیریت عملیاتی، سرپرستی، مدیریت سطح پایین یا همان مدیریت سطح پایه، از جمله عناوینی هستند که برای توصیف این سطح از مدیریت استفاده میشوند. دقت کنید که مدیران پایه تنها یکی از انواع سمتهای عملیاتی هستند و نباید با سایر کارکنان سازمان اشتباه گرفته شوند؛ اما مدیران پایه چه کسانی هستند؟ مدیران عملیاتی و سرپرستان در پایینترین سطح سلسله مراتب مدیریتی بوده و افرادی هستند که مستقیما با کارکنان سازمان در ارتباط هستند. این افراد معمولا خود عضوی از تیم اجرایی هستند و بر فعالیت سایر اعضای تیم نظارت میکنند. همچنین، این نوع مدیران، واسطی میان کارکنان پایه سازمان و مدیران میانی بوده و دستورات خود را از بالا میگیرند.
بیشتر بخوانید: پست سازمانی چیست؟ سمت و پست سازمانی چه فرقی دارند؟
وظایف مدیران عملیاتی
برخی از وظایف اصلی مدیران عملیاتی و سرپرستان عبارتند از:
- ارزیابی و نظارت بر فعالیتهای افراد تحت مدیریت خود
- ایجاد هماهنگی میان کارکنان با برنامههای عملیاتی سازمان
- نظارت بر کیفیت نهایی خدمات یا محصولات تولیدی
- کمک در تدوین برنامههای عملیاتی برای رسیدن به اهداف سازمان
- انتقال نقطه نظرات و بازخوردها میان مدیران بالادست و کارکنان
برخی از وظایف مدیران عملیاتی
ویژگیهای مدیران عملیاتی
آنچه یک مدیر عملیاتی را از سایر مدیران متمایز میکند، مهارتهای فنی آنهاست. این مدیران میتوانند کارهای عملیاتی و فنی را نیز به خوبی انجام دهند و عملگراتر از سایر مدیران هستند. آنها همچنین به این مهارتها برای امکان نظارت دقیق بر کیفیت فعالیتهای افراد زیردست خودنیاز دارند. مهارتهای فنی این مدیران بسته به واحدی که در آن فعالیت میکنند متفاوت خواهد بود. این مهارتها میتواند، مهارتهای مالی، مهارتهای IT یا مهارتهای فروش باشد. از جمله نمونه سمتهای مدیریت عملیاتی میتوان به مدیر دفتر، مدیر واحد، سرپرست و …
سطح مدیریت میانی
همانطور که از نام آن پیداست، این سطح مربوط به مدیرانی است که بین مدیران ارشد و مدیران عملیاتی قرار گرفته و میان آنها هماهنگی برقرار میکنند. آنها گزارشهای مدیران عملیاتی را برای مدیران عالی منعکس میکنند و هم بر مدیران عملیاتی و هم بر عملکرد کارکنان نظارت میکنند. از این لحاظ مدیران میانی به نوعی گوش و چشم مدیران ارشد محسوب میشوند. این مدیران قدرت زیادی در برخورد با کارکنان و پذیرش یا رد درخواستهای آنان دارند که باعث میشود رفتار آنها به عنوان یک الگو تلقی شده و تاثیر زیادی بر فرهنگ سازمانی بگذارد. این مدیران همچنین نقش مهمی در حفظ فرهنگ سازمانی دارند زیرا نقش اصلی استخدام و تربیت نیروی انسانی جدید برعهده آنهاست. این سطح مدیریت شامل مدیران برخی از واحدهای سازمان مانند واحد منابع انسانی نیز میشود.
