مدیریت مستندات چطور می تواند مکمل خوبی برای اتوماسیون اداری باشد؟

سامانه‌های مختلفی در سازمان‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند، که هر کدام ویژگی‌ها و کاربردهای مختص خود را دارند؛ سامانه‌های اتوماسیون اداری و مدیریت مستندات، دو تا از نرم‌افزارهای بسیار کاربردی و حیاتی برای هر سازمانی محسوب می‌شوند.

به‌طور کلی اتوماسیون اداری بیشتر برای مکاتبات اداری، هماهنگی برای جلسات و از این قبیل موارد استفاده می‌شود، اما نرم افزار مدیریت مستندات، برای ثبت، بایگانی، مدیریت و دسته بندی اسناد و مدارک مورد استفاده قرار می‌گیرد؛ حال قصد داریم تا در ادامه به بررسی این موضوع بپردازیم که نرم افزار مدیریت مستندات چطور می تواند مکمل خوبی برای اتوماسیون اداری باشد؟ با ما همراه باشید.

نامه با سند چه تفاوتی دارد؟

نامه و سند هر دو جزو مدارک رسمی سازمان‌ها و ادارات محسوب می‌شوند، نامه اداری و سند دو نوع مدرک مختلف هستند، که دارای اهداف و مصارف مختلفی می‌باشند.

نامه در واقع نوعی سند کوتاه و رسمی است، که برای ایجاد ارتباط رسمی و انتقال اطلاعات بین دو یا چند فرد/سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد؛ نامه‌ها انواع مختلفی دارند و شامل مطالب و یا مستنداتی در مورد موضوعات مختلف (مانند درخواست‌ها، تقاضاها، اعلامیه‌ها، اطلاع‌رسانی، اقدام و…) می‌باشند.

به بیان دیگر، نامه ابزاری برای ایجاد ارتباط مستقیم با یک/چند فرد یا سازمان است و دارای گیرنده و فرستنده می‌باشد. برخی از نامه‌ها قابلیت تبدیل شدن به سند را دارند، اما همه نامه‌ها سند محسوب نمی‌شوند.

سند یک مدرک رسمی است و شامل اطلاعاتی جهت ثبت، نگهداری و استفاده به عنوان شواهد، مستندات و مدارک رسمی می‌باشد؛ به بیان دیگر، اسناد، رسمیت بیشتری نسبت به نامه‌ها دارند و بر خلاف نامه‌ها که جهت مکاتبه استفاده می‌شوند، اسناد نوعی مدرک رسمی قابل استناد محسوب می‌گردند.

سند نیز مانند نامه دارای انواع مختلفی است، که برخی از آنها عبارت‌اند از:

سند رسمی: مانند اسناد دولتی، آیین‌نامه‌ها، قراردادها، سند تاسیس، برخی نامه‌های رسمی و…

سند تجاری: مانند قراردادهای فروش، فاکتورهای خرید/پرداخت، کارتابل‌های بانکی، اجاره‌نامه‌ها و…

سند قانونی: مانند قوانین، مقررات، مصوبات دولتی، اسناد حقوقی و…

سند فنی: مانند نقشه‌ها، دستورالعمل‌ها، راهنمای کاربران، کاتالوگ‌ها و…

سند تحصیلی: مدارک تحصیلی، رزومه‌ها، انتشارات و…

تصویر 1 – انواع سند

به طور کلی اسناد رسمی می‌توانند به عنوان یک مدرک رسمی مورد استفاده قرار بگیرند، اما نامه‌ها چنین قابلیتی ندارند، به جز برخی از نامه‌هایی که به عنوان سند رسمی در سازمان‌ها ثبت شده‌اند.

در گذشته نامه و سند هر دو مدارکی کاغذی و فیزیکی بودند، اما امروزه بسیاری از نامه‌ها و اسناد به صورت الکترونیکی تهیه می‌شوند و مورد استفاده قرار می‌گیرند؛ در همین راستا سازمان‌ها برای مدیریت نامه‌ها و مستندات خود، از نرم‌افزارهای تخصصی بهره می‌برند.

نرم‌افزار اتوماسیون اداری و نرم افزار مدیریت مستندات، دو نرم افزاری هستند که برای مدیریت نامه‌ها و اسناد مورد استفاده قرار می‌گیرند؛ در ادامه بیشتر با این نرم‌افزارها آشنا می‌شویم.

