اتوماسیون اداری ابری نقش مهمی در کاهش هزینهها و افزایش بهرهوری سازمانها دارد و بسیاری از کسب و کارها مایل به استفاده رایگان از این نرمافزارها هستند. اما همانطور که میدانید، هیچ چیز ارزشمندی رایگان نیست و هزینه توسعه نرمافزارهای پیچیدهای مانند اتوماسیون باعث میشود تا قیمت آنها نیز به تناسب متغیر باشد. بنابراین مسلماً شما نمیتوانید یک نرم افزار اتوماسیون واقعی و رایگان پیدا کنید.
در عین حال، انجام این هزینه برای سازمانها مسئله مهمی است و نیاز دارند تا از کیفیت و کارایی نرم افزار مورد نظر خود اطمینان حاصل کنند. بسیاری از سازمانها نیز ممکن است اساساً به دنبال این باشند که با قابلیتها و فواید اتوماسیون به صورت عملی آشنا شوند و سپس در مورد خرید آن تصمیم بگیرند. اینجاست که برخی شرکتهای توسعه دهنده نرم افزارهای اتوماسیون کسب و کار، یک نسخه رایگان و آزمایشی از محصول خود را در اختیار مشتریان قرار میدهند. یکی از راهکارهایی که ارائه یک نسخه رایگان و آموزشی را تسهیل میکند، استفاده از نرم افزارهای ابری است که به صورت مدتدار و با تعداد کاربران محدود در اختیار متقاضیان قرار میگیرد. البته کارکرد نسخه Cloud نرمافزارها فراتر از دمو و تست نرم افزار و آشنایی عملی با قابلیتها و طرز کار آنهاست. برای آشنایی بیشتر با نرم افزارهای Cloud و اتوماسیون اداری ابری فراگستر با ما همراه باشید.
نرم افزار ابری چیست؟
نرم افزار ابری یا Cloud-based software به هر اپلیکیشن یا برنامه کامپیوتری گفته میشود که بر روی سرورها و در فضای ابری نصب شده و کاربران میتوانند از هر نقطه جغرافیایی به آن دسترسی پیدا کنند. بنابراین برای استفاده از این نوع نرم افزارها، کاربران باید به اینترنت متصل باشند. با استفاده از این نرم افزارها دیگر نیازی به نصب و نگهداری آنها در کامپیوترهای متعدد نیست و تمامی پردازشهای مربوط به نرمافزار و ذخیرهسازی دادههای آن در یک سرور و فضای ابری انجام میشود.
برای درک بهتر نرم افزارهای Cloud باید با مفهوم رایانش ابری یا Cloud-Computing نیز آشنا باشید. رایانش ابری به فناوری و خدمات کامپیوتری مثل ذخیره و پردازش اطلاعات گفته میشود که از طریق وب قابل دسترسی است. نرم افزارهای ابری با استفاده از رایانش ابری کار میکنند. رایانش ابری باعث کاهش هزینههای استفاده از نرم افزارها میشود، زیرا دیگر نیازی به ابزارهای متعدد برای ذخیره سازی داده ها و پردازش اطلاعات نخواهد بود.
به عنوان نمونه سرویسهای ایمیل و سرویسهای پرداخت آنلاین، نرم افزارهایی هستند از پردازش ابری استفاده میکنند. به همین دلیل شما میتوانید از هر نقطه جغرافیایی تنها با یک اتصال اینترنت و با دستگاههای مختلف به خدمات این نرم افزارها دسترسی داشته باشید و نیازی به پردازش یا ذخیره محلی اطلاعات در دستگاه شما وجود ندارد.
تفاوت نرم افزار ابری و نرم افزار تحت ویندوز
اصلیترین تفاوت میان یک نرم افزار ابری و یک نرم افزار تحت ویندوز این است که نرم افزار ابری نسلی جدیدتر از نرمافزارهای کامپیوتری هستند که در بستر اینترنت اجرا میشود و کاربران میتوانند با استفاده از انواع کامپیوتر، تبلت و گوشی هوشمند و تنها با استفاده از یک مرورگر و اتصال اینترنتی از آنها استفاده کنند. در مقابل، برای اجرای نرمافزارهای تحت ویندوز باید آنها را بر روی یک کامپیوتر دارای سیستم عامل ویندوز نصب کرده و به صورت محلی اجرا کنید. بنابراین برای استفاده از نرمافزارهای تحت ویندوز نیازی به اینترنت نخواهید داشت و نمیتوانید آنها را بر روی گوشیهای هوشمند یا تبلتها مورد استفاده قرار دهید.
