مدل های فرآیند عملیاتی (جلسه ۱۲)

مدلسازی در سطح دوم، توسط تحلیل گر فرآیند صورت میگیرد. اما سوالی که در اینجا مطرح است این میباشد که تحلیل گر فرآیند، جزئیات فرآیند را از کجا به دست می آورد؟ چون تحلیلگر فرآیند در سطح دوم، فرآیندها را به صورت عملیاتی مدل میکند و فرآیندهای شناسایی شده در سطح یک را به شکل عملی تر مدلسازی میکند.

در این جلسه قصد داریم به شما اموزش دهیم که چگونه میتوانید از مشارکت کنندگان اطلاعاتی را اخذ کنید و آنها را باید با چه نکاتی در سطح دوم از مدلسازی خود لحاظ کنید.

فرایندهای مشارکت کنندگان

مدلسازی در سطح ۲ همان طور که قبلا توضیح داده شد توسط آنالیزور فرایند صورت میگیرد. اما این سوال مطرح میشود که آنالیزور فرایند از کجا جزئیات فرایندهای اجرایی را بدست میآورد؟ اغلب از خود مشارکت کنندگان فرایند یا افرادی که در فرایند کار میکنند.

در مثال موردی «اعلان موقعیت شغلی» ما از فالکو به عنوان نماینده مدیریت یک بخش فنی برای یک مصاحبه استفاده میکنیم.

فالکو روند کار را به صورت زیر توضیح میدهد:

«وقتیکه نیاز به یک نیروی انسانی را تشخیص دهم، واحد منابع انسانی را در جریان قرار میدهم. سپس صبر میکنم تا اینکه شرح این موقعیت شغلی قبل از اینکه برای آگهی رود در اختیارم قرار گیرد. بعضی وقتها اصلاحاتی لازم دارد و در غیر این صورت برای آگهی فرستاده میشود. بعضی وقتها هم پیش میآید که واحد منابع انسانی سوالاتی در مورد وظایف و انتظارات دارد تا بتواند شرحی از شغل را ارائه دهد. بعد برای فعالیتهای بعدی در خدمت خواهم بود.»

زمانی که فرایند فالکو را مدلسازی میکنیم و مجموعه مربوط به کارشناس بخش منابع انسانی را میبندیم، مدل مانند شکل زیر به نظر میرسد.

اعلان موقعیت شغلی از دید رئیس بخش فنی

این نوع نمایش از دید موقعیت حقیقی BPMN 2.0لازم است ولی از نظر ما هم ناکارآمد و هم غیرضروری است.

یادآوری:

در طرح BPMN 2.0 مجاز نیست که چندین جریان توالی مستقیماً در یک رخداد میانی که بعد از یک دروازه است جریان یابند. به نظر ما این ممنوعیت اضافی است و تلاش میکنیم که برداشته شود. در حال حاضر باید یک نمایش مانند شکل بالا را انتخاب کنید تا بتوانید فرایند را از لحاظ معنایی صد در صد درست مدلسازی کنید.

✔️حال در مورد موقعیت شغلی از دید کارشناس مربوطه صحبت خواهیم کرد. این نوع نمایش را از کریستین، کارشناس بخش منابع انسانی، دریافت میکنیم:

«وقتیکه خبر یک موقعیت شغلی را دریافت میکنم، با توجه به اطلاعات موجود یک شرحی از شغل را آماده میکنم. بعضی اوقات چیزهای نامفهومی وجود دارد که میبایست آن را از واحد فنی دوباره سوال کنم. این شرح شغلی را جهت بررسی در اختیار قرار میدهم و صبر میکنم تا کار آن تمام شود. گاهی اوقات هم واحد فنی آن را بررسی و جهت رفع نقص ارجاع میدهد. سپس آن را دوباره اصلاح میکنم و برای بررسی مجدد در اختیار قرار میدهم. وقتی که کار بررسی آن تمام و تایید شد، آن را منتشر مینمایم.

مدل فرآیند مربوطه را در این شکل مشاهده میکنید

حال به چه چیزی دست پیدا کردیم؟ از یک طرف جزئیات عملیاتی آگهی شغلی را مدلسازی کردیم و از طرف دیگر بهطور همزمان دو مدل فرایند ایجاد کردیم که پیچیده نیستند.طبیعتاً ناظر این مدلها باید اطلاعات پایهای خوبی در BPMNداشته باشد تا بتواندمفهوم آن را متوجه شود. او باید:

? اصول رخدادها را درک کند، به ویژه رخدادهای میانی.
? تفاوت بین دروازههای رخداد محور و داده محور را متوجه شود.
? تفاوت بین جریان خبری و جریان توالی را درک کند.

