فرصت ها و چالشهای استفاده از اتوماسیون اداری

مقدمه ای بر اتوماسیون اداری و تاریخچه پیدایش آن

امروزه سیستم های اداری، سیستم های جهانی هستند که وظیفه اصلی آنها ایجاد ارتباط و بهبود ارتباطات است. در دهه ۱۹۶۰ فعالیتهای اداری و بازرگانی روبه گسترش گذاشت، در این میان وجود یک سیستم اداری مناسب که حجم عظیمی از اطلاعات، مکاتبات را در بر گیرد به وضوح احساس شد.در دهه ۱۹۷۰ کارائی کارخانه ها ۹۰-۸۵ درصد افزایش یافت درحالی که کارائی سیستمهای دفتری تنها ۴ درصد افزایش یافت. همین تحقیقات نشان میداد هزینه های امور دفتری از ۲۰ الی ۳۰ درصد به ۳۰ الی ۴۰ درصد هزینه های سازمان ارتقاء یافته بود. باید سیستمهایی بوجود می امد که کارایی سیستمهای دفتری را نیز افزایش می داد. این سیر تکامل همچنان با چالشها و فرصتهایی در سازمانها همراه بود.

مزایا و فرصتهایی که اتوماسیون اداری برای سازمانها به ارمغان می آورد

به این دلیل که مزیت‌های استفاده از اتوماسیون اداری در عصر حاضر بر کسی پوشیده نیست در این مقاله بیشتر به چالش‌های پیش روی سازمانها در استقرار اینگونه سیستمها پرداخته شده و راهکارهای شرکت فراگستر در تقابل بااین چالشها ارائه گردیده است.اما بطور خلاصه به بعضی از این مزیتها و نیازهایی که کاربران از نرم افزار اتوماسیون اداری مطرح می کنند اشاره می شود.

چنانچه پیاده سازی اتوماسیون اداری به صورت صحیح در سازمان انجام شود این یپاده سازی می تواند دستاوردهای بسیار خوبی را برای سازمان به ارمغان بیاورد که از جمله آن دستاوردها:

امکان انجام کارهای اداری در خارج از محل کار توسط مدیران و حتی کارشناسان

کاهش تکثیرهای موازی از جمله تکثیر بی مورد و ثبت و نگهداری ان در چند محل

نگهداری سوابق عملیات در حجم کمتر، ایمین بالا

مراجعه آسان به مکاتبات و مستندات سازمان بدون نیاز به حضور مسئول دبیرخانه یابایگانی دفتر

قابلیت تولید گزارشات مورد نیاز به همراه نمودارها و داشبردهای مدیریتی

امکام پیگیری مکانیزه کارها در هر زمان و هم مکان و اطلاع از امور معوق و تاخیر شده

امکان کنترل بیشتر در نقل و انتقال مکاتبات و اطلاعات طبقه بندی شده

سهولت و سرعت گردش مکاتبات

چالشها و فرصتهای استفاده از سیستم اتوماسیون اداری

چالشهای مربوط به سیستم اتوماسیون اداری را می توان به سه بخش دسته بندی کرد

۱- انتخاب سیستم اتوماسیون اداری پیچیده ناکارآمد

چنانچه سازمانی در انتخاب یک سیستم اتوماسیون اداری دچار اشتباه گردد و از سیستمی ناکارامد استفاده کند مشکلاتی متعددی برای سازمان در استفاده نرم افزار بوجود خواهد امد که حتی ممکن است پروژه اتوماسیون در سازمان به شکست منتهی گردد.

از جمله ویژگی هایی که یک نرم افزار اتوماسیون اداری نباید داشته باشد به ترتیب لیست شده است.

الف) عدم وجود نوآوری های روز در سیستم اتوماسیون

که باعث می شود کاربران از متدهای قدیمی درکار با سیستم استفاده کنندو بعضا مشاهده میگردد به جای یک تحلیل جامع و چابک از تحلیلهای قدیمی و طولانی برای انجام فرایندهای مکاتبات استفاده می گردد که نهایتا منجر به کاربری پیچیده در نرم افزار میگردد.
شرکت فراگستر از سال ۱۳۸۲ که اقدام به ارائه اولین نرم افزار اتوماسیون اداری خود نمود تا بحال اقدام به ارتقاء و باز نویسی چندین نسخه از این نرم افزار نموده و در تمامی نسخ کاربر پسندی حرف اول را زده است .

ب) دور ماندن از فناوری روز دنیا در استفاده از تحلیل و توسعه سیستم اتوماسیون

عدم پشتیبانی نرم افزار از مکانیزه کردن فرایندهای سازمانی امروزه در خیلی از نرم افزارهای کشورمان شاهد این موضوع هستیم که نرم افزار ارائه شده برای فرانیدهای سازمانی کارآمد نیستند
شرکت فراگستر علاوه بر قابلیت های فوق العاده در نرم افزار اتوماسیون اداری ارائه بهترین BPMS کشورمان را در کارنامه خود دارد. که قابلیت ساخت تمای فرایندهاس سازمانی را داشته و انکان ارتباط با سایر نرم افزارهای سازمانی را نیز دارد.بعضا شاهد این موضوع بوده ایم که سازمانهایی که قبلا اقدام به تهیه اتوماسیون اداری نموده اند و نیازشان در خصوص فرایندهای سازمانی برطرف نشده اقدام به تهیه نرم افزار bpms از فراگستر نموده اند.

