۹ ویژگی ضروری برای تمام سیستم‌های BPMS

در دنیای امروز نقش نرم‌افزارهای مدیریت فرایند کسب و کار بسیار حائز اهمیت است، ولی با یک جست‌وجوی ساده با پکیج‌های متعددی روبرو خواهید شد که انتخاب بهترین بسته را دشوار می‌کند. در ادامه نه ویژگی که از ضروریات هر بسته فرایند مدیریت کسب و کار است به شما معرفی خواهند شد.

به گزارش فراگستر، می‌توان گفت که عدم وجود هر یک از این موارد در یک سیستم مدیریت فرایند کسب و کار را می‌توان نشان از ضعف آن سیستم دانست. بنابراین این مقاله می‌تواند برای شما بسیار مهم و کارآمد باشد.

1. دارای ساختار مجتمع برای اسناد

   این موضوع که درطول کارکردن با یک سیستم مدیریت کسب‌ و کار نیاز به استفاده از نرم‌افزارهای مختلف باشد به عنوان یک امر بدیهی برای هر مدیری مطرح است ولی اگر امکان استفاده از این نرم‌افزارها درون برنامه وجود داشته باشد، نیازی به تعویض دستی آن نخواهد بود. برای نمونه باید بتوان فایل‌های متنی را درون سیستم و به واسطه یک نرم‌افزار رابط باز کرد.

2. سیستم اطلاع‌رسانی پست الکترونیکی

   در دنیای امروزی هر فردی باید به سرعت به حساب کاربری پست الکترونیک خود دست‌یابی داشته باشد تا بتواند از آخرین به روز رسانی¬ها در پروژه مطلع گردد. به همین دلیل نیز همخوانی این سیستم‌ها با ایمیل به‌ عنوان یک پیش‌فرض ضروری شناخته می‌شود.

3. مجهز بودن به SLA

   اگر سیستم معرفی توافق نامه سطح خدمات در نرم‌افزارها به نحوی باشد که رابط کاربری با رنگ‌بندی‌های مختلف بتواند وظایف را تفکیک کند آنگاه می‌توان سیستم را تائید کرد، برای نمونه باید از رنگ‌های تندی مانند رنگ قرمز برای وظایف اضطراری و رنگ سبز یا آبی برای وظایف انجام شده استفاده کرد تا با یک نگاه بتوان به وضعیت پروژه پی برد.

4. تجهیز به فرم‌های از پیش پر شده

   در بسیاری از موارد باید گزارش‌های متعدد کاری در بازه‌های زمانی به مدیران ارسال شود و بسیاری از موارد در این گزارش‌ها مشترک هستند. به همین دلیل نیز یک سیستم مدیریت فرایند کسب و کار با پر کردن موارد مشخصی می‌تواند در زمان صرفه‌جویی کند. برای نمونه در سفری که به نقطه A و به منظور رسیدگی به وظیفه B انجام شده باشد، هنگام گشودن فرم گزارش مربوط به آن باید مواردی مانند محل سفر، ارتباط کاری آن با کدام بخش پروژه، فرد اجرا کننده و زمان و غیره پر شده باشند و تنها بخش‌های متغیر توسط کاربر پر شود.

5. امکان تغییر کاربر در طول پروژه

   هیچ تضمینی نیست که در طول یک پروژه شاهد تغییر نیروی کاری نباشیم و برای همین درصورت عدم وجود امکان تغییر فرد مشغول به یک وظیفه در پروژه شاهد نقص در عملکرد این سیستم خواهیم بود.

6. امکان ایجاد الگوی روند کاری

   یک سیستم فرایند کسب و کار نباید کاربر خود را به پیروی از تنها یک الگو محدود کرده و او را در معذوریت قرار دهد و باید آزادی کافی را در اختیار مدیر پروژه قرار بدهد تا بتواند الگوی پیشرفت کار را با تغییرات مناسب روبرو کند.

7. تعیین دسترسی بر مبنای وظیفه

   به صورت بدیهی هر فردی باید تنها به بخشی که شامل وظایف خودش است دست یابد و بخش‌های دیگر باید برای او غیرقابل دسترسی باشند.

8. امکان ارائه گزارش‌ای خودکار مدیریتی

   یک سیستم مدیریت کسب و کار مناسب باید به صورت خودکار در بازه‌های زمانی معین گزارش کاری از وضعیت پیشرفت هر فرد در هر بخش پروژه را به مدیر ارائه و ارسال کند.

9. امکان ایجاد مدل برای فرم‌ها و ساختار ارائه گرافیکی خروجی نرم‌افزار

   یک نرم‌افزار و یا به عبارت صحیح‌تر یک سیستم مدیریت فرایند کسب و کار باید به کاربران مجاز خود اجازه تغییر در ساختار ارائه خروجی نرم‌افزار را بدهد که بهترین نمونه آن‌ را می‌توان امکان شخصی‌سازی فرم‌ها و تغییر مدل آنها دانست.