حذف کاغذ از سیستم اداری با کمک اتوماسیون اداری

در سراسر دنیا، شرکت‌ها و سازمان‌های دولتی و خصوصی در راستای کاهش هزینه‌ها و حفاظت از محیط زیست و منابع طبیعی، کاغذ را از سیستم اداری و مکاتباتی خود حذف کرده‌اند و نامه‌ها و اسناد خود را به صورت الکترونیکی تهیه نموده و مورد استفاده قرار می‌دهند. نرم‌افزارها و سامانه‌های مختلفی برای حذف کاغذ از سیستم سازمانی وجود دارد و یکی از بهترین راه‌ها برای رسیدن به این هدف، استفاده از سیستم اتوماسیون اداری است. در این مقاله ضمن بررسی اهمیت و ضرورت حذف کاغذ از سیستم اداری، چگونگی حذف کاغذ با کمک سیستم اتوماسیون اداری را نیز بررسی خواهیم کرد؛ همراه ما باشید.

اهمیت و ضرورت حذف کاغذ از سیستم اداری

دلایل مختلفی برای حذف کاغذ از سیستم اداری و سازمانی و الکترونیکی کردن مکاتبات و اسناد وجود دارد، که برخی از مهم‌ترین آن‌ها عبارت‌اند از:

• حفاظت از محیط زیست
• کاهش هزینه‌های سازمان
• صرفه‌جویی در فضای سازمان
• افزایش سرعت و بهره‌وری در سازمان
• افزایش امنیت اطلاعات

مهم ترین دلایل حذف کاغذ از سیستم اداری

حفاظت از محیط زیست

تولید کاغذ نیازمند قطع درختان است، که موجب از بین رفتن جنگل‌ها و منابع طبیعی می‌گردد؛ از طرفی فرایند تولید کاغذ در کارخانجات نیز انتشار گازهای آلاینده و مواد شیمیایی را با خود به همراه دارد، که موجب آلودگی هوا و آسیب به محیط زیست می‌گردد. در همین راستا، حذف کاغذ در ادارات – که کاغذ زیادی مصرف می‌کنند – و حفاظت از محیط زیست و جنگل‌ها، امری ضروری محسوب می‌شود.

کاهش هزینه های سازمان

با توجه به محدودیت‌های جهانی که بر روی آلایندگی کارخانجات و حفظ منابع طبیعی اعمال شده است، هزینه استفاده از کاغذ در ادارات و سازمان‌ها روز به روز در حال افزایش می‌باشد؛ در همین راستا با حذف کاغذ از سیستم اداری، سازمان‌ها و کسب و کارها می‌توانند هزینه‌های خرید کاغذ را تا حد ممکن کاهش دهند و برای توسعه بخش‌های دیگر سازمان استفاده نمایند.

بیشتر بدانیم: اتوماسیون اداری فراگستر چطور به کاهش هزینه ها در کسب و کار کمک می‌کند؟

صرفه جویی در فضای سازمان

نگه‌داری و بایگانی مستندات و مکاتبات کاغذی، نیازمند فضای زیادی می‌باشد و با گذر زمان و افزایش تعداد مستندات و مکاتبات، سازمان‌ها به فضای بیشتری برای بایگانی و نگه‌داری از مکاتبات و مستندات نیاز دارند، که این امر علاوه بر اشغال فضای بیشتری از سازمان، هزینه بر نیز خواهد بود؛ اما با حذف کاغذ از ادارات و بایگانی و آرشیو آنلاین مکاتبات و مستندات، سازمان‌ها دیگر با مشکل فضای نگهداری و ذخیره‌سازی مواجه نخواهند شد.

بیشتر بدانیم: پیاده‌سازی اصل صرفه‌جویی در سازمان به کمک اتوماسیون اداری

افزایش سرعت و بهره وری در سازمان

الکترونیکی شدن مکاتبات، مستندات و ارتباطات موجب افزایش سرعت کارها و فرایندها در سازمان می‌گردد؛ به عنوان مثال، کارکنان سازمان برای ارسال مکاتبات خود، می‌توانند پس از نگارش نامه در سیستم‌های نرم‌افزاری، تنها با چند کلیک و در کسری از ثانیه مکاتبات خود را ارسال کنند و یا برای جستجو در بین اسناد، دیگر به جستجوی دستی بین مستندات و دفاتر ثبت نیازی ندارند و تنها با جستجو در سامانه مدیریت مستندات، به راحتی اسناد مورد نیاز خود را در اختیار خواهند داشت. لازم به ذکر است که نرم‌افزارها و سامانه‌های الکترونیکی مختلفی نیز وجود دارند، که امکان طراحی و خودکارسازی فرایندها را برای سازمان‌ها و ادارات مهیا می‌کنند؛ در حالیکه این امر با استفاده از کاغذ امکان پذیر نخواهد بود.

