11 مرحله پیاده سازی مدیریت فرآیندها در کسب و کار که باید بدانید

مدیریت فرآیندها یا BPM فایده‌های زیادی برای سازمان‌ها از جمله افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها دارد. اما حتی در صورت داشتن بهترین ابزارها، باید با نحوه صحیح پیاده سازی آن آشنا باشید. در ادامه در مورد مراحل پیاده‌سازی مدیریت فرآیندها صحبت خواهیم کرد.

برای مشاهده فوری 11 مرحله پیاده سازی مدیریت فرآیندها در کسب و کار، می‌توانید اینفوگرافی زیر را مطالعه کنید:

چک لیست مراحل پیاده سازی مدیریت فرآیندها در کسب و کار

مراحل چک لیست پیاده سازی مدیریت فرآیندها در کسب و کار کدامند؟

همانطور که گفتیم، صرف داشتن یک ابزار یا اراده قوی برای پیاده‌سازی موثر مدیریت فرآیندها (یا BPM) کافی نیست و اگر بدون دانش و برنامه‌ریزی کافی و با عجله آن را اجرا کنیم، تنها منجر به عدم پذیرش آن توسط کارکنان، افزایش ناکارآمدی فرآیندها و آشفتگی در فعالیت‌های سازمان می‌شود. اجرای سریع BPM می‌تواند باعث تاخیر در اتمام پروژه‌ها و هدررفت منابع سازمان نیز بشود.

این در حالیست که اجرای صحیح BPM می‌تواند باعث صرفه‌جویی در وقت کارکنان، تسهیل و تسریع دستیابی به اهداف سازمان و بکارگیری منابع به بهترین شکل شود. بنابراین دستیابی به مزایای BPM مستلزم این است که مراحل لازم برای پیاده‌سازی صحیح آن را طی کنید. در ادامه یک چک لیست 11 مرحله‌ای برای شما آورده‌ایم که به پیاده سازی صحیح مدیریت فرآیند کسب و کار کمک کند.

1- نیازمندی‌های اجرای BPM را شناسایی کنید

استفاده از BPM برای بهبود فرآیندها، مستلزم این است که ابتدا نیازهای این کار را بشناسید. به عنوان نمونه باید بدانید که چه مشکلاتی در فرآیندها و در اجرای آنها وجود دارد. همچنین لازم است تا فرآیندهایی را که نیاز به بهبود دارند و نیازهای اجراکنندگان این فرآیندها و مسئولان فنی آنها را نیز بدانید. بنابراین باید به چنین سوالاتی پاسخ دهید:

• چرا می‌خواهید BPM را در سازمان خود پیاده‌سازی کنید؟
• به دنبال بهبود کدام فرآیندها هستید؟
• توقع شما از نتیجه اجرای BPM چیست؟
• فرآیندهای کنونی در سازمان شما چه کمبودهایی دارند؟
• چه تغییراتی می‌تواند به بهبود فرآیندهای کاری شما کمک کند؟

پاسخ به سوالات بالا به شما کمک می‌کند تا نیازهای مربوط به فرآیندها را شناخته و در هنگام پیاده‌سازی BPM به دنبال برطرف کردن آنها باشید.

2- یک نرم افزار BPM مناسب انتخاب کنید

پیاده‌سازی موفق BPM، مستلزم استفاده از ابزارهای مناسب برای اینکار است. اصلی‌ترین ابزارهای مدیریت فرآیندها نیز نرم‌افزارهای BPMS هستند. اما محصولات و نرم‌افزارهای متعددی از این دست و برای اتوماسیون کسب و کار در بازار یافت می‌شوند که نباید آنها را با نرم‌افزارهای BPMS اشتباه بگیرید. به عنوان نمونه نرم افزارهای مدیریت تیم، نرم‌افزارهای مدیریت گردش کار و ابزارهای اتوماسیون مکاتبات برای اجرای BPM طراحی نشده‌اند.

از سوی دیگر، شما باید نرم افزاری را انتخاب کنید که بتواند تمامی نیازهای شما را برطرف کند. این نیازها ممکن است مربوط به قابلیت تعامل با سایر نرم‌افزارها و یا مربوط به سهولت استفاده از آنها باشد. به عنوان نمونه اگر به دنبال این هستید که همه کارکنان، از جمله افراد غیر فنی، بتوانند از نرم‌افزار BPMS شما استفاده کنند و یا اگر می‌خواهید نیاز به استخدام مشاوران فنی نداشته باشید، باید به دنبال نرم‌افزاری باشید که کاربری آسانی داشته باشد.