نرم افزار اتوماسیون اداری چیست؟

سامانه‌های اتوماسیون اداری با استفاده از فناوری‌های اطلاعاتی و ارتباطی، روند فرآیند‌های اداری و مدیریتی را تسهیل می‌بخشند و همچنین موجب خودکارسازی بسیاری دیگر از فرآیندها نیز می‌گردند؛ اما بیشترین و معمول‌ترین استفاده‌ی سازمان‌ها و کاربران از نرم افزارهای اتوماسیون اداری، انجام مکاتبات اداری و ارسال/دریافت انواع نامه‌های درون/برون سازمانی می باشد.

برخی از ویژگی‌های یک اتوماسیون اداری خوب عبارت‌اند از:

• قابلیت شخصی‌سازی بر اساس نیازهای سازمان
• قابلیت طراحی و استفاده از فرم‌های الکترونیکی
• امکان تعریف و مدیریت فرآیند‌ها (BPMS)
• دسترس‌پذیری بالا (از طریق وب و نسخه موبایل)
• قابلیت اتصال به زیرسیستم‌ها و سامانه‌های مختلف
• امکان ارسال و دریافت ایمیل، فکس، ECE و…
• قابلیت پیگیری درخواست و مشاهده آخرین وضعیت مکاتبات
• ایمنی و امنیت بالا
• امکان تهیه کردن گزارش‌های متنوع
• قابلیت تعیین سطح دسترسی بر اساس کاربر
• و…

نرم افزار مدیریت مستندات چیست؟

نرم افزار مدیریت مستندات (Document Management Software) یا همان DMS، با هدف ثبت، بایگانی و مدیریت انواع مستندات طراحی شده و توسعه یافته است؛ نرم افزارهای مدیریت مستندات به سازمان‌ها این امکان را می‌دهند که اسناد را با توجه به اهمیت و نوعی که دارند، در پوشه‌های مختلف به صورت سازمان‌یافته دسته‌بندی کنند و به آنها دسترسی داشته باشند.

همچنین، برخی از نرم‌افزارهای مدیریت مستندات قابلیت اشتراک‌گذاری مستندات و کار گروهی بر روی سند را، نیز در اختیار کاربران خود گذاشته‌اند. برخی از قابلیت‌های یک نرم افزار مدیریت مستندات خوب عبارت‌ است از:

• ذخیره، مدیریت و بازیابی مستندات به صورت الکترونیکی
• امکان جستجوی پیشرفته در مستندات
• دسترسی به نسخه‌های قبلی اسناد
• قابلیت اشتراک‌گذاری مستندات
• امکان ویرایش و کارگروهی بر روی سند
• قابلیت تعیین سطح دسترسی کاربران
• امکان پوشه‌بندی و ایجاد درختواره بایگانی اسناد
• اتصال به سامانه‌های مختلف (مانند اتوماسیون اداری، دبیرخانه و…)
• پشتیبانی از فناوری‌های تشخیص متن (مانند OCR فارسی)
• و…

تصویر 2 – ویژگی های یک نرم افزار مدیریت مستندات خوب

اتوماسیون اداری و مدیریت مستندات چه جایگاهی در سازمان دارند؟

نرم افزارهای اتوماسیون اداری و مدیریت مستندات، هر دو ابزاری برای بهبود و تسهیل فرآیند‌های اداری و سازمانی می‌باشند؛ سازمان‌ها با استفاده از نرم‌افزارهای اتوماسیون و زیرسیستم‌های مختلفی که دارند، می‌توانند بسیاری از فرآیندهای اداری (مانند مکاتبات اداری، دبیرخانه و…) را مدیریت نمایند و همچنین بسیاری از فرآیندهای دیگر را با کمک فرم‌های الکترونیکی، به صورت خودکار در سامانه تعریف کنند و مورد استفاده قرار دهند.

