تحولات فناوری در همه صنایع و عرصهها خود را نشان میدهد و نرمافزارهای بایگانی اسناد نیز از این قاعده مستثنی نیستند. این موضوع در کنار نیازهای روزافزون کسب و کارها به امکانات متنوع و سرعت بالاتر برای بایگانی مستندات و بازیابی آنها، باعث توجه به پیشبرد راهکارهایی جدید برای بایگانی اسناد شده که در دسترستر و ایمنتر بوده و کاربری آنها راحتتر باشد. به همین خاطر بسیاری از مدیران با این پرسش روبرو میشوند که وضعیت بایگانی اسناد در آینده چگونه خواهد بود و تغییرات آتی در نرمافزارهای بایگانی اسناد چه تاثیری بر وضعیت کسب و کارها خواهند گذاشت. در این نوشتار ضمن تعریف روشهای کنونی بایگانی اسناد، به پرسشهای فوق پاسخ خواهیم داد.
مشاهده فهرست مطالب
منظور از بایگانی اسناد چیست؟
سازمانها و کسب و کارهای مختلف برای انجام فعالیتهای روزمره سازمانی خود نیازمند نگهداری اسناد سازمانی و بازیابی آنها هستند. فرآیندی که با این هدف انجام میشود، بایگانی نام دارد و شامل ذخیرهسازی و طبقهبندی انواع اسناد و اطلاعات سازمان میشود. در این روش، هر سندی که دیگر به صورت فعال در سازمان در گردش نبوده و به اصطلاح راکد باشد، ذخیره و طبقهبندی میشوند تا قابلیت دسترسی به آنها در آینده وجود داشته باشد.
به کمک بایگانی اسناد شما میتوانید اطلاعات و اسناد قدیمی مختلف را به راحتی پیدا کنید. به عنوان نمونه اگر به دلیل قوانین مالیاتی نیاز به دسترسی به اسناد مالی قدیمی داشته باشید، با استفاده از سیستم بایگانی میتوانید به سادگی به آنها دسترسی پیدا کرده و از آنها استفاده کنید.
در عصر حاضر اسناد چگونه بایگانی میشوند؟
در حال حاضر، بایگانی اسناد به 3 روش اصلی انجام میشود که عبارتند از: ۱- بایگانی کاغذی (سنتی)، ۲- بایگانی دیجیتال و ۳- ترکیب بایگانی کاغذی و دیجیتال که تعریف هر کدام به شرح زیر است:
- بایگانی کاغذی
بایگانی اسناد به شکل کاغذی روشی سنتی است که در آن اسناد و مدارک کاغذ سازمانی پس از به وجود آمدن و اتمام گردش کار آنها در سازمان، جمعآوری و طبقهبندی میشوند. این اسناد پس از طبقهبندی و قرار گرفتن در پوشهها و دستهبندیهای مختلف، در اتاقهایی ایمن قرار داده میشوند.
- بایگانی دیجیتالی
بایگانی به روش سنتی و کاغذی بسیار پرهزینه و زمانبر است و سازمانها را ناچار به استفاده از حجم زیاد کاغذ، نیروی انسانی و فضای ذخیرهسازی میکند. روش بایگانی دیجیتالی روشی است که در آن اسناد با استفاده از یک اسکنر به فرمت دیجیتالی تبدیل شده و سپس بایگانی میشوند. بایگانی دیجیتالی اسناد با استفاده از نرمافزارهای بایگانی اسناد انجام میشود و منجر به صرفهجویی در هزینه و فضای نگهداری آن خواهد شد.
- ترکیب بایگانی کاغذی و دیجیتالی
این روش همانطور که از نام آن برمیآید ترکیبی از روش کاغذی و دیجیتالی است. یعنی اسناد اساساً به صورت کاغذی بایگانی میشوند اما هنگامی که نیاز به ارسال آنها برای دیگران باشد، آنها را اسکن کرده و به صورت دیجیتالی برای دیگران ارسال میکنند. این روش به سازمان امکان میدهد تا به راحتی اسناد کاغذی را خارج از محل سازمان ذخیره کنند.
