حداقل امکانات یک سیستم اتوماسیون چیست؟

در هر سازمانی با ابعاد مختلف، بخش زیادی از زمان کارکنان صرف پاسخگویی و پیگیری مکاتبات، نگهداری و آرشیو اسناد، ثبت درخواست ها و کارها، تایید فرمها و جستجوی اسناد می‌شود. اگر این فعالیتها ساختارمند و هماهنگ نباشند، به ‌سرعت تبدیل به گلوگاه و منبع خطا می ‌شوند. برای رفع این چالش کافی نیست صرفاً «یک نرم افزار» داشته باشیم؛ لازم است سامانه ‌ای داشته باشیم که حداقل امکانات و قابلیتهای ضروری زیر را تضمین کند:

برخی امکانات اتوماسیون پایه شامل کارتابل مکاتبات برای پاسخگویی و پیگیری نامه‌ ها، نرم افزار دبیرخانه برای ثبت و بایگانی اسناد درون و برون سازمانی، مدیریت جلسات و تقویم سازمانی، کارها و یادداشت‌ هاست، در کنار این ها، برخی قابلیت‌ های ضروری نیز وجود دارد که باید در سامانه وجود داشته باشد که بهره وری سیستم را چندین برابر کنند؛ مانند مدیریت ایمیل ها و فکس های سازمانی، مدیریت مستندات برای جستجو و نسخه ‌گذاری اسناد، فرم ساز برای دیجیتالی ‌کردن فرآیندهای درون ‌سازمانی و نسخهٔ موبایل برای دسترسی سریع به اطلاعات در هر زمان و مکان.

در واقع، یک اتوماسیون داخلی مناسب، درست مانند یک خودرو است؛ همان‌طور که خودرو بدون چرخ، فرمان و دنده اصلاً خودرو محسوب نمی‌شود، سامانه‌ای هم که امکانات پایه را با بهترین کیفیت نداشته باشد، نمی‌ تواند نقش واقعی خود را ایفا کند. از سوی دیگر، همان ‌طور که خودروهای پیشرفته با تجهیزاتی مثل ترمز ABS یا سنسور پارک تجربه رانندگی بهتری فراهم می ‌کنند، سامانه‌های اداری نیز با افزودن قابلیت‌های تکمیلی می‌توانند کارآمدتر و ارزشمندتر باشند.

در این مقاله به بررسی حداقل امکانات پایه و قابلیت‌ های ضروری یک اتوماسیون اداری می‌پردازیم، بطوری که قادر خواهید بود با اتتخاب بهترین سیستم مکاتبات اداری علاوه بر پوشش نیازهای پایه، امکان افزودن و یکپارچه‌ سازی قابلیت‌ های تکمیلی را هم به سهولت داشته باشد؛ درست مانند خودرویی که بتوان به آن آپشن‌های پیشرفته اضافه کرد.

حداقل امکانات پایه برای راه‌اندازی سامانه اتوماسیون مکاتبات اداری در سازمانها

امکانات سامانه مکاتبات پایه

عموما سیستمهای نامه‌ نگاری اداری شامل مجموعه‌ای از زیرسیستم‌های متنوع هستند که هر کدام بخشی از نیازهای سازمان را پوشش می‌دهند. سیستم اتوماسیون مکاتبات اداری تحت وب فراگستر نیز دارای بالغ بر 40 زیرسیستم متنوع و کاربردی است که هر کدام از آن‌ها، پاسخگوی بخشی از نیاز سازمان‌هاست. در میان همه‌ این ماژول‌ها، کاربردی‌ترین آن‌ها با نام سامانه ی مکاتبات پایه که با نام سیستم مکاتبات اداری نیز شناخته می‌شود، می‌تواند به عنوان حداقل امکانات سیستم نامه نگاری سازمان‌ها و شرکت‌ها، در جهت ثبت و پیگیری مکاتبات اداری، بایگانی‌ها، انواع مستندات سازمانی، مدیریت کاربران، کارها و وظایف و گردش اسناد بین آن‌ها و همچنین ارسال انواع مکاتبات بین سازمانی استفاده شود.
ویژگی مهم این مجموعه نرم افزار آن است که نه تنها برای سازمان‌های بزرگ، بلکه برای شرکت‌ های کوچک تا متوسط نیز بسیار کارآمد است؛ چرا که با امکانات ضروری و هزینه‌ی مناسب، می‌تواند شروعی مطمئن برای سیستم‌سازی و دیجیتال‌سازی فرآیندهای اداری باشد. در ادامه به معرفی هر کدام از این زیر سیستم‌ها می‌پردازیم:

ماژول کارتابل برای مدیریت انواع مکاتبات

این زیرسیستم ابزاری است که به کسب‌وکارها برای مدیریت و به گردش انداختن انواع نامه‌ها و مکاتبات کمک می‌کند. برای درک بهتر عملکرد آن، شاید بخواهید بدانید کارتابل چیست و چه نقشی در اتوماسیون اداری دارد. در واقع، کارتابل سیستم اتوماسیون اداری یک میزکار هوشمند در اختیار کاربران قرار می‌دهد که در آن تمامی یادآوری‌ها، وظایف و یادداشت‌های مربوط به هر کاربر نمایش داده می‌شود. سامانه کارتابل و گردش مکاتبات به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا بدون کاغذبازی و با خودکارسازی جریان نامه‌ها و اسناد، کارهای روزمره اداری خود را با سرعت و دقت بالاتری انجام دهند.

ماژول دبیرخانه برای ثبت و شماره گذاری مکاتبات

نرم افزار دبیرخانه به کاربران دبیرخانه امکان می‌دهد تا تمامی وظایف واحدهای دبیرخانه خود از جمله شماره‌گذاری، دریافت، ارسال، ثبت و رهگیری مکاتبات اداری را به صورت دیجیتالی و خودکار انجام دهند و مکاتبات ورودی و خروجی را به‌طور خودکار و منظم، ثبت و پیگیری کنند.

نرم‌افزار دبیرخانه

ماژول تقویم سازمانی برای مدیریت جلسات و رویدادها

زمان‌ بندی یکی از اصلی‌ترین راه‌ها برای مدیریت و اجرای کارها و وظایف کارکنان سازمان است و نرم‌افزار مدیریت جلسات  و تقویم سازمانی یکی از بهترین ابزارها برای انجام این کار هستند که به زمان‌بندی و مدیریت جلسات، کارها و وظایف در سازمان کمک می‌کند.

ماژول گفتگوی سازمانی برای برقراری ارتباطات غیررسمی

انجام وظایف و امور در هر سازمانی نیازمند برقراری ارتباط میان کارکنان است و راحت‌ ترین و سریع‌ ترین راه برای این کار، ارتباطات غیررسمی مثل تلفن زدن، پیام دادن یا مکالمه حضوری است. کاربران به جای تلفن زدن و یا ارسال پیام با ابزارهای پراکنده، تنها با استفاده از نرم‌ افزار چت سازمانی می‌توانند به سرعت با یکدیگر ارتباط برقرار کرده و کارها را پیگیری کنند.

ماژول تبادل فایل برای ارسال امن انواع فرمت های فایل

در حالی که در بسیاری از سازمان‌ها انتقال فایل‌ها نیازمند راه اندازی یک فایل سرور و یا ایجاد پوشه‌های Share است، کاربران به کمک سامانه تبادل فایل می‌توانند فایل مربوط به کارها و پروژه‌ها را به طور مستقیم و بدون واسطه ارسال کنند.

ماژول گزارش‌گیری برای پایش عملکرد مکاتباتی کاربران 

گزارش‌ها، ابزاری کاربردی در تمامی سازمان‌ها و کسب و کارها محسوب می‌گردند و تهیه گزارش در کمترین زمان و بالاترین دقت ممکن، یکی از دغدغه‌ های سازمان‌ ها و کسب و کارهای مختلف است. سیستم مکاتبات اداری منتخب، باید در راستای پاسخ به نیازهای کسب و کارها و سازمان‌ها، امکان تهیه و طراحی انواع مختلفی از گزارش‌ها و گزارش گیری به صورت خودکار را فراهم کند.

