جلسه اول | نامه اداری چیست و دارای چه خصوصیاتی می باشد؟
زمان تقریبی مطالعه: ۳ دقیقه
این اولین کلاس از مجموعه کلاس‌های ۴۰ جلسه‌ای آموزش اتوماسیون اداری فراگستر می‌باشد.
ما سعی میکنیم در طول این جلسات شما را با مفاهیم نظری و عملی کار و استفاده از یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری در یک سازمان یا شرکت آشنا کنیم.
در چند جلسه اول از این دوره ۴۰ جلسه‌ای شما را با مفاهیم و اصول نامه‌نگاری اداری آشنا میکنیم و در درس‌های بعدی مباحث فنی‌تری در خصوص نحوه پیاده‌سازی این اصول در یک نرم‌افزار اتوماسیون‌اداری استاندارد را مطرح خواهیم کرد.
فرقی ندارد سازمان یا شرکتی که می‌خواهیم در آن یک سیستم اتوماسیون اداری موفق پیاده‌سازی شود چه تعداد کاربر یا چه حجمی از مکاتبات دارد، بلکه باید یکسری تعاریف و استاندارد‌ها را رعایت کنیم تا در نهایت بتوانیم سازمانمان را با راه‌اندازی یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری چابک، پاسخگو کنیم. همچنین از مزایا و صرفه‌جویی‌هایی که استفاده از یک سیستم اتوماسیون اداری برای سازمان ما به‌همراه دارد بهره‌مند شویم.
در کل هدف این ۴۰ درس آشنایی خواننده و دنبال کننده مطالب با موارد ذیل است:
- معرفی اصول نظری و تئوری مورد بحث در حوزه استقرار و پیاده‌سازی نرم‌افزار اتوماسیون‌اداری.
- آشنایی با امکانات و قابلیت‌هایی که یک نرم‌افزار استاندارد می‌بایست داشته باشد.
- روشهای بهره‌وری و ارزش‌آفرینی که می‌توان از این حوزه انتظار داشت.
بیاییم در گام اول از ساده‌ترین بخش شروع کنیم و یک نامه اداری را با هم تعریف کنیم.
نامه اداری چیست؟
هر نوشته‌ای که حاوی یک یا چند موضوع اداری بوده و به‌عنوان وسیله ارتباط در داخل و خارج سازمان مورد استفاده قرار گیرد یک نامه اداری شناخته میشود.
با این تفاسیر مشخصات یک نامه اداری چیست؟
ویژگی‌ها و مشخصاتی که نامه‌های اداری را از سایر نامه‌ها متمایز می‌سازد عبارت‌اند از:
- شماره
- تاریخ
- عنوان واحد گیرنده
- عنوان واحد فرستنده
- موضوع
- نام و عنوان امضاء کننده نامه
- امضای نامه به‌وسیله شخص صلاحیت‌دار
- تهیه و نگارش نامه روی کاغذهای اداری
- رعایت ضوابط نامه‌نگاری
به عنوان مثال وقتی من نامه‌ای را به یک دوست می‌فرستم ممکن است آنرا امضاء کنم. ولی احتمالاً زحمت شماره کردن آنرا نمی‌کشم. (منظور از شماره، شماره اندیکاتور یا شماره‌ای است که معمولاً به صورت یکتا به هر نامه سازمانی تخصیص می‌یابد و معمولاً در سمت چپ و بالای نامه درج می‌گردد.)
پس نامه من به یک دوست یک نامه اداری به شمار نمی‌آید. بدیهی است وقتی ما صحبت از استقرار یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری در یک سازمان میکنیم، منظورمان ثبت و گردش نامه‌های اداری درون آن است و نه نامه‌های دیگری.
حال شما را با مفهومی تحت عنوان یادداشت اداری و تفاوت آن با نامه اداری آشنا می کنم.
برای سرعت بخشیدن به جریان برخی از کارها از یادداشت اداری استفاده میشود. یادداشت اداری از تمامی ویژگی‌های نامه اداری برخوردار نیست. مثلاً ما معمولا یک یادداشت اداری را به بیرون از سازمان نمی‌فرستیم و بیشتر کاربرد درون سازمانی دارد. اما چون در برخی از موارد به‌عنوان سند و مدرک می‌تواند ملاک عمل قرار گیرد، می‌تواند به‌وسیله مقام صلاحیت‌دار امضاء شود و حتی برای انجام امور اداری یا مالی در دفتر اندیکاتور نیز ثبت گردد.
برای نوشتن یک نامه اداری باید اصولی را رعایت کنیم که در زیر به برخی از آنها اشاره می‌کنم
- نامه های اداری باید در یک‌طرف صفحه نوشته شوند و دارای حاشیه‌نویسی نباشند.
- متن نامه باید صحت داشته و شیوا باشد.
- در نامه های اداری نباید از لغات هم‌معنی استفاده گردد.
- از نشانه هایی (مانند : ، . و …) درست و بجا استفاده شود.
از حسن توجه شما به بخش اول از بخش‌های چهل‌گانه این سری از آموزش‌ها تشکر میکنیم.
تا بخش بعدی خدانگهدار…
