لزوم پیاده سازی سیستم جریان کار پس از پیاده سازی اتوماسیون اداری

گردش اطلاعات در هرسازمان به ‌منظور تاًمین نیازهای اطلاعاتی بخش‌های مختلف آن همواره امری ضروری بوده که این امر مستلزم تولید و تبادل سرفصل‌های اطلاعاتی سازمان در ساختاری تعریف‌شده و استاندارد است. انواع قالب های تبادل اطلاعات در سازمان ها شامل نامه، گزارش، فرم، پرونده، نشریه، استاندارد، گواهی، فاکتور، مصوبه و صورت‌جلسه می‌باشند. به عبارت دیگر هر سرفصل اطلاعاتی باید در یکی از قالب‌های استاندارد باشد تا مانع از تولید اطلاعات بطور سلیقه‌ای، ناقص و با کیفیت پایین گردد.

اصولاً وقتی باید از نامه اداری استفاده کرد که با یک موضوع، فرمت و محتوای جدید مواجه میشویم که نمونه های مشابه آن پیش­تر چند بار تکرار نشده است. درصورتیکه یک موضوع یا محتوا برای چندین بار در سازمان شکل میگیرد یا وارد آن می­شود و مسیری که باید طی شود، مشخص است یا در طول زمان و به دلیل تکرار مشخص شده است، واحدی مثل سیستم ­ها و روش ها بایستی وارد عمل شده و اقدام به طراحی فرم برای این منظور نماید.

اصولاً نامه بیشتر وقتی کاربرد دارد که یک محتوای جدید از خارج وارد سازمان شده و بایستی در واحدهای مختلف مسیر از پیش تعریف نشده ای را طی نماید. درحالیکه معمولاً وقتی شروع یک درخواست تکرار شونده بوده یا از درون سازمان باشد خیلی صحیح نیست که برای اینکار از نامه استفاده نموده و بایستی از فرم برای ایجاد و به گردش درآوردن این محتوا استفاده نمود. زیرا فرم نسبت به نامه از ویژگی­ هایی از قبیل استاندارد بودن و قابلیت تحلیل، گزارش­گیری و بسیاری مزایای دیگر برخوردار است.

حال وقتی که در سازمان­ ها بیشتر گردش اطلاعات از جنس نامه باشد، این سازمان ها از لحاظ اطلاعاتی، سازمان استانداردی محسوب نشده و باید در اسرع وقت نسبت به این استاندارد سازی اقدام نمایند. حتی برای این منظور در پروژه هایی که از قبیل معماری سازمانی تحلیلی استخراج میشود که به درصد نامه ها به کل سرفصل های اطلاعاتی (نامه، فرم، چک لیست، فرمت، گزارش و…) میپردازد و درصورتیکه این ضریب عدد بزرگی باشد نمایانگر مشکل اطلاعاتی در سازمان است.

از سوی دیگر اصولاً موجودیت اصلی مورد کاربرد در یک نرم افزار اتوماسیون اداری، نامه است. نامه ها با توجه به ماهیت و استاندارد نبودنشان، از قابلیت­های محدودتری از حیث کنترل، پردازش و استانداردسازی نسبت به مقوله­ای مثل فرم­ها و چک لیست ها و سایر موارد برخوردار هستند. در حالیکه موجودیت و فرمت اصلی گردش اطلاعات در BPMS فرم ها هستند.

همچنین نامه ­هایی که در اتوماسیون اداری به جریان می­افتند اصولاً مسیر از پیش تعریف شده و استانداردی نداشته و بعضاً مشاهده میشود که به دلیل خطای کاربر، به اشتباه به شخص دیگری ارجاع شده و تا مشخص شدن این اشتباه زمان زیادی از دست رفته است درحالیکه فرم ها در دل فرایندهای سازمان مستقر شده و اصولاً فرایندها و فرم­های سازمانی با هم گره خورده اند و مسیری که هر فرم باید در سازمان طی شود تا حدود زیادی مشخص و از این حیث قابل قیاس با نامه نیستند.

پس سازمان ها بایستی حتی بلافاصله بعد از پیاده سازی اتوماسیون اداری، (با راه اندازی اتوماسیون اداری تمرین خوبی برای ایجاد و ارتقاء فرهنگ فناوری اطلاعات و حرکت به سمت سازمان­های بدون کاغذ فراهم می­شود) به سمت BPMS گام بردارند.

البته در برخی از اتوماسیون های اداری مانند اتوماسیون اداری فراگستر مقوله ای تحت عنوان سیستم جریان کار یا سیستم گردش کار وجود دارند.

حال با توجه به اینکه بسیاری از سازمان­ های ما از مدت­ها قبل اقدام به راه ­اندازی و استقرار اتوماسیون اداری کرده اند و حتی بعضاً بیش از ۷-۸ سال است، میتوان نتیجه گیری کرد که اگر امروز هم نسبت به راه اندازی BPMS اقدام کنند، زمان زیادی را از دست داده اند.

البته به منظور استقرار مناسب BPMS در سازمان­ ها بایستی فرهنگ­ سازی مناسب در این زمینه اتفاق بیافتد تا انتظارات و توقعات از BPMS بطور منطقی ایجاد شود. بنابراین بحث آموزش پیش از BPM و  پیش نیازهای استقرار BPMS در سازمان‌ها را جدی بگیرید.