منظور از SaaS (نرم افزار به عنوان سرویس) چیست؟ و نمونه‌ها و کاربردهای آن در سازمان‌ها

با گسترش بکارگیری رایانش ابری، استفاده از نرم‌افزار به عنوان سرویس یا SaaS نیز محبوبیت زیادی میان سازمان‌ها و مدیران پیدا کرده است. به ویژه اینکه استفاده از این نوع ابزارها نیاز به هزینه‌های زیاد برای نصب، راه اندازی و نگهداری تجهیزات سخت افزاری و نرم افزاری ندارد. با این حال هنوز هم بسیاری از مدیران آشنایی زیادی با SaaS ندارند. در این مقاله ابتدا به این موضوع می‌پردازیم که اساساً SaaS چیست و چه مزایا و کاربردهایی برای کسب‌وکارها دارد. سپس با اتوماسیون اداری ابری فراگستر آشنا خواهید شد.

منظور از نرم‌افزار به عنوان سرویس یا SaaS چیست؟

در ساده ترین تعریف می‌توان گفت:

نرم‌افزار به عنوان سرویس یا SaaS به روشی برای فروش و ارائه خدمات نرم افزاری گفته می‌شود که در آن نرم افزار به طور یکجا خریداری نشده و بر روی سیستم کاربر نصب نمی‌شود. در عوض، کاربران می‌توانند با استفاده از یک مرورگر و اتصال به اینترنت به صورت آنلاین و با پرداخت حق اشتراک ماهانه یا سالانه از یک نرم افزار ابری استفاده کنند.

کارکرد نرم‌افزار به عنوان سرویس یا SaaS چیست؟

کاربرد نرم افزار به عنوان سرویس شامل موارد متعددی می‌شود. اصلی ترین موارد آن زمانی است که یک کسب و کار بخواهد از رایانش ابری برای اجرای نرم افزارهای سازمانی مورد نیاز خود استفاده کند. رایانش ابری (Cloud Computing) نیاز به داشتن زیرساخت سخت‌افزاری مانند سرور، میزبانی اطلاعات و داده‌های مربوط به یک محصول نرم‌افزاری را از دوش سازمان برمی‌دارد. علت این امر نیز می‌تواند مزیت‌های مربوط به توانایی دسترسی به نرم افزار از راه دور یا عدم نیاز به نصب یا آپدیت آن باشد.

از سوی دیگر، همانطور که پیشتر در تعریف نرم‌افزار به عنوان سرویس یا SaaS گفتیم، برای استفاده از این نرم افزارها نیاز به پرداخت مبلغ اولیه هنگفتی نیست و کسب و کارها می‌توانند با توجه به میزان نیاز و استفاده خود، این نرم افزارها را اجاره کنند.

SaaS (نرم‌افزار به عنوان سرویس) کارکردهای متعددی دارد

با این حال لازم است دقت کنید که کاربرد SaaS محدود به سایز و اندازه یک شرکت نیست. طیف وسیعی از متخصصان فناوری اطلاعات، کسب و کارها و افراد معمولی از برنامه های SaaS استفاده می کنند. محصولات SaaS نیز از سرگرمی های شخصی مانند Netflix گرفته تا ابزارهای پیشرفته فناوری اطلاعات (مانند ایمیل، تقویم و ابزارهای اداری) را شامل می‌شود. محصولات SaaS هم برای کاربران B2B و هم B2C به بازار عرضه می شوند.

نرم افزارهای به عنوان خدمت یا SaaS ها معمولاً توسط کسب و کارهای بزرگتر در صنایع خدماتی، مالی، بازاریابی و تبلیغات استفاده می‌شوند. نمونه شرکت های توسعه دهنده محبوب SaaS نیز عبارتند از Trello ،GitHub و Basecamp. انواع نرم‌افزارهایی که به مدل SaaS مهاجرت کرده‌اند نیز اغلب بر روی خدمات سطح سازمانی مانند منابع انسانی متمرکز هستند.

SaaS چه مزایایی برای کسب و کارها دارد؟

ارائه نرم‌افزار در بستر رایانش ابری یا کلود مزایای زیادی برای کسب‌وکارها دارد، اما مخاطب اصلی آن بیشتر کسب‌وکارهایی هستند که به دنبال راهی برای ممکن ساختن کار از راه دور و افزایش بهره‌وری خود هستند. ما در ادامه به مهم‌ترین مزایای SaaS برای کسب‌وکارها اشاره می‌کنیم.

