با توجه به پیشنهاداتی که از منابع مختلف برای اداره تحقیق و پژوهش و روابط عمومی فرستاده می‏شود بایستی در ابتدا پیشنهادات دسته‌بندی شوند و سپس هر پیشنهاد به اداره مرتبط ارسال گردد تا در آن جا مورد بررسی قرار گیرد.

پس از ارجاع به اداره مربوطه نیز این پیشنهاد توسط اداره تحقیق و پژوهش ره‌گیری می‌شود تا وضعیت آن به اطلاع شخص پیشنهاد دهنده برسد. در واقع وضعیت پیشنهاد و اینکه در چه مرحله‌ای از پیشرفت قرار دارد در پورتال به روز رسانی می‌شود.

در نهایت اگر این پیشنهاد از طرف معاونت مربوطه مورد تایید واقع شد از پیشنهاد دهنده تقدیر می‌شود و از طرف دیگر پیشنهاد برای عملیاتی شدن در کمیته‌های مخصوص مورد رسیدگی قرار می‌گیرد. اداره تحقیق و پژوهش نیز به صورت دوره‌های شش ماهه از سیستم نظام پیشنهادات گزارشی تدوین می‌نماید و به معاونت طرح و برنامه ارایه می‌دهد.