از وظایف اصلی مدیران میانی، اطمینان از انجام صحیح فعالیت های روزانه سازمان است
وظایف مدیران میانی
برخی از وظایف اصلی که بر عهده مدیران میانی است، عبارتند از:
- اطمینان از انجام صحیح فعالیت های روزانه سازمان
- کارکنان جدید را آموزش میدهند و رویه های سازمان را برای آنها تبیین میکنند
- بر عملکرد مدیران عملیاتی نظارت میکنند
- دستورالعملهای لازم برای اجرای برنامههای کلان سازمان را تدوین میکنند
- نظارت بر کیفیت خروجی کار مدیران عملیاتی
- انتقال نقطه نظرات و بازخوردها میان مدیران ارشد و مدیران میانی
- تهیه گزارش از عملکرد کارکنان
برخی از وظایف مدیران میانی
ویژگیهای مدیران میانی
همانطور که دیدید نظارت بر عملکرد کارکنان و هماهنگ سازی آنها با انتظارات مدیران ارشد از وظایف اصلی مدیران میانی است. بههمین دلیل مهارت های این سطح از مدیران نیز باید با این وظایف تناسب داشته باشد. یکی از اصلیترین مهارتهایی که از مدیران میانی انتظار میرود، مهارتهای نرم است که “مهارتهای انسانی”، “مهارتهای ارتباطی” یا “مهارتهای بینفردی” نیز خوانده میشود.
وجود این نوع مهارتها برای تمامی سطوح مدیران ضروری است، اما برای مدیران میانی بیشترین اهمیت را دارد. این نوع مهارتها شامل توانایی گوش دادن فعال، توانایی برقراری ارتباط موثر و انعطافپذیری بوده و برای ایجاد ارتباط مناسب با کارکنان سازمان و هماهنگی بین سطوح مختلف سازمان ضروری است. مهارتهای نرم به مدیران میانی اجازه میدهد تا مشکلات مدیران عملیاتی را بهتر درک کنند و و به شکل بهتری آن را به مدیران ارشد بفهمانند. به اینترتیب این نوع مهارتها، نقش مهمی در برقراری هماهنگی و انسجام میان سطوح مختلف سازمان نیز بازی میکند.
سایر مهارتهای انسانی که از مدیران میانی انتظار میرود شامل: مهارت در مدیریت عملکرد، مهارت همدلی با کارکنان، مهارتهای لازم برای جذب نیروهای انسانی شایسته، پشتکار، خودآگاهی، تفکر سیستمی، توانایی همکاری و مهارتهای تصمیمگیری. از نمونه سمتهای مدیران میانی نیز میتوان به مدیران واحد منابع انسانی، مدیران شعب، مدیر پروژه و مدیر بازاریابی اشاره کرد.
انواع مدیران پایه و میانی
قبل از ورود به سطح مدیریت ارشد، بهتر است کمی بیشتر با سطوح مدیریتی پایه و میانی آشنا شویم؛ در همین راستا، لیستی از انواع مدیران پایه و میانی را برای شما آماده کردهایم:
مدیر بخش یا واحد: وظیفه کلی این دسته از مدیران، مدیریت عملیات روزانه، تعیین اهداف، نظارت بر عملکرد کارکنان و رسیدگی به مسائل مربوط به بخش خود میباشد؛ برخی از نمونه های مدیر بخش یا واحد عبارتاند از مدیران بخش تولید، بازاریابی، مالی، منابع انسانی و… .
مدیر پروژه: وظایف این دسته از مدیران عبارت است از برنامهریزی پیشرفت پروژه، بودجهبندی و تخصیص منابع مانی و انسانی، نظارت بر پیشرفت پروژه و هماهنگی با اعضای تیم.
مدیر منطقهای: مدیران منطقهای به مدیریت و نظارت بر عملکرد شعب، فروشگاهها یا واحدهای موقعیتدار در یک منطقه مشخص میپردازند و حتی گاهی مدیریت آنها در مناطق مختلف را بر عهده دارند.
مدیر محصول: مدیر محصول، مسئولیت مدیریت طراحی و تولید یک محصول یا خط محصول خاص را بر عهده دارد. وظایف این دسته از مدیران عبارت است از برنامهریزی، توسعه، بازاریابی و نظارت بر عملکرد محصول.
سطح مدیریت ارشد
مدیریت ارشد سازمان به آندسته از مدیرانی گفته میشود که در بالاترین سطح مدیریت اجرایی یک سازمان قرار دارنئ؛ شایان ذکر است که مدیران ارشد تحت عنوان مدیر اجرایی نیز شناخته میشوند. آنها اهداف کلان، چشماندازها و استراتژیهای سازمان را تعیین میکنند و بالاترین قدرت تصمیمگیری در سازمان را دارند. این مدیران وضعیت کنونی سازمان را نیز ارزیابی کرده و اهداف کوتاهمدت و بلندمدت سازمان را بازبینی میکنند. نتایج این ارزیابی بر استراتژیهای سازمان نیز اثر میگذارد. به همین دلیل، عملکرد آنها بر تمامی افراد سازمان از سهامداران گرفته تا کارکنان پایه تاثیر بسزایی دارد.