• هزینه پایین راه اندازی

اگر بخواهید نرم‌افزار سفارشی خود را توسعه دهید، قطعاً هزینه زیادی برای شما خواهد داشت و اگر بخواهید برخی از قابلیت‌های پیچیده را اضافه کنید، حساب شما را خالی خواهد کرد.  در مقابل، یکی از مزیت‌های اصل SaaS این است که نیازی به هزینه برای خرید و نصب نرم افزار و سخت افزار نخواهید داشت. بلکه کسب و کارها می‌توانند بدون نیاز به این هزینه‌ها، تنها با استفاده از یک مرورگر و با خرید یک اشتراک، به مقداری که لازم دارند از نسخه ابری نرم افزارها استفاده کرده و هزینه کنند.

از سوی دیگر، با استفاده از نرم افزار به عنوان یک سرویس دیگر نیازی به راه اندازی و نگهداری از زیرساخت‌های پیچیده‌ای که بخش‌های مختلف سازمان شما را به هم متصل کند نخواهید داشت. همچنین دیگر نیازی به استفاده از نیروی انسانی برای نصب، بروزرسانی یا پشتیبانی از نرم افزارها نخواهید داشت و به این ترتیب می‌توانید در هزینه‌های کسب و کار خود صرفه جویی کرده و از منابع مالی خود در سایر بخش ها استفاده کنند.

• صرفه جویی در زمان

نصب آفلاین نرم‌افزارهای سازمانی، انجام به روزرسانی‌ها و پشتیبانی آنها کاری زمان‌بر است، اما استفاده از نرم‌افزار به عنوان سرویس یا SaaS می‌تواند به مقدار زیادی در زمان شما صرفه‌جویی کند. زیرا برخلاف نرم‌افزارهای آفلاین، در راهکارهای SaaS تمامی این مراحل توسط شرکت ارائه‌دهنده انجام می‌شود. بنابراین، می‌توانید بدون نگرانی از پیشرفت‌های تکنولوژیکی و به روزنگه داشتن نرم‌افزار، روی کسب‌وکار اصلی خود تمرکز کنید.

• تسهیل رشد سازمان

رشد هر سازمان تا حدود زیادی در گرو انعطاف پذیری و سرعت است. راهکاری SaaS به کسب و کارهای در حال رشد امکان می‌دهد تا مطابق با تغییرات ضروری برای رشد خود، نحوه استفاده خود را از نرم افزارهای سازمانی تغییر دهند. به عنوان نمونه اگر نیاز به تغییر یک نرم افزار داشته باشند می‌توانند به سادگی اشتراک خود را خاتمه دهند و به سراغ یک نرم افزار جدید بروند. به همین ترتیب، اگر نیاز به افزایش تعداد کاربران یک نرم افزار داشته باشند، نیاز به صرف زمان زیادی نخواهند داشت و کافیست تا هزینه مربوط به کاربران بیشتر را پرداخت کنند.

در کنار مواردی که گفته شد، راهکارهای SaaS با داشتن قابلیت اتصال از راه دور، به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا بتوانند از نیروی دورکار استفاده کنند. این موضوع خود نقش مهمی در تسریع جذب نیروی انسانی و رشد سازمان‌ها دارند.

نمونه‌های SaaS کدامند؟

مدل ارائه نرم افزارهای ابری به عنوان سرویس، گسترش زیادی پیدا کرده است. بطوری که شما می‌توانید نمونه‌های آن را از ساده‌ترین نرم‌افزارهایی که در زندگی روزمره خود استفاده می‌کنید تا پیشرفته‌ترین نرم‌افزارهای سازمانی مشاهده کنید. در ادامه به برخی از نمونه‌های شناخته شده این نوع نرم‌افزارها می‌پردازیم:

• G Suite

یکی از رایج ترین نمونه های نرم افزارهای ابری به عنوان سرویس یا SaaS، برنامه های متنوعی هستند که توسط گوگل با عنوان GSuite و بصورت ابری به کاربران ارائه می‌شوند. این مجموعه شامل نرم افزارهای متعددی از جمله Gmail ،Google Docs ،Google Sheets ،Google Drive و … می‌شود که نیاز به معرفی ندارند و توسط انواع کاربران تجاری و غیرتجاری مورد استفاده قرار می‌گیرند. این مجموعه نرم افزارها بصورت ابری ارائه می‌شوند و استفاده از تمامی امکانات آنها نیازمند خرید اشتراک ماهیانه آنهاست.

این نرم افزارها به ویژه در سازمان‌ها بسیار کاربردی هستند. به عنوان نمونه با استفاده از Gmail شما می‌توانید بدون نیاز به نصب هر گونه نرم‌افزار، مکاتبات و ارتباطات خود را مدیریت کنید. با استفاده از Google Docs نیز می‌توانید انواع اسناد متنی خود را تحت‌وب و بدون نیاز به نصب هر گونه نرم افزار مشاهده و ویرایش کنید و با Google Sheet از نصب برنامه اکسل مایکروسافت بی‌نیاز خواهید شد.