بیشتر بدانید: ویدیوی آموزش جامع مدلسازی و پیاده‌سازی فرایند

انتظارات از ناظر سطح ۲ از سطح ۱بیشتر است، حتی اگر ما درباره ترسیم فرایند در یک نرم افزار صحبتی به میان نیاوریم. در ادامه نشان خواهیم داد که گروه هدف اول برای این سطح، خود آنالیزور فرایند میباشد که میتواند مدلهای فرایند را برای آنالیزهای جزئی و به عنوان نقطه شروع برای پیاده سازی در سیستم های IT استفاده کند.
ازآنجایی که دانش BPMN از الزامات اساسی میباشد، باید درک این مفاهیم مشکلی نداشته باشد و مدل را خودش ایجاد نماید. گروه هدف دوم مشارکت کنندگان فرایند هستند که کارشان در مدل نشان داده شده است.

در مثال موردی ما فالکو و کرستین این نقش را داشتند. مشارکت کنندگان فرایند مانند مشاور برای آنالیزورهای فرایند هستند. زمانی که بحث بهبود فرایند به پیش میآید، آنها هم باید حداقل این مدلها را متوجه شوند.

در ادامه نیز میتواند این حالت رخ دهد که آنها BPDها را در فعالیتهای روزمره شان موردتوجه قرار دهند تا بهتر با کار منطبق شوند: «چطور باید کار کنم؟» ،«قدم بعدی چیست؟»

❓ سوال مهم این است که آیا مشارکت کنندگان فرایند این مدلها را قبول خواهند کرد؟

تجربه به ما نشان داده است که این حالت میتواند جوابگو باشد. در اینجا باید به دو چیز توجه شود:

?مشارکت کنندگان در واقعیت تنها مجموعه خودشان را میبینند و پیچیدگی کل فرایند را موردتوجه قرار نمیدهند. لذا از یک طرف مدلسازی فرایند مناسب و از طرف دیگر یک ابزار هوشمند مورد نیاز است.

? مشارکت کنندگان راهنمایی هایی را درباره BPMNبدست آورده اند و اگر نکات نامفهومی وجود داشته باشند، اطلاعات کلی را دارا میباشند. در مورد این راهنمایی ها شما باید به عنوان آنالیزور فرایند مراقب باشید. ضمن این که اطلاعات میتوانند توسط ابزارها نیز در اختیار قرار گیرند.

طبیعتاً میتوانیم اعلان موقعیت شغلی را به صورت کامل بررسی کنیم و هر دو مجموعه ها را باز و در یک دیاگرام همکاری نشان دهیم. (شکل زیر)

اعلان موقعیت شغلی به عنوان دیاگرام همکاری

اما واضح است که این BPD نسبت به موقعی که مجموعه ها جداگانه بودند پیچیده تر به نظر میآید و لذا توسط فرایند مشارکت کنندگان پذیرفته و استفاده نمیشود. این نمودار همکاری در اصل تنها برای آنالیزور فرایند که توانایی BPMN را دارد مهم است.

در BPMN 2.0 این امکان را داریم که پیچیدگی یک دیاگرام همکاری را در یک دیاگرام هم آوایی پنهان نماییم (شکل زیر)

اعلان موقعیت شغلی به عنوان نمودار هم آوایی

مزیت این کار این است که ارتباط مشارکت کنندگان بسیار فشرده تر نشان داده میشود و برای آنالیزور فرایند یک موقعیت جهت انطباق بیشتر خود فراهم میکند.
اما عیب آن این است که قدمهای داخلی که از ارتباطات پشتیبانی نمیکنند، در این نمایش نشان داده نمیشوند. برای مثال مشخص نیست که کارشناس بخش منابع انسانی فعالیت اعلان موقعیت شغلی را انجام میدهد. از این رو نمودار هم آوایی از نظر ما برای سطح ۲ یک مکمل مناسب برای نمودار همکاری است ولی میتوانیم در عمل بسیار کم از آن استفاده نماییم.

دوازدهمین جلسه از دوره “نحوه مدلسازی فرآیندها” به پایان رسید. از اینکه تا به اینجای کار با ما همراه بودید، سپاسگزاریم.