هر سازمانی برای انجام فعالیتهای خود، ممکن است نیاز پیدا کند که برخی اسناد و اطلاعات مهم خود را از دید دیگران دور نگه دارد. در این حالت، سازمانها از برچسب یا عنوانی به نام اسناد طبقه بندی شده استفاده میکنند تا دسترسی دیگران به آنها را محدود کنند. اما آیا میدانید اسناد طبقه بندی شده چیست و چه انواعی دارد؟ در این مقاله ضمن پاسخ به این پرسشها، در مورد طبقهبندی اسناد دیجیتالی در اتوماسیون اداری فراگستر صحبت میکنیم.
مشاهده فهرست مطالب
طبقه بندی اسناد چیست؟
برای تعریف سند طبقه بندی شده، ابتدا به معنی لغوی آن میپردازیم. کلمه “سند” در معنی لغوی آن به هر نوع نوشته کاغذی گفته میشود. اما در معنای قانونی آن، طبق قانون مدنی، سند عبارت است از “هر نوشته مکتوبی که در مقام دفاع یا اقامه دعوا، قابلیت استناد در دادگاه را دارد”.
سند محرمانه چیست؟
اما در تعریف کلی:
اسناد محرمانه (یا طبقهبندی شده) اسناد حساسی هستند که بر پایه قوانین دولتی یا مقررات داخلی سازمانهایی که این اسناد متعلق به آنهاست، دسترسی به آنها تنها برای گروه خاصی مجاز است. به عبارت دیگر، اسناد طبقه بندی شده به اسنادی گفته میشود که افشای غیرمجاز آنها به منافع اساسی یک فرد، سازمان یا کسب و کار آسیب برساند.
چنین اسنادی برای اینکه محرمانه شناخته شوند، باید محرمانگی آنها به صورت واضح و روشن مشخص شده باشد و تا زمانی که نیاز باشد، طبقهبندی محرمانه برای آنها باقی بماند. محرمانه بودن یا نبودن و میزان محرمانگی چنین اسنادی معمولا بر اساس میزان حساسیت محتوای آنها تعیین میشود. در ادامه به انواع اسناد طبقه بندی شده میپردازیم.
انواع اسناد محرمانه کدام است؟
اسناد بر اساس میزان محرمانگی محتوای آنها به انواع مختلفی تقسیم میشوند. هر چند سیستمهای طبقهبندی میزان محرمانگی در میان کشورهای مختلف با یکدیگر تفاوت دارد، اما تقریبا همه دولتها از یک سیستم برای طبقهبندی محرمانگی اسناد و اطلاعات خود استفاده میکنند. علاوه بر دولتها، شرکتها و سازمانهای خصوصی نیز برای حفاظت از اطلاعات حساس سازمان خود از نوعی نظام طبقهبندی استفاده میکنند.
طبق قوانین ایران، طبقه بندی اسناد حساس در 4 دسته انجام میشود که عبارتند از:
- محرمانه
- خیلی محرمانه
- سری
- بهکلی سری
میزان حساسیت اطلاعات در طبقه “بهکلی سری” به بالاترین حد خود میرسد و در طبقه “محرمانه” در پایینترین سطح قرار دارد. سازمانها و شرکتهای خصوصی نیز میتوانند از این طبقهبندیها برای حفاظت از اسرار تجاری خود، پیروی از قوانین دولتی، حفظ حریم شخصی کارکنان، رسیدگی به امور قانونی و یا محافظت از اطلاعات مالی سازمان، اسناد و مکاتبات خود را در یکی از این سطوح اطلاعاتی قرار دهند.
در اتوماسیون اداری فراگستر نیز نامه و اسناد از نظر امنیتی به 4 دسته تقسیم میشوند:
- نامههای محرمانه: اسنادی که برملاکردن و افشای آن، غیرمجاز بوده و باعث بروز خساراتی شده و همه افراد، مجاز به بازکردن و یا اگاهی از آن ها را ندارند.