• SalesForce

یکی از نمونه‌های بین‌المللی و شناخته شده نرم‌افزار به عنوان سرویس در حوزه مدیریت ارتباط با مشتری، نرم‌افزار CRM مبتنی بر ابر SalesForce است. هر چند این نرم افزار در ایران رواج چندانی ندارد، اما نرم افزارهای ابری CRM ایرانی نیز می‌توانند بسیاری از مزایای این نوع نرم افزارها را برای شما به ارمغان بیاورند. نرم افزارهای ابری CRM به عنوان سرویس به شما امکان می‌دهند تا راحت‌تر و سریع‌تر بتوانید سرنخ های فروش را پیگیری و اطلاعات مشتریان خود را مدیریت کنید.

• Dropbox

نرم افزارهای ذخیره ابری و به اشتراک گذاری فایل‌ها، از انواع مهم نرم افزارهای SaaS هستند که به خاطر ماهیت تحت وب بودنشان، گزینه‌ای بدیهی برای مدل ارائه نرم افزار به عنوان خدمت هستند. یکی از مشهورترین و پرطرفدارترین آنها نرم‌افزار Dropbox است که نسخه پولی آن به شما امکان می‌دهد تا بتوانید تمامی فایل‌های خود را به راحتی در فضای ابری ذخیره و مدیریت کرده و آنها را به اشتراک بگذارید. از سایر نمونه‌های این نرم‌افزارها می‌توان به Google Drive و OneDrive نیز اشاره کرد.

• Slack

نرم افزار مدیریت تیم Slack نرم افزار مشهور دیگری است که جزو راهکارهای SaaS محسوب می‌شود. این نرم‌افزار به عنوان پلتفرمی برای کسب و کارها عمل می‌کند که به آنها امکان می‌دهد تا ضمن مدیریت وظایف و تیم‌ها، ارتباطات میان کارکنان را با قابلیت ارسال انواع پیام‌های خصوصی و به اشتراک‌گذاری فایل‌ها تسهیل کنند.

• Zoom

نرم‌افزارهای تماس صوتی و تصویری سالهاست که به سمت مدل SaaS حرکت کرده‌اند و دسترسی به آنها راحت‌تر از همیشه شده است. یکی از نمونه‌های مطرح این نوع نرم‌افزارها، اپلیکیشن تحت وب Zoom محصول شرکت مایکروسافت است که در دوران شیوع کرونا محبوبیت بسیار زیادی پیدا کرد و به کسب و کارها اجازه داد تا بر اساس نیاز خود بتوانند از آن برای برقراری ارتباط میان کارکنان از راه دور و برگزاری کلاس‌های آموزشی، انواع جلسات مجازی، کنفرانس‌ها، وبینارها و رویدادها استفاده کنند. از نمونه‌‌های مطرح دیگر این نرم‌افزارها می‌توان به نرم افزار Meet گوگل اشاره کرد.

• Adobe Creative Cloud

نرم افزار تحت وب Adobe Creative Cloud یک راهکار SaaS محسوب می‌شود که شامل مجموعه‌ای از نرم افزارهای شرکت Adobe برای طراحی گرافیکی، ویرایش عکس، ویرایش ویدئو، طراحی وب و … است. این نرم افزار جامع به کاربران خود امکان می‌دهد به تمامی نرم افزارهای مورد نیاز خود به صورت تحت وب دسترسی داشته باشند و در بسیاری موارد نسخه موبایل این نرم‌افزارها را نیز در اختیار آنها قرار می‌دهد. از این لحاظ نرم افزار Adobe Creative Cloud را می‌توان بهشتی برای طراحان دانست.

تفاوت سرویس‌های رایانش ابری IaaS ،PaaS و SaaS

ارائه دهندگان خدمات رایانش ابری یا Cloud Computing معمولاً سرویس‌های خود را بر مبنای 3 مدل زیرساخت به عنوان سرویس (IaaS)، پلتفرم به عنوان سرویس (PaaS) و نرم‌افزار به عنوان سرویس (SaaS) ارائه می‌کنند. اولین نکته‌ای که باید به آن توجه کنیم این است که هر 3 مدل مذکور زیرمجموعه‌ای از رایانش ابری محسوب می‌شوند. هر چند تمامی این مدل‌ها به کاهش هزینه‌های سازمان‌ها کمک می‌کنند؛ اما با یکدیگر تفاوت‌هایی دارند که شناخت آنها برای انتخاب خدماتی که متناسب با نیازهای سازمان شماست ضرورت دارد.