آینده بایگانی اسناد چگونه خواهد بود؟
حال نوبت به سوال اصلی میرسد که آینده بایگانی اسناد چگونه خواهد بود؟ آنچه مشخص است این است که بایگانی اسناد در آینده به اشکال مختلفی تحت تاثیر تکنولوژیهای نوین قرار خواهد گرفت. در ادامه به برخی پیشبینیها در مورد آینده بایگانی اسناد میپردازیم:
- ابری شدن سیستمهای بایگانی
یکی از پیشبینیهای اصلی در مورد آینده بایگانی اسناد، قرار گرفتن آن تحت تأثیر رایانش ابری است. به طوری که پیشبینی میشود سیستمهای مدیریت اسناد یا DMS در آینده عمدتاً به صورت ابری ارائه شده و مزایای زیادی را برای کسب و کارها به ارمغان بیاورند. از جمله این مزایا میتوان به مقیاسپذیری بیشتر، هزینه کمتر، قابلیت دسترسی به این سیستمها از هر مکان و زمان و دستگاه مختلفی، امنیت بالاتر، پیچیدگی فنی کمتر برای سازمان بهرهبردار و سازوکارهای قویتر برای محافظت از اسناد و بازیابی آنها در مقابل بلایای طبیعی اشاره کرد. این تکنولوژی به کاربران امکان خواهد داد تا تنها با یک مرورگر و اتصال اینترنت به انواع اسناد خود دسترسی داشته باشند.
- افزایش امنیت سیستمهای بایگانی اسناد
افزایش امنیت دادهها یکی از زمینههای کلیدی مورد توجه در عرصه فناوری اطلاعات است و راهکارهای فناوری سازمانی مانند نرمافزارهای بایگانی اسناد از این قاعده مستثناء نیستند. بنابراین انتظار میرود تا با بهبود تکنولوژی و پیشرفت در فناوریها و راهکارهای امنیتی در آینده، امنیت سیستمهای بایگانی و مستندات سازمانی نیز افزایش پیدا کند. از جمله این تغییرات میتوان به بهبود فناوریهای رمزنگاری، بهبود نظارت بر دسترسی به اسناد با استفاده از ابزارهای مجهز به قابلیتهای یادگیری ماشینی و بهبود سازوکارهای پایبندی به قوانین امنیتی اسناد اشاره کرد.
- بیشتر شدن نقش و کاربرد هوش مصنوعی
رشد و پیشرفت هوش مصنوعی بخشی جداییناپذیر از آینده توسعه فناوری اطلاعات خواهد بود. با استفاده از هوش مصنوعی، نرمافزارهای مدیریت مستندات در آینده میتوانند از یادگیری ماشینی برای تجزیه و تحلیل دادهها برای تقویت تصمیمگیری در مورد مستندات، تسهیل جستجو در میان آنها و بهینهسازی فرآیندهای آن استفاده کنند. سازمانهای آینده بیش از گذشته دادهمحور خواهند بود و امکان استخراج و تجزیه و تحلیل دادهها برای موفقیت آنها حیاتی خواهد بود. راهکارهای DMS مبتنی بر هوش مصنوعی به این سازمانها کمک خواهند کرد که حجم عظیم دادههای خود را به اطلاعاتی تبدیل کنند که قابل تبدیل به بینش عملی باشد.
- دسترسپذیری بیشتر
با توسعه فناوریهای همراه، نرمافزارهای بایگانی اسناد در آینده بیش از پیش میتوانند دسترسپذیری بیشتری برای کاربران خود فراهم کنند. به طوری که شما خواهید توانست نه تنها بدون محدودیت زمانی و مکانی به مستندات سازمانی خود دسترسی داشته باشید، بلکه میتوانید با امنیت بسیار بالایی آنها را امضاء کرده یا تغییرات مورد نظر خود را بر آنها اعمال کنید. در نتیجه، فرآیندهای سازمانی سریعتر پیش خواهند رفت و شرایط غیرمترقبه از هر کجا و در هر زمان به طور موثر مدیریت خواهند شد.