- نامههای خیلی محرمانه: اهمیت و اثر افشای این گونه اسناد خیلی بیشتر از اسناد محرمانه است و افراد محدودتری در سازمان، امکان دسترسی به مشاهده و ثبت اینگونه اسناد را دارند.
- نامههای سری: اهمیت این اسناد به مراتب بیشتر از اسناد خیلی محرمانه است و افراد بسیار محدودتری در سازمان، دسترسی به اینگونه اسناد را دارند.
- نامههای بطورکلی سری: اهمیت این اسناد نیز به مراتب خیلی بیشتر از اسنادی سری و خیلی محرمانه است و افراد بسیار محدودتری در سازمان دسترسی به اینگونه اسناد را دارند.
نحوه طبقه بندی اسناد محرمانه در اتوماسیون اداری فراگستر
در حالی که در کار با اسناد کاغذی به راحتی میتوان میزان محرمانگی هر سند را با یک مهر و موم خاص مشخص و اعلام کرد، حجم زیادی از اسناد و اطلاعات سازمانهای امروزی به صورت دیجیتال و از طریق کامپیوتر مبادله میشوند. اسناد، مدارک و مکاتبات اداری این سازمانها، اغلب حاوی اطلاعاتی است که میتواند نقاط قوت و ضعف، اطلاعات محرمانه کاری، طرحها و برنامهها، وضعیت نیروی انسانی و توان رقابتی آنها را منعکس کنند. به همین دلیل افشای عمومی این اطلاعات میتواند پیامدهای ناگواری را برای آنها در پی داشته باشد.
این اطلاعات دیجیتالی چه به شکل اسناد و فایلهای دیجیتالی، فلش درایوها یا هارد دیسک باشند، باید محافظت شوند. به خصوص اگر دادههای آنها حاوی اطلاعات شخصی یا محرمانه باشند. درست همانطور که دولتها پروتکلها، فایروالها، گذرواژهها و سایر اقدامات امنیتی برای طبقهبندی و محافظت از دادههای دیجیتالی خود دارند، کسب و کارها نیز باید فرآیندها و رویههای مناسبی را برای اطمینان از ایمن بودن دادههایشان اعمال کنند. این مسئله امکان طبقهبندی مکاتبات و اسناد دیجیتال را به یک ضرورت مهم تبدیل میکند.
به همین دلیل بسیاری از سازمانها به دنبال طبقهبندی مکاتبات خود و تعیین سطح دسترسی افراد به اطلاعات حساس سازمان بر اساس سمت آنها هستند. زیر سیستم طبقهبندی مکاتبات و اسناد در اتوماسیون کسب و کار فراگستر برای پاسخ به این نیاز طراحی و پیادهسازی شده است. این سیستم به سازمان شما امکان میدهد تا اسناد و مکاتبات دیجیتالی خود را در سطوح عادی، محرمانه، خیلی محرمانه، سری و بهکلی سری طبقهبندی کنید و با تعیین سطح دسترسی افراد، آنها را از دسترس عموم کاربران خارج کنید.
در زیر سیستم طبقهبندی مکاتبات و اسناد فراگستر، برای حفظ اطلاعات حساس، دسترسی به اسناد و مکاتبات سازمان با توجه به جایگاه سازمانی کاربران و سطح محرمانگی منتسب به هر سمت سازمانی قابل تعریف است. بهطوری که تمام جزئیات محدودیتها و سطوح دسترسیها برای راهبر سیستم قابل کنترل و پیگیری خواهد بود.
اما پیش از آشنایی با نحوه اعمال این محدودیتها، لازم است بدانید که چگونه میتوان اسناد و مکاتبات محرمانه را در سامانه فراگستر طبقه بندی کرد.
