OKR چیست و کاربرد آن در سازمان ها و کسب و کارها

در این مقاله خواهید خواند که OKR چیست و چه کاربردی در سازمان ها و کسب و کارها دارد. همچنین برای آشنایی با 8 مزیت OKR با این مقاله و وبلاگ فراگستر همراه باشید.

خیلی از مدیران اذعان دارند که در سازمان‌هایشان، اغلب در تلاشی بی‌پایان برای پر کردن شکاف بین استراتژی‌های تدوین شده و اجرا و دستیابی به آنها هستند. روش OKR (یا روش اهداف و نتایج کلیدی)، راهکاری است که برای حل همین مشکل به وجود آمده است. اگر در تلاش هستید تا اهداف سازمانتان را عملی کنید، OKR ها می‌توانند ابزاری عالی برای شما باشند. استفاده مناسب از OKR به شما و تیم‌تان کمک می‌کند تا مهم‌ترین موضوعاتی را باید بر آنها تمرکز کرد مشخص کنید و کارکنان را برای دستیابی به اهداف مشترک همسو کنید. در این مقاله مهم‌ترین نکاتی که باید در مورد مزایای OKR، تعیین و اجرای استراتژی و نحوه شروع استفاده از OKR در سازمان خود بدانید، توضیح داده شده است.

OKR چیست؟

روش OKR که مخفف Objectives و Key Results است، یک تکنیک و چهارچوب برنامه‌ریزی برای تعیین اهداف سازمان به صورت دوره‌ای و اندازه‌گیری پیشرفت آنهاست. این تکنیک که در سال ۱۹۷۰ توسط اندی گروو در شرکت اینتل معرفی شد، در سال‌های اخیر به عنوان یک روش محبوب برای برنامه‌ریزی استراتژیک در سازمان‌ها تبدیل شده است. در این روش “اهداف” یا Objectives به‌صورت کلی تعریف می‌شوند و میزان پیشرفت در دستیابی به آنها با استفاده از “نتایج کلیدی” تعیین می‌شود. این روش برای ایجاد انگیزه و تمرکز در تیم‌ها بسیار مؤثر است و به اعضای تیم کمک می‌کند تا بر روی اهداف مهم و مشترک تمرکز کرده و از میزان پیشرفت خود مطلع شوند.

همانطور که خواندید، روش OKR از دو بخش اساسی تشکیل شده است:

• “اهداف” که کیفی بوده و مشخص می‌کنند که می‌خواهید چه چیزی را بهبود ببخشید.
• “نتایج کلیدی” که کمی هستند و نحوه دستیابی به اهداف را مشخص می‌کنند.

OKR از 2 بخش اساسی تشکیل شده، اهداف اصلی و نتایج کلیدی

دو جزء حیاتی دیگر در تکنیک OKR عبارتند از “ابتکارات” و “بررسی هفتگی” که راه‌هایی برای تحقق بخشیدن به OKR ها و تجزیه و تحلیل میزان پیشرفت شما در آن هستند:

• منظور از “ابتکارات” تمامی پروژه‌ها و طرح‌هایی است که به شما در دستیابی به اهدافتان کمک می‌کند.
• “بررسی هفتگی” به شما کمک می‌کند تا وضعیت دستاوردهای خود و برنامه‌های آتی را پیگیری کنید.

OKR چه کاربردهایی در کسب و کارها دارد؟

چارچوب OKR به طور ناگهانی ظاهر نشد و پیش از آن سازمان‌ها از سایر ابزارهای مدیریت اهداف مانند MBO ها، اهداف SMART و KPI ها استفاده می‌کردند. اما همه چیز در دهه 1970 تغییر کرد، زمانی که اندی گرو (Andy Grove)، مدیرعامل اینتل، مفهوم “اهداف” را با مفهوم “نتایج کلیدی” ادغام کرد تا روش جدیدی را ایجاد کند که اکنون به عنوان OKR می‌شناسیم. چند سال پس از آن، جان دوئر (John Doerr) این روش را از وی آموخت و OKR ها را در کمپانی گوگل مورد استفاده قرار داد.