گزارش‌گیری و تحلیل داده‌ها

زیرسیستم‌هایی که برای کسب‌ و کارها فراتر از امکانات پایه، ضروری به شمار می آیند

با توجه به ماژولار بودن نرم‌ افزار اتوماسیون فراگستر و همچنین تجربه‌ی بیشتر از 20 ساله‌ ما در پیاده سازی سیستم مکاتبات در سازمان‌های کوچک و بزرگ، علاوه بر امکانات پایه، وجود زیرسیستم‌های مدیریت فکس، مدیریت پست الکترونیک، مدیریت مستندات، فرم ساز و نسخه موبایل را در سازمان‌ها برای بهره‌برداری بهینه از این سیستم پیشنهاد می‌کنیم.

۵ زیرسیستم ضروری نرم افزار مکاتبات سازمانی فراگستر؛ علاوه بر امکانات پایه مورد نیاز هر سازمان

مدیریت فکس: با استفاده از نرم افزار مدیریت فکس، کسب و کارها می‌توانند بدون نیاز به تهیه دستگاه‌های فکس، تنها با استفاده از یک مودم فکس و یک کامپیوتر، تمامی فکس‌های مورد نیاز خود را به صورت اینترنتی و مستقیماً از داخل نرم‌افزار ارسال و دریافت کنند. دیجیتالی شدن این فرآیند، نه تنها باعث افزایش سرعت ارسال و دریافت فکس، بلکه باعث کاهش هزینه آنها نیز می‌شود.

مدیریت پست الکترونیک: در بسیاری از سازمان‌ها، کارکنان بخشی از مکاتبات خود را با استفاده از سرویس‌های رایج ایمیل مانند جیمیل گوگل انجام می‌دهند. حتی در برخی موارد، کارکنان در کنار استفاده از یک ایمیل سازمانی، از چندین ایمیل شخصی نیز استفاده می‌کنند. نرم‌افزار مدیریت پست الکترونیک به کاربران امکان می‌دهد بدون نیاز به استفاده از چندین نرم‌افزار و جابجایی میان آنها، تمامی ایمیل‌های خود را مستقیماً از کارتابل خود، ارسال، دریافت، مشاهده و مدیریت کنند.

مدیریت مستندات: با استفاده از ماژول مدیریت مستندات، سازمان‌ها می‌توانند تمام اسناد و مدارک خود را به صورت الکترونیکی ذخیره، طبقه‌بندی و مدیریت کنند. این کار باعث می‌شود تا جستجو و دسترسی به هر نوع سندی به سرعت و سهولت انجام شود. همچنین، با دیجیتالی شدن اسناد، دیگر نیازی به نگهداری حجم زیادی از پرونده‌های کاغذی نخواهد بود و در نتیجه، فضای فیزیکی کمتری اشغال می‌شود.

فرم ساز: نرم‌ افزار فرم ساز ابزاری بسیار کاربردی است که به کمک آن سازمان‌ها می‌توانند انواع فرایندهای سازمانیشان مثل درخواست مرخصی، درخواست وام، درخواست پرداخت و … را طراحی و از آن‌ها به منظور گردش بین کاربران و اخذ امضا و یا جمع آوری اطلاعات و استخراج گزارشات استفاده کنند.

فرم ساز

نسخه موبایل: نسخه موبایل نرم‌افزار سیستم مکاتبات به کاربران امکان می‌دهد تا در هر زمان و مکان به اطلاعات و ابزارهای مورد نیاز خود دسترسی داشته باشند. با استفاده از نسخه موبایل، خیلی راحت و ساده فقط با یک مرورگر و یک اینترنت، کارمندان می‌توانند به کارتابل سیستم اتوماسیون اداری خود و امکانات آن دسترسی داشته باشند. این ویژگی به ویژه برای افرادی که به صورت دورکار یا در سفر هستند بسیار مفید است.

نسخه موبایل

این زیرسیستم‌ها، از ویژگی‌های ضروری این نرم افزار محسوب می‌شوند که در کنار امکانات پایه به بهبود کارایی، تسهیل فرآیندها و افزایش بهره‌وری سازمان‌ها کمک می‌کنند.