3- ابزاری را که انتخاب کردید امتحان کنید

پیش از ادامه پیاده‌سازی مدیریت فرآیندها، باید از کارآمدی ابزاری که انتخاب کرده‌اید، اطمینان حاصل کنید. آزمون این ابزار به شما کمک می‌کند تا با امکانات و قابلیت‌های آن نیز بهتر آشنا شوید و بدانید که با استفاده از آن، دقیقاً کدام فرآیندها را می‌توانید خودکارسازی کنید. امتحان کردن این ابزارها، همچنین به شما امکان می‌دهد تا ببینید آیا نرم افزار BPMS انتخابی شما، قادر به ایجاد تغییری مثبت در سازمان هست یا خیر.

برای امتحان کردن این ابزارها می‌توانید یکی از فرآیندهای خود را به عنوان نمونه خودکارسازی کنید. دقت کنید که برای امتحان کردن این سیستم، بهتر است فرآیندی را انتخاب کنید که پیچیدگی زیادی نداشته باشد تا بتوانید بیشتر بر عملکرد سیستم متمرکز شوید. اگر نتیجه آزمون نشان داد که اعضای تیم و کارکنان سازمان در کار با این ابزار دچار مشکلات جدی هستند، باید به دنبال راهکار دیگری باشید. در غیراینصورت می‌توانید به تدریج به سراغ فرآیندهای پیچیده‌تر بروید.

4- مسئول و مدیر هر فرآیند را تعیین کنید

مدیریت فرآیندها در سازمان، پروسه‌ای است که افراد زیادی را درگیر می‌کند و اگر مسئول و مدیر آن مشخص نباشد می‌تواند موجب ناهماهنگی، بی‌برنامگی و ایجاد اختلاف میان کارکنان سازمان شود. بنابراین

پیاده‌سازی موفق مدیریت فرآیندها مستلزم این است که برای هر فرآیند، فردی را به عنوان مدیر و مسئول تعیین کنید.

این افراد معمولاً مدیران واحدهایی هستند که مسئولیت اصلی آن فرآیند را برعهده دارند.

5- اهداف و معیارهای موفقیت BPM را مشخص کنید

پیاده‌سازی موفق BPM، مستلزم این است که اهداف خود را بدانید. بنابراین پیش از خودکارسازی هر فرآیند باید علت آن را از خودتان بپرسید. به عنوان نمونه، هدف از مدیریت برخی فرآیندها صرفه‌جویی در زمان و تسریع آنها و در مواردی دیگر، هدف کاهش هزینه‌هاست. در برخی موارد نیز هدف تنها بهبود نظارت بر فرآیندها یا کاهش بوروکراسی است.

بنابراین مهم است که هنگام پیاده‌سازی BPM، مهمترین اولویت‌ها و اهداف خود را بدانید و بر دستیابی به آنها در چارچوب زمانی مدنظرتان تمرکز کنید. در غیر اینصورت یک تلاش بی‌هدف داشته و منابع خود را اتلاف خواهید کرد. اهداف و زمان‌بندی مورد نظر خود را نیز باید به صورت معقول و بر اساس داده‌های پیشین تعیین کنید.

6- گردش کار فرآیندها را مدل سازی کنید

در مرحله بعد برای پیاده سازی BPM باید نموداری از گردش کار مورد نظر خود طراحی کنید. برای طراحی این نمودار می‌توانید با استفاده از یک تکه کاغذ ساده، شکل ایده‌آل اجرای فرآیند خود را ترسیم کنند. همچنین می‌توانید از نظرات سایر افرادی که در این فرآیندها دخیل بوده و شناخت خوبی از آنها دارند، استفاده کنید.

در این مرحله می‌توانید در مورد فعالیت‌هایی باید خودکارسازی شوند و حذف کارهای دستی نیز تصمیم بگیرید. دقت کنید که هرچه مسیر فرآیند کوتاه‌تر بوده و کارهای دستی در آنها کمتر باشد، احتمال موفقیت در پیاده‌سازی BPM نیز بیشتر می‌شود.

بهترین راه برای پیاده‌سازی موفق BPM، این است که آن را به طور آزمایشی اجرا کنید.