با این حال تفاوتهای این 2 نوع نرمافزار به موارد فوق محدود نمیشود. برخی از سایر تفاوتهای آنها عبارتند از:
- نرم افزار ابری برای اجرا نیازی به سیستم عامل ویندوز ندارد. در حالیکه برای استفاده از نرم افزارهای تحت ویندوز، علاوه بر سخت افزار محلی به سیستم عامل ویندوز نیز احتیاج خواهید داشت.
- سرعت نرم افزارهای تحت ویندوز سریعتر از نرم افزارهای تحت وب است. زیرا برای اجرا نیازی به اتصال اینترنت و انتظار کشیدن برای تبادل اطلاعات با یک سرور ندارند.
- امنیت اطلاعات در نرمافزارهای ابری میتواند پایینتر از نرمافزارهای تحت ویندوز باشد، زیرا انتقال اطلاعات بر بستر وب همواره میتواند مخاطره انگیز باشد.
- نرم افزارهای Cloud به ویژه در سازمانها و مواردی که توسط تعداد زیادی از کاربران استفاده میشود، آنها را از داشتن سختافزارهای متعدد و مجزا بینیاز میکند. بنابراین یک نرم افزار ابری کمهزینهتر از نرمافزارهای تحت ویندوز هستند.
- با توجه به اینکه نرمافزارهای ابری نیازی به نصب محلی توسط کاربران ندارند، آپدیت آنها نیز به صورت متمرکز روی سرور و بدون دخالت کاربران انجام میشود. بنابراین سهولت استفاده از آنها بیشتر است.
- نرمافزارهای ابری از طریق بستر اینترنت و از هر نقطه جغرافیایی قابل دسترس هستند و مزایای متعددی مانند دورکاری و یا دسترسی 24 ساعته را برای کاربران فراهم میکنند. در مقابل، نرمافزارهای تحت ویندوز فقط به صورت محلی اجرا میشوند و مزیتهای مذکور را ندارند.
- کاربران معمولاً از نرم افزارهای تحت ویندوز نسخه پشتیبان تهیه نمیکنند و در صورت پاک شدن نرم افزار، اطلاعات خود را از دست میدهند. در مقابل، در نرم افزارهای Cloud، پشتیبانگیری به صورت خودکار در بازههای زمانی مختلف انجام میشود و کاربران اطمینان بیشتری از حفظ اطلاعات خود خواهند داشت.
معرفی نسخه اتوماسیون اداری ابری رایگان فراگستر
اتوماسیون اداری ابری فراگستر، یک نرم افزار سازمانی تحت وب محسوب میشود که بر مبنای تکنولوژیهای نوین وب طراحی شده است و کاربران میتوانند از آن بر بستر وب استفاده کنند. این نرم افزار به سازمان شما امکان میدهد تا با نصب آن بر روی سرورهای خود، بتوانید به صورت محلی یا با اتصال به اینترنت، تنها با استفاده از یک مرورگر به سامانه اتوماسیون اداری ابری خود متصل شوید. به این ترتیب برای استفاده از نسخه اتوماسیون ابری فراگستر، محدودیت زمانی و مکانی نخواهید داشت و از هر مکانی و در هر ساعتی میتوانید همانند دفتر کار خود، مکاتبات و کارهای خود را پیگیری کنید. این نرم افزار به ویژه مناسب سازمانهاییست که میخواهند در هزینههای خود صرفهجویی کرده و بهرهوری خود را افزایش دهند.
نسخه اتوماسیون اداری ابری رایگان فراگستر نیز یک نمونه از نرم افزار ابری این شرکت است که به صورت تحتوب و ابری (Cloud) در اختیار علاقهمندان قرار گرفته است و شما میتوانید برای مدت یک هفته به صورت رایگان از امکانات اصلی اتوماسیون فراگستر استفاده کنید. در نهایت در صورت تمایل برای خرید لایسنس نرم افزار میتوانید هزینه آن را ضمن مشاوره از تیم فروش فراگستر دریافت کنید.
دقت داشته باشید که برخی شرکت های غیرمتخصص اقدام به انتشار نسخه ای از اتوماسیون خود به عنوان نسخه رایگان و قابل دانلود می کنند. وجود یک نرم افزار اتوماسیون اداری رایگان و بی کیفیت نه تنها برای صاحبان مشاغل، که برای کل بازار نرم افزارهای اتوماسیون کشور خطر محسوب میشود؛ چرا که اعتماد مصرفکنندگان را نسبت به فعالان این صنعت و کیفیت محصولات از بین میبرد.