پ) پیچیدگی های غیر ضروری

با توجه به تحولاتی که دنیای مفهومی اتوماسیون بوجود آمده، متأسفانه در بعضی از نرم‌افزارها مشاهده می‌شود که به‌جای تقویت سهولت و اشتراک‌پذیری اطلاعات و دانش سازمانی، آنچه بیشتر از همه موردتوجه و تمرکز ویژه قرارگرفته همانا تعریف و تحدید سطوح دسترسی تا ریزترین جزییات می‌باشد. به‌گونه‌ای بوروکراسی نرم‌افزار از بوروکراسی سنتی پیشی می‌گیرد.
بوروکراسی های پیچیده در اتوماسیون اداری فراگستر هیچ جایی ندارد. بوده اند سازمانهایی که حتی بدون اموزش به کاربران عادی نرم افزار را عملیانی کرده اند از جمله شرکت سازندگی انصار!

ت) رابط کاربری:

رابط کاربری در هر سیستمی اولین و مهمترین بخش آن می‌باشد. توجه به اصول روانشناسی از نیازهای اصلی آن می‌باشد. توجه به ترکیب رنگها و جانمایی آیکون‌ها و تفکیک‌پذیری و چشم‌نوازی صفحات و پیروی از اصول واحد از اصول اولیه آن می‌باشد. ارگونومی صفحات باید به‌گونه‌ای باشد که در کاربر احساس اعتماد و اطمینان به وجود آید. جهش بین صفحات باید در کمترین سطح صورت گیرد. این همان نیازی است که فناوری آژاکس پوشش می‌دهد. اما در بعضی از نرم‌افزارها متأسفانه این موضوع رعایت نمی‌شود.
در اتوماسیون اداری فراگستر قابلیت تغییر فونت و رابط کاربری بر اساس سلایق مختلف به عهده خود کاربر قرار دارد.

ث) تحت وب نبودن نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری

بعضاً مشاهده می‌گردد بعضی از شرکت‌ها همچنان نرم‌افزار تحت ویندوز را ارائه می‌دهند. درعین‌حال شرکت‌هایی نیز وجود دارند که ادعای وجود سیستم تحت وب رادارند اما برای کار با نرم‌افزار باید روی مرورگر تنظیمات متعدد انجام گردد و که چابکی استفاده از سیستم را از بین می‌برد.
نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر برخلاف خیلی از نرم‌افزارهای موجود در بازار کاملاً وب بیس بوده و در مرورگرهای ازجمله GoogleChrome، MozillaFirefox، Safari، InteretExplorer قابل‌اجرا بوده و نرم‌افزار در سیستم‌عامل‌های Windows، Android و iOS قابل‌اجرا می‌باشد.

ج) امنیت استفاده از سیستم اتوماسیون تحت وب

همراه دغدغه‌هایی برای استفاده از دستگاه‌های تحت وب برای مدیران وجود دارد که ایا نرم‌افزار مورداستفاده از اطلاعات ما در برابر حمله‌های سایبری محافظت می‌کند یا خیر چنانچه شرکت‌های ارائه‌کننده نرم‌افزار پاسخ درستی به این سؤال ندهند و بسیاری از مدیران ریسک استفاده از نرم‌افزار ارائه‌شده را نمی‌کنند.
شرکت فراگستر در خصوص امنیت اطلاعات موارد متعدد را در این باب رعایت نموده است ازجمله انها
• تاییدیه امنیتی از گروه اشیانه
• قابلیت کپچا برای جلوگیری از حمله رباطها
• قابلیت گرفتن مک ادرس سخت افزار مدیران برای جلوگیری از هر گونه حک و یا حمله سایبری

۲- مقاومت کاربران در خصوص استفاده از سیستم اتوماسیون اداری:

در بعضی از سازمان‌ها دیده می‌شود کارمندان یک سازمان به دلیل دید سنتی که در پیگیری امور دارند به سیستم اتوماسیون اداری اعتماد نمی‌کنند و همچنان نامه‌ها و درخواست‌هایشان را بصورت رودررو پیگیری می‌کنند.در این سازمان‌ها مدیران سازمان باید از نرم‌افزار اتوماسیون حمایت نمایند و سایر کاربران را مجاب به استفاده از سیستم نمایند. متأسفانه در برخی از سازمان‌ها به دلیل عدم‌حمایت مدیران عملیاتی سازی اتوماسیون به شکست می‌انجامد. اما چطور بر مقاومت سازمانی بعد از پیاده‌سازی سیستم‌های جدید اتوماسیون فائق آییم؟

شرکت فراگستر در خصوص شکستن این گونه مقاومت ها اقدام به ارائه راهکارهایی ازجمله
• افزونه World
• افزونه Outlook
• زیر سیستم موبایل و …
نموده تا عدم اعتماد کاربران را نسبت به سیستم از بین ببرد.

۳- مشکلات سخت‌افزار و بستر شبکه و اینترنت :

عدم استفاده از سخت‌افزار مناسب و بستر شبکه درون‌سازمانی و اطلاع‌رسانی ناقص از طرف شرکت‌های ارائه‌کننده نرم‌افزار و همچنین مشکلات ناشی از ارائه‌کنندگان بستر اینترنت در کشور ازجمله چالش‌هایی است که می‌تواند عملیاتی سازی اتوماسیون را در سازمان دچار مشکل سازد.
معماری فوق العاده قوی نرم افزار فراگستر باعث شده نسبت به سایر سیستمهای مطرح مشابه از حداقل سخف افزار استفاده نماید.
در خصوص شبکه: این سیستم روی IIs Server های متعدد ست شده که اولین اولویت مربوط به کارتابل است حتی در مواردی که مدیران و یا کاربران در مکانی با اینترنت نا مناسب قرارداشته باشند می توانند در همان محیط کارتابل نیز اولویت را به ۲۵ نامه اول قرار دهند تا کندی سرعت اینترنت را نیز احساس نکنند.