7- سیستم BPM خود را به صورت آزمایشی اجرا کنید

بهترین راه برای پیاده‌سازی موفق BPM در کسب و کارتان، بدون تاثیر منفی بر سایر فرآیندهای جاری شما، این است که آن را به طور آزمایشی اجرا کنید. شما می‌توانید از این فرصت برای آموزش کار با ابزارهای BPM به کارکنان خود و امتحان کردن قابلیت‌های مختلف نرم‌افزار BPMS خود نیز استفاده کنید.

اجرای سیستم BPM به شما کمک کند تا عملکرد واقعی سیستم، حجم کاری آن، میزان سرعت و خروجی آن را نیز مشخص کنید.

8- تغییرات نهایی را برای اجرای BPM اعمال کنید

پس از اجرای آزمایشی فرآیندها، باید تغییرات لازم را برای پیاده‌سازی BPM اعمال کنید. به عنوان نمونه، باید شرایط لازم را برای ایجاد هماهنگی میان این سیستم با سایر ابزارهای مورد استفاده خود فراهم کنید تا بتوانید آنها را با یکدیگر یکپارچه کنید. به علاوه در نظر داشته باشید که برای پیاده‌سازی موفق BPM، باید فرآیندهای مورد نظر خود را نیز استانداردسازی کرده باشید.

9- کارکنان را به مشارکت تشویق کنید

نکته دیگری که برای پیاده‌سازی موفق BPM به آن نیاز دارید، ایجاد مشارکت میان مدیران فنی سیستم‎‌های BPM و کارکنانی است که فرآیندها را در عمل انجام می‌دهند. موفقیت در خودکارسازی یک فرآیند مستلزم ارتباط میان این 2 گروه است و مدیران فنی باید با نیازهای کاربران و مشکلات آنها آشنا باشند. دریافت بازخورد از افراد مختلف، امکان خطا را نیز کاهش می‎‌دهد.

10- کار با BPM را به کارکنان آموزش دهید

موفقیت در پیاده‌سازی BPM تا حد زیادی به نحوه تعامل کارکنان با سیستم آن بستگی دارد.

در یک سیستم BPM از هر یک از افراد دخیل در فرآیندها انتظار می‌رود که نسبت به وظایفی که انجام می‌دهند، پاسخگو باشد. بهترین راه برای دستیابی به این هدف نیز، آموزش کارکنان است. 

برگزاری یک کارگاه آموزشی در مورد چیستی سیستم‌های BPM، منطق اجرای آن و نتایج مورد انتظار از آن، به طور قابل توجهی کارایی کارکنان را بهبود خواهد بخشید.

11- نتایج را اندازه‌‌گیری و اصلاحات لازم را انجام دهید

موفقیت در پیاده‌سازی BPM و بهره‌برداری از آن، مستلزم این است که میزان خروجی و فواید آن را اندازه گیری کنید. در غیراینصورت هرگز متوجه نخواهید شد که آیا خودکارسازی فرآیندها در واقع برای کسب و کار شما مفید بوده است یا نه. مسئولیت اندازه‌گیری و بهبود فرآیندها نیز عموماً بر عهده مالک فرآیندهاست. بهترین راه برای اندازه‌گیری این نتایح نیز، تمرکز بر نوع خاصی از داده‌ها خواهد بود.

در نهایت، اگر دیدید که اهداف شما برآورده نشده‌اند، می‌توانید فرآیندهای خود و مشکلات موجود را اصلاح کنید تا به اهداف مورد انتظار دست پیدا کنید. این کار یک شبه اتفاق نخواهد افتاد و بهینه‌سازی فرآیندها معمولی فرآیندی است که در گذر اتفاق می‌افتد.

کلام آخر

پیاده‌سازی صحیح BPM، نقش مهمی در بهبود و نظارت بر فرآیندهای سازمان دارد. بهترین راه برای پیاده‌سازی صحیح BPM نیز استفاده از نرم افزارهای BPMS بدون‌کد مانند نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار فراگستر است که به شما امکان می دهد بدون نیاز به دانش برنامه‌نویسی، فرآیندهای خود را طراحی، اجرا و مدیریت کنید. فراموش نکنید که انتخاب ابزار مناسب تنها یکی از موارد در چک لیست پیاده‌سازی مدیریت فرآیندها در کسب و کار است و شما باید برای تمامی آن موارد برنامه‌ریزی داشته باشید.