ویژگی ها و قابلیت های نسخه نرم افزار اتوماسیون اداری رایگان فراگستر
ویژگی ها و امکاناتی که در نسخه اتوماسیون اداری رایگان فراگستر در اختیار شما قرار میگیرد، تفاوت چندانی با نسخه پولی اتوماسیون اداری ابری فراگستر ندارند. از موارد اصلی تفاوت آن، محدودیت در تعریف چارت سازمانی (تعداد کاربران) و مدت زمان استفاده از آن (یک هفته) است. در ادامه تعدادی از قابلیتها و ویژگیهای نسخه نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب رایگان آورده شده است:
- یکپارچگی با نرم افزار BPMS: در این نرم افزار شما میتوانید ضمن مدیریت مکاتبات، طراحی و اجرای فرآیندهای سازمانی خود را انجام دهید.
- تحت وب بودن: اتوماسیون فراگستر میتواند به صورت تحت وب و ابری (Cloud) نیز استفاده شود و در هر زمان و مکان برای کاربران قابل دسترسی باشد.
- کارتابل آفلاین: در این نرم افزار شما میتوانید نامههای خود را مشاهده و ارجاع آنها را انجام دهید.
- پشتیبانی از قلم نوری: شما میتوانید برای نوشتن نامه ها، ارجاع آنها و یا پاراف نویسی کردن آنها از قلم نوری استفاده کنید.
- کاربری آسان: امکان طراحی زنجیره کارها در این نرم افزار به صورت شهودی وجود دارد و رابط کاربری آن ساده، مدرن و جذاب است.
- گزارشگیری از اطلاعات: در این نرم افزار میتوانید با ارزیابی دادهها، تاریخچه فعالیتها، مکاتبات، سرعت و کیفیت آنها را بررسی کنید.
- تقویم و مدیریت جلسات: شما میتوانید جلسات و قرارهای خود را ثبت و پیگیری کنید و زمان خود را با استفاده از تقویم مدیریت کنید.
- نرم افزار OCR فارسی: میتوانید متون و نوشتههای داخل تصاویر را جستجو و بازیابی کنید.
- تبدیل گفتار به متن: کافیست تا صحبت کنید و سامانه فراگستر، صدای شما را با دقت و سرعت بالا به متن تبدیل میکند.
- چند امضایی: در این نرم افزار میتوانید تعداد نامحدودی تاییدیه و امضا برای هر نامه یا سند تهیه کنید.
با نرم افزار اتوماسیون اداری رایگان کار کنید
از دیدگاه دیگر میدانیم در چند سال اخیر هزاران نرم افزار اتوماسیون داخلی توسط شرکتهای متعدد طراحی و تولید شده و میلیاردها تومان بودجه صرف این کار شده است. اما امروز تعداد شرکتهای مطرحی که موفق به ارائه یک نرم افزار اتوماسیون اداری کامل و قدرتمند شدهاند از انگشتان دست تجاوز نمیکند که شرکت فراگستر یکی از آنهاست.
بهترین راه شناخت و آشنایی با امکانات و قابلیتهای اتوماسیونهای اداری این است که دموی نرمافزار را مشاهده و قبل از خرید بصورت ابری (Cloud) با نرم افزار اتوماسیون موردنظر کار کنید.
شرکت فراگستر این امکان را در اختیار کاربران خود قرار داده است که بصورت رایگان و به مدت محدود با نرم افزار اتوماسیون اداری رایگان کار کرده تا بتوانند تصمیم بهتری جهت خرید نرم افزار اتخاذ کنند. در این حالت نیازی به نصب و راهاندازی نرمافزار بر روی کامپیوتر شخصی شما وجود نداشته و نرم افزار و اطلاعات بطور کامل و یکپارچه روی ابر (Cloud) مستقر شدهاند. شما میتوانید بدون محدودیت مکانی به مشاهده قابلیتهای سیستم بپردازید.
مقاله مفید بود؟ دموی نرم افزار را همین حالا ببینید!
فرم زیر را پر کنید تا با شما تماس بگیریم و در یک جلسه دموی خیلی کوتاه، براساس نیاز سازمان شما، کلیه امکانات و قابلیتهای نرم افزار را به شما معرفی کنیم.
