هفت کانون تمرکز در پروسه اتوماسیون مدیریت فرایندها
زمان تقریبی مطالعه: 3 دقیقه
در این مقاله به هفت حوزه فرایندی ویژه در طول اجرا و پیاده سازی یک سیستم مدیریت فرایند کسب و کار خواهیم پرداخت که در طراحی و ساخت یک سیستم مدیریت کسب و کار باید به این موضوع دقت داشت که هر یک از این پروسه‌ها باید با دقت و وسواس خاصی طراحی شوند و در عین حال از انعطاف‌پذیری مناسب برای تغییر ساختار شرکت‌ها نیز برخوردار باشند.
به گزارش فراگستر، این هفت پروسه ویژه، هر یک دارای نقشی تعیین کننده در کاربری یک سیستم مدیریت فرایند کسب و کار هستند و بر اساس تحقیقات یک ساله مرکز kissflow، این هفت فرایند به عنوان مهم‌ترین فرآیندهای مشترک در تمامی سیستم‌های مدیریت کسب و کار در کانون توجه قرار داشته‌اند.
۷- فرآیند اعمال خرید
هر شرکتی باید برای خرید بسیاری از محصولات اقدام کند که این پروسه باید در چند بخش مختلف در اتوماسیون مورد توجه قرار بگیرد؛ این بخش‌ها شامل این موارد هستند:
- درخواست خرید از سوی بخش
- ثبت سفارش برای درخواست‌های تائید شده
- پرداخت
- مدیریت امور بخش فروشنده‌های طرف حساب
۶- فرآیند مدیریت سفارش‌ها
کانون توجه این بخش بر روی سفارش‌های دریافت شده است و باید در طی این پروسه به مواردی مانند:
- ثبت سفارش فروش
- ارائه پیش فاکتور برای فروش
- ارائه رسید نهایی فروش
- مدیریت امور مشتریان
توجه ویژه‌ای داشت.
۵- فرآیندهای مربوط به مدیریت مالی
مدیریت منابع مالی در شرکت ها بسیار حساس و ضروری است و به همین دلیل نیز یک فرآیند مکانیز مدیریت فرایند کسب و کار باید به این موارد مجهز باشد:
- درخواست چک
- تعیین و تائید بودجه
- درخواست برداشت از اصل سرمایه تجارت
- تائید سرمایه‌گذاری در خارج از شرکت
- و در نهایت نیز تائید معاملات غیرنقدی و اعتباری
۴- فرآیندهای مربوط به مدیریت فناوری اطلاعات
مسلما هنگامی که از مکانیزاسیون فعالیت های یک شرکت صحبت به میان می‌آید باید توجه ویژه‌ای به این امر داشت که مدیریت موارد مربوط به فناوری اطلاعات به عنوان یک اصل مهم مطرح است و در این میان پروسه‌هایی مانند:
- رسیدگی به پست الکترونیکی داخلی برای شرکت
- بررسی شرایط فایروال
- پروسه بررسی ساختار شبکه داخلی ارتباطی در کسب و کار
- ردیابی مشکلات موجود
- بررسی دارایی‌های رده فناوری اطلاعات و غیره
باید در هر اتوماسیونی در نظر گرفته شوند.
۳- فرآیندهای مربوط به فروش و بازاریابی
مسلما هر سیستم مدیریت کسب و کاری باید دارای ساختار منحصر به فرد برای مدیریت فروش و بازاریابی باشد. در این مرحله داشتن مواردی از این دست ضروری خواهد بود:
- پروسه مدیریت ثبت معاملات
- مدیریت کمپین‌های بازاریابی
- مدیریت درخواست‌ها و تبصره‌های خاص معامله
- مدیریت درخواست‌های ورودی برای معماملات تجاری
۲- فرآیندهای ویژه
این فرآیندها در حقیقت موارد مهم و تکمیلی یک سیستم هستند که در هیچ طبقه‌بندی خاصی گنجانده نمی‌شوند و به همین دلیل نیز طبقه بندی فرآیندهای ویژه برای آنها در نظر گرفته شده است، برای نمونه می‌توان به فرآیندهای:
- آموزش کارمندان
- فرآیند تمرین رفتار در هنگام زلزله یا آتش سوزی
- پروژه مدیریت تراکم نیرو در یک بخش و غیره
اشاره کرد.
۱- فرآیندهای مربوط به امور کارمندان
در این بخش مواردی مانند رسیدگی به امور کاری مورد نیاز کارمندان شرکت مورد بحث قرار می‌گیرد که مهم‌ترین آنها مواردی مانند:
- فرآیند درخواست مرخصی
- فرآیند ارسال فرد به ماموریت کاری
- فرآیند زمان‌بندی و بررسی زمان کاری مفید کارمندان
- فرآیند ارزیابی بازدهی کارمندان
- فرآیند استخدام و جذب نیروی کاری جدید