به عنوان یک چارچوب نتیجه محور، مدیریت OKR به مدیران گوگل (لری پیج و سرگئی برین) کمک کرد تا گوگل را به قله‌های جدیدی برسانند و هزاران شرکت از آن زمان یاد گرفته‌اند که از اصول روش OKR استفاده کنند. لری پیج، یکی از بنیانگذاران گوگل، درباره OKR ها اینگونه می‌گوید:

“OKR ها را دستیابی به رشد 10 برابری را برای ما مقدور کردند. آنها کمک کرده اند تا هدف بزرگ ما در «سازماندهی اطلاعات جهان» شاید حتی قابل دستیابی شود. آنها من و بقیه اعضای شرکت را به موقع و در مسیری که بیشترین اهمیت را داشت نگه داشتند”.

امروزه مدیران لینکدین، توییتر، اسلک، اسپاتیفای، اوبر و مایکروسافت از OKRها برای مشخص کردن اولویت‌های بهبود و به اشتراک گذاشتن آنها در سراسر سازمان استفاده می‌کنند و به کمک آن تیم‌ها را برای حرکت در مسیر درست هماهنگ می‌کنند.

تفاوت OKR با KPI چیست؟

همانطور که قبلا گفتیم، “نتایج کلیدی” در روش OKR ممکن است بسیار شبیه KPI به نظر برسد. منظور از KPI یا شاخص های کلیدی عملکرد، شاخص‌هایی است که به شما امکان می‌دهند تا عملکرد سازمان خود را در موضوعات مختلف اندازه‌گیری کرده و با نظارت بر آنها بتوانید به عملکرد مورد نظر خود دست پیدا کنید. در روش OKR هم یکی سری “نتایج کلیدی” وجود دارند که شما باید به آنها دست پیدا کنید. بنابراین این سوال مطرح می‌شود که اگر هر دو مفهوم به نظارت برای دستیابی به نتایج خاصی می‌پردازند، چه تفاوتی میان آنها وجود دارد.

برای شروع باید گفت هدف این 2 روش و نحوه کار آنها متفاوت است. هدف از KPI بهبود عملکرد کلی سازمان است و روش این‌کار با نظارت بر و بهبود شاخص‌هایی است که مربوط به عملکرد است. اما هدف از OKR ایجاد تغییر در سازمان برای دستیابی به “اهداف” خاص سازمان است. در این روش “نتایج کلیدی” بر اساس “اهداف” تعیین می‌شوند و بدون در نظر گرفتن “اهداف”، ممکن است مستقلاً اهمیتی نداشته باشند.

بنابراین شاخص‌های کلیدی عملکرد خودشان هدف محسوب می‌شوند و مربوط به اهدافی هستند که شما همیشه با آنها در سازمان سر و کار دارید و قابل اندازه‌گیری هستند. چنین شاخص‌هایی (مثل شاخص سود و شاخص هزینه جذب مشتری) مواردی هستند که شما همیشه باید به آنها توجه کنید و مربوط به عملکرد عمومی سازمان و هدف غایی هر کسب و کار یعنی کسب سود است. اما “اهداف و نتایج کلیدی” مربوط به چشم‌‎اندازهای شرکت است و یک نقشه‌راه برای رسیدن به آن است و “نتایج” مستقیما به “اهداف” خاص و فعالیت‌های کاری سازمان مرتبط است.

مزایا و فواید OKR کدام است؟

احتمالا هنوز از خود می‌پرسید «چرا OKR ها مهم هستند؟». در این قسمت 8 مورد از مزایای OKR ها که می‌تواند به تیم شما در دستیابی به اهدافش کمک کند، آورده شده است:

ایجاد یک تمرکز دقیق

اولین مزیت OKR ها که استفاده از آنها را جذاب می‌کند، این است که به شما کمک می‌کنند تمرکز دقیقی برای تیم خود و به طور کلی در سازمان ایجاد کنید.

هنگام تعیین OKR های سه ماهه و تعیین حوزه‌های تمرکز خود، به شما توصیه می‌شود که تنها یک هدف برای هر تیم و 2 تا 3 نتیجه کلیدی را برای پشتیبانی از آن هدف انتخاب کنید. این کار باعث می‌شود نتوانید به کارهای غیرضوری بپردازید و مجبور شوید قبل از هر کاری به این فکر کنید که در طول 3 ماه آینده چه چیزی حیاتی ترین زمینه برای بهبود یا اصلاح است و بیشترین تلاش را به آن اختصاص دهید.

سازماندهی اهداف و فعالیت‌ها

مزیت دیگر OKR این است که اهدافی منظم و ساختاریافته در اختیار شما قرار می‌دهند که باعث آسان‌تر شدن همگام‌سازی تمامی فعالیت‌های سازمان با یکدیگر می‌شود.