از طرف دیگر، سازمان‌ها با استفاده از نرم افزارهای مدیریت مستندات DMS می‌توانند انواع اسناد خود را به صورت الکترونیکی ثبت کنند، مدیریت نمایند و در صورت نیاز با دیگران به اشتراک بگذارند و مورد استفاده قرار دهند. سازمان‌ها با استفاده از هر کدام از این نرم افزارها، بخشی از فرآیندهای خود را الکترونیکی می‌کنند و بخشی دیگر را خودکار می‌نمایند، تا در نهایت علاوه بر افزایش بهره‌وری و سرعت فرآیندها، هزینه‌های خود را نیز کاهش دهند.

اتوماسیون اداری و مدیریت مستندات چه ارتباطی با هم دارند؟

هر دوی این نرم‌افزارها، ابزاری برای بهبود عملکرد، افزایش بهره‌وری و تسهیل فرآیندهای یک سازمان محسوب می‌شوند، که به صورت جدا از هم و مستقل قابل استفاده می‌باشند؛ اما لازم به ذکر است که این دو نرم‌افزار قابلیت اتصال به یکدیگر را دارند.

سازمان‌ها با اتصال نرم افزار اتوماسیون اداری و مدیریت مستندات به یکدیگر و ایجاد یکپارچگی میان آنها، قادر به خودکارسازی فرآیند‌های بیشتری می‌باشند و خود را به سازمان هوشمند‌تری تبدیل می‌کنند؛ این امر موجب افزایش بهره‌وری سازمان و همچنین افزایش رضایت ذینفعان درونی و بیرونی سازمان می‌گردد.

بنابراین سامانه اتوماسیون اداری و نرم افزار مدیریت مستندات در عین مستقل بودن باهم در ارتباط هستند و می‌توانند با یکدیگر ترکیب شوند تا موجب افزایش بهره‌وری سازمان‌ها و همچنین افزایش کیفیت فرآیندهای اداری و مدیریتی سازمان‌ها گردند.

استفاده از نرم افزار مدیریت مستندات در کنار اتوماسیون اداری چه مزایایی دارد؟

با اتصال سامانه اتوماسیون اداری و نرم افزار مدیریت مستندات به یکدیگر و یکپارچه‌سازی آن‌ها با هم، می‌توانید با تعیین شروط منطقی، فرآیند‌های مربوط به ثبت، بایگانی و استفاده از مستندات را به صورت خودکار و بدون دخالت دستی، مدیریت نمایید.

از دیگر مزایای اتصال این دو سامانه به هم، می‌توانیم به ارسال خودکار نامه‌ها به بخش بایگانی و مدیریت مستندات و تبدیل برخی از آنها به سند و همچنین استفاده از اسناد در نامه‌های اداری و اشتراک‌گذاری آن‌ها با کاربران دیگر بیان کنیم.

محیط کاربری یکپارچه و چارت سازمانی همگام‌سازی شده نیز یکی دیگر از مزایای مهم استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری و سامانه مدیریت مستندات در کنار یکدیگر می‌باشد؛ به لطف این مزیت، کاربران برای استفاده از زیرسیستم‌های مختلف (مانند مدیریت مکاتبات، مدیریت مستندات و…) نیازی به تغییر محیط کاربری و یا احراز هویت مجدد ندارند؛ همچنین به کمک همگام‌سازی چارت سازمانی، تعیین دسترسی‌های کاربران به سادگی صورت می‌گیرد و با تغییر دسترسی کاربران، این تغییرات به صورت یکپارچه در هر دو نرم‌افزار اعمال می‌شوند.

همان‌طور که پیش‌تر اشاره کردیم، سامانه‌های اتوماسیون اداری زیرسیستم‌های مختلفی دارند که در عین استقلال عملکردی، با یکدیگر یکپارچه و در ارتباط هستند؛ با اتصال نرم افزار مدیریت مستندات به اتوماسیون اداری و هماهنگ‌سازی و یکپارچه‌سازی آن‌ها، بین نرم افزار مدیریت مستندات و زیرسیستم‌های دیگر (مانند اتصال سامانه مدیریت مستندات به دبیرخانه) نیز ارتباط برقرار می‌شود و در صورت نیاز، امکان انتقال اطلاعات بین آنها نیز برای کاربران فراهم می‌گردد.