افزایش امنیت اطلاعات

یکی دیگر از دلایل اهمیت و ضرورت حذف کاغذ از سیستم اداری، افزایش امنیت اطلاعات و مکاتبات است؛ در روش سنتی – استفاده از کاغذ در ادارات – افراد می‌توانند به راحتی به مکاتبات شما دسترسی داشته باشند و یا اینکه مکاتبات و مستندات کاغذی که در اختیار دارید، گم شوند و یا آسیب ببینند؛ اما با حذف کاغذ از ادارات و فرایندهای سازمانی و الکترونیکی کردن مکاتبات و مستندات، سازمان‌ها و کارکنان آن‌ها قادر به مدیریت بهتر مکاتبات و مستندات و همچنین افزایش امنیت آن‌ها هستند. به عنوان مثال، نرم‌افزارهای مکاتبات اداری امکان تعیین دسترسی کاربران به مکاتبات و مستندات و همچنین ایجاد محدودیت‌های سلسله مراتبی در ارسال/دریافت مکاتبات برای سازمان‌ها و ادارات فراهم شده است.

حال که با دلایل ضرورت و اهمیت حذف کاغذ از سیستم اداری آشنا شدیم، باید به این سوال بپردازیم که چگونه می‌توانیم این امر را عملی کنیم؟ بهترین راهکار برای حذف کاغذ در ادارات چیست؟

اتوماسیون اداری بهترین ابزار برای حذف کاغذ از سیستم اداری

اتوماسیون اداری بستری یکپارچه و متمرکز برای مدیریت ارتباطات، اطلاعات و فرایندها در سازمان‌ها و ادارات می‌باشد؛ شایان ذکر است که سیستم‌های اتوماسیون اداری از زیرسیستم‌ها و نرم‌افزارهای مختلفی تشکیل شده‌اند، که هر کدام از آن‌ها وظایف خاصی را به عهده دارد. برخی از زیرسیستم‌های اتوماسیون اداری برای حذف کاغذ از سیستم اداری عبارت‌اند از:

کارتابل مکاتبات

کارتابل مکاتبات یا سامانه گردش الکترونیکی مکاتبات، ابزاری تخصصی برای نگارش انواع مکاتبات، ارسال/دریافت آن‌ها و مدیریت یکپارچه انواع مکاتبات سازمانی و اداری می‌باشد؛ استفاده از کارتابل مکاتبات اتوماسیون اداری، موجب تسهیل مکاتبات، مدیریت متمرکز و یکپارچه مکاتبات، افزایش سرعت ارسال/دریافت مکاتبات، افزایش امنیت مکاتبات و… می‌گردد. افراد سازمان با استفاده از کارتابل مکاتبات، می‌توانند اموری مانند بایگانی، ارجاع، رونوشت، پیوست، عطف و… را به صورت الکترونیکی بر روی مکاتبات خود مدیریت نمایند. شایان ذکر است که علاوه بر مکاتبات و نامه‌های اتوماسیونی، با استفاده از کارتابل مکاتبات، افراد سازمان می‌توانند ایمیل‌ها، فکس‌ها و ECEهایی که دریافت می‌نمایند را نیز مدیریت کنند.

مدیریت مستندات

یکی دیگر از زیرسیستم‌های اتوماسیون اداری، نرم افزار مدیریت مستندات می‌باشد؛ سیستم مدیریت مستندات به طور خاص برای ثبت، بایگانی و بازیابی انواع مختلفی از اسناد و مدارک طراحی شده و توسعه یافته است. با استفاده از این نرم افزار، سازمان‌ها و ادارات دیگر به اتاق یا فضای بایگانی مستندات نیازی نخواهند داشت و تمامی مستندات را در این سیستم ثبت، بایگانی و مدیریت خواهند کرد؛ همچنین به کمک نرم افزار بایگانی الکترونیکی، سازمان‌ها قادر به تهیه نسخه پشتیبان از مستندات و محافظت از آن‌ها در برابر حوادث و بلایای طبیعی می‌باشند.

شایان ذکر است که با استفاده از نرم افزار مدیریت مستندات اتوماسیون اداری، سازمان‌ها قادر به مدیریت متمرکز و یکپارچه دسترسی کاربران به مستندات هستند؛ این امر موجب افزایش امنیت اطلاعات و اسناد حساس اداری و سازمانی می‌گردد.

مدیریت فرایندهای کسب و کار BPMS

با حذف کاغذ از ادارات به کمک اتوماسیون اداری، سازمان‌ها و ادارات می‌توانند فرایندهای مختلف را به کمک سیستم مدیریت فرایندهای BPMS از صفر تا صد، طراحی و مدل‌سازی کنند و حتی بسیاری از آن‌ها را خودکار سازند؛ به عنوان مثال کارکنان برای ثبت درخواست‌های مختلف (مرخصی، سفارش کالا از انبار، اضافه کار و…) دیگر نیازی به تکمیل فرم‌های کاغذی و ارجاع آن به سمت‌های بالادستی ندارند، بلکه با ورود به اتوماسیون و انتخاب و تکمیل فرم مورد نظر، درخواست آن‌ها به صورت خودکار در سازمان به گردش می‌افتد و سیر تاییدات را طی می‌نماید، بدون مصرف حتی یک برگ کاغذ.