روش “اهداف و نتایج کلیدی” به تیم‌ها و واحدهای مختلف سازمان کمک می‌کنند تا اطمینان حاصل کنند که اهداف آنها با هم تداخل ندارند. آنها همچنین با ارائه بینشی در مورد آنچه که دیگران روی آن کار می‌کنند و چگونه پیشرفت را نظارت می‌کنند، همکاری در سطح شرکت را تشویق می‌کنند.

وقتی به فعالیت فکر می‌کنید، هر تیم باید دوباره بررسی کند که این یا آن ابتکار OKR چگونه به نتیجه کلیدی تیم کمک می‌کند و آیا ارزش دنبال کردن آن را دارد یا خیر.

پررنگ‌تر کردن اهداف کلان

وظایف و مسئولیت‌های روزانه به راحتی می‌توانند بر اهداف کلان تیم (و شرکت) سایه بیندازند. اما با کمک OKR ها، می‌توانید اطمینان حاصل کنید که اعضای تیم به طور مداوم برای رسیدن به اهداف اصلی سازمان تلاش می‌کنند و در عین حال می‌توانید مطمئن شوید که وظایف روزمره شرکت به خوبی انجام می‌شود.

برای انجام این‌کار می‌توانید در فرآیند OKR، از برنامه‌های هفتگی استفاده کنید و کارهایی را برای انجام دادن در طی یک هفته انتخاب کنید که فکر می‌کنید دست یافتن به نتایج کلیدی مدنظر شما را تسریع می‌کند. همچنین با هفتگی کردن برنامه‌ها این فرصت را خواهید داشت که همراه با گزارشات هفتگی از “اهداف و نتایج کلیدی”، برنامه هفتگی خود را نیز به بحث بگذارید، وضعیت فعلی OKR را ببینید و اولویت‌های جدید را برای هفته بعدی تنظیم کنید.

اولویت‌بندی برنامه‌های هفتگی

هرچه شما و کارکنانتان در اولویت‌بندی برنامه‌ها و وظایف هفتگی بهتر عمل کنید، راحت‌تر می‌توانید مطمئن شوید که در مسیر دستیابی به اهداف خود هستید. OKR ‌ها به شما کمک می‌کنند تا ببینید کدام کارها نیازمند بیشترین توجه هستند. آنها همچنین مانع از انحراف توجه شما می‌شوند و باعث می‌شوند که هیچ کار مهمی را از قلم نیندازید.

رهگیری و اندازه گیری میزان پیشرفت

“اهداف و نتایج کلیدی” راهی واضح را برای شما و تیم‌تان برای اندازه گیری پیشرفت فراهم می‌کنند. از آنجایی که از همان ابتدا نتایج کلیدی را شناسایی کرده اید، می‌توانید بگویید که چقدر به اهداف خود نزدیک هستید. هیچ حدس و گمانی در این رویکرد وجود ندارد، به این معنی که همه اعضای تیم شما پاسخگو هستند. هیچ کس نمی‌تواند در اعداد و ارقام تغییری ایجاد کند، یا سوءعملکرد خود در انجام یک تکلیف خاص را توجیه کند.

بهبود جلسات تیمی و گزارشات مالی سازمان

چه در حال برگزاری یک جلسه هفتگی تیم یا یک جلسه برای ارایه گزارش مالی سه ماهه شرکت باشید، OKR این جلسات را معنادارتر می‌کند. OKR ها به شما کمک می‌کنند تا در مورد دستیابی به یک هدف خاص دقیقاً نحوه عملکرد خود را توضیح دهید. آنها همچنین به شما کمک می‌کنند گزارش عملکرد سازمان را با استفاده از تصاویر و اینفوگرافی نیز نمایش دهید و اطمینان حاصل می‌کند که همه مخاطبان درک مشترک و خوبی از عملکرد سازمان داشته باشند.

تفویض مسئولیت‌ها

استفاده از OKR ها می‌تواند به مدیران تیم‌ها کمک کند تا مسئولیت پروژه ها را راحت‌تر واگذار کنند و مسئولیت‌پذیری و مشارکت تمامی اعضای تیم را افزایش دهند. برای انجام این کار مدیران می‌توانند مسئولیت تنظیم OKR ها را به اعضای تیم واگذار کنند. این‌کار همچنین باعث می‌شود آنها انگیزه بیشتری برای دستیابی به “اهداف” جدیدی که تعیین می‌کنند داشته باشند و تلاش و نوآوری بیشتری برای تحقق “نتایج کلیدی” مدنظر خود انجام دهند.