تصمیمات مالی سازمان نیز معمولاً توسط مدیران ارشد یا همان مدیران اجرایی اتخاد میشود. آنها بیشتر به تصمیمات کلان سازمان، مدیریت منابع سازمان و ارتباطات با سازمانهای دیگر میپردازند و جزئیات کار را به مدیران میانی و عملیاتی میسپارند. تصمیمات کلان این نوع مدیران و نوع مدیریت کارکنان سازمان، تاثیر مسقیمی بر موفقیت سازمان دارد.
انواع مدیر اجرایی
برخی از انواع مدیران ارشد عبارتاند از:
- مدیر ارشد مالی
- مدیر ارشد فناوری
- مدیر ارشد بازاریابی
- مدیر ارشد عملیات
- مدیر کل سازمان
- و…
وظایف مدیران ارشد
برخی از وظایف اصلی مدیران ارشد عبارتند از:
- ارزیابی وضعیت سازمان و انجام اصلاحات متناسب
- هدفگذاری و تعیین استراتژی برای سازمان
- ایجاد یک محیط کاری سالم
- نمایندگی کردن از سازمان در خارج از محیط کار
- نظارت بر عملکرد مالی سازمان
- رهبری سازمان و کارکنان
- تلاش برای تامین منافع تمامی ذینفعان (از جمله سهامداران، کارکنان و مشتریان)
- افزایش بهرهوری سازمان
- آماده ساختن سازمان برای مقابله با رقبا
- مدیریت فرهنگ سازمانی
- نظارت بر عملکرد مدیران میانی
برخی از وظایف مدیران ارشد
ویژگیهای مدیران ارشد
با توجه به آنچه در مورد وظایف مدیران ارشد و نقش آنها گفتیم، ویژگیها و مهارتهای مورد انتظار از آنها نیز مشخص میشود. از جمله این مهارتها توانایی تحلیل شرایط بازار و عملکرد فعلی سازمان است. مدیران باید بتوانند توانایی و شانس سازمان را برای موفقیت تخمین بزنند و متناسب با آن به تعیین اهداف و استراتژیهایی بپردازند تا بهترین نتیجه برای سازمان حاصل شود. از دیگر ویژگیهایی که از مدیران ارشد انتظار میرود و در موفقیت آنها اثر دارد، رهبری است.
برخلاف مدیران میانی که از آنها بیشتر انتظار مدیریت میرود، مدیران ارشد باید مانند یک رهبر با کارکنان برخورد کرده و در زمانهای بحران به یاری آنها بشتابند. مدیرانی که رهبران موفقی هستند، الگوی عمل برای کارکنان خود هستند، با آنها ارتباط برقرار کرده و به آنها واقعاً توجه میکنند. کارکنان نیز معمولاً انگیزه بیشتری برای کسب رضایت آنها و رسیدن به اهداف سازمان خواهند داشت.
بیشتر مهارتهای مورد انتظار از مدیران ارشد به 2 دسته مهارتهای ادراکی و مهارتهای انسانی تقسیم میشود. مهارتهای ادراکی مربوط به توانایی آنها برای تحلیل وضعیت سازمان، پیشبینی چالشها و تصمیمگیری موثر در مورد آنهاست. اما مهارتهای انسانی به خصوصیاتی اشاره دارد که در اجرای بهتر این نقشها موثر است. از جمله مهارتهای انسانی میتوان به خوشبینی، روحیه کار تیمی، انگیزه بالا، وفاداری به سازمان و ذینفعان آن، قابل اعتماد بودن، اعتماد به نفس، داشتن شفافیت در کارها، تفکر سیستمی، مصمم بودن، پایبندی به اخلاقیات، کنجکاوی و هوش عاطفی اشاره کرد.
