مدل های فرآیند استراتژیک (جلسه ۸)

در جلسه قبل با نحوه تحلیل و آنالیز فرآیندها در سطح یک آشنا شدید، اکنون وقت آن است که آنها را در این سطح مدلسازی کنید. با ما همراه باشید.

سطح ۱ و BPMN2.0

ارزیابی ما از نمادهایی که BPMN 2.0 برای مدلسازی ارائه میدهد این است که تنها برای مدلسازی با جزئیات مناسب هستند و از این رو در سطح ۱ کارایی مناسبی را ندارند. ارتباط انواع دیاگرام ها برای مدلسازی مانند دیاگرام مکالمه و هم آوایی با توجه به دیدی که الآن داریم کار سختی است. از یک طرف اینها برای نمایش دادن ارتباط بین مشارکت کنندگان فرایند در نظر گرفته شده اند که برای سطح ۱ کاملا مناسب هستند و از طرف دیگر آنها بر پایه نمادهای جدیدی قرار دارند که معانی آنها از خود آنها نشئت نمیگیرد.

وقتی که فرایند استخدام را در قالب یک دیاگرام مکالمه نگاه میکنیم (شکل زیر) دو امکان را داریم:

در ساده ترین حالت تنها نشان میدهیم که ما در فرایند سه شرکت کننده داریم که با یکدیگر در تعامل هستند.
برای درخواست دهنده یک نماد چندگانه را به کار بردیم تا نشان دهیم که دو بخش فنی و منابع انسانی در این مکالمه و تعامل شرکت دارند، اما امیدواریم که بیش از یک درخواست کننده داشته باشیم.
مسیر دو راهی که از درخواست کننده نشان داده شده به همین مسئله اشاره دارد.
طبیعتاً این کار بسیار سودمند خواهد بود تا به طور همزمان به موضوعات اصلی اشاره کنیم.
اما باز این انتظار از ناظر فرایند میرود که نمادها را بشناسد و معانی آنها را متوجه شود.
در غیر این صورت دیاگرام مکالمه یک موقعیت بسیار خوب را بدست میدهد تا با یک نگاه تمامی طرفها در فرایند نشان داده شوند.

فرایند استخدام در دو سطح

ما میتوانیم حتی این دیاگرام را نیز خلاصه تر کنیم و از زیر مکالمه ها استفاده نماییم. نماد مثبت در سطح بالایی نمایش بر این خلاصه شدن دلالت دارد که میتوان آن را با نماد مربوطه در BPDها مقایسه کرد.در مدل ساده شده مشاهده میکنیم که در تمامی زیر مکالمه ها تمامی مشارکت کنندگان حضور ندارند.برای مثال درخواست کنندگان در موقع اعلان موقعیت شغلی حضور ندارند و واحد فنی در دادن آگهی برای موقعیت شغلی و تصاحب کردن آن.

اما در اینجا یک مشکل معنایی داریم، زیرا اعلان موقعیت شغلی خبری نیست که مستقیماً به درخواست کننده داده شود. بلکه از طریق ارتباط مکالمه این مورد مدلسازی میشود.ما تمایل داریم که دقیقاً مانند BPDمان از این مورد جهت قابل فهم شدن مدل چشم پوشی کنیم. در مقابل، یک مزیت نمایش جریان در BPDدر اینجا این است که ما میتوانیم ارتباطات متفاوت شرکت کنندگان را موردتوجه قرار دهیم بدون اینکه مجبور باشیم یک نمایش پیچیده با چندین مجموعه و جریان خبری متفاوت داشته باشیم.

نمایش هم آوایی شکل زیر دقیق تر است، زیرا در آن ترتیب ارتباطات موردتوجه قرار میگیرد و خبرهای متنوعی را میتوان در آن مشاهده کرد.این نمودار ترکیبی از مکالمه و BPD است، زیرا میتوانیم همیشه شرکت کنندگان مختلف را در آن مشاهده نماییم، شرکت کنندگانی که در هر فعالیت هم آوایی یا زیر فرایند مشارکت دارند.

فرایند استخدام به صورت نمودار هم آوایی

مزیت در اینجا موضوعات مختلفی است که میتوان آنها را دریافت:

برای مثال آگهی موقعیت شغلی یک بار اتفاق میافتد و یک خبر از واحد منابع انسانی به یک مجموعه ای از درخواست کنندگان را انتقال میدهد (این کار از لحاظ معنایی کاملا صحیح نمیباشد،اما برای سادگی از آن چشم پوشی میکنیم.)
در قدم بعدی که دریافت درخواستها میباشد، چندین درخواست کننده، درخواستهای خودشان را به واحد منابع انسانی ارسال میکنند.
این کار صحیح است که دریافت درخواستها را به صورت چندگانه نشان ندهیم، زیرا این زیر فرایند توسط درخواست کنندگان تنها یکبار اتفاق میافتد.
بررسی درخواست ها نیز اغلب برخلاف آن به صورت چندگانه اتفاق میافتد. اما این کار برای هر درخواست کننده یکبار اتفاق میافتد، و هرکدام از آنها یکبار برای مصاحبه دعوت میشوند.بنابراین درخواست کننده در زیر فرایند نماد چندگانه را ندارد.
زیرفرایند اشغال یا دریافت کردن موقعیت شغلی نیز تنها یکبار اتفاق میافتد و در آن با کاندیدای انتخاب شده قرارداد امضاء میشود.

مزیت دیاگرام های هم آوایی، نمایش فشرده ارتباطات پیچیده مشارکت کنندگان فرایند میباشد و برای بدست آوردن یک دید کلی از ارتباطات فشرده در فرایند بسیار مناسب است.

اما این سوال در اینجا نیز مطرح میشود که آیا این دیاگرام توسط گروه هدف در سطح ۱پذیرفته و درک میشود؟

در حال حاضر نسبت به این مسئله مشکوک هستیم ولی باز میبایست آن را امتحان کرد. با در نظر نگرفتن این موضوع معتقد هستیم که این دیاگرام یک ابزار مفید برای کسانی هست که میخواهند وارد سطح ۲شوند.کاری که ما نیز در ادامه میخواهیم آن را انجام دهیم.

هشتمین جلسه از دوره “نحوه مدلسازی فرآیندها” به پایان رسید. از اینکه تا به اینجای کار با ما همراه بودید، سپاسگزاریم.