آیا میدانستید که در نرم افزار مدیریت مستندات فراگستر نیز امکان طبقهبندی اسناد محرمانه وجود دارد؟
یکی از قابلیتهای زیرسیستم مدیریت مستندات فراگستر، امکان تعریف سطوح دسترسی پرونده ها براساس مجوزهای از پیش تعریف شده است. بنابراین در این نرم افزار شما میتوانید با طبقه بندی مکاتبات محرمانه و تعیین مجوزهای دسترسی به آنها از اسناد مهم خود محافظت کنید. برای آشنایی بیشتر با امکانات این نرم افزار، میتوانید از لینک زیر بازدید کنید:
فعالسازی زیر سیستم مکاتبات دارای طبقهبندی فراگستر
برای فعالسازی زیر سیستم مکاتبات دارای طبقهبندی در اتوماسیون اداری فراگستر کافیست تا مطابق تصویر زیر از قسمت زیرساخت اتوماسیون وارد تنظیمات سیستم شوید. سپس در بخش تنظیمات سیستم نیز از سربرگ سیستمها، گزینه “فعال سازی زیرسامانه طبقهبندی” را فعال کنید. پس از فعال سازی گزینه فوق، افرادی که به آنها دسترسی میدهید خواهند توانست نامه های محرمانه را مشاهده کنند.
فعال سازی زیر سامانه طبقه بندی
در ویدیو زیر نیز میتوانید چگونگی مجوز دادن برای مشاهده نامهها و ارجاع نامههای محرمانه را ملاحظه کنید.
اتوماسیون فراگستر، همچنین به شما اجازه میدهد تا سطح طبقهبندی بهازای هر سمت سازمانی و به ازای درگاههای دبیرخانه تعیین کنید.
نحوه تعیین سطح طبقه بندی نامه
همچنین به منظور تعیین سطح طبقهبندی نامه براساس سطوح طبقه بندی تعریف شده در سامانه و سطوحی که کاربر به آنها دسترسی دارد همانند (عادی – محرمانه – خیلی محرمانه یا…) کافیست از نوار ابزار فرم پیش نویس نامه، سطح طبقه بندی را مشخص کنید.
نحوه تعیین سطح طبقه بندی نامه در اتوماسیون اداری فراگستر
کلام آخر
اگر مدیر سازمانی هستید که به طبقهبندی مکاتبات و اسناد سازمانی خود نیاز دارد، هنگام انتخاب یک سیستم اتوماسیون اداری باید به امکانات آن توجه ویژهای داشته باشید. در واقع باید به دنبال انتخاب نرمافزاری باشید که قابلیت طبقه بندی انواع مکاتبات و اسناد سازمانی را داشته باشد. همچنین باید توجه کنید که آیا محرمانگی در این سیستمها صرفاً یک برچسب و یا تگ اطلاعاتی ساده بر روی نامههاست یا اینکه میتوان سطوح دسترسی مختلفی را برای کارکنان نسبت به این اطلاعات محرمانه تنظیم کرد. ماژول امکانات امنیتی فراگستر به شما امکان میدهد علاوه بر تعیین سطح محرمانگی اسناد، برای کارکنان مختلف سازمان نیز سطوح محرمانگی مختلفی (عادی، محرمانه، خیلی محرمانه، سری و …) را تعریف کنید.
سوالات متداول مشتریان
۱- سند محرمانه چیست؟
سند محرمانه یا طبقهبندی شده، سند حساسی است که بر پایه قوانین دولتی یا مقررات سازمانهای مالک آن، دسترسی به آن تنها برای گروه خاصی مجاز است و افشای غیرمجاز آن به منافع اساسی برخی افراد یا سازمان آسیب میرساند.
۲- انواع اسناد محرمانه کدام است؟
در قوانین ایران، اطلاعات حساس در ۴ دسته طبقهبندی میشوند: محرمانه، خیلی محرمانه، سری، بهکلی سری. میزان حساسیت اطلاعات در طبقه “بهکلی سری” در بالاترین حد و در طبقه “محرمانه” در پایینترین سطح قرار دارد.
۳- چطور اسناد محرمانه را در اتوماسیون فراگستر طبقهبندی کنیم؟
برای اینکار، ابتدا باید زیرسیستم مکاتبات دارای طبقهبندی فراگستر را فعال کنید. سپس بر اساس سطوح تعریف شده در سامانه (عادی، محرمانه و …) و میزان دسترسی کاربران، میتوانید سطح طبقهبندی اسناد را مشخص کنید.