- بهبود رابطهای کاربری نرمافزارها
تجربه کاربری (UX) در یک نرمافزار بایگانی اسناد مانند هر نرمافزار دیگری یکی از عوامل مهم در میزان بهرهوری استفاده از آن است. به عنوان نمونه با یک رابط کاربری شیک و بدون اصطکاک، تیمها میتوانند کارهای بیشتری انجام دهند. نرمافزارهای DMS در آینده با داشتن رابطهای کاربری انعطافپذیر، کاربران را با تواناییهای مختلف در نظر میگیرند و پلتفرمهای خود را با در نظر گرفتن آنها میسازند. نحوه ذخیره اسناد و اطلاعات در فرمتهای جدیدی مانند کپیهای سهبعدی نیز میتوانند باعث تغییر تجربه کاربران با نرمافزارهای بایگانی اسناد در آینده شوند.
- ادغام با شبکههای اجتماعی
شبکههای اجتماعی هر روز نقش بیشتری در زندگی افراد و حتی در کسب و کارها پیدا میکنند و انتظار میرود در آینده نقش آنها در به اشتراکگذاری اطلاعات افزایش پیدا کند. به همین دلیل یکی از آثار آینده فناوری بر نرمافزارهای مدیریت مستندات میتواند ادغام بیشتر آنها با شبکههای اجتماعی باشد. این فناوری به تعداد نامحدودی از کاربران امکان میدهد تا به صورت تیمی از مستندات سازمانی استفاده کرده و ضمن بروزرسانی، آنها را با یکدیگر به اشتراک بگذارند.
- بهبود قابلیت جستجو
فناوریهای آتی به ویژه هوش مصنوعی باعث تسریع و بهبود تواناییهای نرمافزارهای مدیریت مستندات برای اجرای فرآیند جستجو، یافتن، سازماندهی و در نتیجه استفاده از اسناد خواهند شد. به عنوان نمونه هوش مصنوعی در چنین سیستمی پس از اینکه کاربران یک جستجوی هوشمند انجام دهند، میتواند نتایج آن را بر اساس تاریخچه جستجوی کاربر، پست سازمانی او، تاریخچه اسناد و سایر متغیرهای آموخته شده استوار کند.
روشهای نوین بایگانی اسناد چطور روی کسب و کارها تاثیر میگذارند؟
همانطور که خواندید بایگانی اسناد در آینده به اشکال مختلفی تحت تأثیر تکنولوژی قرار خواهد گرفت. اما این پرسش باقی میماند که تأثیر تغییرات آتی در بایگانی اسناد بر روی کسب و کارها چگونه خواهد بود. در ادامه به مواردی میپردازیم که بایگانی اسناد در آینده میتواند کسب و کارها را تحت تأثیر قرار دهد.
- تسهیل مدیریت اسناد از راه دور
همانطور که خواندید آینده سیستمهای مدیریت اسناد مبتنی بر تکنولوژی ابری خواهند بود. این مساله باعث میشود که دسترسی به بایگانی اسناد بیش از پیش تسهیل شود و پیگیری فرآیندهای کسبوکار را تقریباً در هر صنعتی آسانتر کند. به همین ترتیب، چنین نرمافزارهایی بیش از پیش از دستگاههای تلفن همراه قابل دسترسی خواهند بود.