تصویر 3 – مزایای اتصال سامانه اتوماسیون اداری و مدیریت مستندات به یکدیگر

اشتراکات و تفاوت های اتوماسیون اداری و مدیریت مستندات چیست؟

همان‌طور که مطالعه کردیم، سامانه اتوماسیون اداری و نرم افزار مدیریت مستندات، هر دو ابزارهایی برای تسهیل فرآیندها و افزایش بهره‌وری سازمان‌ها هستند، اما به روش‌های مختلفی به سازمان‌ها کمک می‌کنند؛ همچنین دریافتیم که این دو نرم افزار در عین مستقل بودن، قابل اتصال به یکدیگر نیز هستند.

شایان ذکر است که اتوماسیون اداری و مدیریت مستندات دارای شباهت‌ها و تفاوت‌هایی می‌باشند؛ در ادامه شباهت‌ها و تفاوت‌های این دو نرم افزار را از جنبه‌های مختلفی باهم بررسی خواهیم کرد:

هدف: هدف اتوماسیون اداری، تسهیل و خودکارسازی فرآیندهای اداری و مدیریت مکاتبات درون/برون سازمانی می‌باشد، در حالی که هدف نرم افزار مدیریت مستندات، ثبت، سازماندهی و مدیریت انواع اسناد رسمی سازمان‌ها است.

فناوری: هر دو نرم‌افزار از فناوری‌های به‌روز استفاده می‌کنند، اما اتوماسیون اداری از فناوری‌های مرتبط با تسهیل، مدیریت و خودکارسازی فرآیندها بهره می‌برد، در حالی نرم افزار مدیریت مستندات از فناوری‌های مرتبط با شناسایی و ثبت اسناد و مدیریت و ویرایش آنها استفاده می‌کند.

امنیت: هر دو نرم‌افزار از امنیت بسیار بالایی برخوردار هستند، اما به طور کلی سامانه‌های مدیریت مستندات به دلیل نگه‌داری از اسناد مهم سازمان، از امنیت بالاتری نسبت به اتوماسیون اداری برخوردار می‌باشد.

دسترسی: هم اتوماسیون اداری و هم نرم افزار مدیریت مستندات، قابلیت تعیین سطح دسترسی کاربران را دارند، اما به طور معمول، نرم‌افزارهای مدیریت مستندات به صورت حرفه‌ای‌تر و تخصصی‌تری دسترسی کاربران را تعیین می‌نمایند.

انعطاف پذیری: هر دوی این نرم افزارها با توجه به نیازهای سازمان‌ها و کاربران، قابل تغییر هستند و انعطاف پذیری بالایی دارند؛ سازمان‌ها می‌توانند متناسب با نیازهای خود، تنظیمات و پیکربندی‌های گوناگونی را برای سامانه‌های اتوماسیون اداری و مدیریت مستندات خود داشته باشند.

اتوماسیون اداری و مدیریت مستندات فراگستر، دو ابزاری که در سازمان خود نیاز دارید

سامانه اتوماسیون اداری فراگستر دارای زیرسیستم‌های یکپارچه و بهینه‌سازی شده‌ی مختلفی است، که دارای یکپارچگی و کاملی با اتوماسیون اداری می‌باشند. این سامانه در نسخه اتوماسیون اداری پایه، دارای زیر سیستم بسیار کاربردی مکاتبات اداری است، که ابزارها و قابلیت‌های فراوانی را در اختیار کاربران خود می‌گذارد؛ برخی از قابلیت‌ها و ابزارهای اتوماسیون پایه فراگستر عبارت‌اند از:

• کارتابل و گردش مکاتبات
• دبیرخانه تحت وب
• قابلیت تبدیل گفتار به متن
• چت سازمانی (گفتگوی سازمانی)
• مدیریت کارها و وظایف
• سامانه تبادل فایل
• تقویم سازمانی
• مدیریت جلسات
• مدیریت بسته‌ها و مرسولات
• پشتیبانی از افزونه‌های Word و Outlook
• قابلیت کارتابل آفلاین
• تهیه انواع گزارش به کمک نرم‌افزار گزارش‌ساز
• امکان ارسال اعلانات از طریق پیامک و ایمیل
• قابلیت میزبانی وب
• اتصال به زیرسیستم‌های مختلف

