نرم افزار مدیریت پروژه چیست؟ معرفی انواع و بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه

بسیاری از افراد مدیریت چندین پروژه را بر عهده دارند و یا با شرکت‌های مختلفی و تیم‌های مختلفی همکاری می‌کنند و مدیریت کارها و وظایفشان یکی از مهم‌ترین دغدغه‌های این افراد می‌باشد؛ نرم افزار مدیریت پروژه با هدف تسهیل و بهینه‌سازی مدیریت پروژه‌ها، کارها و وظایف طراحی و ساخته شده است و افراد می‌توانند با استفاده از آن، به بهترین شکل ممکن، تمامی کارها و وظایف خود را مدیریت نمایند و بر آنها نظارت داشته باشند. در این مقاله به بررسی کامل نرم افزار مدیریت پروژه و همچنین معرفی بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه می‌پردازیم؛ برای کسب اطلاعات بیشتر، تا انتهای مقاله همراه ما باشید.

تعریف نرم افزار مدیریت پروژه

نرم افزار مدیریت پروژه، ابزاری کاربردی و کلیدی برای تیم‌ها و مدیران محسوب می‌گردد؛ نرم افزارهای مدیریت پروژه با هدف مدیریت یکپارچه و متمرکز پروژه‌ها، تیم‌ها، کارها و وظایف افراد طراحی شده‌اند. روش‌ها و متد‌های مختلفی برای مدیریت وظایف و کارها وجود دارد و به همین دلیل انواع مختلفی از نرم افزارهای مدیریت پروژه ایجاد شده‌اند. قبل از معرفی و بررسی بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه، بهتر است که کمی با انواع روش‌های مدیریت پروژه آشنا شویم.

انواع روش های مدیریت پروژه

همان‌طور که کمی پیشتر اشاره کردیم، روش‌‌های مختلفی برای مدیریت وظایف و کارها وجود دارد، که هر کدام از آن‌ها مزایا و معایب خود را دارند و افراد باید با توجه به نیازهای خود و سهولت در استفاده، متد مدیریتی و نرم افزار مورد نظر خود را انتخاب نمایند. برخی از محبوب‌ترین روش‌ها و نرم‌افزارهای مدیریت پروژه عبارت‌اند از:

روش مدیریت پروژه Scrum

Scrum یکی از روش‌های مدیریتی محبوب در دنیاست، که در آن مدیریت پروژه‌ها و کارها بر اساس تقسیم‌بندی زمانی معین، به دوره‌های کوتاه تقسیم می‌شوند و در طی هر دوره، وظایف به افراد مربوطه اختصاص داده می‌شوند؛ این روش مدیریتی، روشی چابک است و به افراد اجازه می‌دهد به سرعت استراتژی‌های مدیریتی خود را متناسب با شرایط تغییر دهند.

روش مدیریت پروژه Kanban

سیستم مدیریتی Kanban، کارها و پروژه‌ها را بر اساس تخته‌های شکل‌دار، در قالب کارت و ستون‌های مختلف، از هم جدا می‌کند؛ درون هر کارت می‌توانید وظایف را با جزئیات شرح دهید، چک لیست طراحی کنید، وظایف را به افراد اختصاص دهید و زمان‌بندی خاصی برای اتمام وظایف تعیین نمایید.

شایان ذکر است که سیستم مدیریت پروژه Kanban برای تجزیه و تحلیل جریان کار و مدیریت و کنترل فرآیندها بسیار مفید می‌باشد.

روش مدیریت پروژه Agile

سیستم مدیریت پروژه چابک یا همان Agile، همانند Scrum پروژه‌ها را به دوره‌های کوتاه زمانی به نام Iteration تقسیم می‌کند، که در آن می‌توان لیستی از وظایف و کارها را تعریف کرد و آن‌ها را به افراد مختلف اختصاص داد.