دبیرخانه تخصصی

زیرسیستم یا نرم افزار دبیرخانه تخصصی اتوماسیون اداری، تمامی امکانات و قابلیت‌های یک دبیرخانه را برای سازمان‌ها و ادارات فراهم می‌کند؛ یکی از کاربردهای مهم این نرم افزار، امکان اسکن نامه‌های فیزیکی و تبدیل آن‌ها به نسخه‌های الکترونیکی و به گردش انداختن آن‌ها در سامانه اتوماسیون اداری می‌باشد.

OCR فارسی

نرم افزار OCR فارسی یکی از ابزارهای نادر در بین سامانه‌های اتوماسیون اداری است و تنها در برخی از سیستم‌های اتوماسیون اداری یافت می‌شود؛ نرم افزار OCR فارسی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا نامه‌ها و مستندات اسکن شده و تصاویر دریافت‌شده از درگاه‌های مختلف (مانند فکس، ایمیل، ECE و…) که حاوی متن هستند را پردازش کرده و متن درون آن‌ها را به فایل‌هایی از نوع TXT تبدیل کنند، تا در اتوماسیون اداری قابل ویرایش و جستجو باشند.

میز خدمت الکترونیکی

یکی از دلایل مصرف کاغذ در ادارات و سازمان‌ها، ثبت درخواست‌های مراجعین و گردش آن‌ها در سازمان می‌باشد؛ با استفاده از سامانه میز خدمت الکترونیک اتوماسیون اداری، سازمان‌ها می‌توانند خدمات ثبت درخواست‌ها و پیگیری آن‌ها را به صورت الکترونیکی و غیرحضوری به ارباب رجوع ارائه دهند. این امر موجب کاهش مصرف کاغذ در سازمان‌ها و ادارات می‌گردد.

بیشتر بدانیم: حفظ محیط زیست در سایه دولت الکترونیک

حذف کاغذ در ادارات با اتوماسیون اداری فراگستر

اتوماسیون اداری فراگستر با هدف تسهیل فرایندها، کاهش‌هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری سازمان‌ها و ادارات، امکانات و زیرسیستم‌های مختلفی را در خود جای داده است، که امکان حذف کاغذ در ادارات را برای سازمان‌ها فراهم کرده است. برخی از این زیرسیستم‌ها و قابلیت‌ها عبارت‌اند از:

• کارتابل و گردش مکاتبات
• دبیرخانه تخصصی
• مدیریت فکس، ایمیل و ECE
• افزونه و ویرایشگر Word
• سیستم مدیریت فرایندها BPMS
• فرم ساز (طراحی انواع فرم‌های درخواست و دیگر فرم های الکترونیکی)
• چند امضایی و تاییدات نامحدود در فرایند‌ها و مکاتبات
• OCR فارسی (تبدیل تصویر به متن)
• مکاتبات طبقه‌بندی شده و سلسله مراتبی
• قالب‌های نامه آماده
• و…

شایان ذکر است که علاوه بر زیرسیستم‌های فوق، اتوماسیون فراگستر از زیرسیستم‌ها و قابلیت‌های بیشتری برخوردار است؛ برای آشنایی بیشتر با قابلیت‌های اتوماسیون اداری فراگستر و همچنین کسب تجربه کار با این نرم‌افزار، می‌توانید از طریق لینک زیر، نسخه دموی رایگان این نرم افزار را دریافت نمایید و در اختیار داشته باشید.

سخن پایانی

در این مقاله با ضرورت و اهمیت حذف کاغذ از سیستم اداری آشنا شدیم و همچنین دستیابی به این هدف با کمک اتوماسیون اداری را نیز مورد بررسی قرار دادیم؛ نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر ضمن کمک به حذف کاغذ در ادارات، قابلیت‌ها و امکانات دیگری را نیز با خود به همراه دارد، مانند مدیریت کارها و وظایف تیمی، ارزیابی عملکرد کارکنان، اتصال و یکپارچگی با سامانه‌های اداری و سازمانی و… .

امیدواریم که از مطالعه این مقاله لذت برده و اطلاعات مفیدی به دست آورده باشید؛ لازم به ذکر است، سوالاتی را که در ذهن شما بی‌پاسخ مانده‌اند، حتما در بخش نظرات با ما به اشتراک بگذارید تا در کمترین زمان ممکن، پاسخگوی سوالات شما باشیم.

سوالات متداول

حذف کاغذ در ادارات چه مزایایی دارد؟

مزایای حذف کاغذ از سیستم اداری عبارت است از: حفاظت از محیط زیست، کاهش هزینه‌های سازمان، صرفه‌جویی در فضای سازمان، افزایش سرعت و بهره‌وری در سازمان، افزایش امنیت اطلاعات و… .