بیشتر بخوانید: چگونه مدیر موفقی باشیم؟
مهارت های لازم برای مدیران
تا اینجا در مورد سطوح مختلف مدیریتی صحبت کردیم. همانطور که خواندید، در هر کدام از این سطوح، داشتن برخی مهارتها اهمیت بیشتری نسبت به سایر سطوح دارد. با این حال تمامی مهارتهای مورد نیاز برای مدیران میتوانند در سطوح مختلف مدیریت کارایی داشته باشند. برای اینکه درک بهتری از مهارتهای لازم برای مدیران در سطوح مختلف داشته باشید، باید با انواع این مهارتها آشنا باشید.
مهارتهای لازم برای مدیران اصولاً به 3 دسته تقسیم میشوند:
- مهارتهای فنی
- مهارتهای انسانی
- مهارتهای ادراکی (ذهنی)
مهارتهای اصلی مورد نیاز برای مدیران به سطح آنها بستگی دارد. هر چه به سمت سطوح بالاتر مدیریت میرویم، این ترکیب تفاوت خواهد کرد. به عنوان نمونه، مدیران عملیاتی در صورت ارتقاء به جایگاه مدیران میانی، نیاز کمتری به مهارتهای فنی خواهند داشت. به همین ترتیب مدیران میانی در صورت ارتقاء به جایگاه مدیران ارشد، نیاز بیشتری به مهارتهای ادراکی خواهند داشت. در ادامه به شرح هر کدام از این مهارتها میپردازیم:
مهارتهای ادراکی (ذهنی)
این نوع مهارتها از قابلیت تفکر انتزاعی نشأت میگیرند و مربوط به توانایی مدیران برای ایجاد هماهنگی میان واحدها و فعالیتهای مختلف سازمان است. داشتن این مهارت به مدیران امکان میدهد تا روابط اجزای یک سازمان را با یکدیگر و با محیط خارج از سازمان درک کنند و بتوانند تمامی این روابط را تجزیه و تحلیل کرده و ضمن پیشبینی اثرات آنها، تغییرات لازم را برای دستیابی به اهداف سازمانی تعیین کنند.
همانطور که از تعریف آنها میتوان حدس زد، مهارتهای ادراکی بیشتر برای مدیران ارشد مورد نیاز است، زیرا آنها هستند که هدایت سازمان را برعهده دارند. با این حال نمیتوان این مهارتها را منحصر به آنها دانست. گاهی اوقات در سازمانها شرایطی بوجود میآید که سایر مدیران نیز مجبور به گرفتن تصمیماتی میشوند که میتواند بر کل سازمان تاثیرگذار باشد. در این حالت آنها نیز نیازمند مهارتهای ادراکی و تجزیه و تحلیل اوضاع خواهند بود.
مهارتهای انسانی
این نوع مهارتها که “مهارتهای نرم” نیز نامیده میشود، عموماً مرتبط به توانایی مدیران برای کار با افراد و گروههای مختلف، درک توانمندیها و نیازهای آنان و تشویق آنها برای حرکت به سوی اهداف سازمان است. بنابراین مهارتهایی مانند کار تیمی، هوش عاطفی، رهبری قوی، تشویق دیگران و خودآگاهی را میتوان جزو مهارتهای انسانی دانست.
همانطور که در دستهبندی سطوح مختلف مدیران نیز خواندید، تاکید بیشتری بر تسلط مدیران میانی بر مهارتهای انسانی وجود دارد و این مهارتها اغلب توسط آنها مورد استفاده قرار میگیرد. علت آن نیز بسیار ساده است. زیرا مدیران میانی مجبور به تعامل بیشتری با سایر مدیران سازمان هستند. این مدیران به عنوان واسطی میان سطوح مدیریت ارشد سازمان و مدیران عملیاتی عمل میکنند. اما در عمل، سایر مدیران نیز کم و بیش به مهارتهای انسانی نیاز دارند تا بتوانند با سایر همکاران خود تعامل و همکاری داشته و ارتباط موثری با آنها برقرار کنند. مهارتهای انسانی همچنین نقش مهمی در توانایی مدیران برای رهبری زیردستان خود خواهند داشت.
مهارتهای فنی
این نوع مهارتها مربوط که تواناییهاییست که ماهیت فنی یا تخصصی دارند و با حیطه فعالیتهای سازمان مرتبط هستند. مدیران از مهارتهای فنی برای مدیریت فعالیتهای تخصصی در سازمان خود استفاده میکنند. این مهارتها میتواند شامل مواردی همچون کار با ابزارها و ماشینآلات تخصصی، کار با نرمافزارهای خاص، مدیریت و نگهداری تجهیزات، مهارتهای فروش و حتی مهارتهای بازاریابی باشد.