نرم افزار مدیریت مستندات فراگستر، یکی از زیرسیستم‌های اتوماسیون اداری فراگستر محسوب می‌شود، که هدف آن مدیریت چرخه حیات اسناد در سازمان می‌باشد؛ با استفاده از نرم افزار مدیریت مستندات فراگستر و اتصال آن به سامانه اتوماسیون اداری فراگستر – و زیر سیستم مکاتبات اداری – می‌توانید به بهترین شکل فرآیندهای مرتبط با مدیریت و سازماندهی مستندات را در سامانه تعریف کنید و یا مدیریت نمایید. برخی از ویژگی‌ها و قابلیت‌های نرم افزار مدیریت مستندات فراگستر عبارت‌اند از:

• یکپارچگی‌ای که با نرم‌افزارهای خانواده Office
• پشتیبانی از قابلیت OCR فارسی
• امکان قفل سند (check in/check out) جهت کنترل ویرایش اسناد اشتراکی
• امکان تعیین تاریخ انقضاء برای اسناد
• امکان حفظ سوابق نسخه های بدنه فایل های اسناد (versioning)
• تعریف و گردش فرم‌های اطلاعاتی (Enterprise Form Generator)
• کاهش نویز تصاویر اسکن شده (Image Processing)
• ارسال و دریافت اسناد از طریق ایمیل و فکس
• ارسال نوتیفیکیشن از طریق ایمیل و پیامک و اطلاعیه به کارتابل افراد مشخص در خصوص بارگذاری اسناد جدید یا ویرایش سند
• یکپارچگی سیستم مدیریت مستندات با سیستم اتوماسیون اداری فراگستر
• امکان تعریف درختواره‌ پوشه‌ها و پرونده های بایگانی مستندات بطور نامحدود
• امکان تعریف سطوح دسترسی پرونده ها براساس مجوز های (مشاهده، ایجاد، ویرایش بدنه، حذف، جابجایی، تایید و ابطال)
• امکان ایجاد ارتباط یک نامه به یک سند از کارتابل اتوماسیون
• و…

مخلص کلام

نرم افزارهای اتوماسیون اداری و مدیریت مستندات، دو ابزار مستقل هستند که قابلیت اتصال و یکپارچه‌سازی دارند؛ هر دوی این نرم‌افزارها به منظور تسهیل فرآیندهای سازمانی و افزایش بهره‌وری و کارایی سازمان‌ها توسعه داده شده‌اند؛ در این مقاله با ویژگی‌های یک اتوماسیون اداری و نرم افزار مدیریت مستندات خوب آشنا شدیم و همچنین مزایایی اتصال این دو نرم افزار به یکدیگر را نیز باهم بررسی کردیم.

امیدواریم که اطلاعات مفیدی از این مقاله به دست آورده باشید؛ در آخر باید به این نکته اشاره کنیم که در صورت وجود هرگونه سوال پیرامون نرم افزار اتوماسیون اداری و مدیریت مستندات و استفاده از آنها در کنار یکدیگر، حتماً آن‌ را در بخش نظرات با ما به اشتراک بگذارید.

سوالات متداول مشتریان

آیا می‌توان از نرم افزار مدیریت مستندات بدون اتوماسیون اداری استفاده کرد؟

بله می‌توان از نرم افزار مدیریت مستندات به صورت مستقل استفاده کرد، اما کارایی و عملکرد حقیقی این سامانه در کنار اتوماسیون اداری قابل لمس می‌باشد؛ توصیه می‌کنیم از این دو نرم‌افزار به صورت یکپارچه استفاده نمایید.

مزیت اتصال سامانه اتوماسیون اداری و مدیریت مستندات به یکدیگر چیست؟

• خودکارسازی فرآیندهای بیشتر
• ایجاد چرخه حیات اسناد
• استفاده از فرم‌های اطلاعاتی
• تسهیل فرآیندها
• ایجاد محیط کاربری یکپارچه
• استفاده از اسناد در نامه‌های مختلف
• ارسال و ثبت مستقیم نامه‌ها از کارتابل به سامانه مدیریت مستندات
• کاهش هزینه‌های سازمان
• و…

آیا سامانه های اتوماسیون اداری و مدیریت مستندات قابلیت تعیین سطح دسترسی دارند؟

بله، هر دو نرم افزار دارای قابلیت تعیین سطح دسترسی بر اساس کاربر را دارند، اما سامانه مدیریت مستندات از امنیت بالاتری نسبت به اتوماسیون اداری برخوردار است.