ابتدایی تفاوت این سرویس‌ها در تعریف آنهاست. همانطور که در ابتدای این مقاله خواندید، نرم‌افزار به عنوان سرویس (SaaS) مدلی از ارائه خدمات رایانش ابری است که در آن انواع نرم‌افزارها مانند نرم‌افزارهای فروش، مالی، منابع انسانی، اتوماسیون اداری، آفیس و … به صورت ابری و بدون نیاز به نصب روی کامپیوتر کاربران به آنها ارائه می‌شود و برای استفاده از آنها باید حق اشتراک پرداخت شود.

در مقابل، پلتفرم به عنوان سرویس (Platform as a Service) یا همان PaaS مدلی از ارائه خدمات رایانش ابری است که در آن شما به جای کرایه یک نرم افزار، یک پلتفرم نرم افزاری را کرایه می‌کنید. این پلتفرم‌های نرم‌افزاری بستری برای توسعه و طراحی نرم افزار توسط برنامه‌نویسان هستند که کاربران برای استفاده از آنها هیچ نیازی به تهیه و مدیریت زیرساخت‌های ابری، شبکه، سرورها، سیستم‌های عامل یا فضای ذخیره‌سازی نخواهند داشت و تمامی این موارد توسط ارائه‌دهنده سرویس تامین می‌شود. لذا برنامه‌نویسان می‌توانند با استفاده از آنها به راحتی نرم‌افزارهای مورد نظر را اجرا کرده یا طراحی کنند.

در نهایت، زیرساخت به عنوان یک سرویس (Infrastructure as a Service) یا همان IaaS مدلیست که در آن زیرساخت‌های سخت‌افزاری ابری مانند سرورها برای کرایه به مشتریان ارائه می‌شود. به گونه‌ای که مشتری هیچ نیازی به نگهداری سرورهای فیزیکی در محل شرکت و مراقبت از آنها ندارد و تمامی آنها توسط شرکت ارائه‌دهنده انجام می‌شود. مزیت استفاده از IaaS این است که کابران می‌توانند کنترل و انتخاب بیشتری بر روی سیستم عامل و پلتفرم نرم افزاری مورد استفاده خود داشته باشند.

معرفی خدمات ابری فراگستر

مزایای استفاده از اتوماسیون اداری برای کسب و کارها روشن است، اما هزینه ایجاد زیرساخت و پیاده‌سازی این نرم‌افزار می‌تواند برای برخی کسب و کارها بالا باشد. با توجه به دشواری های اقتصادی و رقابت‌های موجود در بازار، بسیاری از کسب و کارها به دنبال استفاده از نرم افزارهای ابری هستند. فراگستر برای رفع این مشکل یک زیرساخت ابری فراهم کرده و اتوماسیون اداری خود را بصورت ابری نیز در اختیار مشتریان قرار می‌دهد. اتوماسیون ابری فراگستر به سازمان شما این امکان را می‌دهد که بدون هزینه‌کرد برای زیرساخت‌های سخت افزاری، نصب و بروزرسانی نرم افزار و حفظ ایمنی آنها بتواند از اتوماسیون اداری با رایانش ابری استفاده کند.

با استفاده از اتوماسیون اداری ابری فراگستر شما می‌توانید در کمتر از 2 دقیقه ثبت‌نام کرده، چارت سازمان خود را تعریف نموده و از قابلیت‌های سامانه فراگستر استفاده کنید. همچنین، با استفاده از یک اتوماسیون اداری ابری می‌توانید تنها با یک اتصال اینترنتی از هر مکان و زمانی، مکاتبات و کارهای خود را پیگیری و مدیریت کنید. البته فراموش نکنید که نرم‌افزار ابری مترادف تحت وب نیست. زیرا نرم افزارهای ابری بر روی سرورهای شرکت ارائه دهنده نرم افزار نصب و ارائه می‌شود و منابع سرور به صورت اشتراکی مورد استفاده قرار می‌گیرد. بنابراین سازمان‌های بهره‌بردار، هیچ‌گونه هزینه یا تلاشی برای نصب و راه‌اندازی نرم‌افزارهای ابری نخواهند پرداخت. در حالیکه نرم‌افزار تحت‌وب روی سرورهای مشتری نصب می‌شود.

کلام آخر

در این مقاله با نرم افزار به عنوان سرویس یا SaaS و مزایای آن آشنا شدید. استفاده از SaaS به ویژه برای کسب و کارهایی که به دنبال افزایش بهره‌وری و رشد کسب و کار خود هستند، یکی از بهترین گزینه‌هاست. نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر یکی از نرم‌افزارهای سازمانی محبوب در ایران است که دارای یک نسخه ابری نیز می‌باشد. برای آشنایی بیشتر با امکانات اتوماسیون کسب و کار ابری فراگستر و دیدن دموی رایگان آن می‌توانید از مشاوره رایگان کارشناسان فروش ما استفاده کنید.