همانطور که میتوان حدس زد، این نوع مهارتها بیشتر توسط مدیران عملیاتی مورد استفاده قرار میگیرند. علت آن نیز بسیار ساده است. مدیران عملیاتی برای اینکه بتوانند بر اجرای صحیح عملیاتها نظارت کنند باید از مسائل فنی مربوط به کارها آگاه باشند. البته مدیران میانی و مدیران ارشد نیز برای تصمیمگیری بهتر در مورد استراتژیهای سازمان و فرآیندهای اجرایی آن باید درک درستی از مباحث فنی مربوط به حیطه فعالیت سازمان داشته باشند. مسلماً مدیری که حداقل دانش فنی لازم را در رابطه با فعالیتهای فنی سازمان خود نداشته باشد، امکان مدیریت و هدایت آن را نخواهد داشت.
ارتباط میان سطوح مدیریت با ساختار سازمانی
آنچه تا اینجا گفتیم مربوط به رایجترین نوع دستهبندی سطوح مدیریت در سازمان است که از یک ساختار سلسله مراتبی تبعیت میکند. در این ساختار هر یک از افراد نسبت به نفر بالاتر پاسخگو هستند. این ساختار یکی از رایجترین ساختارهای سازمانی است و برای سازمانهایی که به دنبال کنترل و عملکرد منظم هستند بسیار مفید است. البته ممکن است شما به تمام این مدیران احتیاج نداشته باشید. این موضوع بستگی به ساختار سازمانی شما دارد. شما میتوانید با تعریف یک چارت سازمانی، نقشها و سمتهای مدیریتی مختلف را تعریف کرده و بر عملکرد آنها نظارت کنید. اما در صورتی که از سایر ساختارهای سازمانی استفاده کنید ممکن است برخی از این سطوح مدیریتی را نداشته باشید. مثلا سطح مدیریت عملیاتی/میانی در ساختار مسطح وجود ندارد.
کلام آخر
در این مقاله با 3 سطح مدیریت سازمانی آشنا شدید. در هر یک از این سطوح سلسله مراتبی، مدیران مختلف و متعددی وجود دارند که بسته به نوع فعالیت سازمان و اندازه آن، ممکن است در برخی سازمان تنها تعدادی از آنها به صورت گزینشی وجود داشته باشند. این سطوح مدیریت، وظایفی عام و وظایفی خاصی بر عهده دارند. اینکه شما در سازمان خود از کدام یک از این سطوح استفاده میکنید اصولاً بستگی به ساختار سازمان شما دارد. در نهایت پس ار تعیین سمتهای مدیریتی مورد نیاز در سازمان خود باید به دنبال استخدام افرادی باشید که ویژگیهای لازم برای اجرای این نقشها را داشته باشند.
سوالات متداول مشتریان
سطوح مدیریت در سازمان کدام است؟
سطوح مدیریت در سازمان از یک سلسله مراتب تبعیت میکند و به اندازه سازمان و تعداد نیروی انسانی آن بستگی دارد. معمولاً مدیران در یک سازمان به ۳ سطح اصلی مدیران ارشد، مدیران میانی و مدیران عملیاتی تقسیم میشوند.
تفاوت میان مدیران ارشد، مدیران میانی و مدیران عملیاتی چیست؟
مدیران ارشد مسئول تعیین استراتژی و مدیریت کل سازمان هستند. مدیران میانی برنامههای سازمان را پیادهسازی میکنند. مدیران عملیاتی نیز مستقیما با کارکنان سازمان در ارتباط بوده و نظارت بر آنها را برعهده دارند.
سطوح مدیریت چه ارتباطی با ساختار سازمانی دارد؟
سطوح مدیریت سلسله مراتبی مخصوص آندسته از ساختارهای سازمانیست که در آنها سلسله مراتب وجود دارد. بنابراین در سازمانهایی که ساختار سازمانی مسطح دارند، برخی از این سطوح مدیریتی وجود نخواهند داشت.
