در فرآیند درخواست و تامین خودرو متقاضی بایستی با مشخص نمودن مبدا، مقصد، زمان، نوع خودرو (طرح دار، بدون طرح) درخواست خود را ثبت و برای مدیریت واحد ارسال نماید تا مورد بررسی قرار بگیرد و پس از آن برای واحد ترابری ارسال گردد. و این واحد با توجه به مشخصات درخواست و نیز خودروهای در دسترس نسبت به تامین خودرو اقدام نماید.

در صورتیکه تامین از طریق آژانس باشد تاییدیه درخواست خودرو به اطلاع متقاضی رسانیده می‏شود و در صورتیکه نوع تامین از طریق خودروهای سازمانی باشد باید تاییدیه مدیریت مالی و منابع انسانی اخذ و به متقاضی اعلام شود.