سیستم مدیریت پروژه Agile با هدف چابک‌سازی کسب و کارها در هنگام تغییر استراتژی برای مقابله با تغییرات محیطی و همچنین بهبود انعطاف‌پذیری کسب و کارها طراحی و توسعه داده شده است.

روش مدیریت پروژه Waterfall

یکی از سیستم‌های مدیریتی کمی قدیمی و سنتی، سیستم مدیریت پروژه Waterfall می‌باشد؛ در این سیستم مدیریتی، کارها و وظایف به صورت خطی، پشت سر هم و مرحله به مرحله مدیریت می‌شوند و صورت می‌گیرند؛ هر مرحله شامل تحلیل شرایط، تقسیم وظایف و ارزیابی می‌باشد و سپس مرحله بعدی آغاز می‌شود.

قابلیت های یک نرم افزار مدیریت پروژه خوب

با اینکه روش‌های مدیریتی گوناگون و انواع مختلف نرم افزارهای مدیریت پروژه وجود دارند و همه آن‌ها با هدف تسهیل و بهبود مدیریت و نظارت بر کارها و وظایف طراحی شده‌اند. لیست زیر شامل برخی از قابلیت‌های مهمی است، که هنگام انتخاب نرم افزار مدیریت پروژه باید به آن‌ها دقت کنید:

مجزا کردن فضاهای کاری و پروژه ها

پایه و اساس موفقیت هر پروژه‌ای، برنامه‌ریزی درست کارها و نظم در انجام آن‌ها می‌باشد؛ در همین راستا، نرم افزار مدیریت پروژه خوب، دارای قابلیت تعریف و تفکیک فضاهای کاری، پروژه‌ها و حتی تیم‌ها می‌باشد. این قابلیت موجب افزایش شفافیت و نظم در مدیریت پروژه‌ها و برنامه‌ریزی بهتر می‌گردد.

تعریف و مدیریت کارها و وظایف

یکی دیگر از قابلیت‌های یک نرم افزار مدیریت پروژه خوب، امکان تعریف و مدیریت کارها و وظایف می‌باشد؛ با این قابلیت، می‌توانید وظایف و کارها را با جزئیات بسیار دقیقی ثبت نمایید. شایان ذکر است که، امکان ساخت چک‌لیست وظایف نیز جزو همین قابلیت محسوب می‌گردد.

تعیین زمان بندی برای کارها و وظایف

به کمک نرم افزار مدیریت پروژه، باید بتوانید به راحتی برای کارها و وظایف زمان‌بندی و ضرب‌الاجل تعیین کنید؛ همچنین یک نرم افزار مدیریت پروژه خوب باید قابلیت ارسال یادآوری، اعلان تغییرات و هشدارهای خودکار به اعضای تیم را نیز داشته باشد.

تخصیص و انتساب وظایف به افراد

پس از تعریف پروژه‌ها، کارها و وظایف و به دست آوردن دید کامل و جامع، نوبت به تقسیم و تخصیص وظایف می‌رسد؛ با کمک نرم افزار مدیریت پروژه خوب، می‌توانید به راحتی کارها و وظایف را به افراد یا گروهی خاص از افراد اختصاص دهید.

پیگیری و نظارت بر روند کارها

امکان پیگیری کارها و نظارت بر روند پیشرفت آن‌ها، یکی از مهم‌ترین قابلیت‌هایی است که هنگام خرید یک نرم افزار مدیریت پروژه باید به آن توجه داشته باشید؛ نرم افزارهای مدیریت پروژه حرفه‌ای این امکان را برای شما فراهم خواهند کرد.

برقراری ارتباط تیمی و بهبود هماهنگی تیمی

یکی دیگر از قابلیت‌های یک نرم افزار مدیریت پروژه خوب، امکان برقراری ارتباط تیمی می‌باشد؛ برای مدیریت بهینه کارها و وظایف تیمی، اعضای تیم باید بتوانند به راحتی با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. این ارتباطات شامل مکالمات گروهی، درج نظر، ارسال اعلان‌ها و… می‌باشد.