- تسهیل کار تیمی روی اسناد
در گذشته سرویسهای ایمیل ابزار اصلی برای برقراری ارتباطات کار و حتی کار تیمی روی اسناد بودند. با این حال، همکاری تیمی روی اسناد از طریق ایمیل، به خصوص زمانی که میخواهید تغییرات را ردیابی کرده و به نسخههای قبلی یک فایل ارجاع دهید، میتواند گیج کننده باشد. اما امروزه رسانههای اجتماعی، جایگزین ایمیل و تلفن به عنوان روشهای اصلی ارتباطی شدهاند. پیشرفت فناوری و ادغام روزافزون نرمافزارهای مدیریت مستندات با شبکههای اجتماعی باعث تسهیل به اشتراکگذاری اسناد و کار تیمی بر روی آنها خواهد شد. به طوری که کاربران خواهند توانست با اسناد بایگانی شده تعامل داشته باشند، لایک کنند، نظر بدهند، روی آنها هشتگ و برچسب بزنند و به راحتی در میان آنها جستجو کنند. در این حالت، استفاده از رسانههای اجتماعی به روشی جذاب و کاربردی برای سازماندهی، ذخیره و کار تیمی بر روی اسناد خواهند بود.
- یکپارچگی بیشتر با مدیریت پروژه
نرمافزارهای مدیریت پروژه به طور سنتی در طیف وسیعی از کسب و کارها در صنایع مختلف مورد استفاده قرار میگیرند. اما نقطه ضعف آنها این است که اغلب به عنوان یک سیستم مستقل عمل میکند و هنگامی که وضعیت پروژه تغییر میکند، کاربران باید برای تکمیل و بروزرسانی مستندات پروژه، وارد پلتفرمهای نرمافزاری مجزایی شوند. با پیشرفت فناوری و ادغام بیشتر آنها در آینده، مدیران پروژه میتوانند گردش کار، ارتباطات و مدیریت اسناد خود در یک فضای یکپارچه پیگیری کنند.
- تسهیل مقیاسپذیری
پیشرفتهای فناوری در آینده، به ویژه ابری شدن هر چه بیشتر نرمافزارهای بایگانی اسناد، مقیاسپذیری آنها را افزایش خواهد داد. بنابراین کسب و کارها خواهند توانست همانطور که رشد میکنند، سیستمهای مدیریت اسناد فعلی خود را توسعه دهند.
- بهبود خدمات و افزایش رضایت مشتریان
توسعه فناوری به مرور زمان باعث بهبود خدمات سازمانها شده و ارائه خدمات پیشرفتهتر به مشتریان را آسانتر خواهد کرد. این مسأله در مورد خدماتی که در آنها از نرمافزارهای مدیریت مستندات استفاده میشود نیز صادق است. با استفاده از نسخههای پیشرفتهتر این نرمافزارها، کسب و کارها خواهند توانست تا اسناد سازمانی مربوط به مشتریان را از طریق پورتالهای مشتریان با آنها به اشتراک بگذارند. این مسأله ضمن بهبود ارائه خدمات به مشتریان، باعث افزایش رضایت آنها نیز خواهد شد.
نتیجه
همانطور که خواندید چشمانداز تحولات فناوری باعث ایجاد تغییراتی در سیستمهای مدیریت اسناد (DMS) نیز خواهند شد و کسب و کارها خواهند توانست از این تغییرات در راستای رقابتی ماندن، ایمنی بیشتر و بهبود خدمات خود استفاده کنند. بنابراین، اگر مدیری هستید که قصد دارید همگام با تکنولوژی حرکت کنید، باید از امروز به دنبال راهکارهایی باشید که پیشرو هستند و نه تنها نیازهای فعلی سازمان شما، بلکه نیازهای آینده آن را نیز برآورده کنند. چنین راهکارهایی باید مقیاسپذیری، امنیت اطلاعات، دسترسپذیری، ایمنی، شفافیت و مشارکت بیشتر و در عین حال کاهش هزینهها را به دنبال داشته باشند. نرمافزار مدیریت مستندات فراگستر یکی از پیشروترین و پیشرفتهترین نمونههای ایرانی نرمافزارهای بایگانی اسناد است که به صورت ابری ارائه شده، امکان جستجوی هوشمند را دارد و انواع گزارش و دادههای مربوط به مستندات را در اختیار شما قرار میدهد. برای آشنایی بیشتر با این نرمافزار میتوانید از مشاوره رایگان کارشناسان ما استفاده کنید.