چرا اتوماسیون داخلی برای شرکت‌ های کوچک ضروری است؟

برای شرکت ‌های کوچک تا متوسط، ماژول پایه سیستم مکاتبات یک انتخاب هوشمندانه است؛ زیرا تمام نیازهای اصلی مکاتباتی را در یک بستر ساده و یکپارچه پوشش می‌دهد. مزیت مهم این راهکار آن است که مدیران می‌توانند با صرف هزینه‌ای مناسب، تمام امور روزمره را دیجیتال و منظم کنند. علاوه بر این، با رشد و بزرگ‌تر شدن سازمان، امکان افزایش تعداد کاربران و اضافه‌کردن زیرسیستم‌های تکمیلی وجود دارد؛ به همین دلیل شرکت‌ها مطمئن هستند که این سرمایه‌گذاری اولیه در آینده نیز پاسخگوی نیازهای پیچیده‌ترشان خواهد بود.

در نهایت باید توجه داشت که شرکت‌های کوچک معمولاً نیازمند چابکی و سرعت عمل بالا هستند. برای چنین مجموعه‌هایی، استفاده از سیستمهای هوشمند مجهز به قابلیت‌هایی مانند تبدیل گفتار به متن،  تبدیل تصویربه متن (OCR) و ماژول‌های مبتنی بر هوش مصنوعی می‌تواند سرعت فرآیندها و مکاتبات را چند برابر کرده و به تیم‌ها کمک کند تا دقیق‌تر و سریع‌تر تصمیم بگیرند.

قابلیت‌ها و امکانات نرم‌ افزار مکاتبات فراگستر

جمع‌بندی

در این مقاله به بررسی نیازهای پایه سیستم اتوماسیون مکاتبات اداری پرداختیم و تاکید کردیم که این نرم‌ افزار حتی با امکانات حداقلی نیز می‌تواند به عنوان ابزاری مؤثر، نیاز سازمان‌ها را در بهبود عملکرد و مدیریت مکاتبات برطرف کند. با این حال، با توجه به ماژولار بودن سیستم، وجود برخی زیرسیستم‌ها مانند فرم‌ساز، مدیریت مستندات، مدیریت فکس، مدیریت پست الکترونیکی و نسخه موبایل برای پاسخگویی به نیازهای سازمان‌، فراتر از امکانات پایه ضروری است. در نهایت، سازمانها باید نیازهای خاص خود را به دقت شناسایی کرده و با مقایسه ویژگی‌های سیستم‌های موجود در بازار، بهترین نرم‌افزار سامانه ی امور اداری را که متناسب با نیازهایشان باشد، انتخاب کنند.

شما برای دریافت اطلاعات بیشتر و مشاوره رایگان برای خرید نرم افزار مکاتبات متناسب با کسب و کارتان، فقط کافیست فرم درخواست دموی آنلاین رایگان را تکمیل کنید، تا همکاران ما در اولین زمان ممکن با شما تماس بگیرند و ضمن ارائه مشاوره رایگان، شاهد نسخه دموی آنلاین رایگان و قابلیت سیستم اتوماسیون فراگستر باشید.

سوالات متداول

ماژول مکاتبات اداری پایه چه کاربردی برای شرکت‌ های کوچک دارد؟

این ماژول با پوشش امکانات ضروری مانند ثبت و پیگیری مکاتبات، نرم افزار دبیرخانه، تبادل فایل، چت سازمانی مدیریت جلسات و تقویم سازمانی، کمک می‌کند شرکت‌های کوچک بدون هزینه‌های سنگین، فرآیندهای اداری خود را دیجیتال و یکپارچه مدیریت کنند.

اولین بخش کاری سیستم مکاتبات اداری چیست؟
میز کار، اولین صفحه‌ای است که پس از ورود به سیستم نمایش داده می‌شود و با طراحی پویا و قابل تنظیم، امکان مشاهده سریع وضعیت کاری، گزارش عملکرد فردی و تیمی را فراهم می‌کند. وجود ویجت‌هایی مانند مکاتبات، کارها، یادآوری‌ها، جلسات و اخبار باعث می‌شود کاربر در همان ابتدا به اطلاعات ضروری دسترسی داشته باشد.

آیا امکان ارتقا و اضافه‌کردن زیرسیستم‌های جدید در آینده وجود دارد؟

بله. با رشد سازمان و افزایش نیازها، می‌توان تعداد کاربران را بیشتر کرد و زیرسیستم‌های تکمیلی مانند فرم ساز، نرم افزار مدیریت کارها و وظایف تیمی و یا ابزارهای هوشمند مبتنی بر هوش مصنوعی را به سیستم اضافه نمود.