ترکیب تفویض مسئولیت تنظیم OKR به اعضای تیم با برگزاری جلسات تیمی و گزارشات هفتگی، همه افراد سازمان را درگیر  کار می‌کند و شفافیت را نیز افزایش می‌دهد. این موضوع، همچنین باعث می‌شود هر یک از اعضای تیم کاملاً مسئول عملکرد خود باشد و شما را از مدیریت جزئی رفتارهای آنها خلاص می‌کند.

افزایش رشد، پیشرفت و نوآوری در سازمان

پیاده‌سازی سلسله مراتب OKR و چارچوب آن در فرآیند هدف‌گذاری تیم شما، باعث ایجاد یک فرهنگ سازمانی در راستای رشد مداوم، پیشرفت و نوآوری می‌شود. OKR ها تعامل و انگیزه کارکنان را افزایش می‌دهند و باعث می‌شوند همه به طور مداوم برای دستیابی هم به اهداف فردی، و هم اهداف تیمی و سازمانی کار کنند.

نمونه‌های استفاده از OKR در سازمان

هر چه قدر هم از مزایای این روش گفته شود، تا زمانی که نمونه‌ها و نحوه استفاده عملی از OKR را ندانید، نخواهید توانست از مزایای آن استفاده کنید. نحوه استفاده از این متد هم در شرکت‌ها و سازمان‌های مختلف با توجه به نوع کسب و کار و اهداف آنها متفاوت است. بنابراین نمی‌توان یک نسخه واحد برای همه سازمان‌ها ارائه داد. اما در اینجا بعضی از نمونه‌های رایج نحوه استفاده از OKR را برای شما می‌آوریم.

پیش از پرداختن به این نمونه‌ها، لازم است بدانید که استفاده از این روش مختص کل سازمان نیست و حتی واحدهای یک سازمان هم می‌توانند به طور مستقل از این روش استفاده کنند. همچنین، اگر قرار باشد تنها از “نتایج کلیدی” استفاده کنید تفاوتی با KPI نخواهد داشت. بنابراین برای اینکه از مزایای OKR بهره‌مند شوید لازم است تا حتما از “نتایج کلیدی” در کنار “اهداف” استفاده کنید. استفاده از “اهداف” در این روش نقشی حیاتی دارد زیرا باعث می‌شود هر تیم مسئولیت بخشی از این اهداف را برعهده گرفته و پاسخگوی نتایج آن باشد. در ادامه تعدادی از نمونه‌های رایج OKR را خواهید خواند.

OKR واحد فروش

هدف: افزایش آگاهی از برند در میان مشتریان بالقوه تا پایان سال

نتایچ کلیدی:

1- استفاده از 5 بیلبورد تبلغیاتی در نقاط خاص شهر که تراکم مشتریان مورد نظر سازمان بیشتر است

2- افزایش ارتباط با رسانه‌ها تا 25 مورد از جمله رپورتاژ و حضور در برنامه‌های تلویزیونی

3- حضور در 2 مورد از نمایشگاه‌های سالانه

4- استفاده از تبلیغات 10 اینفلوئسنر برتر در حوزه کاری سازمان

OKR تیم طراحی محصول

هدف: آگاهی از نیازها و خواسته های مشتریان از محصول جدید

نتایچ کلیدی:

1- نظرسنجی از 1000 مشتری در مورد نحوه استفاده آنها از محصول و خواسته‌هایشان

2- مصاحبه با 50 نفر از مشتریانی که قبل از عرضه رسمی محصول، آن را آزمایش کرده‌اند

3- تحلیل کمی و کیفی داده‌های بدست آمده و مشخص کردن 5 خواسته و نیاز کلیدی مشتریان

OKR واحد امور مالی

هدف: جذب سرمایه گذار جدید برای دستیابی به رشد سازمان

نتایچ کلیدی:

1- تعیین میزان مبلغ مورد نیاز شرکت برای دستیابی به اهداف رشد خود

2- تعیین 10 مورد از شرایط ضروری شرکت برای پذیرش سرمایه‌گذاری

3- تماس با سرمایه‌گذاران بالقوه و برقراری حداقل 10ملاقات

4- تعیین حداقل مبلغ جذب سرمایه و انجام آن تا مدت مشخص شده

چگونه “اهداف و نتایج کلیدی” را تعیین و پیگیری کنیم؟

تهیه OKR کاری بسیار ساده و سرراست است. برای این‌کار کافی است تا “اهداف” سازمان را تعیین کرده و قدم‌هایی را که برای رسیدن به آن لازم می‌دانید با عنوان “نتایج کلیدی” مشخص و پیگیری کنید. در این روش منظور از “اهداف”، وضعیت ایده‎آلی است که می‌خواهید به آن دست پیدا کنید. این نوع “اهداف” در هر سازمان متفاوت بوده و شامل اهداف خاص، فرصت‌ها، چشم‌اندازها و ماموریت سازمان می‌شود که باید توسط رهبران آن تعیین شود. البته توصیه می‌شود اهدافی را انتخاب کنید که برای انجام آنها طرح و برنامه دارید و می‌تواند باعث ایجاد شور و شوق در میان کارکنان شود.

در مورد قدم‌های کوچک‌تر نیز، گویا یک “هدف بزرگ” را به “مجموعه‌‌ای از “اهداف کوچک” گره زده‌اید. البته هیچ تضمینی وجود ندارد که قدم‌ها و “نتایج کلیدی” که مشخص می‌کنید به شما در دستیابی به “اهداف” کمک کنند. به همین دلیل است که بازبینی دوره‌ای آنها ضرورت دارد تا بتوانید قدم‌هایی تعیین کنید که هم عملی بوده و هم اثربخش باشند.

در نهایت برای پیگیری OKR می‌توانید از نرم افزارهای متعددی استفاده کنید. در واقع هر نرم افزاری که قابلیت مدیریت وظایف را به صورت درختی داشته باشد، از جمله بسیاری از نرم افزارهای مدیریت تیم، می‌تواند برای پیگیری OKR مورد استفاده قرار بگیرد. اگر می‌خواهید از نرم‌افزارهای تخصصی‌تری استفاده کنید می‌توانید به سراغ نرم افزارهای مخصوص OKR بروید. اگر هم به دنبال کمترین هزینه هستید، می‌توانید به سادگی با نرم افزارهای صفحه گسترده مانندExcel  این اهداف را پیگیری کنید.

کلام آخر

در این مقاله دانستید روش OKR چیست و چرا می‌تواند باعث موفقیت سازمان شما شود. اما در نهایت، شاید آنچه بیش از همه می‌تواند بیانگر اهمیت روش OKR باشد همه‌گیری ویروس کرونا است، زیرا نشان داد تمام تلاش‌های مربوط به یک برنامه‌ریزی بلندمدت و دقیق ممکن است به هدر رود. البته این به این معنا نیست که نباید اهداف بلند مدت داشت. قطعا هر سازمانی نیازمند یک چشم انداز و هدف بلندمدت است. اما تقسیم اهداف بزرگ به هدف‌های کوچک‌تر، به تمرکز بهتر و چابکی سازمان کمک می‌کند. چارچوب OKR و نرم‌افزارهایی مانند اتوماسیون اداری فراگستر به شما کمک می‌کنند تا اهداف خود را به شکلی چابک تعیین کرده و توانمندی کارکنان خود را برای دستیابی به آنها افزایش دهید.

سوالات متداول مشتریان

۱- تعریف OKR چیست؟

روش OKR یا “اهداف و نتایج کلیدی” یک متد هدف‌گذاری است که به شما کمک می‌کند اهداف سازمان خود را تبدیل به قدم‌های کوچکتر کرده و آنها را پیگیری کنید.

۲- تفاوت OKR با KPI چیست؟

هدف از KPI بهبود عملکرد کلی سازمان است و این‌کار با نظارت بر شاخص‌های مربوط به عملکرد انجام می‌شود. اما هدف از OKR ایجاد تغییر در سازمان برای دستیابی به “اهداف” خاص سازمان است که با دستیابی به “نتایج کلیدی” ممکن می‌شود.

۳- روش OKR چه مزایایی دارد؟

این روش مزایای زیادی دارد که به سازمان شما در دستیابی به اهدافش کمک می‌کند، از جمله: ایجاد یک تمرکز دقیق، سازماندهی اهداف و فعالیت‌ها، پررنگ‌تر کردن اهداف کلان، اولویت‌بندی برنامه‌های هفتگی، رهگیری و اندازه گیری میزان پیشرفت و ….