اشتراک گذاری فایل ها و اطلاعات

در بسیاری از پروژه‌ها و کارها، باید فایل‌های مختلفی بین اعضای تیم رد و بدل گردد و یا برای کل تیم به اشتراک گذاشته شود؛ در همین راستا یک نرم افزار مدیریت پروژه خوب باید بستری امن و سریع برای اشتراک‌گذاری و انتقال فایل بین کاربران داشته باشد.

پردازش اطلاعات و تهیه انواع گزارش ها

به کمک این قابلیت، می‌توانید انواع مختلفی از گزارش‌ها – مانند پیشرفت کارها، پیشرفت پروژه‌ها، عملکرد اعضای تیم و… – را تهیه نمایید و با بررسی آن‌ها تصمیمات بهتری اتخاذ نمایید و استراتژی‌های موثرتری برای کسب موفقیت در پروژه‌ها و کارها پیاده‌سازی کنید.

5 تا از بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه

حال که آشنایی کاملی با نرم افزارهای مدیریت پروژه پیدا کردیم، زمان آن فرارسیده که 5 تا از بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه ایرانی و خارجی را به شما معرفی کنیم و مورد بررسی قرار دهیم:

نرم افزار مدیریت پروژه Asana

اولین نرم افزاری که در این لیست بررسی می‌کنیم، نرم افزار Asana می‌باشد؛ این نرم افزار علاوه بر قابلیت‌هایی همچون زمان‌بندی کارها، پیگیری کارها، تعریف فضاهای کاری و… قابلیت‌های دیگری نیز دارد، که عبارت‌اند از:

• اتصال به نرم‌افزارها و سامانه‌های دیگر (مانند Google Drive، OneDrive، Google Calendar و…)
• ارسال خودکار یادآوری‌ها و اعلان‌ها
• امکان تقسیم‌بندی کارها به زیرپروژه‌ها و بخش‌های مختلف
• تهیه نمودار گانت و انواع گزارش‌ها
• اشتراک‌گذاری فایل‌ها
• و…

نمایی از محیط کاربری نرم افزار مدیریت پروژه Asana

نرم افزار مدیریت پروژه Basecamp

نرم افزار Basecamp پلتفرمی برای مدیریت و سازماندهی کارها و پروژه‌ها و همچنین نظارت بر آن‌ها می‌باشد؛ برخی از قابلیت‌های نرم افزار مدیریت پروژه Basecamp عبارت‌اند از:

• چت گروهی و یا خصوصی
• اشتراک‌گذاری فایل‌ها
• امکان ساخت تالار گفتگو
• تهیه و ساخت انواع مختلفی از گزارش‌ها
• تعیین برنامه زمان‌بندی
• و…

محیط کاربری نرم افزار مدیریت پروژه Basecamp

نرم افزار مدیریت پروژه Trello

یکی دیگر از نرم افزارهای محبوب مدیریت پروژه، نرم افزار Trello می‌باشد؛ این نرم افزار از روش مدیریت پروژه Kanban استفاده می‌کند و می‌توانید در آن به صورت متمرکز و یکپارچه، فضاهای کاری مختلف، تیم‌ها و پروژ‌ه‌های گوناگون را مدیریت کنید.

برخی از قابلیت‌های نرم افزار مدیریت پروژه Trello عبارت‌اند از:

• قالب‌های آماده مدیریت پروژه
• امکان انتساب و تخصیص کارها و وظایف
• اشتراک‌گذاری انواع فایل‌ها
• تعیین زمان‌بندی و ارسال خودکار یادآوری
• ساخت چک لیست وظایف و امکان پیگیری کارها
• و…

محیط کاری نرم افزار مدیریت پروژه Trello

نرم افزار مدیریت پروژه Wrike

از دیگر نرم‌افزارهای محبوب و حرفه‌ای مدیریت پروژه، می‌توانیم به نرم افزار Wrike اشاره کنیم؛ این نرم افزار مدیریت پروژه با هدف مدیریت متمرکز پروژه‌ها و کارها طراحی و توسعه داده شده است. در نرم افزار Wrike به راحتی می‌توانید فضاهای کاری خود را مجزا از یکدیگر تعریف کنید؛ برخی دیگر از قابلیت‌های نرم افزار مدیریت پروژه Wrike عبارت‌اند از:

• پیگیری کارها و نظارت بر روند پیشرفت پروژه
• برقراری ارتباط بین اعضای گروه
• تخصیص وظایف و کارها به صورت فردی یا گروهی
• تهیه انواع گزارش‌های تحلیلی و آماری
• و…

نمایی از نرم افزار مدیریت پروژه Wrike

نرم افزار مدیریت پروژه فراگستر

نرم افزار مدیریت کارهای فراگستر که به نوعی نرم افزار مدیریت پروژه هم محسوب می شود، یکی از زیرسیستم‌های نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر می‌باشد، که یکپارچگی کاملی نیز با این نرم افزار و زیرسیستم‌های مختلف آن دارد. هدف نرم افزار مدیریت کارها و وظایف تیمی فراگستر، ایجاد محیطی یکپارچه و متمرکز برای مدیریت انواع پروژه‌ها و کارها و همچنین نظارت بر روی روند پیشرفت آن‌ها است.

برخی از قابلیت‌های نرم افزار مدیریت پروژه فراگستر عبارت‌اند از:

• تعریف بورد‌های مختلف در پروژه
• انتساب افراد به فضاهای کاری و پروژه‌ها و کارها
• ایجاد چک لیست‌های متنوع برای تعیین مراحل انجام کارها
• اتصال به سامانه‌ها و نرم افزارهای مختلف
• تعیین مهلت انجام برای کارها
• اطلاع رسانی پیامکی (SMS) برای مهلت انجام کارها
• الصاق فایل مجاز در پیوست کارها
• تعریف ساختار شکست کارهای WBS
• ایجاد تعریف کانال و گروه‌ها مرتبط با پروژها و کارها و وظایف
• گفتگوی شخصی با همکاران
• امکان ایجاد خودکار وظیفه از روی نامه‌ها و انجام پیگیری‌های مرتبط
• و…

نرم افزار مدیریت کارهای فراگستر به دلیل یکپارچه بودن با اتوماسیون کسب و کار فراگستر، امکانات و قابلیت‌های بیشتری را نسبت به رقبای خارجی، در اختیار کسب و کارها و شرکت‌های مختلف می‌گذارد. برای آشنایی بیشتر با این نرم افزار و تجربه کار با آن، می‌توانید نسخه دموی رایگان این نرم افزار را با کلیک بر دکمه زیر دریافت نمایید:

سخن پایانی

در این مقاله به تعریف نرم افزار مدیریت پروژه پرداختیم و انواع روش‌های مدیریت پروژه را باهم بررسی کردیم؛ در آخر 5 تا از بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه را به شما معرفی نمودیم و سپس آن‌ها را مورد بررسی قرار دادیم.

امیدواریم که از مطالعه  این مقاله لذت برده باشید؛ در آخر باید به این نکته اشاره کنیم که می‌توانید سوالات خود را در بخش نظرات ثبت بفرمایید و یا اینکه با شماره 42623 (021) تماس حاصل بفرمایید.

سوالات متداول

چرا به نرم افزار مدیریت پروژه نیاز داریم؟

برای تفکیک فضاهای کاری و پروژه‌های مختلف و همچنین مدیریت بهینه کارها و وظایف، به نرم‌افزارهای مدیریت پروژه نیاز داریم. شایان ذکر است که با استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه، می‌توانید مدیریت زمان بهتری نسبت به قبل داشته باشید.

آیا نرم افزار مدیریت پروژه را می‌توان به نرم افزارهای دیگر متصل کرد؟

بله، برخی از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه از طریق APIها می‌توانند به سامانه‌ها و نرم‌افزارهای دیگر متصل شوند.